Guía de estudio del Tema 11. Se apoya en el texto consolidado de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (LRJSP), especialmente sus artículos 38 a 46 y 155 a 157, y se completa con la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común (LPAC), en lo relativo a la relación electrónica con la ciudadanía. Material de estudio: para cualquier uso oficial, acude al BOE.

0. Introducción

La Administración electrónica es hoy la forma ordinaria de funcionamiento del sector público español. Lo que hace unas décadas se tramitaba con papel, sellos de caucho, firmas manuscritas y desplazamientos a las oficinas, se realiza ahora, de manera preferente, por medios electrónicos: sedes en internet, registros electrónicos, expedientes digitales, notificaciones telemáticas, firma electrónica y bases de datos interconectadas. Para un empleado público, y muy en particular para un auxiliar administrativo, comprender este funcionamiento no es un lujo tecnológico, sino el núcleo del trabajo diario: prácticamente todo se hace ya con herramientas electrónicas.

El fundamento legal de este modelo se reparte entre las dos grandes leyes administrativas de 2015. La Ley 39/2015 (LPAC) regula la vertiente que mira hacia el ciudadano: cómo se identifica y firma el interesado, cómo presenta documentos en el registro electrónico, cómo recibe las notificaciones y qué derechos tiene en su relación electrónica con la Administración. La Ley 40/2015 (LRJSP) regula la vertiente que mira hacia dentro de la propia Administración: la sede electrónica, la identificación y firma de la Administración y de su personal, la actuación automatizada, el archivo electrónico de documentos y la interoperabilidad y seguridad de los sistemas. Este tema se centra en esta segunda vertiente —los artículos 38 a 46 y 155 a 157 de la Ley 40/2015— sin perder de vista la primera, porque ambas forman un todo indisociable.

Conviene recordar el principio rector que ya se estudió en el Tema 8: conforme al artículo 3 de la Ley 40/2015, las Administraciones Públicas se relacionan entre sí y con sus órganos y entidades a través de medios electrónicos, y su actuación electrónica se rige por los principios de neutralidad tecnológica y adaptabilidad al progreso. Lo electrónico no es, por tanto, una alternativa excepcional, sino la regla general del funcionamiento administrativo.

Las ventajas de la Administración electrónica son evidentes: reduce cargas y desplazamientos, permite tramitar a cualquier hora y desde cualquier lugar, agiliza los procedimientos, ahorra papel y costes, mejora la trazabilidad y el control, y facilita la reutilización de la información. Pero también plantea un reto que la Ley toma en serio: la brecha digital. No todas las personas disponen de medios o de competencias digitales; por eso el ordenamiento garantiza la asistencia a quienes lo necesiten (a través de funcionarios habilitados y oficinas de asistencia en materia de registros) y exige que las sedes y servicios sean accesibles. La transformación digital debe ser, así, inclusiva: nadie puede quedar excluido del acceso a los servicios públicos por no manejar la tecnología.

Este funcionamiento se conecta, además, con un catálogo de derechos de las personas en sus relaciones con la Administración que enumera el artículo 13 de la Ley 39/2015: el derecho a comunicarse con las Administraciones a través de un Punto de Acceso General electrónico, a ser asistidas en el uso de medios electrónicos, a no aportar documentos que ya obren en poder de las Administraciones o que hayan sido elaborados por estas, a la protección de datos de carácter personal y a conocer el estado de la tramitación de los procedimientos en los que sean interesadas. Todos ellos solo son posibles gracias al funcionamiento electrónico que este tema estudia.

1. Marco normativo y evolución de la Administración electrónica

El camino hacia la Administración electrónica ha sido progresivo. Un primer hito importante fue la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP), que por primera vez reconoció con carácter general el derecho de los ciudadanos a relacionarse electrónicamente con las Administraciones y a exigir de estas el uso de medios electrónicos. Aquella ley fue derogada e integrada, con importantes mejoras, en las Leyes 39/2015 y 40/2015, que entraron en vigor el 2 de octubre de 2016 y que dieron un paso decisivo: si la Ley 11/2007 hablaba de un "derecho" a lo electrónico, las leyes de 2015 hacen de lo electrónico la forma normal de tramitación e imponen incluso la obligación de relacionarse electrónicamente a determinados colectivos.

Es esencial tener claro el reparto de materias entre las dos leyes, porque es una fuente clásica de confusión. La Ley 39/2015 contiene la regulación del documento y el expediente electrónico desde la perspectiva del procedimiento, la identificación y firma de los interesados, el registro electrónico, las notificaciones electrónicas y el derecho y la obligación de relacionarse por medios electrónicos. La Ley 40/2015 regula el funcionamiento electrónico del propio sector público: la sede electrónica, la identificación y firma de la Administración y de su personal, la actuación automatizada, el archivo electrónico y la interoperabilidad y seguridad. En una frase: Ley 39 = relación con el ciudadano; Ley 40 = funcionamiento interno. Ambas se complementan y comparten un mismo conjunto de instrumentos técnicos.

El artículo 3.2 de la Ley 40/2015 concreta los principios de la actuación electrónica de las Administraciones: además de la ya citada neutralidad tecnológica y la adaptabilidad al progreso, la actuación debe asegurar la interoperabilidad y seguridad de los sistemas y soluciones adoptados, y garantizar la protección de los datos de carácter personal. Estos principios impregnan todo el tema: cada uno de los instrumentos que veremos —la sede, la firma, el archivo, el registro— debe respetarlos.

Junto a las leyes estatales, el marco se completa con normativa europea y reglamentaria. En el plano de la Unión Europea es esencial el Reglamento (UE) 910/2014, conocido como eIDAS, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza en el mercado interior, que —por ser un reglamento (Tema 10)— es directamente aplicable en España y establece un marco común para la firma electrónica, los sellos, el sellado de tiempo y los certificados. En el plano reglamentario español, destacan el Real Decreto 203/2021, que aprobó el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos (desarrollo conjunto de las Leyes 39 y 40), y los reales decretos que aprueban el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad, que se estudian más adelante. El Real Decreto 203/2021 detalla, entre otras muchas cuestiones, el régimen de las sedes electrónicas y del Punto de Acceso General, las oficinas de asistencia en materia de registros, los sistemas de identificación y firma, la actuación automatizada, el documento y el expediente electrónico y el archivo; es, por tanto, la norma de cabecera para el día a día. A ello se añaden las políticas de impulso, como los planes y estrategias de administración digital, que marcan objetivos de digitalización de los servicios públicos.

1.1. Conceptos de firma electrónica (Reglamento eIDAS)

Para entender el resto del tema conviene fijar unos conceptos básicos que proceden del Reglamento eIDAS. La firma electrónica son los datos en formato electrónico que sirven para que el firmante manifieste su voluntad y consentimiento. El Reglamento distingue tres niveles de intensidad: la firma electrónica simple (el nivel más básico); la firma electrónica avanzada, que permite identificar al firmante, está vinculada a él de manera única y detecta cualquier alteración posterior de los datos; y la firma electrónica cualificada, que es una firma avanzada creada mediante un dispositivo cualificado y basada en un certificado cualificado; esta última tiene, en el ámbito de la Unión, un efecto jurídico equivalente al de la firma manuscrita. Junto a la firma de las personas físicas existe el sello electrónico, que cumple una función análoga para las personas jurídicas y las Administraciones (garantiza el origen y la integridad de un documento). Y el sello de tiempo vincula un documento a una fecha y hora ciertas. Todos estos "servicios de confianza" los prestan entidades supervisadas y su lista se publica oficialmente.

2. La sede electrónica y el portal de internet (arts. 38 y 39)

La sede electrónica es el equivalente digital de la "oficina" de una Administración. El artículo 38 de la Ley 40/2015 la define como aquella dirección electrónica, disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones, cuya titularidad corresponde a una Administración Pública, o bien a uno o varios organismos o entidades públicas en el ejercicio de sus competencias. La nota decisiva de la sede es la responsabilidad del titular: el establecimiento de la sede conlleva la responsabilidad de la Administración respecto de la integridad, veracidad y actualización de la información y los servicios a los que puede accederse a través de ella.

La sede electrónica se sujeta a un conjunto de principios que garantizan su fiabilidad: transparencia, publicidad, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. En todo caso, deberá garantizarse la identificación del titular de la sede y los medios disponibles para la formulación de sugerencias y quejas. Las sedes utilizan, para identificarse y garantizar comunicaciones seguras, certificados electrónicos reconocidos o cualificados. En la sede se publican, entre otras cosas, la información y los trámites disponibles, la sede de registro, el tablón de anuncios o edictos electrónico, la fecha y hora oficial y el calendario de días inhábiles.

Dos elementos publicados en la sede merecen atención por su relevancia para los plazos. El primero es la fecha y hora oficial de la sede, que es la que rige a efectos del cómputo de plazos y que debe contar con las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad. El segundo es el calendario de días inhábiles, que determina cuándo no corren los plazos. El tablón de anuncios o de edictos electrónico sustituye a los antiguos tablones físicos y sirve para practicar las publicaciones que sustituyen a la notificación cuando esta no ha podido realizarse o cuando así lo prevé la norma. Todos estos contenidos tienen plena validez jurídica, lo que diferencia radicalmente la sede de una simple página web informativa.

El artículo 39 regula el portal de internet, que no debe confundirse con la sede. El portal es el punto de acceso electrónico cuya titularidad corresponde a una Administración Pública y que permite el acceso, a través de internet, a la información publicada y, en su caso, a la sede electrónica correspondiente. Dicho de forma sencilla: el portal es la "puerta" o página web de acceso e información, mientras que la sede es el espacio donde se realizan los trámites con plena validez jurídica (presentar solicitudes, consultar el estado del expediente, recibir notificaciones). En la Administración General del Estado existe, además, un Punto de Acceso General electrónico (PAGe), que actúa como portal de entrada unificado a los servicios, trámites e información de la Administración, y a través del cual se ofrece la Carpeta Ciudadana, un espacio personal donde cada persona puede consultar sus datos, expedientes y notificaciones.

3. La identificación de las Administraciones (art. 40)

Del mismo modo que los ciudadanos deben acreditar quiénes son, las Administraciones deben identificarse en sus actuaciones electrónicas para dar garantías de autenticidad. El artículo 40 de la Ley 40/2015 establece que las Administraciones Públicas podrán identificarse mediante el uso de sistemas de firma electrónica basados en certificados de sello electrónico. Estos certificados vinculan unos datos de verificación de firma a una Administración, órgano, organismo o entidad, confirmando su identidad. Las sedes electrónicas y los sitios web se identifican mediante certificados de autenticación de sitio web o medios equivalentes. La finalidad es que el ciudadano pueda tener la certeza de que está relacionándose con la Administración auténtica y no con una suplantación.

Conviene distinguir con precisión los tres planos de identificación y firma que aparecen en la Ley 40/2015, porque es materia de examen habitual: (1) la identificación de la propia Administración u organismo (art. 40, mediante sello de órgano); (2) la firma en la actuación automatizada, sin persona detrás (art. 42, mediante sello electrónico y CSV); y (3) la firma del personal al servicio de la Administración cuando actúa una persona (art. 43, mediante certificado cualificado de firma). A ellos se suma, ya en la Ley 39/2015, un cuarto plano: la identificación y firma de los interesados (los ciudadanos). No conviene mezclarlos: el sello es de la máquina o del órgano; el certificado de empleado es de la persona funcionaria; y los sistemas Cl@ve o certificado personal son de la ciudadanía.

4. La actuación administrativa automatizada y sus sistemas de firma (arts. 41 y 42)

Una de las grandes novedades del funcionamiento electrónico es la posibilidad de que la Administración actúe sin intervención directa de una persona. El artículo 41 define la actuación administrativa automatizada como cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público. Son ejemplos habituales la expedición automática de certificados de empadronamiento o de estar al corriente de obligaciones, el sellado de tiempo, la emisión de recibos o determinadas liquidaciones tributarias.

Para garantizar el control de estas actuaciones, la Ley exige que, en caso de actuación automatizada, se establezca previamente el órgano u órganos competentes para: la definición de las especificaciones, la programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad del sistema de información; y, muy importante, el órgano responsable a efectos de impugnación. De este modo, aunque no haya una persona detrás de cada acto, siempre hay un órgano responsable al que dirigir un recurso.

El artículo 42 regula los sistemas de firma aplicables a la actuación automatizada, que son dos. El primero es el sello electrónico de Administración Pública, órgano, organismo o entidad, basado en un certificado electrónico cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica. El segundo es el código seguro de verificación (CSV) vinculado a la Administración y, en su caso, a la persona firmante del documento, que permite en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente. El CSV es ese código alfanumérico que aparece impreso en los documentos administrativos y que, tecleado en la sede, permite verificar que el documento es auténtico y no ha sido alterado. Ambos sistemas dan validez jurídica a los documentos generados de forma automática.

La actuación automatizada se apoya, además, en el sellado de tiempo, que acredita el momento exacto en que se produjo la actuación (por ejemplo, la hora de entrada de un documento en el registro electrónico), dato esencial para el cómputo de los plazos. Es importante subrayar que la actuación automatizada no exime de garantías: los actos así producidos son verdaderos actos administrativos, deben respetar el procedimiento y son susceptibles de recurso ante el órgano que la Ley designe como responsable. La automatización busca eficiencia y agilidad en actuaciones repetitivas y regladas, pero no puede emplearse para eludir la motivación ni las garantías del interesado.

5. La firma del personal, el intercambio de datos y la interoperabilidad de la firma (arts. 43 a 45)

Cuando el acto no es automatizado, sino que lo dicta o tramita una persona, entra en juego la firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones Públicas, regulada en el artículo 43. La actuación de un empleado público podrá realizarse mediante sistemas de firma electrónica basados en un certificado cualificado de firma. Cada Administración determinará los sistemas de firma que su personal debe utilizar, que podrán identificar de forma conjunta al titular del puesto de trabajo y a la Administración en la que presta servicios. Así, la firma acredita a la vez quién es el empleado y en nombre de qué Administración actúa.

El artículo 44 se ocupa del intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación: los documentos electrónicos transmitidos en entornos cerrados de comunicaciones establecidos entre Administraciones Públicas, órganos, organismos y entidades serán válidos a efectos de autenticación e identificación de los emisores y receptores en las condiciones que cada Administración determine. Se trata de las comunicaciones "internas" seguras entre sistemas administrativos.

El artículo 45 garantiza el aseguramiento e interoperabilidad de la firma electrónica. Las Administraciones Públicas deben verificar la validez de las firmas electrónicas en las actuaciones que les competan y garantizar la interoperabilidad: una firma o un certificado emitido en el ámbito de una Administración debe poder ser reconocido y validado por las demás, de modo que el ciudadano pueda usar el mismo medio de identificación ante cualquiera de ellas. La interoperabilidad es, precisamente, la clave para que la Administración electrónica funcione como un conjunto y no como compartimentos estancos.

6. El archivo electrónico de documentos (art. 46)

Todo lo que la Administración produce debe conservarse. El artículo 46 de la Ley 40/2015 impone que las Administraciones Públicas deberán conservar en un soporte electrónico todos los documentos que se utilicen en las actuaciones administrativas y que formen parte de un expediente administrativo, así como aquellos otros que, aun no formando parte de un expediente, tengan valor probatorio de las relaciones entre los ciudadanos y la Administración.

Los medios o soportes en que se almacenen los documentos deberán contar con las medidas de seguridad —de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad— que garanticen: la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados; la identificación de los usuarios y el control de accesos; y el cumplimiento de las garantías de protección de datos personales. El objetivo es doble: garantizar la disponibilidad de los documentos a lo largo del tiempo (incluida su conservación a largo plazo, previendo la obsolescencia tecnológica de formatos y soportes) y asegurar que no puedan alterarse. El archivo electrónico único sustituye progresivamente a los antiguos archivos en papel.

Conviene precisar qué se conserva. El documento electrónico administrativo es información de cualquier naturaleza archivada en soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado; para tener validez debe incorporar sus metadatos mínimos (datos que describen el contexto, contenido y estructura del documento: fecha, órgano, tipo documental, etc.) y la firma electrónica que corresponda. La Administración puede transformar documentos en papel en electrónicos mediante la digitalización, que es el proceso tecnológico que permite obtener una copia electrónica fiel de un documento en papel; cuando esa copia se realiza con las garantías legales y por funcionario habilitado o mediante actuación automatizada, se obtiene una copia auténtica con la misma validez que el original. Simétricamente, de un documento electrónico puede expedirse una copia en papel auténtica que incorpora un CSV que permite verificar su origen electrónico. Este juego de copias auténticas es lo que permite que la Administración funcione "sin papeles" sin perder garantías jurídicas.

7. La interoperabilidad y la seguridad: el ENI y el ENS (arts. 155 a 157)

Para que las Administraciones puedan relacionarse electrónicamente entre sí de forma fiable, la Ley 40/2015 dedica varios artículos a la cooperación técnica. El artículo 155 regula las transmisiones de datos entre Administraciones Públicas: cada Administración deberá facilitar el acceso de las restantes a los datos relativos a los interesados que obren en su poder, especificando las condiciones y garantías. Esta regla está directamente conectada con un derecho básico del ciudadano: el de no aportar documentos que ya obren en poder de las Administraciones, que ahora deben consultarlos entre ellas en lugar de exigírselos de nuevo.

El artículo 156 es capital: crea el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y el Esquema Nacional de Seguridad (ENS). El ENI comprende el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones para asegurar un adecuado nivel de interoperabilidad (que los sistemas "se entiendan" entre sí). El ENS tiene por objeto establecer la política de seguridad en la utilización de medios electrónicos y está constituido por los principios básicos y requisitos mínimos que garanticen adecuadamente la seguridad de la información tratada. El ENI se desarrolló por el Real Decreto 4/2010 y el ENS, en su versión vigente, por el Real Decreto 311/2022. Estos esquemas son de aplicación a todo el sector público y son la base técnica que permite que un certificado, un documento o un dato circulen con seguridad entre Administraciones.

El ENS merece un detalle adicional por su importancia. Se articula en torno a unos principios básicos (seguridad integral, gestión de riesgos, prevención, detección y respuesta, existencia de líneas de defensa, vigilancia continua y reevaluación periódica) y a unos requisitos mínimos (política de seguridad, control de accesos, gestión de personal, protección de las instalaciones, adquisición de productos certificados, seguridad por defecto, integridad y actualización del sistema, protección de la información almacenada y en tránsito, registro de actividad y trazabilidad, incidentes de seguridad, continuidad de la actividad y mejora continua). Además, clasifica los sistemas en tres categorías de seguridad —básica, media y alta— en función del impacto que tendría un incidente sobre las dimensiones de confidencialidad, integridad, trazabilidad, autenticidad y disponibilidad de la información. El cumplimiento del ENS es obligatorio y objeto de auditorías periódicas; su relación con la protección de datos personales (Tema 12) es estrechísima, pues muchas de las medidas de seguridad sirven, a la vez, para proteger datos de carácter personal.

El artículo 157 fomenta la reutilización de sistemas y aplicaciones de propiedad de la Administración: las aplicaciones que una Administración desarrolle deben ponerse, por regla general, a disposición de las demás de forma gratuita, evitando duplicar gastos y aprovechando lo ya construido; a tal fin existen directorios de aplicaciones reutilizables. Y el artículo 158 prevé la transferencia de tecnología entre Administraciones. Todo ello responde a los principios de eficiencia y sostenibilidad: no gastar dos veces el dinero público en desarrollar lo mismo.

La interoperabilidad tiene también una dimensión europea. Gracias al Reglamento eIDAS y a los nodos de interoperabilidad nacionales, los sistemas de identificación electrónica de un Estado miembro pueden ser reconocidos en los demás, de forma que un ciudadano europeo puede identificarse ante la Administración española con las credenciales de su país, y a la inversa. Se avanza así hacia un mercado único digital y hacia el principio de "solo una vez" (once-only), según el cual las Administraciones europeas deberían poder compartir los datos que ya poseen para no pedirlos de nuevo al ciudadano. Esta dimensión conecta el funcionamiento electrónico interno con el marco de la Unión Europea estudiado en el Tema 10.

8. La vertiente ciudadana: la relación electrónica en la Ley 39/2015

El funcionamiento electrónico no se entiende sin su cara ciudadana, regulada en la Ley 39/2015. Aunque anclada en otra ley, es imprescindible conocerla, porque es la que el auxiliar aplica al atender al público. Su piedra angular es el artículo 14, que distingue entre el derecho y la obligación de relacionarse electrónicamente. Las personas físicas podrán elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones a través de medios electrónicos o no, salvo que estén obligadas. En cambio, están obligados a relacionarse electrónicamente, en todo caso: las personas jurídicas; las entidades sin personalidad jurídica; quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria (por ejemplo, notarios, registradores, procuradores o graduados sociales) en los trámites propios de esa actividad; quienes representen a un interesado obligado; y los empleados públicos para los trámites que realicen en su condición de tales.

La identificación y la firma de los interesados se regulan en los artículos 9 a 11. La Ley distingue entre identificación (acreditar quién es uno, para la mayoría de los trámites) y firma (manifestar la voluntad y el consentimiento, exigible para formular solicitudes, presentar declaraciones responsables, interponer recursos, desistir o renunciar). Se admiten como sistemas los certificados electrónicos cualificados (entre ellos el del DNI electrónico) y los sistemas de clave concertada y otros que las Administraciones consideren válidos. En la práctica, la plataforma común de la Administración General del Estado es Cl@ve, que integra el uso del certificado o DNIe, la Cl@ve PIN (de un solo uso, para trámites esporádicos) y la Cl@ve Permanente (usuario y contraseña reforzada, para uso habitual). Un principio importante: para la mayor parte de las actuaciones basta con identificarse; solo se exigirá firma cuando así lo requiera la Ley, es decir, para formular solicitudes, presentar declaraciones responsables o comunicaciones, interponer recursos, desistir de acciones y renunciar a derechos. Cuando un sistema de identificación permite acreditar la voluntad del interesado, puede admitirse también como sistema de firma; en todo caso, las Administraciones deben admitir todos los sistemas de identificación y firma que sean conformes a la normativa.

La Ley presta especial atención a quienes no disponen de medios electrónicos o de competencias digitales. El artículo 12 de la Ley 39/2015 obliga a las Administraciones a garantizar la asistencia en el uso de medios electrónicos, y crea la figura del funcionario habilitado: si un interesado no dispone de los medios necesarios, su identificación o firma podrá ser válidamente realizada por un funcionario público mediante el sistema de firma del que esté dotado, previa acreditación de la voluntad y del consentimiento del interesado. A tal efecto, cada Administración mantiene un registro de funcionarios habilitados y presta este servicio en las oficinas de asistencia en materia de registros, herederas de las antiguas oficinas de registro presencial. La representación de terceros se facilita, a su vez, mediante el registro electrónico de apoderamientos (art. 6), donde se inscriben los poderes que una persona otorga a otra para actuar en su nombre ante la Administración, con distintos alcances (para cualquier actuación, para una categoría de trámites o para un trámite concreto).

El registro electrónico se regula en el artículo 16. Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que se presente o se reciba; los registros deben ser plenamente interoperables. Los documentos pueden presentarse: en el registro electrónico de la Administración, en las oficinas de Correos, en las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero, en las oficinas de asistencia en materia de registros y en cualquier otro lugar que establezcan las disposiciones vigentes. Los registros funcionan todos los días del año, durante las veinticuatro horas. Complementan al registro el registro electrónico de apoderamientos (art. 6), donde se inscriben las representaciones que los ciudadanos otorgan, y el registro de funcionarios habilitados (art. 12) para asistir en el uso de medios electrónicos a quienes no dispongan de ellos.

Para que la presentación en cualquier oficina llegue con rapidez al órgano competente, los registros de todas las Administraciones están interconectados a través del Sistema de Interconexión de Registros (SIR) y su aplicación de ventanilla ORVE: un documento presentado en la oficina de un ayuntamiento puede remitirse electrónicamente, en cuestión de minutos y sin papel, al ministerio o a la comunidad autónoma destinataria. Esto materializa el principio de "ventanilla única": el ciudadano ya no tiene que acudir físicamente al órgano competente, sino que puede presentar su documentación en cualquier oficina de asistencia y esta la hace llegar a su destino. Desaparece así la vieja distinción entre "registro general" y "registros de cada órgano": hay un registro electrónico general por Administración, y todos son interoperables entre sí.

Las notificaciones se regulan en los artículos 40 a 44. Las notificaciones se practicarán preferentemente por medios electrónicos y, en todo caso, cuando el interesado esté obligado a relacionarse electrónicamente. La notificación electrónica se realiza mediante comparecencia en la sede electrónica, a través de la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú) o mediante ambos sistemas. La DEHú es el buzón único donde una persona puede consultar todas las notificaciones que le dirige cualquier Administración, lo que evita tener que revisar múltiples sedes. Se entiende producida la notificación en el momento del acceso a su contenido. Un aspecto muy preguntado: la notificación por medios electrónicos se entenderá rechazada cuando hayan transcurrido diez días naturales desde su puesta a disposición sin que se acceda a su contenido, dándose por cumplido el trámite y continuando el procedimiento. Con independencia del medio, la Administración enviará un aviso al dispositivo o correo electrónico que el interesado haya comunicado, informándole de la puesta a disposición de la notificación; ahora bien, la falta de dicho aviso no impide que la notificación sea plenamente válida. Todas las notificaciones que las Administraciones practiquen en papel deberán ponerse también a disposición del interesado en el Punto de Acceso General electrónico para que pueda acceder a su contenido de forma voluntaria.

Por último, la Ley 39/2015 regula el documento y el expediente electrónico. El documento administrativo (art. 26) se emite por escrito a través de medios electrónicos, con la información archivada en soporte electrónico, con sus metadatos asociados y con la firma que corresponda. Las copias auténticas (art. 27), expedidas por funcionario habilitado o por actuación automatizada, tienen la misma validez que el documento original. Y el expediente administrativo (art. 70) es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución; tendrá formato electrónico y se formará mediante la agregación de los documentos, con un índice electrónico que garantice su integridad. No forma parte del expediente la información que tenga carácter auxiliar o de apoyo (notas, borradores, informes internos) ni los juicios de valor.

9. La accesibilidad y la calidad de los servicios electrónicos

Un servicio electrónico solo es verdaderamente útil si todas las personas pueden usarlo. Por eso la accesibilidad es una exigencia legal, no una mera recomendación. El Real Decreto 1112/2018, sobre accesibilidad de los sitios web y aplicaciones para dispositivos móviles del sector público (que traspone una directiva de la Unión), obliga a que los portales, sedes y aplicaciones sean perceptibles, operables, comprensibles y robustos, conforme a los estándares técnicos internacionales, de modo que puedan utilizarlos también las personas con discapacidad (por ejemplo, mediante lectores de pantalla, subtítulos o navegación por teclado). Cada organismo debe publicar una declaración de accesibilidad y habilitar un mecanismo de comunicación para que cualquier persona pueda señalar deficiencias o solicitar información en un formato accesible. El incumplimiento de estas obligaciones de accesibilidad puede ser objeto de reclamación y de las actuaciones de seguimiento previstas en la normativa.

A la accesibilidad técnica se suma la exigencia de claridad: los principios de simplicidad, claridad y proximidad a los ciudadanos (art. 3 de la Ley 40/2015) imponen redactar la información y los formularios en un lenguaje claro y sencillo, evitar la jerga innecesaria y diseñar los trámites de forma intuitiva. La usabilidad y la calidad de los servicios (tiempos de respuesta, disponibilidad, ayuda en línea) forman parte de esa misma exigencia. Todo ello enlaza con la lucha contra la brecha digital: una Administración electrónica de calidad es aquella que ningún ciudadano encuentra inaccesible, ni por razones técnicas ni por falta de competencias digitales.

10. El papel del empleado público auxiliar

Este tema describe, literalmente, el entorno de trabajo de un auxiliar administrativo del siglo XXI. En su labor cotidiana manejará la sede electrónica de su organismo, tramitará expedientes en el gestor documental, aplicará firma electrónica (la suya, con certificado del empleado público, y comprenderá el sello y el CSV en los documentos), y asistirá a los ciudadanos en el uso de estos medios. Es fundamental que conozca la diferencia entre identificación y firma, para no exigir esta última cuando basta con la primera, y que domine el funcionamiento del registro electrónico (dónde y cómo se pueden presentar los documentos, la validez de la presentación en Correos, el funcionamiento ininterrumpido del registro). También debe saber orientar sobre los medios de identificación disponibles (certificado electrónico, DNIe, Cl@ve PIN o Cl@ve Permanente), ayudar a obtenerlos y resolver las incidencias más frecuentes, así como explicar el sistema de notificaciones electrónicas y la conveniencia de facilitar un correo o teléfono para recibir los avisos. Este acompañamiento es una de las tareas más valoradas por la ciudadanía y una de las que más previene errores y pérdidas de plazos.

El auxiliar interviene además, con frecuencia, como funcionario habilitado en las oficinas de asistencia en materia de registros: ayuda a las personas que no disponen de medios electrónicos a identificarse, a presentar solicitudes, a realizar copias auténticas de documentos en papel (digitalizándolos) o a expedir el volante o certificado que corresponda. Debe conocer también el régimen de las notificaciones electrónicas —en especial la regla de los diez días naturales para el rechazo— porque de ella dependen plazos que afectan a los derechos de los ciudadanos. Y debe aplicar en todo momento las garantías del Esquema Nacional de Seguridad y de la protección de datos (Tema 12), tratando la información con confidencialidad y accediendo solo a lo que su puesto requiere.

Merece destacarse una consecuencia práctica del funcionamiento electrónico que afecta directamente al trato con el público: el derecho del ciudadano a no aportar documentos que ya obren en poder de cualquier Administración. El auxiliar no debe exigir certificados o documentos que la propia Administración puede consultar por medios electrónicos (por ejemplo, el certificado de empadronamiento, el de estar al corriente con Hacienda o la Seguridad Social, o el título académico), salvo que el interesado se oponga a la consulta o la ley exija su aportación. Aplicar bien esta regla ahorra trámites al ciudadano y materializa el principio de eficiencia. En definitiva, el funcionamiento electrónico no es una materia teórica: es el día a día del auxiliar, y hacerlo bien es sinónimo de un servicio público ágil, seguro, inclusivo y accesible.

11. Esquema-resumen

EL FUNCIONAMIENTO ELECTRÓNICO DEL SECTOR PÚBLICO
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├─ MARCO: Ley 11/2007 → Leyes 39/2015 y 40/2015 (en vigor 2-oct-2016)
│   ├─ Ley 39/2015 = relación con el CIUDADANO (registro, notificaciones, firma del interesado)
│   └─ Ley 40/2015 = funcionamiento INTERNO (sede, firma de la Admón., automatizada, archivo)
│
├─ LEY 40/2015 (arts. 38-46)
│   ├─ Sede electrónica (38): dirección electrónica de titularidad admva.; responsabilidad
│   ├─ Portal de internet (39): punto de acceso a la información (PAGe, Carpeta Ciudadana)
│   ├─ Identificación de la Admón. (40): sello electrónico basado en certificado
│   ├─ Actuación automatizada (41): sin empleado público; fijar órgano responsable e impugnación
│   ├─ Sistemas de firma automatizada (42): sello electrónico + Código Seguro de Verificación (CSV)
│   ├─ Firma del personal (43): certificado cualificado; identifica al empleado y a la Admón.
│   ├─ Intercambio en entornos cerrados (44) · Interoperabilidad de la firma (45)
│   └─ Archivo electrónico (46): conservar documentos del expediente y con valor probatorio
│
├─ INTEROPERABILIDAD Y SEGURIDAD (arts. 155-157)
│   ├─ Transmisiones de datos (155) → derecho a NO aportar documentos ya en poder de la Admón.
│   ├─ ENI + ENS (156): interoperabilidad (RD 4/2010) y seguridad (RD 311/2022)
│   └─ Reutilización de sistemas y aplicaciones (157): gratuita entre Administraciones
│
└─ VERTIENTE CIUDADANA (Ley 39/2015)
    ├─ Derecho vs. obligación de relacionarse (14): físicas eligen; jurídicas y profesionales OBLIGADAS
    ├─ Identificación vs. firma (9-11): Cl@ve, certificado/DNIe; firma solo cuando la ley la exija
    ├─ Registro Electrónico General (16): interoperable, 24h/365 días; Correos, consulados, oficinas
    ├─ Notificaciones (40-44): preferentemente electrónicas; RECHAZO a los 10 días naturales
    └─ Documento (26), copia auténtica (27) y expediente electrónico (70) con índice

Consejo final: no confundas la sede electrónica (donde se tramita, con validez jurídica) con el portal de internet (donde se informa). Recuerda el binomio Ley 39 (ciudadano) / Ley 40 (interior), la diferencia entre identificación y firma, los cuatro planos de identificación (sello de órgano, sello y CSV de la actuación automatizada, certificado del empleado, y sistemas del interesado) y el dato estrella de las notificaciones: se entienden rechazadas cuando transcurren diez días naturales desde su puesta a disposición sin acceder a su contenido.