Base de datos: Access (Microsoft 365)

Guía de estudio del Tema II.10, dentro del bloque de ofimática. Es un tema conceptual y práctico, sin ley de referencia, dedicado a las bases de datos y, en particular, a Microsoft Access (versión Microsoft 365). El manejo y los menús pueden variar según la versión. Material de estudio orientado al examen.

0. Introducción: las bases de datos en la Administración

La Administración maneja enormes cantidades de datos: registros de personas, expedientes, nóminas, padrones, censos, inventarios. Gestionar esa información con documentos sueltos u hojas de cálculo resulta ineficaz e inseguro cuando el volumen es grande y los datos se relacionan entre sí. Para eso existen las bases de datos: sistemas que almacenan la información de forma organizada, estructurada y no redundante, permitiendo consultarla, actualizarla y relacionarla con rapidez y fiabilidad. Prácticamente todas las aplicaciones de gestión de la Administración (registro, personal, tributos, seguridad social) se apoyan en bases de datos.

Este tema estudia el concepto de base de datos, el modelo relacional y, como herramienta concreta, Microsoft Access, el gestor de bases de datos de la suite Microsoft 365, orientado a bases de datos de tamaño pequeño y medio y muy usado en el ámbito ofimático. Es un tema algo más abstracto que los anteriores del bloque, porque exige comprender conceptos (tablas, campos, registros, claves, relaciones) antes que un manejo puramente práctico. Por eso conviene fijar bien la terminología: buena parte de las preguntas de examen consisten en identificar correctamente qué es un campo, qué es un registro o para qué sirve una clave, más que en operar con la aplicación.

Conviene enlazar con los temas anteriores: Access es software de aplicación (Tema II.5) y comparte con Word y Excel (Temas II.8 y II.9) la interfaz de cinta de opciones, pero su finalidad es distinta: mientras Excel calcula, Access gestiona información estructurada de forma relacional. Comprender cuándo usar una hoja de cálculo y cuándo una base de datos es una de las claves del tema.

Para el auxiliar administrativo, este tema tiene un valor tanto conceptual como práctico: le permite entender el funcionamiento de las aplicaciones de gestión que utiliza a diario (que son, por debajo, bases de datos), introducir y consultar la información con criterio, y manejar bases de datos sencillas de Access para los controles de su unidad. Además, esta materia aparece con frecuencia en los exámenes, con preguntas sobre la terminología (tabla, campo, registro, clave), los objetos de Access y la diferencia entre una base de datos y una hoja de cálculo.

0.1. Evolución de las bases de datos

Antes de las bases de datos, la información se guardaba en ficheros independientes, con graves problemas: los mismos datos se repetían en varios ficheros (redundancia), un cambio había que hacerlo en todos ellos (incoherencia) y cada programa manejaba su propio formato. Para resolverlo surgieron las bases de datos, que han seguido varios modelos: el modelo jerárquico (datos en forma de árbol) y el modelo en red, ambos antiguos; el modelo relacional (basado en tablas relacionadas), propuesto por Edgar Codd en 1970 y hoy dominante; y, más recientemente, las bases de datos NoSQL, orientadas a grandes volúmenes de datos poco estructurados (big data). Este tema se centra en el modelo relacional, que es el que emplean Access y la inmensa mayoría de las aplicaciones de gestión.

1. Concepto de base de datos y de SGBD

Una base de datos es un conjunto organizado de datos relacionados entre sí, almacenados de forma estructurada para permitir su acceso, gestión y actualización de manera eficiente. Frente al almacenamiento en archivos independientes, la base de datos evita la redundancia (repetir el mismo dato en varios sitios), garantiza la coherencia (un cambio se refleja en todas partes), facilita el acceso concurrente (varios usuarios a la vez) y refuerza la seguridad y la integridad de la información.

El programa que permite crear y gestionar bases de datos se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD) (en inglés, DBMS). El SGBD es el intermediario entre el usuario (o las aplicaciones) y los datos: se encarga de almacenarlos, organizarlos, protegerlos y permitir su consulta y modificación mediante un lenguaje adecuado. Microsoft Access es un SGBD de escritorio; otros SGBD, más potentes y orientados a grandes sistemas, son MySQL, PostgreSQL, Oracle y Microsoft SQL Server. La distinción entre la base de datos (los datos) y el SGBD (el programa que los gestiona) es importante y frecuentemente preguntada.

El SGBD desempeña varias funciones: permite definir la estructura de la base de datos (crear tablas, campos, relaciones), manipular los datos (insertar, consultar, modificar, borrar), controlar el acceso mediante usuarios y permisos, garantizar la integridad y la seguridad, gestionar el acceso simultáneo de varios usuarios sin conflictos y realizar copias de seguridad y recuperación ante fallos. En los grandes SGBD, estas funciones las administra una figura especializada, el administrador de la base de datos. Access reúne todas estas capacidades en una herramienta sencilla de escritorio.

Las ventajas de una base de datos sobre los ficheros sueltos se pueden resumir así: no redundancia (cada dato se almacena una sola vez, evitando duplicidades y el desperdicio de espacio); coherencia e integridad (los datos se mantienen correctos y un cambio se propaga a todas partes); independencia entre los datos y las aplicaciones que los usan; acceso concurrente controlado (muchos usuarios a la vez sin interferencias); seguridad (control de accesos y permisos por usuario); y respaldo y recuperación ante fallos. A cambio, una base de datos exige un diseño previo cuidadoso y un SGBD que la gestione. Estas ventajas explican por qué toda la información masiva de la Administración se guarda en bases de datos y no en archivos aislados.

2. El modelo relacional: tablas, campos y registros

El modelo de base de datos más extendido es el modelo relacional, propuesto por Edgar Codd en 1970, en el que la información se organiza en tablas (también llamadas relaciones) que pueden vincularse entre sí. Una base de datos relacional se compone de varias tablas relacionadas. Cada tabla almacena información sobre un tipo de entidad (por ejemplo, una tabla de "Empleados", otra de "Departamentos", otra de "Expedientes"). La idea es que cada "cosa" del mundo real sobre la que queremos guardar datos tenga su propia tabla, y que las conexiones entre esas cosas (qué empleado pertenece a qué departamento) se expresen mediante relaciones, no repitiendo los datos. Sus elementos son:

• Los campos (columnas, también llamados atributos): representan cada una de las características que se almacenan de la entidad. En una tabla de empleados, los campos serían el DNI, el nombre, la fecha de nacimiento, el departamento, etc. Cada campo tiene un tipo de dato.
• Los registros (filas, también llamados tuplas): representan cada uno de los elementos concretos de la tabla. Cada registro contiene los datos de un empleado concreto (todos sus campos).

Así, una tabla es como una cuadrícula en la que las columnas son los campos (qué se guarda) y las filas son los registros (de quién o de qué). Esta terminología —tabla, campo, registro— es la base del tema y no debe confundirse: el campo es la columna (un tipo de dato), el registro es la fila (un elemento completo).

Cada campo tiene un dominio, es decir, el conjunto de valores posibles que puede tomar (por ejemplo, el campo "sexo" solo admite "H" o "M"; el campo "edad" solo números positivos). Respetar el dominio es parte de la integridad de los datos. Una tabla bien diseñada cumple algunas propiedades: cada campo es atómico (contiene un solo dato, no varios: el nombre y los apellidos en campos separados, no juntos), no hay filas duplicadas (para eso está la clave principal) y el orden de las filas y de las columnas es irrelevante. Estas propiedades distinguen una verdadera tabla relacional de una simple lista.

3. Las claves

Para identificar y relacionar los datos, las tablas usan claves. Las dos fundamentales son:

• La clave principal (o primaria): un campo (o combinación de campos) que identifica de forma única a cada registro de la tabla, sin que pueda repetirse ni quedar vacío. Por ejemplo, el DNI en una tabla de personas, o un número de expediente. Cada tabla debe tener una clave principal; garantiza que no haya dos registros iguales y permite localizarlos sin ambigüedad. Esta exigencia —que la clave principal sea única y no nula— se conoce como integridad de entidad, una de las reglas fundamentales del modelo relacional.
• La clave externa (o ajena, o foránea): un campo de una tabla que hace referencia a la clave principal de otra tabla, estableciendo así la relación entre ambas. Por ejemplo, en la tabla de "Empleados", un campo "código de departamento" que apunta a la clave principal de la tabla "Departamentos". Es el mecanismo que vincula las tablas entre sí. A diferencia de la clave principal, la clave externa sí puede repetirse (muchos empleados pueden compartir el mismo código de departamento) y puede quedar vacía si la relación es opcional.

Access permite crear un campo de tipo autonumérico que genera automáticamente un número único para cada registro, muy usado como clave principal cuando no hay un identificador natural. La clave principal suele llevar asociado un índice, que acelera las búsquedas.

Conviene conocer algunos matices. Una clave candidata es cualquier campo que podría servir como clave principal por identificar de forma única los registros (por ejemplo, el DNI y también el número de la seguridad social); de entre las candidatas se elige una como clave principal. Una clave compuesta es la formada por más de un campo cuando ninguno por sí solo identifica de forma única el registro (por ejemplo, en una tabla de matrículas, la combinación de código de alumno y código de asignatura). Y un índice es una estructura que acelera las búsquedas y ordenaciones por un campo, a costa de algo más de espacio: la clave principal siempre está indexada, y pueden indexarse otros campos por los que se busque con frecuencia.

4. Las relaciones entre tablas y la integridad referencial

La gran potencia del modelo relacional es la posibilidad de relacionar tablas a través de las claves, evitando repetir información. En lugar de escribir en cada empleado todos los datos de su departamento, se guardan los departamentos una sola vez en su tabla y cada empleado los "referencia" mediante la clave externa. Las relaciones pueden ser de tres tipos:

• Uno a varios (1:N): la más frecuente. Un registro de una tabla se relaciona con varios de otra, pero cada uno de estos con uno solo de la primera. Por ejemplo, un departamento tiene varios empleados, pero cada empleado pertenece a un solo departamento.
• Uno a uno (1:1): un registro de una tabla se relaciona con uno solo de otra. Es poco frecuente.
• Varios a varios (N:M): varios registros de una tabla se relacionan con varios de otra (por ejemplo, alumnos y asignaturas: un alumno cursa varias asignaturas y una asignatura tiene varios alumnos). Este tipo se resuelve con una tabla intermedia.

Para que las relaciones sean fiables, Access aplica la integridad referencial: un conjunto de reglas que garantizan la coherencia entre las tablas relacionadas. En esencia, impide que exista una clave externa que apunte a un registro inexistente (no se puede asignar un empleado a un departamento que no existe) y controla qué ocurre al borrar o modificar (por ejemplo, impedir borrar un departamento que tiene empleados, o actualizar en cascada). La integridad referencial es esencial para que la base de datos no contenga datos "huérfanos" o incoherentes.

La integridad referencial ofrece, además, dos opciones muy útiles que suelen preguntarse. La actualización en cascada: si cambia la clave principal de un registro, se actualizan automáticamente todas las claves externas que la referencian (por ejemplo, si cambia el código de un departamento, se actualiza en todos sus empleados). Y la eliminación en cascada: si se borra un registro, se borran automáticamente todos los registros relacionados (por ejemplo, al borrar un cliente se borran sus pedidos). Sin estas opciones activadas, la integridad referencial simplemente impide el cambio o el borrado que dejaría datos huérfanos. La relación N:M (varios a varios) se resuelve, como se ha dicho, mediante una tabla intermedia (o tabla de unión) que contiene las claves externas de las dos tablas relacionadas: por ejemplo, entre "Alumnos" y "Asignaturas" se crea una tabla "Matrículas" con el código del alumno y el de la asignatura, convirtiendo la relación N:M en dos relaciones 1:N.

En Access, las relaciones se crean en la ventana Relaciones, arrastrando el campo de clave principal de una tabla sobre la clave externa de la otra; ahí se activa la integridad referencial y, si se desea, la actualización y la eliminación en cascada. La relación se representa con una línea que une las dos tablas, indicando su tipo (el símbolo 1 en un extremo y el infinito ∞ en el otro para una relación uno a varios). Visualizar las relaciones ayuda a comprender la estructura de toda la base de datos de un vistazo.

5. Access y sus objetos

Microsoft Access es un SGBD relacional de escritorio. Toda la base de datos se guarda en un único archivo con extensión .accdb (antes .mdb), que contiene todos los objetos (tablas, consultas, formularios, informes...). Esto diferencia a Access de los grandes SGBD, en los que los datos residen en un servidor al que acceden muchos usuarios en red; Access está pensado para bases de datos de escritorio, de un usuario o de un grupo reducido. Los objetos de Access, que conviene conocer bien, son:

• Las tablas: donde se almacenan realmente los datos. Son el objeto fundamental; el resto se apoya en ellas.
• Las consultas: objetos que interrogan a los datos: seleccionan, filtran, ordenan, combinan o modifican la información de las tablas según unos criterios.
• Los formularios: ventanas diseñadas para introducir, ver y editar los datos de forma cómoda y controlada, registro a registro.
• Los informes: objetos para presentar e imprimir los datos con un formato elaborado (listados, etiquetas, resúmenes).
• Las macros y los módulos: herramientas para automatizar tareas y programar funciones avanzadas (las macros, mediante acciones predefinidas; los módulos, mediante el lenguaje de programación VBA).

Es fundamental distinguir dónde se guardan los datos (solo en las tablas) de los objetos que sirven para trabajar con ellos (consultas, formularios, informes). Las consultas, los formularios y los informes no contienen datos propios: los toman de las tablas.

Las macros permiten automatizar tareas mediante acciones predefinidas (abrir un formulario, ejecutar una consulta, imprimir un informe) sin programar, encadenándolas para que se ejecuten con un botón. Los módulos, en cambio, contienen código en el lenguaje de programación VBA (Visual Basic para Aplicaciones) y permiten funciones avanzadas y a medida. Todos los objetos se organizan en el panel de navegación, a la izquierda de la ventana de Access, desde el que se abren y gestionan. Conviene retener la clasificación de los seis objetos —tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos— y, sobre todo, que solo las tablas almacenan datos.

6. Las tablas y los tipos de datos

Las tablas son el corazón de la base de datos. Al diseñar una tabla se definen sus campos, y para cada campo se elige un tipo de dato, que determina qué información puede contener y cómo se trata. Los principales tipos de datos en Access son:

• Texto corto (antes "Texto"): para textos breves (nombres, direcciones), hasta 255 caracteres.
• Texto largo (antes "Memo"): para textos extensos (observaciones, descripciones).
• Número: para valores numéricos con los que se puede calcular.
• Fecha y hora: para fechas y horas.
• Moneda: para importes económicos.
• Autonumérico: genera automáticamente un número único por registro (muy usado como clave principal).
• Sí/No (booleano): para valores lógicos (verdadero/falso, activo/inactivo).
• Objeto OLE y datos adjuntos: para incrustar o adjuntar archivos, imágenes o documentos.
• Hipervínculo: para enlaces a páginas web, correos o archivos.

Elegir bien el tipo de dato de cada campo es esencial para la integridad y la eficiencia de la base de datos: un campo de fecha debe ser de tipo fecha (no texto), para poder ordenarlo y operar con él; un importe debe ser numérico o moneda, etc. Cada campo tiene además propiedades que controlan y facilitan la introducción de datos: el tamaño (longitud máxima), el formato de presentación, el valor predeterminado (el que aparece por defecto), la máscara de entrada (que guía la escritura, por ejemplo de un teléfono o un DNI), la regla de validación (que impide introducir datos incorrectos, como una fecha futura donde no debe), el texto de validación, el carácter requerido (obligatorio) y la posibilidad de indexar el campo. Estas propiedades hacen que la propia tabla vele por la calidad de los datos, rechazando entradas erróneas. Las tablas se pueden ver en dos modos: la vista Diseño (para definir los campos y sus propiedades) y la vista Hoja de datos (para introducir y ver los registros, con aspecto de tabla). Elegir bien el tipo de dato tiene consecuencias prácticas: un DNI se guarda como texto (aunque parezca un número, no se calcula con él y puede empezar por cero o llevar letra); un código postal, también como texto (para conservar los ceros iniciales); un importe, como moneda; una fecha, como fecha. Un error de tipo (guardar una fecha como texto) impide ordenar y operar correctamente, un fallo muy común que conviene evitar desde el diseño.

6.1. La pareja regla de validación / texto de validación

De todas las propiedades de campo, hay una pareja que el examen pregunta con nombre y apellidos y que conviene no confundir, porque van siempre juntas y hacen cosas distintas:

• La Regla de validación es la condición que debe cumplir el dato para ser aceptado. Se escribe como una expresión: >=18 en un campo Edad, <=Fecha() en una fecha que no puede ser futura, "M" O "F" en un campo de sexo. Si el dato introducido no cumple la expresión, Access rechaza la entrada y no la guarda.
• El Texto de validación es el mensaje que se muestra al usuario cuando se infringe esa regla; es decir, el mensaje asociado a la infracción de la regla de validación. Si se escribe «El cliente debe ser mayor de edad», eso es lo que verá quien teclee 16. Si esta propiedad se deja vacía, Access no deja de validar: sencillamente muestra un mensaje genérico del sistema, mucho menos útil para quien introduce los datos.

Ojo con los nombres inventados que suelen ofrecerse como alternativa: no existen en Access un «valor de validación», un «título de validación» ni una «máscara de validación» (la máscara existe, pero se llama máscara de entrada y sirve para guiar la escritura, no para dar mensajes de error). La misma pareja de propiedades —Regla de validación y Texto de validación— existe también en los controles de un formulario, donde se configura desde la vista Diseño en la hoja de propiedades del control.

6.2. Introducir, modificar y borrar registros en la hoja de datos

La vista Hoja de datos presenta la tabla como una rejilla de filas (registros) y columnas (campos). Trabajar en ella tiene algunas reglas propias que sorprenden a quien viene de Excel y que se preguntan a menudo:

• Access guarda el registro automáticamente al salir de él (al pasar a otra fila o cerrar la hoja): no hay un «guardar» explícito de cada dato, como en una hoja de cálculo. El lápiz que aparece en el selector de fila indica que el registro se está editando y aún no se ha guardado.
• Eliminar un registro es una operación irreversible. Access pide confirmación y advierte de ello, pero una vez confirmada no existe ningún comando para deshacer la operación: el botón Deshacer (Ctrl + Z) no recupera registros borrados y no hay papelera de reciclaje en la base de datos. La única forma de recuperarlos es restaurar una copia de seguridad. De ahí la insistencia en hacer copia antes de cualquier borrado masivo o de ejecutar una consulta de eliminación.
• Dentro de una misma tabla, dos campos no pueden llamarse igual: el nombre de campo identifica la columna y ha de ser único (puede tener hasta 64 caracteres y no admite el punto, el signo de admiración, los corchetes ni el acento grave). Sí pueden coincidir los nombres de campo de tablas distintas, y de hecho es lo habitual en los campos que sirven de clave para relacionarlas.
• Las propiedades disponibles no son las mismas para todos los tipos de datos: el tamaño del campo solo tiene sentido en Texto corto y Número, el formato varía según el tipo, y un campo Autonumérico no admite valor predeterminado ni máscara de entrada. La hoja de propiedades muestra en cada caso solo las que proceden.

7. Las consultas

Las consultas son, quizá, el objeto más potente de Access: permiten interrogar a la base de datos para obtener exactamente la información que se necesita. Se distinguen dos grandes grupos:

• Las consultas de selección: las más habituales. Recuperan y muestran datos según unos criterios, sin modificar las tablas. Permiten elegir qué campos mostrar, filtrar los registros que cumplen una condición (por ejemplo, los empleados de un departamento o los mayores de cierta edad), ordenar el resultado, combinar datos de varias tablas relacionadas y crear campos calculados (por ejemplo, sumar o calcular la antigüedad). El resultado se muestra como una hoja de datos, pero no es una tabla nueva: es una "vista" dinámica de los datos, que se actualiza cada vez que se ejecuta. Una de las capacidades más valiosas de las consultas de selección es combinar varias tablas relacionadas: por ejemplo, mostrar en una sola lista el nombre del empleado (de la tabla Empleados) junto al nombre de su departamento (de la tabla Departamentos), tomando cada dato de su tabla gracias a la relación. Así se aprovecha el modelo relacional para presentar la información unida sin haberla duplicado.
• Las consultas de acción: modifican los datos de las tablas. Las principales son: la de creación de tabla (genera una tabla nueva con el resultado), la de datos anexados (añade registros a una tabla existente), la de actualización (modifica el contenido de campos en varios registros a la vez) y la de eliminación (borra los registros que cumplen un criterio). Estas consultas cambian la base de datos, por lo que deben usarse con precaución: una consulta de actualización o de eliminación mal planteada puede modificar o borrar miles de registros de forma irreversible. Por eso conviene, antes de ejecutar una consulta de acción, comprobar con una consulta de selección qué registros va a afectar, y disponer de una copia de seguridad.

Las consultas se pueden crear de forma visual, arrastrando campos y escribiendo criterios en una cuadrícula (el llamado QBE, "consulta por ejemplo"), o directamente en el lenguaje SQL (Structured Query Language, lenguaje estructurado de consultas), que es el estándar universal de las bases de datos relacionales. Toda consulta creada visualmente tiene detrás una instrucción SQL. Las consultas de selección más habituales empiezan por la orden SELECT de SQL, que indica qué campos recuperar, de qué tabla y con qué condiciones.

En los criterios de una consulta se pueden usar operadores de comparación (mayor, menor, igual, distinto), operadores lógicos (Y, O, NO), rangos (la expresión "Entre... Y..."), listas ("En(...)") y comodines para búsquedas parciales de texto: el asterisco (*) sustituye a cualquier conjunto de caracteres y el interrogante (?) a un solo carácter (por ejemplo, el criterio "Mar*" encuentra Mari, María, Marcos...). En la cuadrícula QBE de la vista Diseño hay una regla de oro que se pregunta con supuestos prácticos y que conviene tener grabada: los criterios escritos en la MISMA fila se combinan con Y (deben cumplirse todos a la vez) y los escritos en filas distintas se combinan con O (basta con que se cumpla uno). Así, para obtener los contratos de suministros adjudicados después del 1 de enero de 2025 hay que escribir en la misma fila «Criterios» el valor "Suministros" bajo el campo de tipo de contrato y la expresión >#01/01/2025# bajo el campo de fecha; si se escriben en filas diferentes, la consulta devolverá también los contratos de otro tipo adjudicados en esa fecha y todos los de suministros de cualquier año. Nótese además que las fechas se encierran entre almohadillas (#01/01/2025#) y el texto entre comillas. También existen las consultas de parámetros, que piden al usuario el valor a buscar al ejecutarse (por ejemplo, "escriba el departamento"), y las consultas de resumen, que agrupan los registros y calculan totales por grupo (suma, promedio, cuenta, máximo, mínimo), equivalentes a las tablas dinámicas de Excel. Con estas herramientas, una sola consulta puede responder preguntas complejas sobre miles de registros. Y, muy importante, las consultas pueden guardarse y reutilizarse: una vez creada, se ejecuta cuantas veces se quiera y siempre sobre los datos actualizados de las tablas. Además, una consulta puede basarse en otra consulta, encadenándose para responder preguntas cada vez más elaboradas.

8. Los formularios

Los formularios son ventanas diseñadas para trabajar con los datos de forma cómoda y controlada. En lugar de introducir la información directamente en la hoja de datos de la tabla (poco práctica y propensa a errores), un formulario presenta los campos de un registro de manera ordenada, con etiquetas, cuadros de texto, listas desplegables y botones, mostrando normalmente un registro cada vez. Los formularios sirven para introducir nuevos registros, consultar y modificar los existentes, y pueden incluir controles que facilitan y validan la entrada de datos (por ejemplo, una lista desplegable para elegir el departamento en lugar de teclearlo). Un buen formulario hace la base de datos accesible para usuarios que no conocen su estructura interna, y reduce los errores de introducción, ya que puede validar los datos y ofrecer solo opciones válidas.

Los formularios se componen de controles: cuadros de texto (para los campos), etiquetas (rótulos), listas desplegables o cuadros combinados (para elegir de una lista), casillas de verificación (para campos sí/no), botones de comando (que ejecutan acciones) e imágenes. Un formulario puede incluir un subformulario para mostrar los registros relacionados de otra tabla (por ejemplo, en el formulario de un departamento, un subformulario con la lista de sus empleados), aprovechando la relación 1:N. Los formularios pueden crearse rápidamente con un asistente o a mano en la vista Diseño, y se basan en una tabla o en una consulta. En la parte inferior del formulario aparecen los botones de navegación entre registros (primero, anterior, siguiente, último y nuevo registro), que permiten recorrer los datos uno a uno. Un formulario bien diseñado, con listas desplegables y validaciones, convierte la introducción de datos en una tarea rápida y segura incluso para quien no conoce la estructura de las tablas, y es la puerta de entrada habitual de los datos a la base de datos.

8.1. Las tres vistas de un formulario

Un formulario puede verse de tres modos distintos, y se pasa de uno a otro con el botón Ver de la pestaña Inicio (o con los iconos de la esquina inferior derecha de la barra de estado). Las tres, con su nombre exacto y su finalidad, son:

• Vista Formulario: es la vista predeterminada y la de uso normal. Sirve para introducir, modificar y consultar la información de los registros; muestra los datos reales, pero no permite alterar el diseño.
• Vista Presentación: la más intuitiva para modificar el formulario, porque permite cambiar el diseño (mover y redimensionar controles, cambiar formatos) mientras se están viendo los datos, de modo que se aprecia el resultado al momento. Cubre casi todos los ajustes habituales.
• Vista Diseño: la vista estructural y detallada. No muestra datos, sino la arquitectura del formulario, con sus secciones de encabezado, detalle y pie. Es la única que permite ciertas operaciones avanzadas: añadir determinados controles, ajustar la hoja de propiedades completa o trabajar con las secciones.

Conviene fijar los nombres, porque los distractores de examen mezclan vistas de otros objetos o se las inventan: «Hoja de datos» es una vista de las tablas y las consultas (y un formulario puede mostrarse así solo si su propiedad Vista predeterminada lo permite), mientras que «Borrador», «Edición» o «Impresión» no son vistas de formulario; la Vista preliminar, que sí existe, es propia de los informes.

9. Los informes

Los informes son los objetos destinados a presentar e imprimir la información con un formato profesional. Mientras el formulario está pensado para la pantalla y la introducción de datos, el informe está pensado para el papel (o el PDF) y la presentación. Los informes permiten crear listados, resúmenes, etiquetas o cartas, con agrupaciones (por ejemplo, agrupar los empleados por departamento), totales y subtotales, ordenaciones, encabezados y pies. Toman los datos de las tablas o consultas y los presentan de forma estática y elegante. Son la herramienta idónea cuando hay que sacar información de la base de datos para su difusión o archivo: un listado de personal, un resumen de expedientes por estado, etc.

Los informes se estructuran en secciones: el encabezado del informe (aparece una vez al principio, con el título), el encabezado de página (se repite en cada página), el detalle (los registros, uno tras otro), los encabezados y pies de grupo (cuando se agrupan los datos, con sus subtotales) y los pies de página y del informe (con los totales generales). Gracias a las agrupaciones y a los totales, un informe puede, por ejemplo, listar los empleados agrupados por departamento, con el número y el coste total de cada uno y el total general. Como los formularios, los informes se basan en una tabla o consulta y pueden crearse con asistente o en vista Diseño; una modalidad específica son los informes de etiquetas postales. Al igual que las consultas y los formularios, los informes se pueden guardar y volver a generar cuando se necesiten, mostrando siempre los datos actualizados; y pueden exportarse a PDF para su envío o archivo. La combinación de tablas bien diseñadas, consultas potentes, formularios cómodos e informes claros es lo que convierte a una base de datos en una herramienta de gestión completa.

9.1. Importar, vincular y exportar: la pestaña Datos externos

Una base de datos rara vez vive aislada: continuamente se reciben listados en Excel, ficheros de texto o tablas publicadas en una página web, y continuamente hay que sacar datos para enviarlos o publicarlos. Todo eso se gestiona desde la pestaña Datos externos de la cinta, que tiene dos grupos: Importar y vincular y Exportar.

Antes de nada hay que entender la diferencia entre las dos formas de traer datos, que es una pregunta recurrente:

• Importar hace una copia de los datos dentro de la base de datos, normalmente en una tabla nueva. A partir de ese momento la copia es independiente: si cambia el archivo de origen, la tabla de Access no se entera.
• Vincular crea una tabla vinculada que no guarda los datos, sino la conexión con el archivo de origen. Los datos se leen del origen cada vez, de modo que los cambios se reflejan automáticamente. Las tablas vinculadas se reconocen por una flecha junto a su icono en el panel de navegación.

Para traer datos se usa el botón Nuevo origen de datos del grupo Importar y vincular, que despliega cuatro familias de orígenes. Saber en cuál está cada formato es exactamente lo que se pregunta:

• De un archivo: Excel, documento HTML, archivo XML y archivo de texto. Aquí es donde se importa o vincula una página o tabla en HTML.
• De una base de datos: otra base de datos de Access, SQL Server y otros gestores mediante ODBC.
• De servicios en línea: listas de SharePoint y servicios de datos en la nube.
• De otros orígenes: carpeta de Outlook y orígenes ODBC genéricos.

Elegido el origen, se indica la ruta del archivo y se decide si importar a una tabla nueva, anexar a una tabla existente o vincular; un asistente permite después ajustar los nombres y los tipos de los campos. En sentido inverso, el grupo Exportar permite sacar cualquier tabla, consulta, formulario o informe a Excel, texto, XML, PDF o XPS, HTML o a un mensaje de correo. Y para lo más frecuente —repetir todos los meses la misma importación o exportación— pueden guardarse los pasos de importación o exportación y volver a ejecutarlos con un clic.

10. El diseño de una base de datos

Una base de datos no se improvisa: requiere un diseño previo que determine qué tablas hacen falta, qué campos tendrá cada una, cuáles serán las claves y cómo se relacionarán. Un buen diseño es la base de una base de datos eficaz; un mal diseño provoca redundancia, incoherencias y problemas difíciles de corregir después. El diseño parte de identificar las entidades (los "objetos" sobre los que se guarda información: empleados, departamentos, expedientes) y sus relaciones, plasmándolas en un esquema.

Una técnica esencial del diseño es la normalización: un conjunto de reglas para organizar los datos de modo que se elimine la redundancia y se eviten las anomalías al insertar, modificar o borrar. La idea central es que cada dato se guarde una sola vez y en el lugar adecuado: por eso los datos del departamento se guardan en la tabla de departamentos (una vez) y no se repiten en cada empleado, que solo guarda una referencia (la clave externa). Sin normalizar, si mil empleados fueran del mismo departamento, el nombre del departamento se repetiría mil veces, y cambiarlo obligaría a mil modificaciones. No es preciso dominar las "formas normales" para el puesto de auxiliar, pero sí entender el principio: no repetir información, relacionar en su lugar. Este principio es la esencia del modelo relacional y explica el porqué de las tablas y las claves estudiadas. Un diseño normalizado hace la base de datos más fácil de mantener, más coherente y más eficiente, mientras que un diseño con datos repetidos genera errores y trabajo innecesario a largo plazo.

11. Access frente a Excel: cuándo usar cada uno

Una cuestión clave —y muy preguntada— es cuándo conviene usar una base de datos (Access) y cuándo una hoja de cálculo (Excel). Aunque ambos manejan datos en forma de tablas, su finalidad es distinta. Excel es idóneo para cálculos, análisis numérico y datos de tamaño moderado que caben en una hoja y no requieren relaciones complejas; es más sencillo y flexible. Access es idóneo cuando el volumen de datos es grande, cuando la información se estructura en varias tablas relacionadas, cuando se necesita evitar la redundancia y garantizar la integridad, cuando varios usuarios trabajan con los mismos datos o cuando se requieren consultas complejas, formularios de entrada e informes. En resumen: para calcular y analizar, Excel; para gestionar información estructurada y relacionada de gran volumen, una base de datos como Access. Elegir la herramienta adecuada es, en sí mismo, una muestra de competencia digital.

Un ejemplo aclara la diferencia. Para llevar el control de gastos de un mes con cuarenta apuntes y calcular totales, basta con Excel: es rápido y suficiente. Pero para gestionar los expedientes de una unidad, con miles de registros que se relacionan con personas, con estados y con documentos, y sobre los que hay que hacer consultas, formularios de entrada e informes, la herramienta adecuada es una base de datos: evita repetir los datos de cada persona en cada expediente, garantiza la coherencia y permite consultas potentes. Una señal de que Excel se ha quedado corto es tener que repetir los mismos datos en muchas filas o mantener varias hojas que hay que actualizar a la vez: eso indica que la información pide una base de datos relacional. En la práctica, muchas oficinas empiezan controlando algo en Excel y, cuando crece y se complica, migran a una base de datos: reconocer ese momento es una señal de madurez ofimática.

12. Nociones de SQL y otros SGBD

El lenguaje estándar para trabajar con bases de datos relacionales es SQL (Structured Query Language). Con él se crean las tablas, se introducen y modifican los datos y, sobre todo, se realizan las consultas. Su instrucción más conocida es SELECT (seleccionar datos); otras son INSERT (insertar registros), UPDATE (actualizar), DELETE (borrar) y CREATE (crear tablas). No es necesario dominar SQL para el puesto de auxiliar, pero sí saber que es el lenguaje universal de las bases de datos y que Access lo usa por debajo de sus consultas visuales.

El SQL se organiza en varios "sublenguajes" que conviene conocer al menos de nombre: el DDL (lenguaje de definición de datos), que crea y modifica la estructura (CREATE, ALTER, DROP); el DML (lenguaje de manipulación de datos), que trabaja con los datos (SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE); y el DCL (lenguaje de control de datos), que gestiona los permisos (GRANT, REVOKE). De todas, la instrucción más usada en el día a día es SELECT, para consultar. Este vocabulario básico ayuda a entender la documentación técnica y a comunicarse con los servicios informáticos.

Además de Access, existen otros SGBD más potentes, orientados a grandes sistemas y a la Administración electrónica: Oracle y Microsoft SQL Server (comerciales) o MySQL/MariaDB y PostgreSQL (de software libre). Las grandes aplicaciones de gestión de la Administración se apoyan en estos SGBD, que gestionan millones de registros con seguridad, concurrencia y respaldo. Access, más modesto, es adecuado para bases de datos de departamento o de tamaño pequeño y medio, y como herramienta de aprendizaje del modelo relacional. En los últimos años, para los grandes volúmenes de datos poco estructurados (el llamado big data), han cobrado importancia las bases de datos NoSQL, que no siguen el modelo relacional; pero para la gestión administrativa ordinaria, el modelo relacional y el SQL siguen siendo el estándar dominante.

Un ejemplo sencillo de SELECT ilustra el lenguaje: la instrucción "SELECT Nombre, Apellidos FROM Empleados WHERE Departamento = 'Recursos Humanos' ORDER BY Apellidos" recupera el nombre y los apellidos (SELECT) de la tabla Empleados (FROM) de quienes pertenecen a Recursos Humanos (WHERE), ordenados por apellido (ORDER BY). Aunque el auxiliar no tenga que escribir SQL, reconocer esta estructura básica —qué campos (SELECT), de qué tabla (FROM), con qué condición (WHERE) y en qué orden (ORDER BY)— ayuda a entender cómo funcionan las consultas y las aplicaciones de gestión.

13. El papel del auxiliar administrativo

El auxiliar administrativo trabaja constantemente con datos estructurados: consulta el registro de personas, tramita expedientes, actualiza padrones, extrae listados. Aunque no siempre diseñe bases de datos, sí las utiliza a través de las aplicaciones de gestión, que por debajo son bases de datos. Conocer los conceptos de este tema —qué es una tabla, un campo, un registro, una clave, una consulta— le permite entender cómo funcionan esas aplicaciones, introducir los datos correctamente (respetando los tipos y las claves), consultar y extraer la información que necesita y colaborar con los servicios informáticos. En muchos puestos, además, se manejan bases de datos de Access propias de la unidad para llevar controles y registros. La mayoría de las aplicaciones de gestión con las que trabaja el auxiliar (registro, personal, nóminas, tributos, padrón) son, en el fondo, interfaces sobre bases de datos: cuando el auxiliar da de alta a una persona o modifica un dato, está insertando o actualizando registros en tablas relacionadas, aunque no lo vea directamente. Entender esta realidad le permite trabajar con más criterio y comprender por qué, por ejemplo, no puede haber dos personas con el mismo identificador o por qué un dato mal introducido afecta a todo el sistema.

A ello se une, como en toda la ofimática, la exigencia de rigor (un dato mal introducido contamina toda la base) y de protección de datos: las bases de datos administrativas contienen abundante información personal, por lo que su acceso, uso y comunicación deben ajustarse escrupulosamente al RGPD y a la LO 3/2018 (Tema I.12). Comprender las bases de datos es, en definitiva, entender cómo la Administración electrónica almacena y gestiona la información que sostiene toda su actividad.

Especial atención merece la protección de datos en las bases de datos. Los ficheros y bases de datos de la Administración con datos personales están sujetos al RGPD y a la LO 3/2018: solo debe accederse a los datos necesarios para la función, con la debida autorización, y está prohibido consultarlos por curiosidad o comunicarlos sin cobertura legal. El acceso indebido a una base de datos con datos personales (por ejemplo, consultar el expediente de un conocido sin motivo) constituye una infracción grave, disciplinaria y en su caso penal. Por eso las bases de datos administrativas registran quién accede a qué (trazabilidad), y el auxiliar debe manejarlas con estricto respeto a la confidencialidad.

14. Esquema-resumen

• Base de datos: conjunto organizado de datos relacionados, sin redundancia, con coherencia, seguridad e integridad; frente a los ficheros sueltos. El SGBD es el programa que la gestiona (Access de escritorio; MySQL, Oracle, SQL Server para grandes sistemas). Modelos: jerárquico, en red, relacional (dominante), NoSQL.
• Modelo relacional: información en tablas relacionadas; campo = columna (atributo, un tipo de dato); registro = fila (un elemento completo).
• Claves: clave principal (identifica de forma única cada registro, sin repetirse ni quedar vacía); clave externa/ajena (apunta a la clave principal de otra tabla y crea la relación).
• Relaciones: 1:1, 1:N (la más común), N:M (con tabla intermedia). Integridad referencial: reglas que impiden datos huérfanos o incoherentes.
• Access (.accdb) y sus objetos: tablas (único objeto que guarda los datos), consultas (interrogan/modifican), formularios (introducir/ver, pantalla), informes (presentar/imprimir, papel), macros y módulos (automatizar con VBA). Panel de navegación a la izquierda.
• Tipos de datos de campo: texto corto/largo, número, fecha/hora, moneda, autonumérico (típico como clave), sí/no, objeto OLE/adjuntos, hipervínculo; propiedades (tamaño, máscara, validación, requerido, indexado). Vista Diseño (definir campos) / vista Hoja de datos (introducir registros).
• Consultas: de selección (recuperan sin modificar; combinan tablas; criterios y comodines * y ?; SELECT) y de acción (creación de tabla, anexar, actualizar, eliminar). QBE y SQL (SELECT-FROM-WHERE-ORDER BY; DDL/DML/DCL).
• Diseño y normalización: planificar tablas, campos, claves y relaciones; normalizar = no repetir información, relacionar en su lugar; integridad de entidad y referencial.
• Access vs Excel: Excel para calcular y analizar; Access para gestionar datos estructurados, relacionados y de gran volumen, con consultas, formularios e informes.

15. Ideas que más se preguntan

• La diferencia entre base de datos (el conjunto organizado de datos) y SGBD (el programa que la crea y gestiona, como Access, Oracle o MySQL); las ventajas frente a los ficheros sueltos (no redundancia, integridad, seguridad).
• Los conceptos de tabla, campo (columna, atributo) y registro (fila, tupla) y no confundirlos.
• La clave principal (identifica de forma única, no se repite ni queda vacía: integridad de entidad) y la clave externa/ajena (apunta a la principal de otra tabla y crea la relación; sí puede repetirse).
• Los tipos de relación (1:1, 1:N la más común, N:M con tabla intermedia) y la integridad referencial (con actualización y eliminación en cascada).
• Los objetos de Access (tablas, consultas, formularios, informes, macros, módulos) y que los datos solo se guardan en las tablas; los formularios son para introducir/ver (pantalla) y los informes para presentar/imprimir (papel).
• La diferencia entre consultas de selección (no modifican los datos) y de acción (creación de tabla, anexar, actualizar, eliminar: sí modifican); que SQL es el lenguaje estándar (SELECT).
• La pareja Regla de validación (la condición) y Texto de validación (el mensaje asociado a su infracción), con ese nombre exacto.
• Que eliminar un registro no se puede deshacer, que dos campos de una misma tabla no pueden llamarse igual y que las propiedades disponibles dependen del tipo de dato. Han caído las cuatro afirmaciones juntas en una pregunta de «señale la respuesta correcta».
• Las tres vistas del formulario (Formulario, Presentación y Diseño) desde el botón Ver de la pestaña Inicio, y para qué sirve cada una.
• La pestaña Datos externos: que HTML, Excel, XML y texto están en «De un archivo», y la diferencia entre importar (copia) y vincular (conexión viva).
• En los criterios de una consulta, que la misma fila equivale al operador Y y filas distintas al operador O, y que las fechas van entre almohadillas.
• Cuándo usar Access (datos estructurados, relacionados, gran volumen) frente a Excel (cálculo y análisis).

En síntesis, este tema exige comprender la lógica de las bases de datos relacionales —organizar la información en tablas relacionadas mediante claves, sin redundancia y con integridad— y conocer la herramienta Access y sus objetos. Con esa base, el opositor podrá responder las preguntas del tema y, sobre todo, entender el funcionamiento de las aplicaciones de gestión que sostienen la Administración electrónica, en las que trabajará a diario. Junto con Word y Excel, Access completa el núcleo de la competencia ofimática exigida al auxiliar administrativo.

Chuleta de examen: tipos de campo, máscaras y límites

Sorpresa de la calibración con exámenes oficiales: Access pesa casi tanto como Word o Excel, y el INAP entra a un nivel muy técnico. Pregunta tamaños exactos de los tipos de campo, caracteres de la máscara de entrada, tipos de combinación y límites del programa. Estas tablas son justamente eso.

Tipos de datos y sus tamaños

Tipo de campo	Capacidad	Observaciones de examen
Texto corto	Hasta 255 caracteres	Es el tipo por defecto para nombres, NIF o referencias.
Texto largo	Unos 65.535 caracteres	El antiguo "Memo". Es el correcto si piden guardar 60.000 caracteres.
Número	Según el tamaño elegido	Byte: 0 a 255 · Entero: −32.768 a 32.767 · Entero largo, Simple, Doble y Decimal para valores mayores o con decimales.
Número grande	Enteros de 8 bytes	Equivalente al bigint de otros gestores.
Moneda	4 decimales, coma fija	Evita los errores de redondeo de Simple y Doble: el tipo adecuado para importes.
Autonumeración	Correlativo automático	Único y no editable; candidato natural a clave principal. Si se borra un registro, su número no se reutiliza.
Fecha/Hora	Fecha y hora	Admite formatos General, Larga, Mediana y Corta.
Sí/No	Valor lógico	Se presenta como Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado.
Datos adjuntos	Hasta 2 GB	Coincide con el tamaño máximo de la propia base de datos.
Hipervínculo	Dirección web, correo o archivo	Guarda el texto visible, la dirección y un subdestino opcional.
Calculado	Expresión	Solo puede usar campos de la misma tabla; para cruzar tablas hay que emplear una consulta.
Asistente para búsquedas	Lista o tabla de origen	Genera un cuadro combinado y, si el origen es otra tabla, también la relación.

Caracteres de la máscara de entrada

Carácter	Qué admite
0	Un dígito (0-9), obligatorio. No admite signos.
9	Un dígito o un espacio, opcional.
#	Un dígito, un espacio o los signos más o menos. Si se omite, Access deja un espacio.
L	Una letra, obligatoria.
?	Una letra, opcional.
A / a	Letra o dígito: obligatorio con A, opcional con a.
& / C	Cualquier carácter o espacio: obligatorio con &, opcional con C.
> / <	Convierte a mayúsculas / a minúsculas lo que se escriba a continuación.

No confundir: la máscara controla cómo se escribe el dato, el formato controla cómo se ve y la regla de validación controla qué valores se admiten (por ejemplo, >=Fecha() impide grabar fechas anteriores a hoy).

Límites, consultas y combinaciones

Concepto	Dato de examen
Tamaño máximo de la base de datos	2 GB (por eso existe el Divisor de bases de datos).
Nombre de un objeto	Hasta 64 caracteres.
Campos por tabla / índices por tabla	255 campos y 32 índices.
Extensiones	.accdb (base actual), .accde (compilada, sin diseño editable), .mdb (formato antiguo).
Asistentes de consulta	Consultas sencillas · Tabla de referencias cruzadas · Buscar duplicados · Buscar no coincidentes. No existe el "asistente para consultas complejas".
Consultas de acción	Creación de tabla, datos anexados, actualización y eliminación (la de selección no modifica datos).
Combinación interna	Solo los registros que coinciden en ambas tablas.
Combinación externa	Los coincidentes y, además, todos los de una de las dos tablas.
Comodines en criterios	* cualquier número de caracteres · ? uno solo · # un dígito. Se usan con el operador Como.
Criterios en la misma fila / en filas distintas	Misma fila = operador Y · filas distintas = operador O.
Regla de validación / Texto de validación	La regla es la condición; el texto de validación es el mensaje que se muestra al infringirla (si se deja vacío, sale un mensaje genérico). No existen «valor», «título» ni «máscara» de validación.
Borrar un registro	No se puede deshacer: ni Ctrl + Z ni papelera. Solo se recupera restaurando una copia de seguridad.
Nombres de campo	Únicos dentro de la misma tabla (pueden repetirse entre tablas distintas). Hasta 64 caracteres.
Vistas de un formulario	Formulario (usar los datos, la predeterminada) · Presentación (rediseñar viendo los datos) · Diseño (estructura, con encabezado, detalle y pie). Botón Ver de la pestaña Inicio.
Importar HTML, Excel, XML o texto	Pestaña Datos externos › Nuevo origen de datos › De un archivo. Las otras familias: De una base de datos, De servicios en línea, De otros orígenes.
Importar vs. vincular	Importar copia los datos (quedan independientes del origen) · vincular mantiene la conexión (los cambios del origen se reflejan).
Origen de un informe	Tabla o consulta (con nombre o incrustada). Nunca un módulo ni otro informe.
Exportación de un informe	PDF/XPS, Excel, Word, texto, XML, HTML. No a Visio.
Cifrar con contraseña	Exige abrir antes la base en modo exclusivo.