Guía de estudio del Tema 23, dentro del bloque de ofimática. Es un tema conceptual y práctico, sin ley de referencia, dedicado al procesador de textos Microsoft Word (en su versión Microsoft 365). El manejo y los menús pueden variar ligeramente según la versión y las actualizaciones. Material de estudio orientado al examen.

0. Introducción: el procesador de textos en la oficina

El procesador de textos es, probablemente, la herramienta ofimática más utilizada en una oficina administrativa. Con él se redactan oficios, informes, notas, cartas, resoluciones, actas y todo tipo de documentos. Frente a la máquina de escribir del pasado, un procesador de textos permite escribir, corregir, dar formato, insertar imágenes y tablas, revisar la ortografía, guardar, reutilizar y compartir los documentos con enorme facilidad. Dominarlo es una competencia básica del auxiliar administrativo y una de las materias más presentes en los exámenes del bloque de ofimática.

El procesador de textos más extendido es Microsoft Word, que forma parte de la suite Microsoft 365 (antes llamada Office). Este tema estudia su manejo: la interfaz, la edición, el formato, las tablas, las imágenes, la revisión, la combinación de correspondencia y la impresión. Aunque nos centramos en Word por ser el estándar en la Administración, existen otros procesadores de textos, como Writer (de la suite libre LibreOffice) o Google Docs (en línea), con funciones equivalentes. Las Administraciones, por razones de coste, interoperabilidad y neutralidad tecnológica, favorecen en muchos casos el uso de software libre y formatos abiertos (como el ODF), aunque en la práctica Word y Microsoft 365 siguen siendo muy mayoritarios en los puestos de trabajo.

Conviene enlazar con los temas anteriores: como se vio, Word es software de aplicación (Tema 21) que se ejecuta sobre el sistema operativo (Tema 22) y produce archivos con extensión .docx que se guardan en carpetas y se pueden imprimir, archivar o remitir electrónicamente. Es, por tanto, la herramienta con la que el auxiliar materializa buena parte de los documentos administrativos estudiados en el Tema 19.

1. Concepto de procesador de textos

Un procesador de textos es una aplicación que permite crear, editar, dar formato, guardar e imprimir documentos de texto. Se diferencia de un simple editor de texto plano (como el Bloc de notas de Windows), que solo maneja texto sin formato: el procesador de textos añade la posibilidad de aplicar formato (tipos de letra, negrita, colores, alineaciones), insertar elementos (tablas, imágenes, gráficos), organizar el documento (estilos, índices, encabezados) y revisarlo (ortografía, control de cambios). Es, por tanto, una herramienta mucho más potente y versátil.

Word se comercializa dentro de Microsoft 365, la suite ofimática de Microsoft en su modalidad de suscripción con servicios en la nube (frente a las antiguas versiones de compra única). Microsoft 365 incluye, además de Word, la hoja de cálculo Excel (Tema 24), el programa de presentaciones PowerPoint, el gestor de correo Outlook, la base de datos Access y el almacenamiento en la nube OneDrive, que permite guardar y compartir los documentos en línea y trabajar en colaboración.

Los procesadores de textos tienen su historia: en los años ochenta y noventa dominaron programas como WordStar y, sobre todo, WordPerfect, hasta que Microsoft Word se impuso como estándar. Una de las grandes ventajas del procesador de textos frente a la vieja máquina de escribir es el concepto WYSIWYG (del inglés "lo que ves es lo que obtienes"): en la pantalla se ve el documento tal como quedará impreso, con su formato real. Esta característica, unida a la posibilidad de corregir sin repetir la página, revolucionó el trabajo de oficina.

2. La interfaz de Word

Al abrir Word aparece la interfaz del programa, cuyos elementos conviene conocer:

• La barra de herramientas de acceso rápido, en la parte superior, con los botones de uso más frecuente (guardar, deshacer, rehacer), personalizable por el usuario.
• La barra de título, que muestra el nombre del documento y del programa.
• La cinta de opciones (o ribbon), el elemento central de la interfaz: una banda horizontal organizada en pestañas, cada una con grupos de comandos relacionados.
• La regla (horizontal y vertical), que ayuda a situar los márgenes, las sangrías y las tabulaciones.
• El área de trabajo o página, donde se escribe el documento, con el cursor (punto de inserción parpadeante).
• La barra de estado, en la parte inferior, que muestra información útil (número de página actual y total, número de palabras del documento o de la selección, idioma de revisión, estado del control de cambios) y, a la derecha, los botones de vista y el control de zoom. Es personalizable: con el clic derecho sobre ella se elige qué información mostrar.

2.1. La cinta de opciones y sus pestañas

La cinta de opciones sustituyó, desde la versión 2007, a los antiguos menús desplegables. Está organizada en pestañas, cada una dedicada a un tipo de tarea. Las principales son:

• Archivo: abre la vista "Backstage", con las operaciones sobre el documento completo (Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Opciones).
• Inicio: las herramientas de uso más frecuente: fuente (tipo, tamaño, negrita, cursiva, color), párrafo (alineación, listas, sangrías, interlineado), estilos y edición (buscar y reemplazar).
• Insertar: añade elementos: tablas, imágenes, formas, gráficos, encabezados y pies, números de página, cuadros de texto, símbolos, hipervínculos.
• Diseño: el aspecto general del documento (temas, colores, fuentes, marca de agua, bordes de página).
• Disposición (o Formato/Diseño de página): márgenes, orientación, tamaño del papel, columnas, saltos y sangrías del párrafo.
• Referencias: tabla de contenido, notas al pie, citas y bibliografía, índices.
• Correspondencia: la combinación de correspondencia (cartas, sobres, etiquetas).
• Revisar: ortografía y gramática, sinónimos, idioma, comentarios, control de cambios, comparar documentos.
• Vista: las distintas formas de ver el documento y el zoom.

Algunas precisiones sobre la cinta. La pestaña Archivo da paso a la vista Backstage, una pantalla completa (no una cinta) desde la que se gestionan el documento y el programa: crear, abrir, guardar, imprimir, compartir, exportar, ver la información del archivo y las Opciones de Word. Además, aparecen pestañas contextuales que solo se muestran cuando se selecciona un elemento concreto (por ejemplo, las herramientas de imagen al seleccionar una imagen, o las de tabla al situarse en una tabla). Al seleccionar texto surge también una minibarra de herramientas flotante con las opciones de formato más frecuentes. La cinta puede contraerse para ganar espacio y personalizarse, y la barra de herramientas de acceso rápido admite añadir los botones que el usuario prefiera. La tecla F1 abre la ayuda.

2.2. Las vistas del documento

Word permite ver el documento de distintas formas según la tarea, desde la pestaña Vista o la barra de estado. Las principales vistas son: Diseño de impresión (la más habitual, muestra el documento tal como se imprimirá, con márgenes, encabezados y saltos de página); Modo de lectura (optimizada para leer, oculta las herramientas de edición); Diseño web (muestra el documento como una página web); Esquema (organiza el documento por niveles de títulos, útil para estructurar); y Borrador (vista simplificada para escribir rápido). El zoom permite acercar o alejar la visualización sin afectar al tamaño real del documento (se ajusta con el control de la barra de estado o con Ctrl + rueda del ratón). Desde la pestaña Vista también puede mostrarse u ocultarse la regla y las líneas de cuadrícula, dividir la ventana para ver dos partes del documento a la vez o ver varias páginas simultáneamente. Elegir la vista y el zoom adecuados a cada tarea (escribir, revisar, maquetar) hace el trabajo más cómodo y eficiente.

3. La gestión de documentos: crear, abrir, guardar

Las operaciones básicas con documentos se realizan desde la pestaña Archivo. Nuevo (Ctrl + U en español) crea un documento en blanco o a partir de una plantilla (modelo predefinido: carta, currículo, informe). Abrir (Ctrl + A en español) recupera un documento guardado; Word muestra además una lista de documentos recientes que pueden anclarse para tenerlos siempre a mano. Cerrar cierra el documento (avisando si hay cambios sin guardar). Guardar (Ctrl + G en español, Ctrl + S en inglés) almacena los cambios en el archivo; la primera vez, o con Guardar como, pide el nombre, la ubicación y el formato. Es fundamental guardar con frecuencia para no perder el trabajo; Microsoft 365 ofrece además el autoguardado cuando el documento está en OneDrive.

Word maneja varios formatos de archivo. El formato propio y predeterminado es .docx (documento de Word, basado en un estándar XML comprimido). Puede también guardar en .doc (formato antiguo), .pdf (documento portátil, que conserva el aspecto y no se edita fácilmente, ideal para enviar versiones definitivas), .odt (formato abierto de LibreOffice), .rtf (formato de texto enriquecido, compatible entre programas), .txt (texto plano, sin formato) o como plantilla (.dotx). Elegir el formato adecuado es importante: para un documento definitivo que no deba modificarse, el PDF es la mejor opción; para seguir editándolo, el .docx.

La elección del formato tiene también que ver con la compatibilidad: un documento guardado en el formato .docx más reciente podría no abrirse correctamente en versiones muy antiguas de Word, y algunos elementos pueden perderse al guardar en formatos de otros programas. Por eso, para intercambiar un documento que solo debe leerse, el PDF es la opción más segura, ya que se ve igual en cualquier dispositivo y no depende de tener Word instalado. Word incluye un Comprobador de compatibilidad que avisa de los elementos que podrían no conservarse al guardar en formatos anteriores.

Además de guardar, la vista Backstage permite Exportar (por ejemplo, crear un PDF) y Compartir el documento (enviarlo por correo o darle acceso en OneDrive para el trabajo colaborativo, en el que varias personas editan el mismo archivo a la vez y ven los cambios en tiempo real). Un aspecto muy práctico es la recuperación de documentos: Word guarda periódicamente copias de autorrecuperación, de modo que si el programa se cierra inesperadamente (por un corte de luz o un bloqueo) suele poder recuperarse el trabajo no guardado al reabrirlo. Cuando el documento está en OneDrive, el historial de versiones permite además volver a estados anteriores. Aun así, la regla de oro es guardar con frecuencia (Ctrl + G): ninguna función de recuperación sustituye al hábito de guardar.

4. La edición del texto

La edición es la introducción y manipulación del texto. Se escribe en la posición del cursor o punto de inserción. Para seleccionar texto se arrastra con el ratón o se usa el teclado (Mayús + flechas); un doble clic selecciona una palabra, un triple clic un párrafo y Ctrl + E (o Ctrl + A en inglés) todo el documento. Las operaciones esenciales son:

• Copiar (Ctrl + C), cortar (Ctrl + X) y pegar (Ctrl + V), que usan el portapapeles. El pegado especial permite elegir cómo se pega (con formato, sin formato, como imagen).
• Deshacer (Ctrl + Z) y rehacer (Ctrl + Y), que anulan o repiten las últimas acciones.
• Buscar (Ctrl + B en español) y Reemplazar (Ctrl + L), que localizan un texto y, opcionalmente, lo sustituyen por otro en todo el documento. El reemplazo puede hacerse uno a uno o todos a la vez, y admite opciones avanzadas (coincidir mayúsculas, palabras completas, formato o caracteres especiales). Es una herramienta muy potente para corregir de golpe un término repetido en un documento largo.
• La tecla Insert alterna entre el modo insertar (el texto nuevo empuja al existente) y sobrescribir (el texto nuevo reemplaza al existente); un error frecuente es activar sin querer el modo sobrescribir y ver cómo el texto "se come" al siguiente. La tecla Supr borra el carácter a la derecha del cursor y la tecla Retroceso el de la izquierda.

Word incorpora también funciones de ayuda a la escritura, como la autocorrección (corrige errores frecuentes al escribir), el autotexto y la autocompletar. Estas funciones agilizan la redacción, aunque conviene revisarlas para evitar correcciones no deseadas. Otra utilidad son los elementos rápidos y los bloques de creación, que permiten guardar fragmentos de uso frecuente (una fórmula de cortesía, un membrete, una cláusula) para insertarlos con un clic, muy prácticos para textos administrativos repetitivos.

Para desplazarse por el documento se usan el ratón, las barras de desplazamiento y el teclado: las teclas de dirección (flechas) mueven el cursor carácter a carácter o línea a línea; Inicio y Fin lo llevan al principio y al final de la línea; AvPág y RePág avanzan y retroceden una pantalla; y Ctrl + Inicio y Ctrl + Fin llevan al principio y al final del documento. Combinando estas teclas con Mayús se selecciona texto a la vez que se desplaza el cursor. El portapapeles, además, conserva los últimos elementos copiados o cortados, de modo que pueden pegarse varias veces; Word ofrece un panel del portapapeles para gestionar varios elementos a la vez. Estas técnicas de navegación y selección, aunque sencillas, marcan la diferencia entre un manejo torpe y uno ágil.

5. El formato de carácter

El formato de carácter afecta al aspecto de las letras. Se aplica desde el grupo Fuente de la pestaña Inicio (o con Ctrl + M para abrir el cuadro de diálogo Fuente). Sus opciones principales son: el tipo de letra o fuente (Calibri, Arial, Times New Roman...), el tamaño (en puntos), los estilos negrita (Ctrl + N en español), cursiva (Ctrl + K) y subrayado (Ctrl + S en español), el color de la fuente y el resaltado (como un rotulador), los efectos (tachado, subíndice, superíndice, versalitas), el cambio de mayúsculas y minúsculas (una herramienta que convierte el texto ya escrito a MAYÚSCULAS, minúsculas, Tipo Título o alterna, sin tener que reescribirlo) y el espaciado entre caracteres. Un buen uso del formato de carácter mejora la legibilidad y la presentación del documento, sin abusar de demasiados tipos o colores.

Conviene conocer algunos conceptos tipográficos. El tamaño de la letra se mide en puntos (un cuerpo de 11 o 12 puntos es el habitual en un documento administrativo). Las fuentes se clasifican en con remate o serif (con pequeños adornos en los extremos, como Times New Roman, tradicionales en textos impresos) y de palo seco o sans serif (sin adornos, como Arial o Calibri, más legibles en pantalla). La fuente predeterminada puede fijarse para todos los documentos. Un principio de buena presentación es la sobriedad: usar pocas fuentes, un tamaño coherente y reservar la negrita, la cursiva o el color para lo que realmente deba destacarse. El exceso de formato resta claridad y profesionalidad, algo especialmente importante en los documentos oficiales.

6. El formato de párrafo

El formato de párrafo afecta a bloques de texto (párrafos). Se aplica desde el grupo Párrafo de la pestaña Inicio. Sus principales opciones son:

• La alineación: a la izquierda (Ctrl + Q), centrada (Ctrl + T), a la derecha (Ctrl + D) o justificada (Ctrl + J, que ajusta el texto a ambos márgenes). La justificada es la habitual en los documentos administrativos por su aspecto pulcro.
• El interlineado: el espacio entre las líneas de un párrafo (sencillo, 1,5 líneas, doble, o un valor exacto) y el espaciado anterior y posterior entre párrafos, que evita tener que dejar líneas en blanco. Un interlineado de 1,5 y un espacio posterior entre párrafos mejoran mucho la legibilidad de un documento.
• Las sangrías: la distancia del texto respecto de los márgenes (sangría izquierda, derecha, de primera línea o francesa).
• Las listas: con viñetas (símbolos), numeradas (números o letras) o de varios niveles (multinivel, para esquemas jerárquicos).
• Los bordes y el sombreado de párrafo y las tabulaciones (posiciones fijas del texto que se alcanzan con la tecla Tab, útiles para alinear en columnas). También el control de líneas viudas y huérfanas y el "conservar con el siguiente", que evitan que un título quede solo al final de una página o que la primera o última línea de un párrafo se separe del resto. Cada párrafo se delimita al pulsar Intro; para pasar de línea dentro del mismo párrafo (sin crear uno nuevo) se usa el salto de línea con Mayús + Intro, matiz que ayuda a controlar mejor el formato.

Merecen detalle las listas y las tabulaciones. Las listas con viñetas sirven para enumerar elementos sin orden; las numeradas, cuando el orden importa o hay que citar puntos concretos; y las multinivel, para esquemas con apartados y subapartados (1, 1.1, 1.1.1), muy útiles en documentos jurídicos y administrativos. Las tabulaciones son posiciones fijas en la línea a las que salta el cursor al pulsar la tecla Tab; permiten alinear texto en columnas (por ejemplo, un concepto y su importe) de forma más limpia que con espacios. Existen distintos tipos de tabulación (izquierda, derecha, centrada y decimal, esta última para alinear cifras por la coma).

Un recurso útil es el botón Mostrar todo (el símbolo de párrafo, o Ctrl + [), que muestra los caracteres no imprimibles (espacios, marcas de párrafo, tabulaciones, saltos), lo que ayuda a entender y corregir el formato del documento. Un error frecuente es intentar alinear con muchos espacios en lugar de usar tabulaciones o tablas: al activar "Mostrar todo" se detectan y corrigen esos problemas. El botón Copiar formato (la brocha) permite, además, copiar el formato de un texto y aplicarlo a otro con rapidez.

7. El formato de página

El formato de página, desde la pestaña Disposición (o Formato), define el aspecto general de las hojas. Sus opciones son: los márgenes (superior, inferior, izquierdo y derecho), la orientación (vertical u horizontal/apaisada), el tamaño del papel (A4 es el estándar en la Administración; le siguen A3, más grande, y A5, más pequeño), las columnas (dividir el texto en varias columnas, como un periódico o un tríptico) y los saltos: el salto de página (Ctrl + Entrar, que fuerza el inicio de una nueva página) y el salto de sección (que divide el documento en secciones con formato independiente, útil para combinar orientaciones o encabezados distintos).

Elementos importantes de la página son el encabezado y el pie de página (texto que se repite en la parte superior e inferior de todas las páginas: el nombre del organismo, la fecha, el asunto), los números de página (que se insertan y actualizan automáticamente), la marca de agua (texto o imagen tenue de fondo, como "BORRADOR" o "CONFIDENCIAL"), la portada y los bordes de página. Estos elementos dan a los documentos administrativos una presentación profesional y homogénea.

Conviene distinguir con claridad el salto de página del salto de sección, una de las cuestiones que más se preguntan. El salto de página (Ctrl + Entrar) simplemente pasa el texto a una nueva página, pero todo el documento conserva el mismo formato de página; es preferible al recurso incorrecto de pulsar Intro muchas veces hasta llegar a la página siguiente, que descuadra el documento al editarlo. El salto de sección, en cambio, crea una sección independiente que puede tener márgenes, orientación, columnas, encabezados o numeración distintos del resto. Gracias a las secciones se puede, por ejemplo, tener una página horizontal (para una tabla ancha) en medio de un documento vertical, o numerar de forma diferente la introducción y el cuerpo. Comprender las secciones es clave para dar formato a documentos complejos.

8. Estilos, plantillas e índices

Los estilos son conjuntos de formato con nombre (por ejemplo, "Título 1", "Título 2", "Normal", "Cita") que se aplican de una sola vez a un texto. El estilo Normal es el que se aplica por defecto al texto corriente. Su gran ventaja es la coherencia y la eficiencia: al aplicar el estilo "Título 1" a todos los apartados, todos tendrán el mismo formato, y si se modifica la definición del estilo, se actualizan automáticamente todos los textos que lo usan, sin tener que cambiarlos uno a uno. Esta es la diferencia esencial entre aplicar un estilo y dar formato manualmente: el estilo es reutilizable y actualizable de forma global. Además, los estilos de título permiten generar automáticamente una tabla de contenido (índice) y navegar por el documento con el panel de navegación. El uso de estilos es la marca de un documento bien construido. Word agrupa los estilos en conjuntos de estilos y en temas (combinaciones coordinadas de fuentes y colores), de modo que se puede cambiar el aspecto global del documento de una sola vez. En una organización, definir y usar unos estilos y plantillas corporativos garantiza que todos los documentos tengan una imagen uniforme y profesional, y facilita enormemente su mantenimiento.

Las plantillas son documentos modelo que sirven de punto de partida para crear otros con una estructura y un formato predefinidos (una carta oficial, un informe con el membrete del organismo, un acta). Trabajar con plantillas normalizadas garantiza la homogeneidad de los documentos de una organización y ahorra tiempo. Word incluye numerosas plantillas y permite crear las propias (archivos .dotx). Al crear un documento a partir de una plantilla, esta no se modifica: se genera un documento nuevo basado en ella, de modo que la plantilla original permanece intacta para reutilizarse.

La tabla de contenido (o índice) es una de las grandes utilidades ligadas a los estilos. Si los apartados del documento se han marcado con los estilos de título (Título 1, Título 2...), Word puede generar automáticamente, desde la pestaña Referencias, un índice con todos ellos y sus números de página, que además se actualiza con un clic cuando cambia el documento. La misma lógica permite crear notas al pie y notas al final, citas y bibliografía e índices alfabéticos. El panel de navegación (en la pestaña Vista) muestra también la estructura de títulos y permite saltar entre apartados y reorganizarlos. Todo ello convierte a los estilos en la herramienta clave para documentos largos y estructurados, como informes o memorias.

9. Las tablas

Las tablas organizan la información en filas y columnas, formando celdas. Se insertan desde la pestaña Insertar → Tabla, indicando el número de filas y columnas. Una vez creada, la tabla puede modificarse: añadir o eliminar filas y columnas, combinar varias celdas en una o dividir una celda en varias, ajustar el ancho y el alto, aplicar bordes y sombreado o un estilo de tabla predefinido, y alinear el contenido. Las tablas permiten incluso ordenar los datos (alfabética o numéricamente) y realizar operaciones sencillas mediante fórmulas básicas (por ejemplo, sumar una columna de importes). Son muy útiles en los documentos administrativos para presentar datos de forma clara: relaciones de personas, importes, plazos, cuadros comparativos.

Cuando se hace clic dentro de una tabla, Word muestra las pestañas contextuales de Diseño de tabla y Presentación, con las herramientas específicas. Entre las operaciones más útiles: repetir la fila de títulos en cada página cuando la tabla es larga, convertir texto en tabla (y viceversa), ajustar el autoajuste al contenido o a la ventana, y aplicar estilos de tabla que dan formato a bordes y sombreados de una sola vez. No conviene confundir una tabla de Word (para presentar datos en un documento) con una hoja de cálculo de Excel (Tema 24, especializada en cálculos): aunque Word permite algún cálculo básico, para operar con datos numéricos la herramienta adecuada es Excel, cuyos datos pueden además insertarse o vincularse en un documento de Word.

10. Imágenes y elementos gráficos

Word permite enriquecer los documentos con elementos gráficos, que se insertan desde la pestaña Insertar. Los principales son: las imágenes (fotografías o dibujos, desde el equipo o en línea), las formas (líneas, flechas, rectángulos), los iconos, los gráficos SmartArt (diagramas y organigramas), los gráficos estadísticos (de barras, circulares), los cuadros de texto, el WordArt (texto decorativo), los símbolos y las ecuaciones. Conviene precisar algunos de estos elementos: el SmartArt permite crear con facilidad diagramas, listas, procesos y organigramas (muy útiles para representar la estructura de un órgano); los gráficos representan datos numéricos de forma visual (barras, líneas, sectores); los cuadros de texto son marcos que contienen texto y pueden situarse libremente; el WordArt crea texto con efectos decorativos; y desde Insertar → Símbolo se añaden caracteres especiales (©, €, ñ, letras griegas) que no están en el teclado, así como ecuaciones matemáticas. Los elementos insertados pueden moverse, cambiar de tamaño y ajustarse respecto del texto (ajuste de texto: en línea, cuadrado, estrecho, detrás o delante del texto). También se pueden insertar hipervínculos (enlaces a páginas web, a otros documentos o a partes del mismo documento) y notas al pie.

Un aspecto importante de las imágenes es el ajuste del texto, que define cómo se relaciona la imagen con el texto que la rodea: en línea con el texto (la imagen se comporta como un carácter más), cuadrado o estrecho (el texto fluye alrededor), arriba y abajo, o detrás/delante del texto. Elegir bien el ajuste evita que la imagen "descoloque" el documento. Las imágenes pueden además recortarse, comprimirse (para reducir el tamaño del archivo) y llevar un texto alternativo, una breve descripción que leen los lectores de pantalla y que es una exigencia de accesibilidad para las personas con discapacidad visual. Word incorpora un Comprobador de accesibilidad que ayuda a que el documento sea utilizable por todas las personas, en coherencia con lo estudiado en el tema de atención al ciudadano. En la Administración, la accesibilidad de los documentos electrónicos no es opcional: la normativa exige que los documentos publicados sean accesibles, por lo que conviene usar estilos de título, texto alternativo en las imágenes y una estructura clara.

11. La revisión del documento

La pestaña Revisar agrupa las herramientas de revisión. La ortografía y gramática (tecla F7) comprueba el texto y sugiere correcciones, marcando los posibles errores con subrayados ondulados (rojo para ortografía, azul para gramática). La revisión puede hacerse mientras se escribe (mostrando los subrayados) o de una vez sobre todo el documento; y puede añadirse una palabra correcta al diccionario personalizado para que deje de marcarse. Conviene recordar que el corrector no lo detecta todo: una palabra bien escrita pero usada incorrectamente (por ejemplo, "haya" por "halla") no se marca, por lo que la revisión humana sigue siendo imprescindible. Los sinónimos (y el diccionario) ayudan a variar y precisar el vocabulario. El contar palabras muestra el número de palabras, caracteres (con y sin espacios), párrafos y páginas del documento o de la selección. El idioma permite fijar el idioma de revisión (importante en documentos en varias lenguas oficiales). Y para el trabajo en colaboración, Word ofrece los comentarios (anotaciones al margen sin modificar el texto), el control de cambios (que registra todas las modificaciones —inserciones, borrados, cambios de formato— para que puedan revisarse, aceptarse o rechazarse) y la posibilidad de comparar dos versiones de un documento. El control de cambios es especialmente útil en la Administración cuando un documento pasa por varias manos antes de su aprobación.

Word permite también proteger el documento de varias formas: marcarlo como final (para indicar que es la versión definitiva y desalentar su edición), cifrarlo con contraseña (de modo que no pueda abrirse sin ella), restringir la edición (permitir solo comentarios o el control de cambios) y añadir una firma digital. Antes de compartir un documento conviene usar el Inspector de documento, que detecta y permite eliminar información oculta o personal (comentarios, metadatos, cambios sin aceptar) que no debería salir del organismo. Estas herramientas conectan directamente con la protección de datos y la confidencialidad que debe observar el auxiliar.

12. La combinación de correspondencia

La combinación de correspondencia (o mailing), en la pestaña Correspondencia, es una función muy potente y frecuentemente preguntada. Permite crear múltiples documentos personalizados (cartas, sobres, etiquetas, correos electrónicos) a partir de dos elementos: un documento principal (el modelo, con el texto común y unos campos variables) y un origen de datos (una lista de destinatarios, normalmente en una tabla de Word, en Excel o en Access). Word combina ambos, generando un documento distinto para cada registro de la lista, en el que sustituye los campos de combinación (por ejemplo, «Nombre», «Dirección») por los datos correspondientes. Es la herramienta ideal para enviar la misma carta a muchas personas con sus datos personalizados, evitando escribir cada una a mano: un caso muy habitual en la Administración (notificaciones, citaciones, comunicaciones masivas). La misma técnica sirve para imprimir etiquetas postales o sobres con las direcciones de una lista, y para enviar correos electrónicos personalizados de forma masiva.

El proceso, que Word guía con un asistente, sigue estos pasos: (1) elegir el tipo de documento (carta, sobres, etiquetas, correo electrónico); (2) seleccionar el documento principal; (3) seleccionar los destinatarios (una lista existente en Excel, Access o una tabla de Word, o crear una nueva); (4) redactar el documento e insertar los campos de combinación en los lugares donde deban aparecer los datos variables; (5) obtener una vista previa de los resultados; y (6) finalizar la combinación, imprimiendo los documentos o generándolos como archivos. Puede aplicarse un filtro para seleccionar solo algunos destinatarios. Comprender esta secuencia —modelo, datos, campos, combinación— es esencial, pues la combinación de correspondencia es una de las preguntas estrella del tema.

13. La impresión

La impresión se realiza desde Archivo → Imprimir (Ctrl + P). Antes de imprimir conviene usar la vista previa (o vista preliminar), que muestra a la derecha de la pantalla cómo quedará exactamente el documento en papel, página a página, para detectar errores de formato, páginas en blanco o desajustes antes de gastar papel y tinta. En el cuadro de impresión se elige la impresora (de las instaladas; una es la predeterminada), el intervalo de páginas (todas, la página actual, un rango), el número de copias, la impresión a una o dos caras, la orientación, el tamaño de papel, la intercalación y el número de páginas por hoja, entre otras opciones. También puede elegirse "imprimir" a un archivo PDF (mediante una impresora virtual), lo que genera el documento en ese formato sin gastar papel. Imprimir de forma eficiente (a doble cara, solo las páginas necesarias) ahorra papel y contribuye a una Administración más sostenible.

Conviene precisar algunas opciones de impresión. El intervalo de páginas admite indicar páginas sueltas y rangos (por ejemplo, "1,3,5-8"). La intercalación (o clasificación) determina, al imprimir varias copias, si se imprimen ordenadas por juegos completos (1,2,3 – 1,2,3) o agrupadas por página (1,1 – 2,2 – 3,3). Puede elegirse imprimir varias páginas por hoja para ahorrar papel. En la Administración es cada vez más frecuente no imprimir y trabajar con el documento electrónico (exportado a PDF e incorporado al expediente), en coherencia con la Administración electrónica; la impresión se reserva para lo estrictamente necesario.

14. Atajos de teclado de Word

Los atajos de teclado agilizan mucho el trabajo con Word. Además de los comunes de Windows (Ctrl + C/X/V/Z), conviene conocer, en la versión española: Ctrl + N (negrita), Ctrl + K (cursiva), Ctrl + S (subrayado), Ctrl + G (guardar), Ctrl + P (imprimir), Ctrl + B (buscar), Ctrl + L (reemplazar), Ctrl + E (seleccionar todo), Ctrl + Q (alinear a la izquierda), Ctrl + T (centrar), Ctrl + D (alinear a la derecha), Ctrl + J (justificar), Ctrl + U (nuevo documento) y F7 (ortografía). Conviene advertir que muchos de estos atajos cambian en la versión inglesa (donde negrita es Ctrl + B —de bold—, guardar Ctrl + S —de save—, etc.), lo que suele ser objeto de preguntas capciosas.

15. El papel del auxiliar administrativo

El procesador de textos es la herramienta con la que el auxiliar administrativo redacta y da forma a la mayoría de los documentos: oficios, notas interiores, informes, certificados, cartas, actas. Un buen manejo de Word se traduce en documentos correctos, claros y homogéneos, elaborados con rapidez. Saber aplicar estilos, usar plantillas normalizadas, insertar tablas, revisar la ortografía, trabajar con control de cambios o realizar una combinación de correspondencia son destrezas que aumentan la productividad y la calidad del trabajo.

Estas funciones se corresponden con los documentos administrativos estudiados en el Tema 19: una plantilla de Word puede materializar un modelo normalizado de oficio o de resolución; el control de cambios facilita la tramitación de un documento que pasa por varios órganos hasta su firma; la combinación de correspondencia permite generar notificaciones o citaciones masivas; y la exportación a PDF produce la versión definitiva que se incorpora al expediente electrónico y, en su caso, se firma electrónicamente. Word es, así, la fábrica cotidiana de los documentos con los que la Administración se comunica y deja constancia de su actividad.

El trabajo colaborativo es hoy habitual: cuando el documento está en OneDrive o SharePoint, varias personas pueden coeditarlo simultáneamente, viendo en tiempo real dónde escribe cada una, y comunicarse mediante comentarios a los que se puede responder. Esta forma de trabajo, unida al control de cambios, agiliza la elaboración de documentos compartidos entre varias unidades, tan frecuente en la Administración.

A ello se añade la exigencia de un lenguaje claro y correcto (estudiada en el tema de atención al ciudadano) y el respeto a la protección de datos cuando los documentos contienen información personal. El auxiliar debe también guardar su trabajo con frecuencia y en la ubicación adecuada, elegir el formato correcto (PDF para versiones definitivas) y organizar los archivos con criterio. Dominar el procesador de textos es, en definitiva, una de las competencias más valiosas y cotidianas del empleo público.

16. Esquema-resumen

• Procesador de textos: crea, edita, da formato, guarda e imprime documentos; frente al editor de texto plano (Bloc de notas). Word forma parte de Microsoft 365; alternativas: LibreOffice Writer, Google Docs.
• Interfaz: barra de acceso rápido, cinta de opciones con pestañas (Archivo, Inicio, Insertar, Diseño, Disposición, Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista) y grupos; regla, barra de estado, zoom. Vistas: Diseño de impresión, Lectura, Web, Esquema, Borrador.
• Documentos: Nuevo, Abrir, Guardar (Ctrl+G) / Guardar como; formatos .docx, .doc, .pdf, .odt, .rtf, .txt; plantillas (.dotx); OneDrive y autoguardado.
• Edición: seleccionar, copiar/cortar/pegar (portapapeles, pegado especial), deshacer/rehacer, buscar (Ctrl+B) y reemplazar (Ctrl+L), insertar/sobrescribir.
• Formato: de carácter (fuente, tamaño, negrita/cursiva/subrayado, color), de párrafo (alineación, interlineado, sangrías, listas, tabulaciones) y de página (márgenes, orientación, tamaño A4, columnas, saltos, encabezado/pie, números de página).
• Estilos y plantillas (coherencia + tabla de contenido automática); tablas (filas/columnas/celdas, combinar/dividir); imágenes y gráficos (ajuste de texto), hipervínculos.
• Revisar: ortografía y gramática (F7), comentarios, control de cambios, comparar. Combinación de correspondencia: documento principal + origen de datos → documentos personalizados. Imprimir (Ctrl+P) con vista previa.

17. Ideas que más se preguntan

• La diferencia entre procesador de textos (Word, con formato) y editor de texto plano (Bloc de notas, sin formato); el concepto WYSIWYG.
• La cinta de opciones y qué contiene cada pestaña; las vistas del documento.
• Los formatos de guardado (.docx propio; .pdf para versiones definitivas; .odt, .rtf, .txt) y la diferencia entre Guardar y Guardar como.
Los tres niveles de formato: de carácter (la letra), de párrafo (los bloques de texto) y de página (las hojas).
• Los tipos de alineación del párrafo (izquierda Ctrl+Q, centrada Ctrl+T, derecha Ctrl+D, justificada Ctrl+J).
• Los estilos (coherencia, actualización global y tabla de contenido automática) y las plantillas normalizadas.
• La combinación de correspondencia: documento principal + origen de datos → documentos personalizados.
• El control de cambios y los comentarios para el trabajo en colaboración; la ortografía con F7.
• La diferencia entre salto de página (nueva página, mismo formato) y salto de sección (formato independiente: márgenes, orientación, encabezados).
• El ajuste de texto de las imágenes (en línea, cuadrado, detrás/delante) y el texto alternativo por accesibilidad.

En síntesis, Word es una herramienta muy completa cuyo dominio se construye conociendo su interfaz (cinta y pestañas), sabiendo aplicar el formato en sus tres niveles (carácter, párrafo y página), usando estilos y plantillas para lograr documentos coherentes, y manejando las funciones avanzadas (tablas, imágenes, combinación de correspondencia, control de cambios). Con esta base, el opositor podrá resolver las preguntas del tema y, sobre todo, desenvolverse con soltura en el trabajo diario de una oficina administrativa.

14. Chuleta de examen: dónde está cada cosa

Las preguntas de Word del INAP casi nunca piden una definición: piden la ruta exacta de un comando ("¿en qué pestaña está Tabla de contenido?") o el método abreviado en la versión española. Estas dos tablas concentran justo eso y conviene repasarlas el día antes del examen.

14.1. Mapa de la cinta: pestaña, grupo y comandos de examen

Pestaña	Grupos principales	Comandos que caen en el examen
Archivo	Backstage	Información (Proteger documento, Comprobar si hay problemas, Administrar documento, Historial de versiones), Compartir (Presentar en línea), Exportar (Crear PDF/XPS), Opciones.
Inicio	Portapapeles, Fuente, Párrafo, Estilos, Edición	Copiar formato, Borrar todo el formato, Mostrar todo (¶), Ordenar (también ordena tablas), Buscar, Reemplazar, Seleccionar.
Insertar	Páginas, Tablas, Ilustraciones, Vínculos, Encabezado y pie, Texto, Símbolos	Portada, Tabla (Dibujar tabla, Convertir texto en tabla, Hoja de cálculo de Excel, Tablas rápidas), SmartArt, Gráfico, Captura, Lienzo de dibujo, Modelos 3D, Número de página, Letra capital, Elementos rápidos, WordArt.
Diseño	Formato del documento, Fondo de página	Conjuntos de estilos, Temas (colores + fuentes + efectos), Marca de agua, Color de página, Bordes de página.
Disposición	Configurar página, Párrafo, Organizar	Márgenes, Orientación, Tamaño, Columnas, Saltos (de página y de sección), Números de línea, Guiones, sangrías y espaciado anterior/posterior.
Referencias	Tabla de contenido, Notas al pie, Citas y bibliografía, Títulos, Índice, Tabla de autoridades	Tabla de contenido y Actualizar tabla, Nota al pie / al final, estilos de cita (APA, ISO 690, IEEE…), Insertar título, Tabla de ilustraciones, Referencia cruzada, Marcar entrada, Insertar índice.
Correspondencia	Crear, Iniciar combinación, Escribir e insertar campos, Vista previa, Finalizar	Sobres y Etiquetas, Seleccionar destinatarios (nueva lista / lista existente / contactos de Outlook), Bloque de direcciones, Línea de saludo, Reglas (Si…Entonces…Sino), Finalizar y combinar.
Revisar	Revisión, Voz, Accesibilidad, Idioma, Comentarios, Seguimiento, Cambios, Comparar, Proteger	Editor, Contar palabras, Comprobar accesibilidad, Traducir, Comentario nuevo (resolver), Control de cambios, Comparar y Combinar, Restringir edición.
Vista	Vistas, Modo inmersivo, Mostrar, Zoom, Ventana, Macros	Modo de lectura, Diseño de impresión, Diseño web, Esquema, Borrador; Lector inmersivo; casillas Regla y Panel de navegación; Dividir, Cambiar ventanas.
Programador	(oculta de fábrica)	Se activa en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones. Macros y controles de contenido.

Truco: las pestañas contextuales (Formato de imagen, Diseño y Disposición de tabla) solo aparecen cuando hay seleccionado un objeto de ese tipo. Muchas preguntas de examen se resuelven recordando que un comando de tabla está en Disposición de las herramientas de tabla, no en la pestaña Disposición del documento.

14.2. Métodos abreviados en la versión ESPAÑOLA

Es donde más se falla, porque las combinaciones no coinciden con las inglesas: guardar no es Ctrl + S, sino Ctrl + G.

Atajo	Acción	Atajo	Acción
Ctrl + G	Guardar	Ctrl + N	Negrita
F12	Guardar como	Ctrl + K	Cursiva
Ctrl + A	Abrir	Ctrl + S	Subrayado
Ctrl + U	Documento nuevo	Ctrl + <	Reducir el tamaño de fuente
Ctrl + P	Imprimir	Mayús + F3	Alternar mayúsculas y minúsculas
Ctrl + E	Seleccionar todo	Ctrl + Barra espaciadora	Quitar el formato de carácter
Ctrl + B	Buscar (panel de navegación)	Ctrl + Q	Alinear a la izquierda
Ctrl + L	Reemplazar	Ctrl + T	Centrar
Ctrl + Intro	Salto de página	Ctrl + D	Alinear a la derecha
Mayús + Intro	Salto de línea (mismo párrafo)	Ctrl + J	Justificar
Alt + Ctrl + O	Nota al pie	Ctrl + 1 / 5 / 2	Interlineado sencillo / 1,5 / doble
Alt + Ctrl + D	Nota al final	Ctrl + Alt + 1	Aplicar el estilo Título 1
Alt + Ctrl + M	Insertar comentario	Ctrl + Alt + K	Insertar hipervínculo
F7	Ortografía y gramática	Ctrl + F1	Contraer / expandir la cinta
Alt + Q	Cuadro de búsqueda de comandos	F9	Actualizar campos (índices, referencias)

Curiosidad que ha caído en examen: al escribir =rand() en una línea en blanco y pulsar Intro, Word genera automáticamente párrafos de texto de relleno.