Guía de estudio del Tema 26, dentro del bloque de ofimática. Es un tema conceptual y práctico, sin ley de referencia, dedicado a Microsoft PowerPoint (versión Microsoft 365), el programa de presentaciones. El manejo y los menús pueden variar según la versión. Material de estudio orientado al examen.

0. Introducción: las presentaciones en la Administración

La cuarta gran herramienta ofimática, junto al procesador de textos, la hoja de cálculo y la base de datos, es el programa de presentaciones. Su finalidad es crear presentaciones visuales, formadas por una secuencia de diapositivas, para apoyar una exposición oral ante un público: una charla, un curso de formación, la explicación de un proyecto, la presentación de unos datos o de una memoria. En la Administración se usa en jornadas, cursos, reuniones, comparecencias y actos públicos. Aunque el auxiliar administrativo no siempre elabore presentaciones, conocer esta herramienta forma parte de su competencia ofimática y aparece en los temarios.

El programa de presentaciones más extendido es Microsoft PowerPoint, que forma parte de la suite Microsoft 365. Este tema estudia su manejo: la interfaz, las diapositivas y sus diseños, los patrones y temas, la inserción de contenido, las transiciones y animaciones, las vistas, la proyección de la presentación y su exportación. Existen alternativas equivalentes, como Impress (de la suite libre LibreOffice) o Google Slides (en línea). Todas manejan los mismos conceptos, de modo que quien aprende PowerPoint puede usar las demás sin dificultad; las Administraciones que optan por software libre emplean Impress y el formato abierto .odp.

Conviene enlazar con los temas anteriores: PowerPoint es software de aplicación (Tema 21) y comparte con Word y Excel (Temas 23 y 24) la interfaz de cinta de opciones y muchas funciones (copiar, pegar, insertar imágenes, guardar, imprimir). Su archivo tiene extensión .pptx y su interfaz resulta familiar para quien ya usa Word o Excel. La diferencia es su finalidad: no producir un documento para leer, sino un apoyo visual para una exposición. Comparte, además, con el resto de la suite el modelo de plantillas y temas, el guardado en OneDrive y el trabajo colaborativo.

Para el auxiliar administrativo, este tema tiene un valor doble: por un lado, puede tener que elaborar o preparar presentaciones para su unidad (jornadas, cursos, reuniones); por otro, es una materia con presencia creciente en los exámenes, con preguntas sobre los conceptos (diapositiva, tema, patrón), la diferencia entre transición y animación, las vistas y los formatos de archivo. Conviene, por ello, dominar tanto la terminología como el manejo básico de la herramienta.

0.1. Origen de los programas de presentaciones

Antes de los programas de presentaciones, las exposiciones se apoyaban en transparencias proyectadas con un retroproyector o en diapositivas fotográficas físicas (de ahí el nombre que se conserva). La informática sustituyó esos soportes por presentaciones digitales que se proyectan desde el ordenador con un cañón o una pantalla. PowerPoint, creado en 1987 e integrado poco después en Microsoft Office, se convirtió en el estándar. Hoy las presentaciones son omnipresentes en la enseñanza, la empresa y la Administración, hasta el punto de que "hacer un PowerPoint" es sinónimo de preparar una presentación, aunque existan otras herramientas.

1. Concepto de programa de presentaciones

Un programa de presentaciones es una aplicación que permite crear, editar y proyectar presentaciones formadas por una serie de diapositivas. Cada diapositiva es como una "hoja" o pantalla que puede contener texto, imágenes, gráficos, tablas, esquemas, sonido o vídeo, y que se muestra sucesivamente durante la exposición. El objetivo es transmitir un mensaje de forma visual y ordenada, reforzando y estructurando lo que el ponente explica de palabra. Las diapositivas se muestran sucesivamente, normalmente a pantalla completa mediante un proyector o una pantalla, mientras la persona expone; el ritmo lo marca el ponente (o unos tiempos programados).

La presentación es el archivo completo (el conjunto de diapositivas y sus recursos), mientras que la diapositiva es cada una de las pantallas individuales que la componen. Una presentación puede tener desde una sola diapositiva hasta decenas, y su duración depende del tiempo que se dedique a cada una durante la exposición. A diferencia de un documento de Word, que se concibe para leerse, la presentación se concibe para proyectarse y acompañar a una persona que habla: por eso prima lo visual y esquemático sobre el texto extenso.

PowerPoint pertenece a Microsoft 365, junto con Word, Excel, Access y Outlook, y comparte con ellos la interfaz, el guardado en la nube (OneDrive) y muchas funciones comunes. Sus alternativas más conocidas son LibreOffice Impress (software libre y gratuito) y Google Slides (en la nube, para trabajo colaborativo). Todos comparten los mismos conceptos básicos: diapositivas, diseños, temas, transiciones y animaciones. Una buena presentación no es la que más efectos tiene, sino la que comunica con claridad; la herramienta es solo un medio para apoyar un buen discurso.

Además de las suites clásicas, existen herramientas de presentación en línea y de estilo distinto, como Prezi (con un lienzo de zoom en lugar de diapositivas) o Microsoft Sway y Canva (orientadas a diseños atractivos y compartibles por web). Todas ellas persiguen lo mismo: apoyar visualmente la comunicación de un mensaje ante un público. En la Administración, no obstante, PowerPoint sigue siendo el estándar, por su integración con el resto de la suite Microsoft 365 y su amplia difusión.

2. La interfaz de PowerPoint

Al abrir PowerPoint se muestra su interfaz, cuyos elementos principales son:

• La cinta de opciones, con sus pestañas (Archivo, Inicio, Insertar, Diseño, Transiciones, Animaciones, Presentación con diapositivas, Revisar, Vista) organizadas en grupos.
• El panel de diapositivas (a la izquierda), que muestra las miniaturas de todas las diapositivas y permite moverse entre ellas, reordenarlas, añadirlas, duplicarlas o eliminarlas con comodidad.
• El área de trabajo (en el centro), donde se edita la diapositiva activa a tamaño grande.
• El panel de notas (bajo la diapositiva), para escribir las anotaciones del ponente, que no se ven en la proyección pero sí en la vista del moderador y que pueden imprimirse en la página de notas; son un guion privado muy útil para no olvidar lo que hay que decir en cada diapositiva.
• La barra de estado, con el número de diapositiva, el idioma, los botones de vista y el zoom.

La pantalla de PowerPoint recuerda mucho a la de Word y Excel, lo que facilita el aprendizaje: quien domina la cinta de opciones en un programa se maneja pronto en los demás. La diferencia está en el panel de diapositivas de la izquierda —propio de PowerPoint— y en las pestañas específicas para el diseño, las transiciones, las animaciones y la proyección. En el centro se trabaja siempre sobre una diapositiva cada vez, la que esté seleccionada en el panel de miniaturas.

Las pestañas propias de PowerPoint son Diseño (temas y formato de las diapositivas), Transiciones (efectos al pasar de una diapositiva a otra), Animaciones (efectos de los elementos dentro de la diapositiva) y Presentación con diapositivas (para proyectar). Reconocer qué contiene cada pestaña ayuda a localizar las herramientas: en Inicio están el formato del texto y las operaciones básicas; en Insertar se añade el contenido; en Diseño se define la apariencia; en Transiciones y Animaciones, los efectos; en Presentación con diapositivas, la proyección; y en Vista, las formas de ver la presentación.

Como en el resto de la suite, la pestaña Archivo abre la vista Backstage, con las operaciones sobre la presentación completa (Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, Exportar, Compartir y Opciones). Al crear una presentación, se puede partir de una presentación en blanco o de una plantilla con un diseño ya preparado. La barra de herramientas de acceso rápido y la posibilidad de personalizar la cinta completan una interfaz muy parecida a la de Word y Excel, lo que facilita el aprendizaje si ya se conocen esos programas.

3. Las diapositivas y sus diseños

La diapositiva es la unidad básica de la presentación. Las operaciones básicas con diapositivas, desde el panel de la izquierda o la pestaña Inicio, son: crear una nueva diapositiva (con Nueva diapositiva, eligiendo su diseño), duplicar una existente (para partir de una parecida), eliminar, reordenar (arrastrando las miniaturas) y ocultar (para que no aparezca en la proyección sin borrarla, útil para diapositivas de reserva). Estas operaciones son especialmente cómodas en la vista Clasificador de diapositivas, que muestra todas las miniaturas juntas y permite reorganizar la presentación de un vistazo, como si se manejaran fichas sobre una mesa. Se pueden organizar en secciones con nombre para estructurar y navegar mejor por las presentaciones largas.

El texto se introduce, sobre todo, en los marcadores de posición que trae cada diseño (el marco de "Haga clic para agregar título" o "para agregar texto"), y también en cuadros de texto que se pueden colocar libremente en cualquier parte de la diapositiva. El texto de los marcadores se refleja en la vista Esquema y facilita mantener una estructura coherente; el texto de los cuadros de texto libres, en cambio, no aparece en el esquema. Conviene no llenar la diapositiva de texto: los marcadores están pensados para títulos y puntos clave, no para párrafos largos, que es preferible reservar a las notas del ponente o a un documento aparte.

Al texto se le aplica el mismo formato que en Word (fuente, tamaño, negrita, cursiva, color, alineación) desde la pestaña Inicio. El contenido de los marcadores suele presentarse como una lista con viñetas de varios niveles (se aumenta o disminuye el nivel con el tabulador o los botones de sangría), lo que permite estructurar las ideas en puntos y subpuntos. Aun así, la recomendación es limitar el número de niveles y de líneas: una diapositiva con demasiadas viñetas se vuelve ilegible y aburrida. El texto puede complementarse con WordArt para títulos destacados, pero sin abusar de los efectos decorativos.

Cada diapositiva tiene un diseño (o layout): una plantilla que determina la disposición de los elementos mediante marcadores de posición (los recuadros donde se coloca el contenido). Los diseños habituales son: Diapositiva de título (para la portada, con título y subtítulo), Título y objetos (el más común, con un título y un cuerpo de contenido donde caben texto, tabla, gráfico o imagen), Dos objetos (para comparar), Comparación, Solo título, En blanco (sin marcadores, total libertad) y Contenido con título, entre otros. Elegir el diseño adecuado a cada diapositiva ahorra trabajo y da coherencia; los marcadores de posición guían dónde escribir el texto o insertar la imagen, la tabla o el gráfico, y su formato viene definido por el patrón, de modo que basta con rellenarlos.

Una presentación bien estructurada suele empezar con una diapositiva de título (portada con el tema y el autor), seguir con una diapositiva de índice o guion, desarrollar el contenido en diapositivas de título y objetos y terminar con una diapositiva de conclusiones o de despedida. Se pueden reutilizar diapositivas de otra presentación (para no rehacerlas) y organizar las diapositivas en secciones con nombre, lo que facilita el manejo de presentaciones largas. La numeración de las diapositivas y la fecha se pueden insertar de forma automática en todas ellas a través del patrón, así como un pie con el título o el organismo.

Un método muy eficiente para crear rápidamente una presentación es partir de un esquema: si se tiene el guion estructurado con títulos y puntos (por ejemplo, en un documento de Word con estilos de título), PowerPoint puede generar automáticamente una diapositiva por cada título y sus puntos como viñetas. A la inversa, la vista Esquema de PowerPoint permite escribir primero toda la estructura textual y ocuparse después del formato y las imágenes. Trabajar primero el contenido y la estructura y luego el diseño es una buena práctica que evita perderse en los efectos antes de tener claro el mensaje.

4. Los patrones y los temas de diseño

Para dar a toda la presentación un aspecto homogéneo y profesional se usan los patrones y los temas. El tema es un conjunto coordinado de colores, fuentes y efectos que se aplica a toda la presentación de una vez, definiendo su "estilo" visual; PowerPoint ofrece numerosos temas prediseñados y permite personalizarlos, e incluso ofrece variantes de color de un mismo tema. Aplicar un tema desde el principio garantiza que todas las diapositivas compartan la misma apariencia, y cambiar de tema transforma el aspecto de toda la presentación con un clic, sin tocar el contenido. El patrón de diapositivas (o diapositiva patrón) es la plantilla "maestra" que controla el formato común de todas las diapositivas: el fondo, la posición y el formato de los títulos y textos, el logotipo que debe aparecer en todas, la numeración, etc. El patrón se compone de una diapositiva principal y de varios diseños asociados, uno por cada tipo de disposición. Modificar el patrón cambia todas las diapositivas a la vez, lo que garantiza la coherencia y ahorra muchísimo tiempo frente a retocar cada diapositiva por separado. Usar temas y patrones es la marca de una presentación bien construida: en lugar de dar formato diapositiva a diapositiva, se define una vez y se aplica a todas.

Desde la pestaña Diseño se ajusta también el tamaño de la diapositiva, que hoy suele ser panorámico (16:9), adaptado a las pantallas y proyectores actuales, aunque puede elegirse el formato clásico 4:3. Conviene fijar el tamaño al principio, porque cambiarlo después obliga a recolocar los elementos. El fondo de las diapositivas (color, degradado o imagen) también se define aquí o en el patrón, procurando que no reste legibilidad al texto.

Conviene precisar la diferencia, muy preguntada, entre tema y patrón. El tema es el "paquete" de estilo (colores, fuentes, efectos) que da la apariencia; se elige desde la pestaña Diseño. El patrón de diapositivas es la estructura que define, para cada tipo de diseño, dónde y cómo van los elementos (títulos, textos, números de diapositiva, fecha, logotipo); se edita desde la vista Patrón de diapositivas (en la pestaña Vista). Existen además el patrón de documentos (que controla el formato de los documentos impresos para el público) y el patrón de notas (para las páginas de notas). Modificar el patrón es la forma correcta de, por ejemplo, poner el logotipo del organismo en todas las diapositivas de una sola vez, en lugar de pegarlo en cada una.

5. La inserción de contenido

Desde la pestaña Insertar se añade a las diapositivas todo tipo de contenido. Los principales elementos son:

• El texto: se escribe en los marcadores de posición o en cuadros de texto independientes. Conviene usar textos breves (títulos, ideas clave, esquemas), no párrafos largos.
• Las imágenes: fotografías, dibujos, iconos o capturas de pantalla, desde el equipo o en línea, que ilustran el mensaje; una buena imagen vale más que muchas palabras y hace la diapositiva más atractiva y memorable.
• Las tablas y los gráficos: para presentar datos de forma clara y visual (los gráficos pueden crearse en PowerPoint o traerse de Excel, conservando el vínculo con la hoja de origen).
• Los SmartArt: diagramas, procesos, listas, ciclos, jerarquías y organigramas, muy útiles para representar visualmente ideas y estructuras; incluso puede convertirse un texto con viñetas en un SmartArt con un clic.
• Las formas (rectángulos, flechas, líneas, llamadas), los iconos y el WordArt (texto decorativo), que sirven para señalar, conectar y destacar elementos; a las formas se les puede añadir texto y darles color, borde y efectos.
• Los elementos multimedia: audio (música o locución) y vídeo, que pueden reproducirse durante la presentación y que aportan dinamismo, siempre que se usen con criterio y funcionen en el equipo.
• Los hipervínculos y los botones de acción, que permiten saltar a otra diapositiva, a un archivo o a una página web durante la proyección; son la base de las presentaciones interactivas (por ejemplo, un menú desde el que se salta a distintas secciones).

El contenido debe estar al servicio del mensaje: una presentación eficaz combina texto breve, imágenes claras y datos bien presentados, sin recargar las diapositivas. Cada elemento insertado se puede seleccionar, mover, cambiar de tamaño, girar y dar formato de forma independiente, con las pestañas contextuales que aparecen al seleccionarlo (Formato de imagen, Diseño de gráfico, etc.). El uso de SmartArt y de gráficos permite convertir ideas y cifras en elementos visuales fáciles de captar de un vistazo.

Los elementos multimedia merecen atención: PowerPoint permite insertar audio (música o locución de fondo) y vídeo (desde un archivo o en línea), configurando cómo se reproducen (al hacer clic o automáticamente, en bucle, a pantalla completa). Un vídeo bien elegido puede reforzar mucho el mensaje, pero conviene comprobar antes de la exposición que se reproduce correctamente en el equipo. El audio y el vídeo pueden recortarse dentro de PowerPoint (para dejar solo el fragmento útil) y configurarse para iniciarse automáticamente al llegar a la diapositiva o al hacer clic, y para reproducirse en bucle u ocultar su icono durante la proyección. Las imágenes pueden recortarse, comprimirse (para reducir el tamaño del archivo), ajustarse y llevar un texto alternativo por accesibilidad. Y los objetos se pueden alinear, agrupar y ordenar en capas (traer al frente, enviar al fondo) para componer bien la diapositiva; las guías inteligentes aparecen al mover un objeto para ayudar a alinearlo con los demás. Agrupar varios objetos permite moverlos y darles formato como una sola unidad, muy útil cuando una figura se compone de varias formas y textos. Al igual que en Word y Excel, los datos y gráficos de Excel pueden insertarse o vincularse en una presentación, de modo que si cambian en Excel se actualicen en PowerPoint.

Para presentar datos, PowerPoint ofrece las tablas (filas y columnas, como en Word) y, sobre todo, los gráficos, que convierten las cifras en columnas, líneas o sectores fáciles de interpretar de un vistazo: en una presentación, un gráfico comunica mucho mejor que una tabla llena de números. Para representar ideas, procesos y estructuras, el SmartArt permite crear con facilidad diagramas de flujo, listas, ciclos, jerarquías y organigramas, muy adecuados para explicar visualmente cómo se organiza un órgano o cómo se desarrolla un procedimiento. Estos elementos visuales son el verdadero valor de una presentación frente a un simple documento de texto.

6. Transiciones y animaciones

Una de las distinciones más importantes —y más preguntadas— del tema es la diferencia entre transiciones y animaciones:

• Las transiciones (pestaña Transiciones) son los efectos visuales que se producen al pasar de una diapositiva a otra. Afectan a la diapositiva completa y se aplican en el momento del cambio. PowerPoint agrupa las transiciones en tres tipos: sutiles (discretas, como el desvanecido o el empuje, las más recomendables), llamativas (más vistosas, como el giro o el cubo) y de contenido dinámico. La transición se elige para la diapositiva y puede aplicarse a todas.
• Las animaciones (pestaña Animaciones) son los efectos que se aplican a los elementos concretos dentro de una diapositiva (un texto, una imagen, un gráfico): pueden aparecer, desaparecer, moverse o resaltarse. Sirven para mostrar el contenido de forma progresiva (por ejemplo, que los puntos de una lista vayan apareciendo uno a uno).

La regla para no confundirlas: la transición es entre diapositivas (afecta a la diapositiva entera al cambiar); la animación es dentro de la diapositiva (afecta a un elemento). Ambos efectos deben usarse con moderación: un exceso de transiciones y animaciones distrae y resta profesionalidad.

Las animaciones se clasifican en cuatro grupos según su función: de entrada (el elemento aparece), de salida (desaparece), de énfasis (llama la atención sobre un elemento visible, por ejemplo agrandándolo o cambiando su color) y trayectorias de desplazamiento (el elemento se mueve por un recorrido). Cuando hay varias animaciones en una diapositiva, se puede controlar su orden y su desencadenante (al hacer clic, con la anterior o después de la anterior) desde el panel de animación. Incluso puede vincularse una animación a un desencadenador (que se active al hacer clic en un objeto concreto). Este control fino permite, por ejemplo, ir descubriendo los puntos de una lista al ritmo del discurso, o mostrar una respuesta solo después de plantear una pregunta, lo que resulta muy útil en la formación. Las transiciones, por su parte, pueden configurarse para producirse al hacer clic o automáticamente tras un tiempo determinado, lo que permite crear presentaciones que avanzan solas (por ejemplo, para un expositor en un hall). El uso combinado y comedido de ambos recursos ayuda a dosificar la información y a guiar la atención del público.

Las transiciones permiten ajustar su duración, añadir un sonido y decidir si se aplican solo a la diapositiva actual o a todas las diapositivas (botón "Aplicar a todo"), lo que garantiza un efecto uniforme en toda la presentación. Un efecto especial es Transformación (Morph), que anima suavemente el paso entre dos diapositivas moviendo los objetos comunes, creando un efecto muy vistoso sin animaciones manuales. En cualquier caso, la recomendación general es sobriedad: una transición sencilla y uniforme (como el desvanecido) resulta más elegante que un catálogo de efectos distintos en cada diapositiva.

7. Las vistas de PowerPoint

PowerPoint ofrece varias vistas, desde la pestaña Vista o la barra de estado, adaptadas a cada tarea:

• La vista Normal: la habitual para crear y editar las diapositivas, con el panel de miniaturas a la izquierda, el área de edición en el centro y el panel de notas debajo.
• La vista Clasificador de diapositivas: muestra todas las diapositivas en miniatura, ideal para reorganizar (arrastrando), copiar, eliminar, aplicar transiciones y ver la estructura general de la presentación de un solo golpe.
• La vista Esquema: muestra solo el texto de los títulos y contenidos (sin imágenes ni formato), útil para estructurar la presentación y redactar el guion, e incluso para escribir de golpe toda la estructura textual antes de diseñar.
• La vista Página de notas: para escribir e imprimir las notas del ponente junto a cada diapositiva, de modo que este disponga de un guion detallado.
• La vista Lectura y la Presentación con diapositivas: para ver la presentación tal como la percibirá el público, a pantalla completa (la de Lectura, en una ventana; la de Presentación, a toda la pantalla).
• La vista del Moderador (presentador): en la exposición con dos pantallas, muestra al ponente sus notas, la diapositiva siguiente y un temporizador, mientras el público solo ve la diapositiva actual.

Cada vista sirve a una fase del trabajo: se redacta y estructura el guion en la vista Esquema, se edita el contenido en la vista Normal, se reorganiza el conjunto en el Clasificador de diapositivas, se preparan las notas en la Página de notas y se expone en la Presentación con diapositivas (y en la vista del Moderador). Saber cambiar de vista según lo que se esté haciendo hace el trabajo mucho más eficiente. El zoom y la posibilidad de mostrar la regla y las guías ayudan, además, a alinear y componer los elementos con precisión.

8. La presentación con diapositivas

El momento culminante es la proyección de la presentación ante el público. Se inicia desde la pestaña Presentación con diapositivas, con el botón correspondiente de la barra de estado o con la tecla F5 (desde el principio) o Mayús + F5 (desde la diapositiva actual); se sale con la tecla Esc. Antes se puede configurar la presentación: elegir si avanza con clic o con tiempos automáticos, si se repite en bucle (por ejemplo, para un expositor que se proyecta solo en un hall, el llamado modo kiosco), qué diapositivas se muestran y si se usa el modo del moderador. Durante la proyección se avanza con el clic del ratón, la barra espaciadora, la tecla Intro o las teclas de dirección o AvPág, y se retrocede con RePág o la flecha; también es habitual usar un mando a distancia o presentador inalámbrico, que actúa como avance/retroceso y puntero. Para proyectar se conecta el ordenador a un cañón (proyector) o a una pantalla mediante un cable (HDMI, VGA) o de forma inalámbrica, y Windows permite duplicar o extender la imagen a la segunda pantalla (la extensión es la que habilita la vista del moderador). PowerPoint ofrece herramientas útiles durante la exposición: un puntero láser y un lápiz o rotulador para señalar y anotar sobre la diapositiva, la posibilidad de ir directamente a una diapositiva concreta, y el zoom sobre una parte. La función de ensayo de intervalos permite grabar el tiempo dedicado a cada diapositiva para que la presentación avance sola con esos tiempos, algo útil tanto para controlar la duración como para presentaciones automáticas. Durante la proyección son útiles algunos atajos: escribir el número de una diapositiva y pulsar Intro salta a ella; la tecla B pone la pantalla en negro (y N en blanco) para hacer una pausa y centrar la atención en el ponente; y la tecla Esc finaliza la presentación.

PowerPoint permite además grabar la presentación con la narración de voz e incluso la imagen del ponente (por la cámara), y luego exportarla como vídeo: se obtiene una película que reproduce las diapositivas con sus transiciones, animaciones y la voz grabada, y que puede publicarse o enviarse a quien no pudo asistir. Esta función ha ganado mucha importancia con la formación en línea y el teletrabajo. En el trabajo a distancia, la presentación puede compartirse en una reunión por videoconferencia, mostrando las diapositivas a los asistentes remotos. La vista del moderador es especialmente valiosa en la exposición presencial con proyector: el ponente ve en su pantalla las notas, la diapositiva siguiente y el tiempo transcurrido, mientras el público solo ve la diapositiva a pantalla completa, lo que ayuda a exponer con seguridad sin leer directamente de la pantalla común.

9. Guardar, exportar e imprimir

El formato propio y predeterminado de PowerPoint es .pptx (presentación de PowerPoint), basado en un estándar XML comprimido, análogo a .docx y .xlsx. Existe también el formato .ppsx (presentación autoejecutable o "con diapositivas"), que al abrirse arranca directamente la proyección a pantalla completa, sin mostrar el entorno de edición: muy útil para enviar una presentación lista para verse. PowerPoint permite además exportar a PDF (para distribuir o imprimir un documento no editable, que conserva el aspecto), a vídeo (para publicarla o enviarla como película), a imágenes (cada diapositiva como una foto) y a otros formatos. Al imprimir, se puede elegir imprimir una diapositiva por página, varias diapositivas por hoja (documentos o handouts, para repartir al público), la página de notas o el esquema. Como alternativas de guardado están también el formato de LibreOffice (.odp) y las plantillas (.potx).

Conviene distinguir bien los formatos y modos de salida, frecuentes en los exámenes. El .pptx es la presentación editable; el .ppsx arranca directamente la proyección (autoejecutable); el PDF produce un documento fijo para leer o imprimir; y la exportación a vídeo (por ejemplo, .mp4) genera una película que puede verse sin PowerPoint. Al imprimir, la opción de documentos (handouts) coloca varias diapositivas por hoja (2, 3, 4, 6 o 9), ideal para repartir al público un resumen en papel; la opción de página de notas imprime cada diapositiva con sus notas; y la de esquema imprime solo el texto. Elegir el modo de salida adecuado según el destino (proyectar, distribuir, imprimir, publicar) es parte del buen uso de la herramienta.

Dos precauciones habituales al enviar o llevar una presentación a otro equipo. Primera, las fuentes: si la presentación usa un tipo de letra que no está instalado en el ordenador donde se proyecta, el texto puede descolocarse; para evitarlo, se pueden incrustar las fuentes en el archivo o usar fuentes estándar. Segunda, los archivos vinculados (vídeos, sonidos): conviene incrustarlos o llevarlos junto a la presentación, para lo cual PowerPoint ofrece la opción de empaquetar la presentación con todos sus recursos. Comprobar la presentación en el equipo real antes de la exposición evita sorpresas desagradables.

10. Buenas prácticas de diseño

Más allá del manejo técnico, conviene conocer algunas buenas prácticas para que una presentación sea eficaz, pues a menudo se pregunta por ellas. Una presentación eficaz cuenta una historia con una estructura clara: una introducción que capta la atención y anuncia de qué se va a hablar, un desarrollo ordenado en puntos, y una conclusión que resume las ideas clave. La regla de oro es "menos es más": cada diapositiva debe transmitir una idea, con poco texto (mejor palabras clave y esquemas que párrafos), letra grande y legible, y contraste suficiente entre el texto y el fondo. Conviene usar imágenes y gráficos en lugar de bloques de texto, mantener la coherencia visual (mismo tema, colores y fuentes en toda la presentación, gracias a los patrones y temas), no abusar de los efectos (transiciones y animaciones), numerar o estructurar las diapositivas y cuidar la ortografía (una falta proyectada a gran tamaño resulta especialmente llamativa). La presentación es un apoyo del ponente, no un sustituto: no debe leerse la diapositiva palabra por palabra, sino que esta debe resumir y reforzar lo que se dice. Es preferible una diapositiva con una imagen potente y tres palabras clave que otra con un párrafo que el público leerá mientras deja de escuchar. Una presentación sobria y clara comunica mejor que una recargada de efectos.

Se citan a menudo algunas reglas orientativas: la regla del "6 por 6" (no más de seis líneas por diapositiva y seis palabras por línea, aproximadamente) recuerda que la diapositiva debe contener ideas, no párrafos; usar un tamaño de letra grande (para que se lea desde el fondo de la sala, típicamente 24 puntos o más en el cuerpo y aún mayor en los títulos); elegir colores con buen contraste (texto oscuro sobre fondo claro o al revés) y evitar combinaciones que dificulten la lectura; y limitar el número de diapositivas al tiempo disponible. También es buena práctica ensayar la presentación, comprobar que los vídeos y las fuentes funcionan en el equipo donde se va a proyectar y llevar una copia en PDF por si falla el programa. Estas pautas convierten una presentación correcta en una presentación eficaz.

Conviene evitar los errores más comunes: llenar las diapositivas de texto y limitarse a leerlas (el público puede leer más rápido de lo que se habla, y se aburre); usar fuentes pequeñas o colores que no contrastan; abusar de animaciones y transiciones llamativas; sobrecargar cada diapositiva de imágenes y elementos; y no ensayar. La presentación acompaña al ponente, no lo sustituye: si en la diapositiva está todo escrito, sobra el ponente; si no hay ponente, sobra la presentación. El equilibrio —diapositivas visuales y esquemáticas más una buena exposición oral— es la clave de una comunicación eficaz.

11. El papel del auxiliar administrativo

Aunque la elaboración de presentaciones no sea la tarea más frecuente de un auxiliar, sí es habitual que colabore en ellas o las prepare. El auxiliar administrativo puede necesitar elaborar o colaborar en presentaciones para jornadas, cursos, reuniones o actos de su unidad, así como preparar el material para que un superior exponga (montando las diapositivas a partir de un guion o de un informe). Un buen manejo de PowerPoint —saber crear diapositivas con diseños adecuados, aplicar un tema coherente, insertar texto breve, imágenes, tablas y gráficos, añadir transiciones y animaciones con mesura y proyectar con soltura— le permite producir apoyos visuales claros y profesionales con rapidez. Un uso muy frecuente en la Administración es preparar la presentación de una memoria, de unos datos estadísticos o de un proyecto para una reunión o una jornada, así como diseñar material de formación interna. Saber convertir un informe denso en unas pocas diapositivas claras, con los datos en gráficos y las ideas en esquemas, es una habilidad muy valorada. También es útil para presentar datos (traídos de Excel) o esquemas de forma visual. En el trabajo colaborativo, cuando la presentación está en OneDrive o SharePoint, varias personas pueden editarla a la vez y dejar comentarios, lo que agiliza la preparación de materiales entre varias unidades.

Como en toda la ofimática, se exige rigor (una presentación con errores ortográficos, datos equivocados o mal diseñada da mala imagen de la Administración), ensayo previo (comprobar que todo funciona en el equipo real), atención a la accesibilidad (texto legible, contraste, texto alternativo en las imágenes) y respeto a la protección de datos cuando la presentación contenga información personal. Dominar el programa de presentaciones completa, junto con Word, Excel y Access, el núcleo de la competencia ofimática del empleo público, y permite comunicar la información de forma visual y eficaz.

En materia de accesibilidad, conviene recordar que las presentaciones deben ser utilizables por todas las personas: usar texto grande y con buen contraste, añadir texto alternativo a las imágenes, no transmitir información solo mediante el color y comprobar el orden de lectura de los elementos para los lectores de pantalla. PowerPoint incluye un Comprobador de accesibilidad, igual que Word. Y, como siempre, hay que cuidar la protección de datos: una presentación mostrada en público o compartida no debe contener datos personales que no proceda difundir. Estas cautelas, unidas a un buen diseño, hacen de la presentación una herramienta de comunicación al servicio de una Administración moderna, transparente y cercana.

12. Esquema-resumen

• Programa de presentaciones: crea presentaciones de diapositivas para apoyar una exposición oral. PowerPoint (Microsoft 365); alternativas: LibreOffice Impress, Google Slides. Archivo: .pptx.
• Interfaz: cinta con pestañas propias (Diseño, Transiciones, Animaciones, Presentación con diapositivas), panel de diapositivas (miniaturas), área de edición, panel de notas.
• Diapositivas: crear, duplicar, eliminar, reordenar, ocultar, secciones. Cada una con un diseño (layout) y marcadores de posición.
• Patrones y temas: el tema aplica colores, fuentes y efectos coordinados a toda la presentación; el patrón de diapositivas controla el formato común (modificarlo cambia todas a la vez). Dan coherencia.
• Contenido (Insertar): texto (breve), imágenes, tablas, gráficos, SmartArt, formas, multimedia (audio/vídeo), hipervínculos y botones de acción.
• Transiciones vs animaciones: la transición es el efecto al pasar de una diapositiva a otra (diapositiva completa); la animación es el efecto de un elemento dentro de la diapositiva. Usar con moderación.
• Vistas (Normal, Clasificador, Esquema, Notas, Moderador) y presentación (F5 desde el principio; Esc para salir; puntero láser). Exportar a PDF/vídeo; formato .ppsx autoejecutable. Buenas prácticas: menos es más.

13. Ideas que más se preguntan

• El concepto de presentación (el archivo) y de diapositiva (cada pantalla), y que el archivo de PowerPoint es .pptx (autoejecutable, .ppsx).
• La diferencia entre tema (colores, fuentes y efectos de toda la presentación) y patrón de diapositivas (plantilla maestra que controla el formato común y donde se pone, p. ej., el logotipo en todas las diapositivas).
• La diferencia entre transición (efecto entre diapositivas, afecta a la diapositiva entera al cambiar) y animación (efecto de un elemento dentro de la diapositiva): la pregunta estrella del tema.
• Los diseños (layouts) y los marcadores de posición de las diapositivas; el tamaño panorámico 16:9 o clásico 4:3.
Los cuatro tipos de animación (entrada, salida, énfasis y trayectorias de desplazamiento) y que las transiciones pueden aplicarse a una diapositiva o a todas; ambos efectos deben usarse con moderación.
• Las vistas (Normal para editar, Clasificador para reorganizar, Esquema para el guion, Moderador con notas) y la tecla F5 para iniciar la presentación desde el principio (Mayús+F5 desde la actual; Esc para salir).
• El formato .ppsx (presentación autoejecutable que arranca la proyección) frente a .pptx (editable); la exportación a PDF y a vídeo; imprimir varias diapositivas por hoja (documentos/handouts).
• Las buenas prácticas de diseño (menos es más, poco texto, coherencia, no abusar de efectos, no leer la diapositiva).

En síntesis, PowerPoint permite crear apoyos visuales para las exposiciones combinando diapositivas con diseños coherentes (temas y patrones), contenido variado (texto breve, imágenes, tablas, gráficos, SmartArt, multimedia) y efectos comedidos (transiciones entre diapositivas y animaciones de los elementos), que se proyectan con herramientas como la vista del moderador. Dominar estos conceptos permite responder las preguntas del tema y elaborar presentaciones claras y profesionales, cerrando el bloque de las grandes aplicaciones ofimáticas (Word, Excel, Access y PowerPoint) que todo auxiliar administrativo debe manejar.