El protocolo: reglas de cortesía, protocolo empresarial y actos públicos

Tema desarrollado siguiendo la estructura habitual de la oposición. La información es orientativa: verifica siempre el temario, la normativa y el currículo vigentes en tu convocatoria y tu comunidad autónoma.

Índice

• 0. Introducción
• 1. Relación con el currículo
• 2. El protocolo, las distinciones sociales y la cortesía
• 3. El protocolo empresarial
• 4. El protocolo en actos públicos: tratamientos honoríficos
• 5. Clasificación de los actos públicos
• 6. Planificación y ejecución de actos públicos
• 7. Conclusiones
• 8. Bibliografía y webgrafía

0. Introducción

El tema anterior estudió los usos sociales; cuando esos usos se reglan y ordenan, se convierten en protocolo. El protocolo establece cómo deben desarrollarse los actos y las relaciones formales, ordenando a las personas y organizando los acontecimientos con arreglo a normas y costumbres.

Este tema, que cierra el bloque de comunicación y relaciones, analiza el concepto de protocolo, las distinciones sociales y las reglas de cortesía; el protocolo empresarial; el protocolo en los actos públicos y los tratamientos honoríficos; la clasificación de los actos y su planificación y ejecución.

1. Relación con el currículo

El protocolo y la organización de eventos son contenido de módulos como «Comunicación empresarial y atención al cliente», «Gestión de eventos» y de la asistencia a la dirección de la familia de Administración y Gestión. Desarrollan la competencia de organizar y gestionar reuniones, visitas y actos, aplicando las normas de protocolo y cortesía.

Metodológicamente se presta a la simulación de eventos (organizar una jornada, una inauguración), al diseño de la presidencia y las precedencias de una mesa y al desarrollo de habilidades de asistencia a la dirección. Enlaza con la comunicación (temas 64 a 66) y con la estructura del Estado (autoridades y tratamientos).

2. El protocolo, las distinciones sociales y la cortesía

El protocolo es el conjunto de normas, usos y costumbres que regulan la celebración de los actos y la ordenación de las personas y los símbolos en ellos. Su finalidad es dar a cada persona el lugar que le corresponde, evitar conflictos de precedencia y transmitir una imagen de orden, respeto y solemnidad. Se distinguen varios tipos: el protocolo oficial (de las instituciones del Estado), el empresarial (de las organizaciones privadas) y el social (de la vida civil). Sus principios básicos son la ordenación, la precedencia (jerarquía o preferencia entre las personas) y la presidencia (quién ocupa el lugar principal).

Las distinciones sociales son los honores, títulos, condecoraciones y tratamientos que la sociedad y las instituciones otorgan como reconocimiento (títulos nobiliarios, condecoraciones, medallas, distinciones honoríficas). Las reglas de cortesía son las normas de buena educación que rigen el trato: el saludo, las presentaciones, el respeto de los turnos, la puntualidad, la discreción y el trato cortés, que constituyen la base sobre la que se asienta el protocolo.

3. El protocolo empresarial

El protocolo empresarial aplica estas normas a la vida de la empresa, con el fin de proyectar una imagen de profesionalidad y respeto y de facilitar las relaciones con clientes, proveedores y autoridades. Muchas organizaciones disponen de un manual de protocolo que regula sus actos. Sus ámbitos más habituales son:

• Recepción de visitas: acogida, identificación, acompañamiento y atención al visitante.
• Reuniones: convocatoria, orden del día, ordenación de los asistentes en la mesa (la presidencia y las precedencias) y levantamiento del acta.
• La tarjeta de visita: su intercambio y uso correctos.
• Las comidas de negocios: la elección del lugar, la ubicación en la mesa, el protocolo de mesa y el momento de tratar los asuntos.
• Los regalos de empresa y las atenciones, sujetos a criterios de mesura y a los códigos éticos.

La ordenación de la presidencia puede seguir el sistema de precedencia lineal o, más habitualmente, el de alternancia (los puestos se distribuyen a derecha e izquierda del anfitrión por orden de importancia; el lado derecho es el de mayor honor).

4. El protocolo en actos públicos: tratamientos honoríficos

En los actos públicos —especialmente los oficiales— el protocolo adquiere carácter reglado. Los tratamientos honoríficos son las fórmulas de respeto con que se designa a las autoridades y personalidades según su cargo o dignidad. Los principales son:

• Majestad: para el Rey y la Reina.
• Alteza Real: para la Princesa de Asturias y los Infantes.
• Excelentísimo/a Señor/a (Excmo./Excma.): para las altas autoridades (ministros, presidentes autonómicos, embajadores, capitanes generales, rectores…).
• Ilustrísimo/a Señor/a (Ilmo./Ilma.): para determinados cargos de rango intermedio (directores generales, alcaldes de ciertas ciudades, decanos…).
• Señoría: para jueces, diputados y senadores, entre otros.

La ordenación de las autoridades en los actos oficiales se rige en España por el Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto, Ordenamiento General de Precedencias en el Estado, que fija el orden de prioridad de las instituciones y los cargos, tanto individualmente como en su representación colegiada, y distingue la precedencia según el acto se celebre en Madrid o en el territorio de una comunidad autónoma.

5. Clasificación de los actos públicos

El propio Real Decreto 2099/1983 clasifica los actos públicos en dos grandes categorías:

• Actos oficiales: los organizados por la Corona, el Gobierno o las instituciones y organismos del Estado, las comunidades autónomas o las corporaciones locales. Se subdividen en:
  • De carácter general: los que se celebran con ocasión de conmemoraciones o acontecimientos nacionales, autonómicos o locales (por ejemplo, la Fiesta Nacional).
  • De carácter especial: los organizados por una institución para conmemoraciones o acontecimientos propios de su ámbito específico (por ejemplo, la apertura del curso académico de una universidad).
• Actos no oficiales o privados: los organizados por personas físicas o entidades privadas (empresas, asociaciones), como una inauguración, una junta de accionistas o un aniversario; en ellos el protocolo lo fija el propio organizador, respetando la precedencia de las autoridades que asistan.

De la categoría del acto dependen la normativa aplicable, las precedencias y el ceremonial.

6. Planificación y ejecución de actos públicos

La organización de un acto o evento sigue varias fases:

• Planificación: definir el objetivo y el tipo de acto, el presupuesto, la fecha y el lugar, y la lista de invitados. Es la fase de diseño.
• Organización o preparación: cursar las invitaciones, establecer las precedencias y la presidencia, contratar los medios (espacio, catering, megafonía, azafatas), prever la seguridad y las relaciones con los medios de comunicación, y elaborar el guion o programa del acto.
• Ejecución o desarrollo: la puesta en marcha el día del acto: recepción de los invitados, colocación según las precedencias, desarrollo del programa (intervenciones, protocolo de mesa o de escenario) y despedida.
• Evaluación: análisis posterior del resultado y del grado de cumplimiento de los objetivos, para mejorar futuros actos.

Una organización cuidada refuerza la imagen de la entidad y evita incidentes de precedencia que puedan resultar ofensivos.

7. Conclusiones

El protocolo es el conjunto de normas que ordenan los actos y las relaciones formales, sobre la base de las reglas de cortesía y las distinciones sociales. En su vertiente empresarial regula visitas, reuniones y comidas de negocios; en los actos públicos aplica los tratamientos honoríficos y las precedencias del Real Decreto 2099/1983, que clasifica los actos en oficiales (generales y especiales) y no oficiales. La organización de un acto exige planificación, preparación, ejecución y evaluación.

Para el profesorado de Administración de Empresas, el protocolo completa las competencias de comunicación y de asistencia a la dirección. Con este tema se cierra el bloque de comunicación y relaciones; el temario continúa después con el estudio de la Economía y sus fundamentos.

8. Bibliografía y webgrafía

• Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto, por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado.
• Real Decreto 1368/1987, sobre régimen de títulos, tratamientos y honores de la Familia Real y de los Regentes.
• López-Nieto y Mallo, F.: Honores y protocolo; y Otero Alvarado, M. T.: Protocolo y organización de eventos.
• Manuales de los módulos Comunicación empresarial y atención al cliente y Gestión de eventos (familia de Administración y Gestión).
• Webgrafía: Boletín Oficial del Estado (boe.es) y Escuela Internacional de Protocolo y recursos del ámbito educativo.