La Contabilidad y la partida doble

Tema desarrollado siguiendo la estructura habitual de la oposición. La información es orientativa: verifica siempre el temario, la normativa y el currículo vigentes en tu convocatoria y tu comunidad autónoma.

Índice

• 0. Introducción
• 1. Relación con el currículo
• 2. La contabilidad
  • 2.1. Concepto, funciones y clases
  • 2.2. El patrimonio y la ecuación fundamental
• 3. El método por partida doble
  • 3.1. El principio de dualidad
  • 3.2. Los convenios de cargo y abono
• 4. Teoría de las cuentas
  • 4.1. La cuenta: concepto y terminología
  • 4.2. Clases de cuentas
• 5. El ciclo contable
  • 5.1. Fases del ciclo
  • 5.2. Los libros contables
• 6. El inventario
• 7. El balance de situación
• 8. Conclusiones
• 9. Bibliografía y webgrafía

0. Introducción

Con este tema cambiamos de bloque: dejamos el Derecho y la forma jurídica de la empresa para entrar en su lenguaje económico, la contabilidad. Toda empresa, sea cual sea su forma, necesita medir lo que tiene, lo que debe y lo que gana o pierde. La contabilidad es el sistema que registra ordenadamente esa realidad económica y la traduce en información útil para gestionar y para informar a terceros (socios, Hacienda, bancos). El tema sienta las bases —el método de la partida doble y el ciclo contable— sobre las que se levantan todos los temas contables y financieros del temario.

El marco normativo de la contabilidad arranca del Código de Comercio (deber de llevar contabilidad, artículos 25 y siguientes) y se concreta en el Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007), que estudiaremos en el tema siguiente. Aquí desarrollamos los fundamentos del método contable.

Siguiendo el título, el tema se ordena en: el concepto de contabilidad, el método por partida doble, la teoría de las cuentas, el ciclo contable, el inventario y el balance de situación.

1. Relación con el currículo

Los contenidos contables son el núcleo de varios módulos de la familia de Administración y Gestión, en el marco de la LOE 2/2006 (LOMCE/LOMLOE) y la Ley Orgánica 3/2022 de FP:

• Administración y Finanzas (Grado Superior, Real Decreto 1584/2011; Orden ECD/308/2012): el módulo Contabilidad y fiscalidad se construye precisamente sobre la partida doble, el ciclo contable y las cuentas anuales.
• Gestión Administrativa (Grado Medio, Real Decreto 1631/2009): el módulo Técnica contable introduce el patrimonio, el método contable y el registro de operaciones básicas.

Es, además, un contenido eminentemente procedimental: se aprende practicando asientos. Su dominio es imprescindible para cualquier profesional de la gestión. Se citará la normativa autonómica del currículo.

2. La contabilidad

2.1. Concepto, funciones y clases

La contabilidad es la ciencia económica —y la técnica— que se ocupa de registrar, clasificar y resumir en términos monetarios las operaciones de la empresa, con el fin de informar sobre su situación patrimonial y financiera y sobre sus resultados, sirviendo de base para la toma de decisiones. Cumple varias funciones: una función de registro (deja constancia ordenada de los hechos), una de información (elabora estados como el balance o la cuenta de resultados) y una de control (permite verificar la marcha del negocio y rendir cuentas). Se distinguen dos grandes ramas: la contabilidad financiera (externa, regulada por el PGC, dirigida a terceros) y la contabilidad de costes o analítica (interna, de gestión, no regulada, dirigida a la dirección).

2.2. El patrimonio y la ecuación fundamental

El objeto material de la contabilidad es el patrimonio de la empresa: el conjunto de bienes, derechos y obligaciones de contenido económico. Sus elementos se agrupan en tres masas patrimoniales:

• el activo: los bienes y derechos (lo que la empresa tiene y lo que le deben): inmuebles, maquinaria, existencias, dinero, créditos frente a clientes…;
• el pasivo: las obligaciones frente a terceros (lo que la empresa debe): préstamos, deudas con proveedores…;
• el patrimonio neto: la diferencia entre activo y pasivo, es decir, la parte de los recursos que pertenece a los propietarios (capital, reservas, resultados).

De ahí la ecuación fundamental del patrimonio: ACTIVO = PATRIMONIO NETO + PASIVO. Esta igualdad, que siempre debe cumplirse, es la raíz lógica del método de la partida doble: todo lo que la empresa posee (activo) está financiado bien por sus propietarios (neto), bien por terceros (pasivo).

3. El método por partida doble

3.1. El principio de dualidad

El método de la partida doble, sistematizado por Luca Pacioli en 1494, es el procedimiento universal de registro contable. Se basa en el principio de dualidad: todo hecho contable afecta, al menos, a dos elementos patrimoniales y se registra en al menos dos cuentas, una en su Debe y otra en su Haber, por un mismo importe. Dicho de otro modo, no hay deudor sin acreedor: en cada anotación (cada asiento), la suma de las cantidades anotadas en el Debe es siempre igual a la suma de las anotadas en el Haber. Gracias a ello, la ecuación fundamental se mantiene en equilibrio permanente y el sistema permite detectar errores (un descuadre revela un fallo).

3.2. Los convenios de cargo y abono

Anotar en el Debe se denomina cargar o adeudar; anotar en el Haber, abonar o acreditar. Por convenio:

• las cuentas de activo nacen y aumentan por el Debe y disminuyen por el Haber;
• las cuentas de pasivo y de patrimonio neto nacen y aumentan por el Haber y disminuyen por el Debe;
• las cuentas de gastos se cargan (Debe) y las de ingresos se abonan (Haber).

Por ejemplo, si la empresa compra mercaderías y paga al contado, carga la cuenta de «Compras de mercaderías» (un gasto, al Debe) y abona la cuenta de «Bancos» o «Caja» (un activo que disminuye, al Haber), por el mismo importe.

4. Teoría de las cuentas

4.1. La cuenta: concepto y terminología

La cuenta es el instrumento de representación y medida de cada elemento patrimonial o de cada concepto de gasto o ingreso. Se representa gráficamente en forma de «T»: a la izquierda el Debe, a la derecha el Haber. La terminología básica es: abrir una cuenta (anotar la primera partida), cargar/adeudar (anotar en el Debe), abonar/acreditar (anotar en el Haber), saldo (la diferencia entre las sumas del Debe y del Haber: será deudor si el Debe es mayor, acreedor si lo es el Haber, y nulo si coinciden) y liquidar y cerrar (saldar la cuenta).

4.2. Clases de cuentas

Las cuentas se clasifican, fundamentalmente, en dos grandes grupos:

• Cuentas patrimoniales (o de balance): representan elementos del patrimonio. Son las de activo (saldo normalmente deudor), las de pasivo y las de patrimonio neto (saldo normalmente acreedor). Su saldo pasa de un ejercicio a otro.
• Cuentas de gestión (o de resultados): representan los gastos (saldo deudor) y los ingresos (saldo acreedor) del ejercicio. Al cierre se saldan contra la cuenta de resultados, pues sirven para calcular el beneficio o la pérdida del periodo.

El Plan General de Contabilidad ordena y codifica todas estas cuentas en su cuadro de cuentas (objeto del tema 10).

5. El ciclo contable

5.1. Fases del ciclo

El ciclo contable es el conjunto de operaciones que la empresa realiza, de forma ordenada y a lo largo de un ejercicio económico (normalmente el año natural), desde la apertura hasta el cierre de la contabilidad. Sus fases son:

• Apertura: se abre la contabilidad con el asiento de apertura, que recoge la situación patrimonial inicial (el balance de apertura, igual al balance final del ejercicio anterior).
• Registro de las operaciones: durante el ejercicio, cada hecho contable se anota cronológicamente en el Libro Diario (mediante asientos) y se traslada a las cuentas del Libro Mayor.
• Balance de comprobación de sumas y saldos: periódicamente (al menos trimestralmente) se verifica que el total del Debe coincide con el del Haber, comprobando que no hay descuadres.
• Operaciones de regularización (ajustes) de fin de ejercicio: la periodificación de gastos e ingresos, la dotación de amortizaciones y deterioros, la regularización de existencias, etc., para que el resultado refleje la realidad del periodo.
• Cálculo del resultado y regularización: se saldan las cuentas de gastos e ingresos contra la cuenta de Resultado del ejercicio, determinando el beneficio o la pérdida.
• Cierre: con el asiento de cierre se saldan todas las cuentas y se determina el balance final.
• Cuentas anuales: a partir de la información anterior se elaboran los estados que informan a terceros (tema 13).

5.2. Los libros contables

Conforme al Código de Comercio, el empresario debe llevar, como mínimo, el Libro Diario (registra día a día todas las operaciones, aunque se admite el asiento conjunto de los totales por periodos no superiores al mes) y el libro de Inventarios y Cuentas anuales (que se abre con el balance inicial detallado y recoge los balances de comprobación trimestrales, el inventario de cierre y las cuentas anuales). El Libro Mayor, aunque no obligatorio por el Código, es imprescindible en la práctica: recoge, cuenta por cuenta, todos sus movimientos. Las sociedades llevan además el libro de Actas. Todos deben legalizarse en el Registro Mercantil (hoy por vía telemática) y conservarse seis años.

6. El inventario

El inventario es la relación detallada, ordenada y valorada de todos los elementos que componen el patrimonio de la empresa en un momento determinado. «Detallada» porque describe cada elemento; «ordenada» porque los agrupa por masas patrimoniales (activo, pasivo, neto); y «valorada» porque asigna a cada uno su valor en unidades monetarias. El inventario cumple una doble función: es el punto de partida de la contabilidad (el inventario inicial permite el asiento de apertura) y un instrumento de comprobación (el inventario de cierre, mediante el recuento físico, permite verificar que los saldos contables coinciden con la realidad, especialmente en las existencias). De la diferencia entre el activo y el pasivo inventariados resulta el patrimonio neto real de la empresa.

7. El balance de situación

El balance de situación es el estado contable que representa, de forma sintética y a una fecha determinada, la situación patrimonial de la empresa: en un lado, el activo (la estructura económica, los bienes y derechos en que se han materializado los recursos); en el otro, el patrimonio neto y el pasivo (la estructura financiera, el origen de esos recursos). Como expresión de la ecuación fundamental, ambos lados deben coincidir. Según los criterios del Plan General de Contabilidad, las partidas se ordenan así:

• el activo, por orden de menor a mayor liquidez, se divide en activo no corriente (inmovilizado: elementos que permanecen más de un año, como edificios o maquinaria) y activo corriente (existencias, deudores, efectivo: se espera realizarlos o consumirlos en el ciclo normal de explotación);
• el patrimonio neto y pasivo, por orden de menor a mayor exigibilidad, distingue el patrimonio neto (no exigible: fondos propios), el pasivo no corriente (deudas a largo plazo) y el pasivo corriente (deudas a corto plazo).

El balance es, junto con la cuenta de pérdidas y ganancias, el documento contable por excelencia: una «fotografía» del patrimonio que permite analizar la solvencia y el equilibrio financiero de la empresa.

8. Conclusiones

Hemos definido la contabilidad como el lenguaje económico de la empresa, hemos presentado el patrimonio y su ecuación fundamental (Activo = Neto + Pasivo), y sobre ella hemos construido el método de la partida doble y la teoría de las cuentas, para después recorrer el ciclo contable completo y los estados que lo enmarcan: el inventario y el balance de situación.

Para el profesorado de Administración de Empresas, este es uno de los temas fundacionales: sin dominar la partida doble no se puede avanzar en ningún contenido contable o fiscal. El reto didáctico es lograr que el alumnado automatice el mecanismo (cargo/abono, asiento, mayor, balance) mediante la práctica constante, comprendiendo que detrás de cada anotación hay una lógica económica —el doble juego de empleo y recurso— y no una mera regla memorística. Quien entiende la partida doble entiende cómo «respira» económicamente una empresa.

9. Bibliografía y webgrafía

• Real Decreto de 22 de agosto de 1885, por el que se publica el Código de Comercio (deber de contabilidad, artículos 25 a 49).
• Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad.
• Real Decreto 1584/2011 (Técnico Superior en Administración y Finanzas) y Real Decreto 1631/2009 (Técnico en Gestión Administrativa).
• OMEÑACA GARCÍA, J.: Contabilidad general, Deusto.
• WANDEN-BERGHE, J. L. y FERNÁNDEZ DAZA, E.: Introducción a la contabilidad, Pirámide.
• Webgrafía: Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (icac.gob.es); Boletín Oficial del Estado (boe.es); Plan General Contable (plangeneral­contable.com).