Guía de estudio del Tema 24, dentro del bloque de ofimática. Es un tema conceptual y práctico, sin ley de referencia, dedicado a la hoja de cálculo Microsoft Excel (en su versión Microsoft 365). El manejo y los menús pueden variar según la versión. Las fórmulas y funciones se indican en su forma en español. Material de estudio orientado al examen.

0. Introducción: la hoja de cálculo en la oficina

La hoja de cálculo es la segunda gran herramienta ofimática, junto al procesador de textos. Mientras Word sirve para redactar documentos, la hoja de cálculo sirve para trabajar con datos y números: realizar cálculos automáticos, elaborar tablas, aplicar fórmulas, generar gráficos y analizar información. En una oficina administrativa se usa para llevar controles de gastos, calcular importes y porcentajes, elaborar listados, hacer estadísticas, controlar inventarios o generar cuadros de datos. Dominarla es una competencia básica del auxiliar administrativo y una de las materias más técnicas y preguntadas del bloque de ofimática.

La hoja de cálculo más extendida es Microsoft Excel, que forma parte de la suite Microsoft 365. Este tema estudia su manejo: la estructura de la hoja, los tipos de datos, las fórmulas y funciones, las referencias, los gráficos, la ordenación y los filtros, las tablas dinámicas y la impresión. Existen otras hojas de cálculo con funciones equivalentes, como Calc (de la suite libre LibreOffice) o Google Sheets (en línea).

Las hojas de cálculo tienen su historia: la primera fue VisiCalc (1979), a la que siguió Lotus 1-2-3 en los años ochenta, hasta que Microsoft Excel se impuso como estándar. Su invención supuso una revolución en la gestión, porque permitió por primera vez que un cambio en un dato recalculara automáticamente todos los resultados dependientes, algo impensable con la calculadora y el papel.

Conviene enlazar con los temas anteriores: Excel es software de aplicación (Tema 21) que se ejecuta sobre el sistema operativo (Tema 22), produce archivos con extensión .xlsx y comparte con Word (Tema 23) la interfaz de cinta de opciones y muchas funciones (copiar, pegar, guardar, imprimir). Su gran diferencia y valor es la capacidad de calcular automáticamente: si se cambia un dato, todos los resultados que dependen de él se recalculan al instante. Esta característica —el recálculo automático— es lo que distingue a la hoja de cálculo de una simple tabla y la convierte en una herramienta de análisis: se pueden plantear escenarios ("¿qué pasaría si...?") cambiando un dato y viendo cómo se actualizan todos los resultados.

1. Concepto y estructura de la hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es una aplicación que organiza la información en una cuadrícula de filas y columnas y permite realizar cálculos automáticos con los datos mediante fórmulas y funciones. El archivo de Excel se denomina libro y puede contener varias hojas (identificadas por etiquetas en la parte inferior, que pueden añadirse, eliminarse, renombrarse, mover, copiar y cambiar de color con el clic derecho sobre la etiqueta). Organizar la información en varias hojas de un mismo libro (por ejemplo, una hoja por mes o por departamento) ayuda a mantener el orden, y las fórmulas pueden hacer referencia a celdas de otras hojas, e incluso sumar la misma celda a lo largo de varias hojas. Cada hoja es una enorme cuadrícula compuesta por:

• Columnas: las divisiones verticales, identificadas con letras (A, B, C... y, tras la Z, AA, AB...).
• Filas: las divisiones horizontales, identificadas con números (1, 2, 3...).
• Celdas: la intersección de una columna y una fila, que es la unidad básica de trabajo. Cada celda tiene una dirección o referencia formada por la letra de la columna y el número de la fila (por ejemplo, B3 es la celda de la columna B y la fila 3).

La celda activa es aquella en la que se está trabajando, resaltada con un borde más grueso; su referencia aparece en el cuadro de nombres. Un rango es un conjunto de celdas contiguas seleccionadas juntas, que se nombra indicando la primera y la última separadas por dos puntos (por ejemplo, A1:A10 es el rango de la celda A1 a la A10; B2:D5 es un bloque rectangular). Comprender esta estructura —libro, hojas, columnas, filas, celdas y rangos— es la base de todo el tema.

La cuadrícula es enorme: una hoja de Excel tiene más de un millón de filas (1.048.576) y más de dieciséis mil columnas (hasta la XFD), aunque en la práctica se usa una parte mínima. Para moverse por ella se usan las teclas de dirección, la combinación Ctrl + Inicio (que lleva a la celda A1) y Ctrl + Fin (a la última celda con datos), o el cuadro de nombres, en el que se escribe una referencia (por ejemplo, "Z100") para saltar directamente a esa celda. Para seleccionar un rango se arrastra el ratón o se usa Mayús con las teclas de dirección; para seleccionar una columna o una fila completas se hace clic en su encabezado (la letra o el número); y con Ctrl se seleccionan celdas o rangos no contiguos.

2. La interfaz de Excel

La interfaz de Excel comparte muchos elementos con Word (barra de acceso rápido, cinta de opciones, vista Backstage de la pestaña Archivo, barra de estado, zoom), pero incorpora algunos propios de la hoja de cálculo:

• La cinta de opciones con sus pestañas (Archivo, Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista), organizada en grupos.
• El cuadro de nombres, a la izquierda de la barra de fórmulas, que muestra la referencia de la celda activa y permite ir directamente a una celda o rango.
• La barra de fórmulas, que muestra y permite editar el contenido real de la celda activa (el dato o la fórmula, no el resultado).
• Los encabezados de columnas (letras) y de filas (números).
• Las etiquetas de hojas, en la parte inferior, para moverse entre las hojas del libro.
• La barra de estado, que muestra información útil, como la suma, el promedio o el recuento automáticos de las celdas seleccionadas, además del zoom.

Es muy importante distinguir entre lo que muestra la celda (el resultado) y lo que contiene realmente (que se ve en la barra de fórmulas). Una celda puede mostrar "150" pero contener la fórmula =A1+A2: al hacer clic en ella, la barra de fórmulas revela la fórmula subyacente. El botón Mostrar fórmulas (en la pestaña Fórmulas) permite ver todas las fórmulas de la hoja a la vez, en lugar de sus resultados, muy útil para revisarlas.

Dos pestañas son propias de Excel. La pestaña Fórmulas contiene la biblioteca de funciones organizadas por categorías, el asistente para insertar función y las herramientas de auditoría de fórmulas (que permiten rastrear qué celdas dependen de otras y localizar errores). La pestaña Datos agrupa las herramientas de ordenación, filtrado, validación, quitar duplicados, texto en columnas y las conexiones con datos externos. Conocer qué hay en cada pestaña ayuda a localizar rápidamente las herramientas.

3. Los tipos de datos y el formato de celda

En una celda se pueden introducir distintos tipos de datos, que Excel reconoce y trata de forma diferente:

• Números: valores con los que se puede calcular (enteros, decimales). Por defecto se alinean a la derecha.
• Texto (o rótulos): letras y palabras, con los que no se calcula. Por defecto se alinean a la izquierda.
• Fechas y horas: un tipo especial de número que Excel gestiona como tal (permite calcular diferencias entre fechas).
• Valores lógicos: VERDADERO o FALSO, resultado de comparaciones.
• Fórmulas: expresiones que empiezan por el signo igual (=) y devuelven un resultado calculado.

El formato de celda cambia la apariencia del dato sin alterar su valor. Se puede aplicar formato de número (con decimales, separador de miles), de moneda (con el símbolo del euro), de porcentaje (que multiplica por 100 y añade el signo %), de fecha (distintos modos de mostrarla), de texto, etc. Es importante no confundir el valor de la celda con su formato: una celda con el valor 0,25 y formato de porcentaje se muestra como "25 %", pero sigue valiendo 0,25 para los cálculos. Además del formato de número, se aplican el tipo de letra, los bordes, el relleno, la alineación y la posibilidad de combinar celdas, igual que en Word.

Las fechas merecen una nota especial: Excel las guarda internamente como números de serie (contando los días desde una fecha de referencia), lo que permite operar con ellas —restar dos fechas para saber los días transcurridos, sumar días a una fecha, etc.—. Lo que vemos ("15/07/2026") es solo el formato; por debajo hay un número. Por eso, si una fecha se muestra como un número raro, suele bastar con aplicarle formato de fecha, y viceversa. La alineación por defecto es una pista útil sobre el tipo de dato: si un número aparece alineado a la izquierda, probablemente Excel lo ha interpretado como texto (y no podrá calcularse con él), un error frecuente al importar datos.

4. Introducir, editar y rellenar datos

Para introducir un dato se selecciona la celda, se escribe y se pulsa Intro (baja a la celda inferior) o Tabulador (pasa a la derecha). Para editar el contenido de una celda se hace doble clic, se pulsa F2 o se edita en la barra de fórmulas. Una función muy útil es el autorrelleno: al arrastrar el pequeño cuadrado de la esquina inferior derecha de la celda (el controlador de relleno), Excel copia el contenido o completa series automáticamente. Si se escribe "enero" y se arrastra, Excel genera "febrero", "marzo"...; si se escriben "1" y "2" en dos celdas y se arrastran, continúa la serie numérica (3, 4, 5...); lo mismo con fechas, con días de la semana o con patrones (por ejemplo, "lunes", o "Trimestre 1"). Excel reconoce numerosas series predefinidas y también permite crear las propias. Un doble clic en el controlador de relleno, cuando hay una columna de datos al lado, completa la serie hasta el final de esa columna automáticamente. El autorrelleno ahorra mucho tiempo al introducir datos repetitivos o secuenciales.

Como en Word, los datos se pueden copiar (Ctrl + C), cortar (Ctrl + X) y pegar (Ctrl + V), y existe el pegado especial, que en Excel es especialmente útil: permite pegar solo los valores (sin las fórmulas), solo el formato, transponer filas por columnas, etc. El deshacer (Ctrl + Z) revierte los errores.

El pegado especial de valores es especialmente importante: cuando una celda contiene una fórmula y se quiere conservar solo el resultado (por ejemplo, para que no cambie si se modifican los datos de origen), se copia y se pega como "valores". Otra utilidad frecuente es transponer (convertir una fila en columna y viceversa) al pegar. Y para introducir el mismo dato o fórmula en varias celdas a la vez, se seleccionan todas, se escribe y se pulsa Ctrl + Intro. Estos pequeños trucos aceleran mucho el trabajo con datos.

5. Las fórmulas

La gran potencia de Excel son las fórmulas. Una fórmula es una expresión que calcula un resultado y siempre comienza con el signo igual (=). Puede contener números, referencias a celdas, operadores y funciones. Por ejemplo, =B2+B3 suma el contenido de esas dos celdas; =B2*0,21 calcula el 21 %; =(B2+B3)/2 halla la media de dos celdas; =B2*C2 multiplica cantidad por precio. La fórmula se escribe en la celda donde debe aparecer el resultado, y este se muestra en la celda mientras la fórmula queda "por debajo" (visible en la barra de fórmulas). La gran ventaja es que las fórmulas usan referencias a celdas, no valores fijos: si cambia el dato de una celda, el resultado se recalcula automáticamente sin intervención del usuario.

Los operadores que se pueden usar en las fórmulas son: los aritméticos —suma (+), resta (-), multiplicación (*), división (/), porcentaje (%) y potencia (^)—; los de comparación —igual (=), distinto (<>), mayor (>), menor (<), mayor o igual (>=), menor o igual (<=)—, que devuelven VERDADERO o FALSO; y el operador de concatenación de texto (&), que une textos y valores en una sola cadena (por ejemplo, =A2&" "&B2 une el contenido de A2, un espacio y el de B2). Excel respeta el orden de prioridad matemático: primero la potencia, después la multiplicación y la división, y por último la suma y la resta; los paréntesis permiten alterar ese orden. Por eso =2+3*4 da 14 (primero 3×4), mientras que =(2+3)*4 da 20.

Para introducir una fórmula, en lugar de teclear las referencias, es más cómodo y seguro hacer clic en las celdas: se escribe el signo igual, se hace clic en la primera celda (Excel escribe su referencia), se teclea el operador, se hace clic en la siguiente, y así sucesivamente, terminando con Intro. De este modo se evitan errores al escribir las referencias. Una vez creada una fórmula, puede copiarse a un rango contiguo arrastrando el controlador de relleno, y Excel ajustará las referencias relativas a cada fila o columna: así, con una sola fórmula bien construida, se calcula toda una columna de resultados.

6. Las referencias: relativas, absolutas y mixtas

Uno de los conceptos más importantes —y más preguntados— de Excel es el de los tipos de referencia, que determina qué ocurre cuando se copia una fórmula a otras celdas:

• Referencia relativa (por ejemplo, A1): es la habitual. Al copiar la fórmula a otra celda, la referencia se ajusta automáticamente a la nueva posición. Si en B2 está =A2 y se copia a B3, pasa a ser =A3. Es lo que permite, por ejemplo, sumar cada fila arrastrando una sola fórmula.
• Referencia absoluta (por ejemplo, $A$1): los signos dólar ($) "fijan" la columna y la fila, de modo que al copiar la fórmula la referencia no cambia. Se usa cuando una fórmula debe referirse siempre a la misma celda (por ejemplo, un tipo de IVA o un valor constante situado en una celda concreta).
• Referencia mixta (por ejemplo, A$1 o $A1): fija solo la fila ($ antes del número) o solo la columna ($ antes de la letra), dejando variar la otra parte.

La tecla F4, al editar una fórmula y con el cursor sobre una referencia, alterna cómodamente entre los cuatro tipos (A1 → $A$1 → A$1 → $A1), sin tener que escribir los dólares a mano. Dominar las referencias es esencial: un error frecuente es olvidar poner absoluta una referencia que debería serlo, lo que produce resultados erróneos al copiar la fórmula. También pueden usarse referencias a otras hojas del libro (con el nombre de la hoja y una admiración: Hoja2!A1) o incluso a otros libros.

Un ejemplo aclara la diferencia. Supongamos que en la celda D1 está el tipo de IVA (0,21) y en la columna B hay precios sin IVA (B2, B3, B4). Para calcular el IVA de cada precio escribimos en C2 la fórmula =B2*$D$1: la referencia a B2 es relativa (cambiará a B3, B4... al copiarla hacia abajo), mientras que $D$1 es absoluta (seguirá apuntando siempre a la celda del tipo de IVA). Si hubiéramos escrito =B2*D1 (sin los dólares), al copiar la fórmula la referencia al IVA se desplazaría a D2, D3... —celdas probablemente vacías— y el cálculo fallaría. Este es el caso típico que ilustra por qué existen las referencias absolutas.

7. Las funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas que realizan cálculos concretos de forma abreviada. Su sintaxis es: el signo igual, el nombre de la función y, entre paréntesis, los argumentos (los datos con los que opera, separados por punto y coma en la configuración española). Los argumentos pueden ser números, referencias a celdas, rangos u otras funciones. Por ejemplo, =SUMA(A1:A10) suma todo el rango, mucho más cómodo que =A1+A2+...+A10. Excel tiene cientos de funciones organizadas por categorías; conviene conocer las más habituales.

7.1. Funciones matemáticas y estadísticas

• SUMA(rango): suma los valores de un rango. La más usada de todas; tiene un botón propio en la cinta, la Autosuma (el símbolo griego sigma, Σ).
• PROMEDIO(rango): calcula la media aritmética de los valores de un rango (por ejemplo, =PROMEDIO(B2:B31) da la media de un mes de datos).
• MAX(rango) y MIN(rango): devuelven el valor máximo y el mínimo de un conjunto de números (por ejemplo, la nota más alta y la más baja).
• CONTAR(rango): cuenta cuántas celdas contienen números; CONTARA cuenta las celdas no vacías (con cualquier dato, número o texto); CONTAR.BLANCO cuenta las vacías. Es una distinción muy preguntada: CONTAR solo números, CONTARA cualquier contenido.
• CONTAR.SI(rango; criterio): cuenta las celdas que cumplen una condición; SUMAR.SI(rango; criterio; rango_suma): suma solo las que cumplen una condición.
• REDONDEAR(número; decimales): redondea un número; ENTERO devuelve la parte entera; PRODUCTO multiplica.

La función SUMA es tan frecuente que tiene un botón propio, la Autosuma (el símbolo Σ, sigma), que al pulsarlo propone automáticamente sumar el rango de números contiguo. Es la operación más habitual en cualquier hoja; la barra de estado, además, muestra automáticamente la suma, el promedio y el recuento de las celdas seleccionadas, sin necesidad de escribir ninguna fórmula. Conviene distinguir CONTAR (solo cuenta celdas con números) de CONTARA (cuenta todas las celdas no vacías, incluidas las de texto): una confusión típica en los exámenes. Las funciones con condición —CONTAR.SI y SUMAR.SI— son muy útiles en la gestión: por ejemplo, =SUMAR.SI(C2:C50; "Madrid"; D2:D50) suma los importes de la columna D solo de las filas cuya localidad (columna C) sea "Madrid".

7.2. Funciones lógicas

La función lógica por excelencia es SI (en inglés, IF), que devuelve un resultado u otro según se cumpla o no una condición. Su sintaxis es =SI(condición; valor_si_verdadero; valor_si_falso). Por ejemplo, =SI(B2>=5; "APTO"; "NO APTO") devuelve "APTO" si el valor de B2 es 5 o más, y "NO APTO" en caso contrario. Se combina con Y (todas las condiciones deben cumplirse) y O (basta con que se cumpla una). La función SI.ERROR permite mostrar un texto amable cuando una fórmula daría error. Las funciones lógicas permiten automatizar decisiones en la hoja.

La función SI puede anidarse (una dentro de otra) para contemplar varios casos: por ejemplo, =SI(B2>=9; "Sobresaliente"; SI(B2>=7; "Notable"; SI(B2>=5; "Aprobado"; "Suspenso"))) asigna una calificación según el rango de la nota. Y puede combinarse con Y y O: =SI(Y(B2>=5; C2>=5); "APTO"; "NO APTO") exige que se cumplan las dos condiciones, mientras que con O bastaría con una. Estas construcciones convierten la hoja de cálculo en una herramienta capaz de tomar decisiones automáticas sobre grandes conjuntos de datos, algo muy útil en la gestión administrativa (clasificar, valorar, filtrar).

7.3. Funciones de búsqueda

Las funciones de búsqueda localizan un dato en una tabla. La más clásica es BUSCARV (buscar en vertical): busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve el dato de la misma fila en otra columna. Su sintaxis básica es =BUSCARV(valor_buscado; tabla; número_de_columna; tipo). Es muy útil, por ejemplo, para localizar el nombre de una persona a partir de su DNI en una lista. Existen también BUSCARH (busca en horizontal, en la primera fila), la más moderna BUSCARX (más flexible, busca en cualquier dirección y no falla al insertar columnas) y la combinación ÍNDICE y COINCIDIR (que ofrece la máxima flexibilidad). Estas funciones son muy potentes para relacionar información de distintas tablas.

Un ejemplo aclara BUSCARV. Si tenemos una tabla con el DNI en la columna A y el nombre en la B (rango A2:B100), y en la celda E1 escribimos un DNI, la fórmula =BUSCARV(E1; A2:B100; 2; FALSO) buscará ese DNI en la primera columna de la tabla y devolverá el nombre correspondiente (la columna 2). El último argumento, FALSO, indica que se quiere una coincidencia exacta (lo habitual); si el DNI no existe, la función devuelve el error #N/A, que puede envolverse en SI.ERROR para mostrar un mensaje. Este mecanismo evita buscar los datos a mano y es la base de muchas hojas de gestión.

7.4. Funciones de texto y de fecha

Las funciones de texto manipulan cadenas de caracteres: CONCATENAR (o el operador &) une textos; IZQUIERDA y DERECHA extraen caracteres del principio o del final; EXTRAE obtiene una parte del texto; MAYUSC y MINUSC cambian a mayúsculas o minúsculas; LARGO cuenta los caracteres; ESPACIOS elimina los espacios sobrantes. Las funciones de fecha y hora incluyen HOY() (devuelve la fecha actual), AHORA() (fecha y hora), y DIA, MES y AÑO (extraen esas partes de una fecha). Con ellas se pueden calcular, por ejemplo, la antigüedad de un trabajador, la edad a partir de la fecha de nacimiento o los días que faltan para un plazo. Un ejemplo combinado muy útil en la Administración: a partir de una columna con "APELLIDOS, NOMBRE" se puede obtener solo los apellidos con funciones de texto, o construir un saludo personalizado uniendo textos con el operador & (por ejemplo, ="Estimado/a "&A2). Y para saber los días que restan hasta una fecha límite situada en B2, bastaría con =B2-HOY(). La combinación de funciones de distintas categorías multiplica las posibilidades de la hoja de cálculo.

8. Los errores en las fórmulas

Cuando una fórmula no puede calcularse, Excel muestra un mensaje de error que empieza por almohadilla (#). Conviene reconocer los más frecuentes, que suelen preguntarse:

• #¡DIV/0! — se intenta dividir entre cero (o entre una celda vacía).
• #¡VALOR! — se opera con un tipo de dato incorrecto (por ejemplo, sumar texto y números).
• #¡REF! — la fórmula hace referencia a una celda que ya no existe (se ha borrado).
• #¿NOMBRE? — Excel no reconoce el nombre de una función o un texto sin comillas.
• #N/A — un valor buscado no está disponible (típico de BUSCARV cuando no encuentra el dato).
• ##### — no es propiamente un error: la columna es demasiado estrecha para mostrar el número (o hay una fecha negativa); basta con ensanchar la columna.

Ante un error, conviene revisar la fórmula: comprobar que las referencias apuntan a las celdas correctas, que no se divide entre una celda vacía y que los nombres de las funciones están bien escritos. Las herramientas de auditoría de fórmulas (rastrear precedentes y dependientes, evaluar la fórmula paso a paso) ayudan a localizar el origen del problema. La función SI.ERROR permite, además, sustituir el mensaje de error por un texto más comprensible o por un valor por defecto, para que la hoja tenga mejor aspecto.

9. El formato y la presentación

Además del formato de número ya visto, Excel ofrece herramientas de presentación. El formato condicional aplica automáticamente un formato (color, icono, barra) a las celdas que cumplen una condición: por ejemplo, resaltar en rojo los valores negativos o los importes superiores a una cantidad. Es muy útil para destacar información relevante de un vistazo: se puede colorear de rojo los saldos negativos, marcar con una escala de colores los importes de mayor a menor, o señalar automáticamente las fechas vencidas. La gran ventaja es que el formato se aplica de forma dinámica: si cambia el dato y deja de cumplir la condición, el formato desaparece solo. Se pueden aplicar bordes y rellenos, ajustar el ancho de las columnas y el alto de las filas, combinar celdas (por ejemplo, para un título que abarque varias columnas), inmovilizar paneles (para que la fila de encabezados quede fija al desplazarse) y ajustar el texto dentro de la celda. Una hoja bien formateada es mucho más fácil de leer e interpretar.

La validación de datos (en la pestaña Datos) merece una mención aparte: permite restringir lo que puede escribirse en una celda, por ejemplo, admitir solo números dentro de un rango, solo fechas, o elegir de una lista desplegable predefinida. Es una herramienta muy útil para garantizar la calidad de los datos y evitar errores de introducción: si en una columna solo deben aparecer "Sí" o "No", una lista desplegable impide teclear otra cosa. Junto con el formato condicional, la validación convierte la hoja en una herramienta robusta y a prueba de errores, algo muy valioso cuando la manejan varias personas.

10. Los gráficos

Los gráficos representan los datos de forma visual, lo que facilita su comprensión y comparación. Se crean seleccionando el rango de datos e insertando el gráfico desde la pestaña Insertar. Los tipos principales son: el gráfico de columnas (barras verticales, para comparar valores), el de barras (horizontales), el de líneas (para mostrar la evolución en el tiempo), el circular o de sectores ("de tarta", para mostrar la proporción de cada parte sobre el total) y muchos otros (dispersión, áreas, anillos). Un gráfico tiene elementos que pueden personalizarse: el título, los ejes, la leyenda, las etiquetas de datos y la cuadrícula. Los gráficos están vinculados a los datos: si cambian los datos, el gráfico se actualiza automáticamente. Elegir el tipo de gráfico adecuado a la información que se quiere transmitir es clave para una buena presentación de datos.

Una orientación práctica para elegir el gráfico: usar columnas o barras para comparar valores entre categorías (por ejemplo, gasto por departamento); líneas para mostrar la evolución a lo largo del tiempo (por ejemplo, ingresos mes a mes); y el circular o de sectores para representar la proporción de cada parte respecto de un total (por ejemplo, el reparto porcentual del presupuesto). El gráfico circular solo debe usarse cuando las partes suman un todo y son pocas; con muchas categorías resulta ilegible. Un buen gráfico tiene un título claro, los ejes bien etiquetados y solo la información necesaria, sin adornos que distraigan.

11. La gestión de datos: ordenar, filtrar y analizar

Excel es una herramienta excelente para gestionar listas de datos (personas, expedientes, importes). Sus funciones principales son:

• Ordenar: reorganiza las filas según los valores de una columna, de forma ascendente (de la A a la Z, de menor a mayor, de fecha más antigua a más reciente) o descendente. Se puede ordenar por varios criterios (por ejemplo, por localidad y, dentro de cada localidad, por apellido). Es importante seleccionar toda la tabla al ordenar, para que las filas se muevan completas y no se descoloquen los datos de cada registro.
• Filtrar (autofiltro): muestra solo las filas que cumplen un criterio, ocultando temporalmente las demás. Por ejemplo, mostrar solo los registros de una determinada localidad o los importes superiores a una cifra. El filtro no borra los datos, solo los oculta; al quitarlo, vuelven a verse todos. Se pueden combinar filtros en varias columnas y usar filtros de texto, de número o de fecha con condiciones (contiene, mayor que, entre dos fechas...).
• Tablas: convertir un rango en una "tabla" (Insertar → Tabla) da formato automático, activa los filtros, mantiene visibles los encabezados y hace que las fórmulas y el formato se extiendan solos al añadir filas; además permite usar nombres de columna en las fórmulas en lugar de referencias.
• Quitar duplicados y validación de datos (que restringe lo que puede escribirse en una celda, por ejemplo, mediante una lista desplegable) ayudan a mantener la calidad de los datos.

Para el análisis avanzado, Excel ofrece las tablas dinámicas, una de sus herramientas más potentes: permiten resumir y agrupar grandes cantidades de datos de forma interactiva (por ejemplo, sumar los importes por departamento y por mes) sin escribir fórmulas, arrastrando los campos a filas, columnas y valores. A partir de una lista de miles de registros (por ejemplo, gastos con su fecha, departamento e importe), una tabla dinámica puede mostrar en segundos el total gastado por cada departamento, o el gasto de cada mes, y reorganizar ese resumen simplemente arrastrando los campos. Es la forma más rápida de obtener información agregada de grandes volúmenes de datos, y por eso se considera una de las funciones estrella de Excel. Aunque su manejo avanzado excede el nivel básico, conviene saber qué son y para qué sirven, pues aparecen en los temarios.

Otras herramientas de datos útiles son los subtotales (que agrupan y suman automáticamente por categorías), el esquema (que agrupa filas o columnas para plegarlas y desplegarlas), y Texto en columnas (que separa en varias columnas un texto contenido en una sola, por ejemplo, dividir "apellidos, nombre" en dos columnas). La inmovilización de paneles (inmovilizar la fila superior o la primera columna) mantiene visibles los encabezados al desplazarse por una tabla larga, lo que facilita mucho la lectura. Todas estas funciones hacen de Excel una herramienta muy potente para el tratamiento de listas y datos, tarea muy común en la Administración.

12. La impresión

Imprimir una hoja de cálculo tiene particularidades respecto de Word, porque la hoja es potencialmente infinita. Conviene definir el área de impresión (el rango concreto que se quiere imprimir), ajustar los saltos de página, usar la opción Ajustar para encajar la hoja en un número determinado de páginas, y configurar la orientación (a menudo horizontal, por el ancho de las tablas) y los márgenes. Una opción muy útil es repetir los títulos (las filas o columnas de encabezado) en todas las páginas, para que una tabla larga siga siendo legible. Como siempre, conviene usar la vista previa (Ctrl + P) antes de imprimir para comprobar el resultado.

Un descuido habitual es imprimir sin darse cuenta de que la tabla se parte en muchas páginas o de que se imprimen filas vacías hasta el infinito. Por eso es fundamental definir bien el área de impresión y revisar la vista previa de salto de página, que muestra por dónde se dividirá la hoja. También puede imprimirse la cuadrícula y los encabezados de filas y columnas si se desea, opción que por defecto está desactivada. Estos detalles marcan la diferencia entre una impresión limpia y un desperdicio de papel.

Como en Word, la hoja admite encabezado y pie de página (con el nombre del documento, la fecha o el número de página), márgenes y la opción de centrar la tabla en la hoja. La opción Ajustar a permite encajar toda la hoja en un número concreto de páginas de ancho y de alto, muy práctica para que una tabla algo mayor que la página entre en una sola hoja reduciéndola automáticamente. Antes de imprimir grandes volúmenes conviene siempre comprobar la vista previa: un pequeño ajuste de márgenes u orientación puede ahorrar la mitad de las hojas.

13. Los formatos de archivo

El formato propio y predeterminado de Excel es .xlsx (libro de Excel). También puede guardar en .xls (formato antiguo), .csv (valores separados por comas, un formato de texto muy usado para intercambiar datos entre programas y bases de datos), .ods (formato abierto de LibreOffice Calc) y .pdf (para versiones definitivas no editables). El formato CSV es especialmente importante en la Administración para importar y exportar datos entre aplicaciones, aunque no conserva el formato ni las fórmulas, solo los datos. Es, de hecho, un formato de texto plano en el que los valores de cada fila van separados por comas (o por punto y coma), legible por casi cualquier programa; por eso se usa como "lengua franca" para trasvasar datos entre Excel, bases de datos y otras aplicaciones de gestión. Al abrir o guardar un CSV conviene vigilar el separador y la codificación para que los datos se interpreten correctamente, especialmente con acentos y eñes.

14. El papel del auxiliar administrativo

La hoja de cálculo es una herramienta cotidiana del auxiliar administrativo para trabajar con datos: llevar controles y registros, calcular importes, porcentajes y totales, elaborar listados y estadísticas, controlar gastos o inventarios y presentar información en tablas y gráficos. Un buen manejo de Excel —saber construir fórmulas, usar las funciones básicas (SUMA, PROMEDIO, SI, BUSCARV), dominar las referencias, ordenar y filtrar listas, aplicar formato condicional o crear un gráfico— aumenta enormemente la productividad y reduce los errores frente al cálculo manual.

La gran ventaja de Excel frente a hacer las cuentas a mano es la automatización: una vez construida bien la hoja, basta con cambiar los datos para obtener al instante los resultados actualizados, sin volver a calcular nada. A ello se une la exigencia de rigor (una fórmula mal planteada da resultados erróneos que pueden pasar desapercibidos) y de protección de datos cuando las hojas contienen información personal. Conviene, por ello, comprobar los resultados (verificando, por ejemplo, que un total cuadra), usar la auditoría de fórmulas para detectar errores y proteger las celdas con fórmulas para que no se alteren por descuido. Una hoja bien construida es fiable y reutilizable; una mal construida puede propagar errores silenciosos con consecuencias importantes. Dominar la hoja de cálculo es, junto con el procesador de textos, una de las competencias ofimáticas más valiosas del empleo público.

Conviene, por último, situar Excel frente a las demás herramientas ofimáticas para no confundir sus usos: Word (Tema 23) es para redactar documentos; Excel, para calcular y analizar datos; Access (Tema 25), para gestionar bases de datos relacionales de gran tamaño; y PowerPoint (Tema 26), para presentaciones. Aunque Excel permite manejar listas, cuando los datos son muy voluminosos y se relacionan entre varias tablas, la herramienta adecuada es una base de datos como Access. Y aunque Word admite tablas, para operar con números la herramienta es Excel. Elegir la aplicación correcta para cada tarea es, en sí mismo, una muestra de competencia digital.

15. Esquema-resumen

• Hoja de cálculo: organiza datos en filas y columnas y realiza cálculos automáticos. Excel forma parte de Microsoft 365; alternativas: LibreOffice Calc, Google Sheets. Archivo = libro (.xlsx) con varias hojas.
• Estructura: columnas (letras), filas (números), celda (intersección, referencia tipo B3), celda activa, rango (A1:A10). Interfaz: cuadro de nombres, barra de fórmulas (contenido real), etiquetas de hojas.
• Datos: números (a la derecha), texto (a la izquierda), fechas, lógicos, fórmulas (empiezan por =). El formato cambia la apariencia, no el valor. Autorrelleno (controlador de relleno).
• Fórmulas: empiezan por =; operadores aritméticos (+ - * / ^), de comparación y concatenación (&); prioridad y paréntesis. Recálculo automático.
• Referencias: relativa (A1, se ajusta al copiar), absoluta ($A$1, fija), mixta (A$1, $A1); tecla F4.
• Funciones: =NOMBRE(argumentos). SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, CONTAR/CONTARA, CONTAR.SI/SUMAR.SI; lógicas SI, Y, O; búsqueda BUSCARV/BUSCARX; texto (IZQUIERDA, MAYUSC, LARGO); fecha (HOY, AÑO). Errores: #¡DIV/0!, #¡VALOR!, #¡REF!, #¿NOMBRE?, #N/A, ##### (columna estrecha).
• Análisis y presentación: ordenar, filtrar (autofiltro), tablas, quitar duplicados, validación, tablas dinámicas; gráficos (columnas, barras, líneas, circular); formato condicional; inmovilizar paneles; impresión (área de impresión, repetir títulos); formatos .xlsx, .csv, .pdf.

16. Ideas que más se preguntan

• La estructura (columnas con letras, filas con números, celda = referencia como B3, celda activa, rango A1:A10) y que el archivo es un libro (.xlsx) que puede contener varias hojas.
• Que las fórmulas empiezan por el signo igual (=) y el recálculo automático al cambiar los datos; el orden de prioridad de los operadores (potencia, multiplicación/división, suma/resta) y el papel de los paréntesis.
• La diferencia entre referencia relativa (A1), absoluta ($A$1) y mixta (A$1), y la tecla F4.
• Las funciones básicas: SUMA (y la Autosuma Σ), PROMEDIO, MAX, MIN, CONTAR/CONTARA, SI, BUSCARV y su sintaxis (nombre y argumentos entre paréntesis, separados por punto y coma).
• Los errores (#¡DIV/0! dividir entre cero; #¡VALOR! tipo de dato incorrecto; #¡REF! referencia borrada; #¿NOMBRE? función mal escrita; ##### columna estrecha; #N/A no encontrado).
• La diferencia entre ordenar (reorganiza las filas) y filtrar (oculta las que no cumplen el criterio, sin borrarlas), y qué son las tablas dinámicas (resumen interactivo de grandes volúmenes de datos).
• Los tipos de gráfico (columnas/barras para comparar, líneas para evolución, circular para proporciones) y el formato CSV para intercambiar datos.
• Que el formato cambia la apariencia pero no el valor (0,25 con formato porcentaje se ve "25 %" pero vale 0,25); el autorrelleno completa series; el formato condicional y la validación de datos.

En síntesis, Excel es una herramienta de enorme potencia cuyo dominio se construye entendiendo su estructura (celdas, referencias, rangos), sabiendo escribir fórmulas y usar las funciones básicas, manejando con soltura las referencias relativas y absolutas, y aprovechando sus herramientas de análisis (ordenar, filtrar, tablas dinámicas) y de presentación (gráficos, formato condicional). Con esta base, el opositor podrá resolver las preguntas del tema y aplicar la hoja de cálculo a las innumerables tareas de datos de una oficina administrativa.

14. Chuleta de examen: funciones, errores y atajos

El examen del INAP plantea supuestos con datos concretos ("E10 vale 24 y E11 vale 30, ¿qué muestra F10?"), pregunta por la categoría a la que pertenece una función y por el resultado visual de aplicar un formato. Estas tablas resumen lo que hay que llevar sabido.

14.1. Funciones por categoría

Recuerde que en la versión española los argumentos se separan con punto y coma y los rangos con dos puntos: =SUMA(A1:A10).

Categoría	Funciones	Qué hacen
Matemáticas y trigonométricas	SUMA, SUMAR.SI, SUMAR.SI.CONJUNTO, REDONDEAR, TRUNCAR, ENTERO, RAIZ, POTENCIA, ABS, SUBTOTALES, ALEATORIO	REDONDEAR redondea; TRUNCAR corta decimales sin redondear; ENTERO devuelve la parte entera. SUBTOTALES(9;rango) suma solo lo visible tras un filtro.
Estadísticas	PROMEDIO, MAX, MIN, CONTAR, CONTARA, CONTAR.BLANCO, CONTAR.SI, MODA, MEDIANA, MAYOR, MENOR	CONTAR cuenta solo números; CONTARA cuenta celdas no vacías; CONTAR.BLANCO cuenta las vacías. MAYOR(rango;k) exige indicar la posición.
Lógicas	SI, SI.CONJUNTO, Y, O, NO, SI.ERROR, CAMBIAR	SI(prueba;valor_si_verdadero;valor_si_falso); se anidan para más de dos casos. SI.ERROR sustituye cualquier error por el texto que se indique.
Texto	IZQUIERDA, DERECHA, EXTRAE, LARGO, CONCAT, UNIRCADENAS, ESPACIOS, MAYUSC, MINUSC, NOMPROPIO, SUSTITUIR, TEXTOANTES, TEXTODESPUES	EXTRAE(texto;inicio;n.º de caracteres). ESPACIOS limpia espacios sobrantes: imprescindible antes de comparar textos con BUSCARV.
Fecha y hora	HOY, AHORA, DIA, MES, AÑO, DIASEM, DIA.LAB, SIFECHA	HOY() da la fecha y AHORA() fecha y hora; ambas se recalculan. DIASEM(fecha;2) numera de lunes (1) a domingo (7).
Búsqueda y referencia	BUSCARV, BUSCARH, BUSCARX, COINCIDIR, COINCIDIRX, INDICE, DESREF, FORMULATEXTO	BUSCARV exige la clave en la primera columna; el último argumento FALSO obliga a coincidencia exacta. BUSCARX la sustituye y busca en cualquier dirección.
Matrices dinámicas (365)	FILTRAR, ORDENAR, ORDENARPOR, UNICOS, SECUENCIA, APILARV, TOMAR, LET, LAMBDA, REGEXPRUEBA	Su resultado se "derrama" en las celdas contiguas; si están ocupadas aparece #¡DESBORDAMIENTO!. REGEXPRUEBA comprueba un patrón y devuelve VERDADERO o FALSO.
Financieras	PAGO, VA, VF, TASA, NPER, DDB, RENDTO, CUPON.DIAS, INT.ACUM, VNA	Categoría que el INAP ha preguntado pidiendo distinguirlas de las matemáticas: DDB, RENDTO, CUPON.DIAS e INT.ACUM son financieras.

14.2. Los errores de Excel, uno por uno

Aviso	Qué significa	Causa típica
#####	No es un error de cálculo, sino de visualización	La columna es demasiado estrecha, o la celda contiene una fecha u hora negativa.
#¡DIV/0!	División entre cero	El divisor es cero o una celda vacía.
#¿NOMBRE?	Excel no reconoce un identificador	Función mal escrita, nombre definido inexistente o texto sin comillas.
#¡VALOR!	Tipo de dato incorrecto	Se opera con texto donde se espera un número (por ejemplo, =A1+B1 con textos).
#¡REF!	Referencia no válida	Se ha borrado la fila, columna o celda a la que apuntaba la fórmula.
#N/A	Valor no disponible	BUSCARV, BUSCARX o COINCIDIR no encuentran la clave buscada.
#¡NUM!	Valor numérico no válido	Resultado demasiado grande o argumento imposible (raíz de un negativo).
#¡NULO!	Intersección vacía	Se han separado dos rangos con un espacio y no tienen ninguna celda en común.
#¡DESBORDAMIENTO!	La matriz no cabe	El rango donde debe derramarse el resultado no está vacío.

14.3. Atajos y comportamientos que se preguntan

Atajo o acción	Efecto
Ctrl + 1	Abre el cuadro Formato de celdas.
F2	Edita la celda activa.
F4 (editando una referencia)	Alterna $A$1 → A$1 → $A1 → A1.
Alt + =	Inserta la Autosuma con el rango detectado.
Alt + Intro	Salto de línea dentro de la misma celda.
Ctrl + Intro	Rellena todo el rango seleccionado con el mismo dato.
Ctrl + ; (punto y coma)	Inserta la fecha del sistema como valor fijo.
Ctrl + Mayús + L	Activa y desactiva el autofiltro.
Ctrl + Inicio / Ctrl + Fin	Va a A1 / a la última celda utilizada.
Ctrl + acento grave	Muestra las fórmulas en lugar de sus resultados.
Arrastrar el controlador de relleno	Con 5, 10 y 15 seleccionados, continúa la serie: 20, 25…
Escribir 20-2 en una celda sin formato	Excel lo interpreta como fecha y muestra 20-feb.
Valor 1 con formato Fecha corta	Muestra 01/01/1900: es el día 1 de la serie de fechas.
0,21 con formato Porcentaje	Muestra 21,00 %: el formato multiplica por cien, el valor no cambia.

Límites que conviene recordar: una hoja tiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas (la última es XFD); la precisión numérica es de 15 dígitos, por lo que los números largos (cuentas bancarias, referencias) deben escribirse con formato Texto.