La comunicación escrita: normas de redacción, modelos de documentos y abreviaturas

Tema desarrollado siguiendo la estructura habitual de la oposición. La información es orientativa: verifica siempre el temario, la normativa y el currículo vigentes en tu convocatoria y tu comunidad autónoma.

Índice

• 0. Introducción
• 1. Relación con el currículo
• 2. La comunicación escrita: concepto, ventajas e inconvenientes
• 3. Normas y procedimientos de redacción
• 4. Modelos de comunicación escrita
• 5. Abreviaturas más usuales
• 6. Conclusiones
• 7. Bibliografía y webgrafía

0. Introducción

El tema anterior presentó la comunicación en la empresa y sus tipos; entre la comunicación verbal, la escrita tiene una importancia capital en la actividad administrativa: gran parte del trabajo de oficina consiste en redactar, tramitar y archivar documentos.

La comunicación escrita deja constancia, tiene valor de prueba y permite difundir un mensaje idéntico a muchos destinatarios. Este tema estudia su concepto, ventajas e inconvenientes, las normas y procedimientos de redacción que aseguran su eficacia, los modelos de documentos más habituales en la empresa y las abreviaturas de uso más frecuente.

1. Relación con el currículo

La comunicación escrita es contenido central del módulo «Comunicación empresarial y atención al cliente» del ciclo de grado medio de Gestión Administrativa y de «Comunicación y atención al cliente» del ciclo superior de Administración y Finanzas. Desarrolla la competencia de redactar y cumplimentar documentos profesionales con corrección y según los usos empresariales.

Metodológicamente es muy práctico: se presta a la redacción real de cartas, informes, actas o currículos, al uso de procesadores de texto y plantillas y a la corrección entre iguales. Enlaza con la comunicación en la empresa (tema 64) y con la tramitación de documentos administrativos y mercantiles.

2. La comunicación escrita: concepto, ventajas e inconvenientes

La comunicación escrita es la que emplea el lenguaje escrito (signos gráficos) como código y un soporte —papel o digital— como canal. Frente a la comunicación oral presenta ventajas claras:

• Deja constancia y tiene valor de prueba (permanece en el tiempo).
• Permite reflexionar y revisar el mensaje antes de enviarlo, cuidando su precisión.
• Facilita la difusión a muchos destinatarios con un mensaje idéntico.
• Puede consultarse las veces que se necesite.

Y también inconvenientes: es más lenta de elaborar, carece de retroalimentación inmediata, no transmite los matices no verbales (tono, gesto) y exige un cierto dominio de la lengua, lo que puede dar lugar a malentendidos si la redacción es deficiente. Por eso la calidad de la redacción es decisiva.

3. Normas y procedimientos de redacción

Una buena redacción empresarial se rige por unos principios:

• Claridad: que se entienda a la primera; frases cortas y orden lógico.
• Concisión: expresar lo necesario con el menor número de palabras, sin rodeos.
• Precisión: emplear el término exacto y evitar la ambigüedad.
• Corrección: respetar la ortografía, la gramática y la puntuación (una falta resta credibilidad).
• Cortesía y adecuación: tono respetuoso, tratamiento adecuado (el «usted» en el ámbito profesional) y registro ajustado al destinatario.

El proceso de redacción atraviesa tres fases: planificación (fijar el objetivo, el destinatario y las ideas, y ordenarlas en un esquema), redacción o textualización (escribir el borrador siguiendo la estructura del documento) y revisión (releer y corregir fondo y forma antes de enviar). En cuanto a los procedimientos de comunicación escrita en la empresa, los documentos se someten a un registro de entrada y de salida (con fecha y número), se distribuyen a sus destinatarios y se archivan y conservan de forma ordenada, hoy generalmente en soporte digital y con firma electrónica.

4. Modelos de comunicación escrita

La empresa utiliza numerosos documentos escritos. El más representativo de la comunicación externa es la carta comercial, cuyas partes son:

• Encabezamiento: membrete (datos del emisor), fecha y datos del destinatario; a menudo referencias y asunto.
• Cuerpo: saludo, exposición (introducción, desarrollo y conclusión del mensaje) y despedida.
• Cierre: antefirma, firma y cargo; y, en su caso, anexos y posdata.

Junto a la carta, se emplean muchos otros modelos según su finalidad:

• Comunicaciones internas: el memorándum o nota interior (mensaje breve entre departamentos), la circular (mismo mensaje a varios destinatarios), el aviso o anuncio, la convocatoria y el acta de reunión, y el informe (exposición detallada de un asunto para apoyar una decisión).
• Comunicaciones con la Administración: la instancia o solicitud (petición del ciudadano), el oficio (comunicación oficial entre órganos) y el certificado (acredita un hecho); se enmarcan en el procedimiento administrativo.
• Documentos mercantiles: el pedido, el albarán y la factura, que documentan las operaciones de compraventa.
• Documentos de empleo: el currículum vítae y la carta de presentación.
• Comunicación digital: el correo electrónico, hoy el canal escrito más usado, con sus propias normas de cortesía (netiqueta): asunto claro, saludo, brevedad y firma.

El estilo de disposición (colocación de los elementos en la página: bloque, bloque modificado, etc.) y la limpieza del documento refuerzan la imagen de la empresa.

5. Abreviaturas más usuales

Las abreviaturas son representaciones reducidas de una palabra o expresión mediante la supresión de letras, cerradas con punto (o barra). Conviene distinguirlas de la sigla (formada con las iniciales de varias palabras: IVA, DNI) y del acrónimo (sigla que se lee como palabra: láser, ovni). Entre las más usuales en la comunicación empresarial:

• De tratamiento y personas: Sr./Sra./Sres. (señor/señora/señores), D./D.ª (don/doña), Ud./Uds. (usted/ustedes), Dr./Dra. (doctor/doctora).
• De cortesía y firma: Atte. (atentamente), Fdo. (firmado), P.D. (posdata), P.O. o p. o. (por orden), V.º B.º (visto bueno).
• Comerciales: Cía. (compañía), S.A./S.L. (sociedad anónima/limitada), Ref. (referencia), n.º (número), c/c (cuenta corriente), Fra. (factura), dto. (descuento), c/ (calle), Avda. (avenida), admón. (administración), pág. (página), etc. (etcétera).

El uso de abreviaturas debe ser moderado y limitado a las de uso general, para no dificultar la lectura ni restar formalidad al documento.

6. Conclusiones

La comunicación escrita es esencial en la empresa por su valor de constancia y prueba y su capacidad de difusión, pese a ser más lenta y carecer de feedback inmediato. Su eficacia depende de una redacción clara, concisa, precisa, correcta y cortés, elaborada en las fases de planificación, redacción y revisión, y de unos procedimientos de registro y archivo ordenados. La empresa maneja numerosos modelos —la carta comercial y sus partes, el memorándum, la circular, el acta, el informe, la instancia, la factura, el currículum o el correo electrónico— y un repertorio de abreviaturas de uso general que conviene emplear con moderación.

Para el profesorado de Administración de Empresas, la redacción de documentos es una competencia profesional de primer orden. El tema siguiente completará el estudio de la comunicación con la comunicación no verbal y la imagen personal.

7. Bibliografía y webgrafía

• Real Academia Española: Ortografía de la lengua española y Diccionario panhispánico de dudas (lista de abreviaturas).
• Sanz Álvarez, C. y otros: Comunicación empresarial y atención al cliente (manuales de Formación Profesional).
• Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común (documentos y comunicaciones con la Administración).
• Manuales de los módulos Comunicación empresarial y atención al cliente y Técnica contable y documental (familia de Administración y Gestión).
• Webgrafía: Real Academia Española (rae.es) y Fundación del Español Urgente (Fundéu, fundeu.es).