La documentación de la empresa, la gestión de existencias, la contabilidad y los impuestos

Tema desarrollado siguiendo la estructura habitual de la oposición. La información es orientativa: verifica siempre el temario, la normativa y el currículo vigentes en tu convocatoria y tu comunidad autónoma.

Índice

• 0. Introducción
• 1. Relación con el currículo
• 2. La documentación administrativa y comercial
• 3. La gestión de existencias
• 4. Los libros de contabilidad
• 5. Los impuestos y el calendario fiscal
• 6. Conclusiones
• 7. Bibliografía y webgrafía

0. Introducción

La actividad de una empresa genera un flujo constante de documentos (pedidos, facturas, recibos), exige gestionar sus almacenes, obliga a llevar una contabilidad ordenada y a cumplir con Hacienda pagando sus impuestos. Toda esta gestión administrativa, contable y fiscal es imprescindible para el funcionamiento legal y eficiente de cualquier empresa, por pequeña que sea, y su desconocimiento es una de las causas frecuentes de problemas para los emprendedores.

Estas tareas, que a veces se perciben como una carga burocrática, son en realidad una parte esencial de la actividad empresarial: garantizan la legalidad, permiten el control y aportan la información necesaria para decidir. Descuidarlas puede acarrear sanciones, pérdida de deducciones o, sencillamente, no saber si el negocio gana o pierde dinero. Este tema, de carácter eminentemente práctico, reúne cuatro grandes ámbitos de la gestión. Estudiaremos la documentación administrativa y comercial (los documentos de la compraventa y del pago), la gestión de existencias (cómo controlar y valorar el almacén), los libros de contabilidad (el registro ordenado de las operaciones) y los impuestos que gravan la actividad de la empresa, con su calendario fiscal. Es un tema del bloque de empresa de FOL de gran utilidad para la gestión y el emprendimiento, conectado con la gestión económico-financiera del tema anterior.

1. Relación con el currículo

La gestión documental, contable y fiscal es un contenido del módulo de Empresa e Iniciativa Emprendedora y de FOL, y núcleo de los ciclos de Administración y Gestión. Es esencial para gestionar una pequeña empresa y para cumplir con las obligaciones legales del emprendedor.

• Capacita para manejar la documentación comercial, controlar el almacén y comprender las obligaciones contables y fiscales de una empresa.
• Conecta con la financiación y los costes, con el cálculo de la nómina (obligación de retener el IRPF) y con la creación de empresas.
• Desarrolla las competencias matemática, digital (facturación electrónica) y de iniciativa emprendedora.

El reto didáctico es aplicado: cumplimentar documentos reales (facturas, pedidos), realizar sencillos ejercicios de valoración de existencias, conocer los principales impuestos y su calendario, y usar herramientas digitales de gestión acercan estos contenidos a la práctica profesional. El uso de software de facturación y contabilidad y de simuladores de la sede electrónica de la AEAT permite un aprendizaje muy realista. Conviene, además, transmitir que hoy buena parte de esta gestión está digitalizada (factura electrónica, presentación telemática de impuestos, contabilidad informatizada), lo que exige competencias digitales que el alumnado debe adquirir.

2. La documentación administrativa y comercial

La documentación es el soporte de la actividad empresarial: registra las operaciones, sirve de prueba en caso de conflicto, es la base de la contabilidad y permite el control y la toma de decisiones. Puede ser interna (circula dentro de la empresa: órdenes de trabajo, partes) o externa (se intercambia con terceros: facturas, pedidos), y hoy es en gran medida electrónica. Nos centraremos en la documentación comercial, la que acompaña a las operaciones de compraventa, que sigue un orden lógico. La actividad comercial de la empresa se apoya en una serie de documentos que dejan constancia de las operaciones y tienen valor jurídico y contable. Los principales, en el orden habitual de una compraventa, son:

• El presupuesto o factura proforma: oferta previa en la que el vendedor detalla el precio y las condiciones de la operación, sin obligación de compra; permite al cliente valorar y comparar antes de decidir.
• El pedido (u orden de compra): documento por el que el comprador solicita al vendedor una mercancía en unas condiciones (cantidad, precio, plazo, forma de pago); formaliza la compra y compromete a ambas partes.
• El albarán o nota de entrega: acompaña a la mercancía y acredita su entrega y recepción; el comprador lo firma para dar conformidad. No tiene valor contable de gasto, pero sí acredita la entrega.
• La factura: el documento comercial más importante, que justifica la operación de compraventa y su importe. Es imprescindible a efectos contables y fiscales (para deducir el gasto y el IVA), y en ella se detallan la base imponible, los posibles descuentos, el tipo y la cuota de IVA y, en su caso, las retenciones, hasta obtener el importe total a pagar. Debe contener unos datos obligatorios (número, fecha, datos de emisor y receptor, descripción, base imponible, tipo y cuota de IVA, total). Existe la factura simplificada (el antiguo tique) para importes pequeños, y la factura electrónica, cada vez más generalizada.

La factura merece un desarrollo por su importancia. Es el documento que acredita legalmente la operación y permite al comprador deducir el gasto y el IVA soportado, por lo que Hacienda exige que reúna una serie de requisitos: número y serie, fecha de expedición, datos fiscales completos del emisor y del destinatario (nombre y NIF), descripción de la operación, base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota resultante, y el importe total. La factura electrónica se está generalizando y llegará a ser obligatoria entre empresas y profesionales, en el marco de la digitalización y la lucha contra el fraude. Existen también la factura rectificativa (que corrige una anterior) y la simplificada (para importes reducidos, sin todos los datos del destinatario).

Junto a los documentos de la compraventa están los documentos de cobro y pago, que instrumentan el movimiento del dinero: el recibo (justifica un pago), el cheque (orden de pago a la vista contra una cuenta), el pagaré (promesa de pago en una fecha), la letra de cambio (orden de pago que puede endosarse y descontarse) y la transferencia y los recibos domiciliados, hoy los más habituales. La correcta emisión, recepción y archivo de toda esta documentación es esencial, pues la ley obliga a conservarla durante varios años (con carácter general, las facturas, seis años a efectos mercantiles y cuatro a efectos fiscales). Una buena organización documental —hoy en gran parte digital— ahorra problemas ante una inspección y facilita la gestión diaria.

El proceso completo de una compraventa ilustra el encadenamiento de estos documentos: el cliente pide un presupuesto, si lo acepta cursa un pedido, el vendedor prepara y envía la mercancía con su albarán (que el cliente firma al recibirla), y posteriormente emite la factura que el cliente pagará mediante el correspondiente medio de pago, dejando el recibo constancia de ello. Cada documento cumple una función y sirve de base al siguiente y a los registros contables. Comprender este circuito es fundamental para trabajar en cualquier departamento administrativo o comercial y para gestionar el propio negocio.

3. La gestión de existencias

Las existencias o stocks son los bienes que la empresa almacena para su venta o para su uso en el proceso productivo: las materias primas, los productos en curso, los productos terminados y las mercaderías. Su gestión busca un difícil equilibrio: mantener existencias suficientes para no quedar desabastecido (una rotura de stock supone perder ventas e insatisfacer a los clientes), pero no excesivas, porque almacenar cuesta dinero (espacio, seguros, obsolescencia, capital inmovilizado). Un almacén bien gestionado libera recursos financieros y mejora la rentabilidad, mientras que un exceso de existencias «entierra» dinero que podría emplearse en otra cosa.

El control de las existencias exige un inventario, el recuento y la valoración de todo lo almacenado, que debe realizarse periódicamente para comprobar que las existencias reales coinciden con las contables. Una técnica de gestión muy útil es el análisis ABC (basado en la ley de Pareto): clasifica las existencias en tres grupos según su valor —los artículos A (pocos, pero de gran valor, que exigen un control riguroso), los B (valor intermedio) y los C (muchos, de escaso valor, con control más laxo)—, para concentrar los esfuerzos de gestión donde más importan. Para gestionar el almacén se manejan varios conceptos de nivel de stock: el stock máximo (cantidad máxima a almacenar), el stock mínimo o de seguridad (la cantidad de reserva para hacer frente a imprevistos en la demanda o los plazos de entrega) y el punto de pedido (el nivel de existencias que, al alcanzarse, obliga a lanzar un nuevo pedido para que llegue antes de agotar el stock). Un modelo clásico es el volumen óptimo de pedido o modelo de Wilson, que calcula la cantidad a pedir en cada pedido que minimiza los costes totales (de realizar los pedidos más los de almacenamiento). Métodos modernos como el just in time (justo a tiempo), de origen japonés, buscan reducir al máximo las existencias, produciendo o recibiendo los materiales justo cuando se necesitan, lo que abarata el almacenamiento pero exige proveedores muy fiables y una coordinación exquisita (su fragilidad quedó de manifiesto en las crisis de suministro recientes). La logística y los sistemas informáticos de gestión de almacén (con códigos de barras, RFID o software especializado) han transformado esta función, permitiendo un control en tiempo real de las existencias.

Gestionar bien las existencias tiene un impacto económico directo, pues el stock supone capital inmovilizado y costes de almacenamiento. Se manejan varios tipos de costes asociados: el coste de adquisición (comprar), el coste de emisión o pedido (los gastos de realizar cada pedido) y el coste de almacenamiento o posesión (mantener el stock: espacio, seguros, obsolescencia, coste financiero). El modelo de Wilson busca precisamente el equilibrio entre pedir mucho de una vez (menos pedidos, pero más coste de almacén) y pedir poco y a menudo (menos almacén, pero más costes de pedido). Un indicador útil es la rotación de existencias: cuántas veces se renueva el almacén en un periodo; una rotación alta suele ser señal de buena gestión.

Otra cuestión clave es la valoración de las existencias: como se compran a precios distintos en distintos momentos, hay que decidir qué valor asignar a las salidas y a las que quedan. Los métodos admitidos por el Plan General de Contabilidad son el FIFO (first in, first out: se valora la salida al precio de las primeras entradas, las más antiguas) y el precio medio ponderado (PMP) (se calcula un precio medio de todas las entradas ponderado por las cantidades). Un ejemplo del PMP: si se compran 100 unidades a 10 € y luego 100 a 12 €, el precio medio ponderado es (100×10 + 100×12) / 200 = 2.200 / 200 = 11 € por unidad, valor al que se registrarían las salidas. El método elegido afecta a la valoración del almacén y al resultado contable, sobre todo en épocas de variación de precios: con precios al alza, el FIFO deja en el almacén las existencias más caras (las últimas) y valora las salidas a precios más bajos. Por el principio de uniformidad, una vez elegido un criterio de valoración, la empresa debe mantenerlo en el tiempo, para que sus cuentas sean comparables entre ejercicios.

4. Los libros de contabilidad

La contabilidad se apoya en la ecuación fundamental del patrimonio: Activo = Patrimonio Neto + Pasivo, es decir, lo que la empresa tiene y le deben (activo) se financia con recursos propios (patrimonio neto) y ajenos (pasivo). Toda operación se registra por el método de la partida doble: cada hecho contable afecta al menos a dos cuentas, de modo que el debe y el haber de cada asiento siempre se igualan, y la ecuación patrimonial permanece equilibrada. Este ingenioso sistema, formalizado por Luca Pacioli en el siglo XV, garantiza el cuadre de las cuentas y es la base de toda la contabilidad moderna.

La contabilidad es el sistema que registra, de forma ordenada y sistemática, todas las operaciones económicas de la empresa, para conocer su situación patrimonial y sus resultados. Es una obligación legal (regulada por el Código de Comercio y el Plan General de Contabilidad) y una herramienta de gestión imprescindible. Se plasma en unos libros de contabilidad, hoy casi siempre informatizados:

• El libro Diario: registra día a día todas las operaciones mediante asientos (por el sistema de partida doble: todo apunte tiene un debe y un haber que se igualan). Es obligatorio.
• El libro de Inventarios y Cuentas Anuales: recoge el balance inicial, los balances de comprobación y las cuentas anuales. Es obligatorio.
• El libro Mayor: agrupa los movimientos por cuentas (todo lo que afecta a «clientes», a «caja», etc.), mostrando el saldo de cada una; es voluntario pero muy útil para conocer la situación de cada partida.
• Los libros registro exigidos a efectos fiscales (de facturas emitidas y recibidas, de bienes de inversión), y en su caso los libros societarios (de actas, de socios o de acciones nominativas).

El proceso contable de un ejercicio sigue un ciclo: se abre con el asiento de apertura (a partir del inventario inicial), se registran día a día las operaciones en el Diario y se trasladan al Mayor, se elaboran periódicamente balances de comprobación de sumas y saldos, y al cierre del ejercicio se realizan los asientos de regularización (para determinar el resultado) y de cierre, obteniéndose finalmente las cuentas anuales. Todo ello, hoy, mediante programas informáticos que automatizan buena parte de las tareas, aunque exigen comprender la lógica contable que hay detrás.

La contabilidad se basa en unos principios contables (empresa en funcionamiento, devengo, prudencia, uniformidad, no compensación, importancia relativa) cuyo objetivo último es que las cuentas reflejen la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa. El instrumento normalizado es el Plan General de Contabilidad, que establece un marco conceptual, un cuadro de cuentas común (codificadas por grupos), normas de valoración y modelos de cuentas anuales, de modo que la información sea homogénea y comparable entre empresas y a lo largo del tiempo. Esta normalización es imprescindible para que los distintos usuarios de la información contable —socios, acreedores, Hacienda, entidades financieras— puedan interpretarla con fiabilidad.

El resultado de la contabilidad son las cuentas anuales, que reflejan la imagen fiel del patrimonio y de los resultados: el balance (la situación patrimonial en un momento: activo, pasivo y patrimonio neto), la cuenta de pérdidas y ganancias (los ingresos y gastos del ejercicio y el resultado), el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria (que amplía y explica el resto). Las sociedades deben depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil. Existen modelos abreviados y normales según el tamaño de la empresa, y las pymes cuentan con un plan contable simplificado. El análisis de estas cuentas mediante ratios se estudia en el tema siguiente.

La contabilidad cumple una doble función: interna (proporciona a la dirección la información para gestionar y decidir) y externa (informa a los distintos usuarios interesados). Estos usuarios son numerosos: los socios e inversores (para conocer la rentabilidad y el valor de su inversión), los acreedores y las entidades financieras (para valorar la solvencia antes de conceder crédito), la Hacienda pública (para calcular los impuestos), los trabajadores y sus representantes, los proveedores y clientes, y las administraciones. La contabilidad es, por ello, un lenguaje común de la vida económica, y su fiabilidad se garantiza, en las empresas de cierto tamaño, mediante la auditoría de cuentas.

5. Los impuestos y el calendario fiscal

Toda empresa está obligada a contribuir al sostenimiento de los gastos públicos mediante el pago de tributos, en cumplimiento del deber de contribuir del artículo 31 de la Constitución, según la capacidad económica y en un sistema justo y progresivo. Los tributos se clasifican en impuestos (se pagan sin contraprestación directa, en función de la capacidad económica), tasas (se pagan por un servicio o uso concreto: recogida de basuras, licencias) y contribuciones especiales (por un beneficio derivado de una obra pública). Existen, además, tributos estatales, autonómicos y locales, según la administración a la que corresponden. Los impuestos que afectan a la actividad económica de la empresa son, principalmente:

• El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF): grava la renta de las personas físicas; afecta al empresario individual (autónomo), que tributa por los rendimientos de su actividad, que puede determinar en estimación directa (por la diferencia real entre ingresos y gastos) o en estimación objetiva (los llamados «módulos», por signos e índices, para determinadas actividades). Además, la empresa actúa como retenedor: debe retener el IRPF de las nóminas de sus trabajadores (y de ciertas facturas de profesionales) e ingresarlo en Hacienda. Es un impuesto directo y progresivo.
• El Impuesto sobre Sociedades (IS): grava el beneficio de las sociedades (personas jurídicas: SL, SA, cooperativas); es el equivalente al IRPF para las empresas societarias. Es un impuesto directo, con un tipo general del 25 % y un tipo reducido (15 %) para las empresas de nueva creación en sus primeros ejercicios con beneficios. Se calcula sobre el resultado contable ajustado por las normas fiscales, y se presenta anualmente con pagos fraccionados a cuenta a lo largo del ejercicio.
• El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA): grava el consumo; es un impuesto indirecto. La empresa lo repercute en sus ventas (IVA repercutido) y lo soporta en sus compras (IVA soportado), e ingresa en Hacienda la diferencia. La empresa actúa así como mero recaudador: el IVA lo paga en última instancia el consumidor final. Tipos: general 21 %, reducido 10 % y superreducido 4 %.

A ellos se añaden otros tributos: el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE), un impuesto local por el ejercicio de actividades económicas (del que están exentas las empresas con una cifra de negocios inferior a un millón de euros); el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) por los inmuebles que posea; el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados; y diversas tasas municipales. La empresa tiene, además, numerosas obligaciones formales (deberes de hacer, más allá del pago): darse de alta mediante la declaración censal (modelo 036/037) al iniciar la actividad, obtener el NIF, emitir y conservar facturas, llevar los libros registro, atender los requerimientos de la Administración y presentar las declaraciones (autoliquidaciones e informativas) en los plazos establecidos. El incumplimiento de estas obligaciones formales, aun sin dejar de pagar, también puede sancionarse. Por eso la gestión fiscal exige rigor y organización, y muchas pymes la encomiendan a asesorías especializadas.

El IVA merece un desarrollo por su mecánica particular. Aunque lo soporta finalmente el consumidor, son las empresas las que lo gestionan en cada eslabón de la cadena: cada empresa repercute el IVA al vender (lo cobra a su cliente) y deduce el que ha soportado al comprar (lo que pagó a sus proveedores), ingresando a Hacienda solo la diferencia, que corresponde al valor que ha añadido. Así, el impuesto se va recaudando fraccionadamente a lo largo de la cadena de producción y distribución, y grava únicamente el consumo final. Un ejemplo: si una empresa vende por 10.000 € (IVA repercutido al 21 % = 2.100 €) y ha comprado por 6.000 € (IVA soportado = 1.260 €), ingresará a Hacienda 2.100 − 1.260 = 840 €. Esta mecánica exige un control riguroso de las facturas emitidas y recibidas.

El cumplimiento de estas obligaciones se organiza mediante el calendario fiscal que publica la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), con las fechas de presentación de cada impuesto. Las declaraciones más frecuentes son las trimestrales (del IVA —modelo 303— y de las retenciones de IRPF —modelo 111—, en enero, abril, julio y octubre) y las anuales (la declaración de la renta y el Impuesto de Sociedades, y los resúmenes anuales de IVA y retenciones). El incumplimiento (no declarar, no pagar, declarar fuera de plazo) conlleva recargos y sanciones, por lo que el conocimiento del calendario y el apoyo de una buena gestoría o asesoría son muy recomendables, sobre todo para el pequeño empresario. La presentación es hoy telemática, a través de la sede electrónica de la AEAT, lo que agiliza el cumplimiento pero exige medios y competencias digitales.

6. Conclusiones

La gestión administrativa, contable y fiscal es una dimensión imprescindible de toda empresa. La documentación comercial (presupuesto, pedido, albarán, factura) y de cobro y pago deja constancia de las operaciones, encadenándose a lo largo del proceso de compraventa, tiene valor jurídico, contable y fiscal, y debe conservarse durante años. La gestión de existencias busca el equilibrio entre no quedar desabastecido y no acumular stock en exceso, apoyándose en conceptos como el stock de seguridad, el punto de pedido, el volumen óptimo de pedido (Wilson), el análisis ABC y métodos de valoración como el FIFO y el precio medio ponderado.

La contabilidad registra ordenadamente las operaciones en los libros (Diario, Inventarios y Cuentas Anuales, Mayor) y produce las cuentas anuales (balance, pérdidas y ganancias, memoria), que reflejan la imagen fiel de la empresa. Y los impuestos —directos como el IRPF (autónomos) y el Impuesto de Sociedades (empresas societarias), e indirectos como el IVA, junto con otros tributos locales como el IAE o el IBI— gravan la actividad económica en cumplimiento del deber constitucional de contribuir, y exigen numerosas obligaciones formales (alta censal, facturación, libros, declaraciones), organizadas por el calendario fiscal de la AEAT.

La dimensión fiscal tiene, además, una lectura de ciudadanía: los impuestos son la principal fuente de ingresos del Estado y financian los servicios públicos (sanidad, educación, pensiones), por lo que cumplir con las obligaciones tributarias es un deber cívico recogido en la Constitución, y el fraude fiscal perjudica a toda la sociedad. Formar en una conciencia fiscal responsable, que entienda el sentido de los impuestos y rechace el fraude, es parte de la educación para la ciudadanía que aporta este tema, más allá de su vertiente técnica. Para el docente de FOL, estos contenidos aportan al alumnado competencias prácticas muy útiles para la gestión de cualquier empresa y para el emprendimiento, además de formar ciudadanos conscientes de sus obligaciones fiscales. El tema enlaza con la gestión económico-financiera y prepara el estudio del análisis contable y de la creación de empresas de los temas siguientes.

7. Bibliografía y webgrafía

• Código de Comercio (obligaciones contables de los empresarios).
• Real Decreto 1514/2007, Plan General de Contabilidad; y el PGC de pymes.
• Ley 58/2003, General Tributaria; Ley 37/1992 del IVA; Ley 27/2014 del Impuesto de Sociedades; Ley 35/2006 del IRPF.
• Real Decreto 1619/2012, reglamento de facturación.
• Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT, calendario fiscal): www.agenciatributaria.es.
• Registro Mercantil y ICAC: www.icac.gob.es.