Procesadores de texto: Word. Principales funciones y utilidades. Creación y estructuración del documento. Gestión, grabación, recuperación e impresión de ficheros. Personalización del entorno de trabajo.

Tema 17 del Bloque II —OFIMÁTICA— del programa oficial del Cuerpo de Auxiliares, de Administración General, Grupo C, Subgrupo C2, de la Comunidad de Madrid, según el Anexo III de la Orden 1628/2026, de 25 de junio (BOCM núm. 165, de 13 de julio de 2026). La convocatoria examina de Windows 11 y Microsoft 365 versión escritorio. ⚠️ Las aplicaciones de Microsoft 365 se actualizan de forma continua y la posición de un comando en la cinta puede cambiar de un mes a otro: este apunte se apoya en conceptos, atajos, extensiones y lógica de funcionamiento, y avisa cuando algo depende de la versión instalada. El programa evaluable exacto es el del Anexo de tu convocatoria: consúltalo siempre.

Índice

• 1. Qué se pregunta de Word y cómo
• 2. La interfaz: cinta, pestañas y grupos
• 3. Formato de fuente
• 4. Formato de párrafo: alineaciones, sangrías e interlineado
• 5. Listas con viñetas, numeradas y multinivel
• 6. Estilos, temas y estructura del documento
• 7. Secciones, saltos, columnas y encabezados
• 8. Tablas, imágenes y objetos
• 9. Buscar, reemplazar y comodines
• 10. Revisión, comentarios y control de cambios
• 11. Combinación de correspondencia
• 12. Gestión de ficheros: formatos, guardar y recuperar
• 13. Impresión y configuración de página
• 14. Personalización del entorno de trabajo
• 15. Elementos rápidos, plantillas y otras utilidades
• 16. Cuadro final del tema 17
• 17. Selección, desplazamiento y atajos de teclado
• 18. El pegado y sus opciones
• 19. Documentos largos: el flujo de trabajo correcto
• 20. Word y el PDF
• 21. Campos, macros y automatización
• 22. Word como herramienta de la oficina administrativa
• 23. Errores frecuentes que el examen convierte en distractores
• 24. Las vistas del documento, una a una
• 25. Cómo enfocar las cinco preguntas de Word

1. Qué se pregunta de Word y cómo

Word es el tema 17 y le corresponden unas cinco preguntas del segundo ejercicio. Mirando los exámenes reales ya publicados, el tribunal pregunta de tres maneras:

• Definiciones. «¿Qué es el interlineado?», «¿qué se entiende por sangría izquierda?», «¿qué es un elemento rápido?». Se responden sabiendo el vocabulario exacto.
• Diferencias entre dos figuras parecidas. «¿Qué diferencia hay entre lista con viñetas y lista numerada?», «¿entre recortar una imagen y cambiar su tamaño?». Se responden entendiendo qué hace cada una.
• Ubicación de un comando. «¿En qué pestaña y grupo está…?». Estas son las más volátiles, porque la cinta cambia con las actualizaciones; en los exámenes recientes han ido a menos.

La estrategia, por tanto, es dominar el vocabulario y la lógica de la aplicación, y conocer la estructura general de la cinta sin memorizar la posición milimétrica de cada botón.

2. La interfaz: cinta, pestañas y grupos

La ventana de Word se organiza así:

• La barra de título, con el nombre del documento y, en Microsoft 365, el indicador de Autoguardado cuando el archivo está en OneDrive o SharePoint.
• La barra de herramientas de acceso rápido, personalizable, con Guardar, Deshacer y Rehacer.
• La cinta de opciones, dividida en pestañas, y cada pestaña en grupos de comandos. Esa es la jerarquía que pregunta el tribunal: pestaña → grupo → comando. Se oculta y se muestra con Ctrl + F1.
• Las reglas horizontal y vertical, que se activan desde la pestaña Vista y donde se manejan sangrías y tabulaciones.
• La barra de estado, con el número de página, el recuento de palabras, el idioma y los botones de vista y zoom.

Las pestañas fijas son Archivo, Inicio, Insertar, Diseño, Disposición, Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista y Ayuda, más Programador si se activa. Junto a ellas aparecen pestañas contextuales —Formato de imagen, Diseño de tabla, Formato de forma— que solo se muestran cuando hay seleccionado un objeto de ese tipo.

La pestaña Archivo abre la vista Backstage, que no es una pestaña más: ocupa toda la pantalla y contiene Información, Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta y Opciones. Todo lo que afecta al archivo entero está ahí; todo lo que afecta al contenido está en las demás pestañas. Esa frontera resuelve muchas preguntas.

3. Formato de fuente

El grupo Fuente de la pestaña Inicio controla el aspecto de los caracteres: tipo de letra, tamaño, negrita, cursiva, subrayado, tachado, subíndice, superíndice, color, resaltado, mayúsculas y minúsculas, y efectos de texto.

Los atajos que se preguntan: Ctrl + N negrita —en la versión española, no Ctrl + B—, Ctrl + K cursiva, Ctrl + S subrayado, Ctrl + Mayús + F abre el cuadro de diálogo Fuente y Mayús + F3 alterna entre mayúsculas, minúsculas y tipo título. Ojo con la trampa de la localización: en la versión española de Word, Ctrl + G es Guardar y Ctrl + B es Buscar; los atajos ingleses son otros.

Dos herramientas del mismo grupo que caen a menudo: Borrar todo el formato, que deja el texto con el estilo Normal sin tocar el contenido; y la Copiar formato —la brocha—, que copia el formato de un texto y lo aplica a otro; si se hace doble clic sobre la brocha, queda activa para aplicarla varias veces hasta pulsar Escape.

4. Formato de párrafo: alineaciones, sangrías e interlineado

El párrafo es la unidad de formato más preguntada, porque sus conceptos tienen nombre propio.

Las alineaciones son cuatro y solo cuatro: izquierda (Ctrl + Q), centrada (Ctrl + T), derecha (Ctrl + D) y justificada (Ctrl + J). La pregunta clásica ofrece una quinta inventada —«alineación superior», «alineación proporcional»— y hay que descartarla. La justificada alinea el texto por ambos márgenes repartiendo el espacio entre las palabras.

La sangría es la distancia entre el margen y el texto del párrafo. No confundir margen con sangría: el margen es del documento y la sangría, del párrafo. Hay cuatro tipos:

• Sangría izquierda: desplaza todo el párrafo hacia la derecha respecto del margen izquierdo. Es la definición que ha caído literalmente en examen.
• Sangría derecha: lo mismo por el otro lado.
• Sangría de primera línea: solo desplaza la primera línea.
• Sangría francesa o negativa: desplaza todas las líneas menos la primera. Es la que usan las bibliografías y las listas.

El interlineado es el espacio vertical entre las líneas de un mismo párrafo. Sus valores son Sencillo, 1,5 líneas, Doble, Mínimo, Exacto y Múltiple. Y hay que distinguirlo del espaciado, que es el espacio antes y después del párrafo, es decir, entre un párrafo y el siguiente. Interlineado dentro, espaciado fuera: esa es la frase que resuelve la pregunta.

Las tabulaciones fijan posiciones a las que salta el cursor con la tecla Tabulador. Los tipos son izquierda, centrada, derecha, decimal —alinea por la coma de los decimales, muy útil en columnas de importes— y de barra. Se colocan haciendo clic en la regla o desde el cuadro de diálogo Tabulaciones, donde además se define el relleno —los puntos que unen el texto con el número de página en un índice—.

Y el control de líneas viudas y huérfanas, en la pestaña Líneas y saltos de página del cuadro de diálogo Párrafo, impide que una sola línea de un párrafo quede aislada al final o al principio de una página.

5. Listas con viñetas, numeradas y multinivel

La diferencia entre la lista con viñetas y la lista numerada ya ha sido pregunta de examen y es más profunda de lo que parece.

La lista con viñetas marca cada elemento con un símbolo —punto, guion, cuadrado— y por tanto no expresa orden: sirve para enumerar cosas equivalentes. La lista numerada marca cada elemento con un número o letra correlativos y sí expresa secuencia o jerarquía; además, se renumera automáticamente al insertar o eliminar un elemento, que es su ventaja práctica decisiva.

La lista multinivel combina varios niveles de sangría con su propia numeración, y es la que se usa para articular un texto en apartados 1, 1.1, 1.1.1. Se sube y baja de nivel con Tabulador y Mayús + Tabulador.

Cuando una lista numerada se descoloca, las opciones del menú contextual son Reiniciar en 1 y Continuar numeración. Y para que la numeración de un documento largo sea estable conviene vincular la lista multinivel a los estilos de título, que es lo que hace que los apartados se numeren solos.

6. Estilos, temas y estructura del documento

Un estilo es un conjunto de características de formato guardado con un nombre que se aplica de una vez. Es la pieza central de la estructuración de un documento y la que separa a quien maquetea a mano de quien trabaja bien.

Hay estilos de párrafo —afectan al párrafo entero—, de carácter —solo al texto seleccionado—, vinculados, de tabla y de lista. Los estilos predefinidos que importan son Normal, Título 1, Título 2, Título 3 y sucesivos, Cita y Énfasis.

Aplicar los estilos de título tiene tres consecuencias automáticas que son las que hacen que compense usarlos:

• Se puede generar una tabla de contenido automática desde la pestaña Referencias, que se actualiza con F9 o con el botón Actualizar tabla, y que puede actualizar solo los números de página o toda la tabla.
• Se puede navegar por el documento con el panel de navegación (Ctrl + B en español lleva a Buscar y abre ese panel), viendo el esquema de títulos y arrastrando secciones enteras.
• Cambiar el formato de un estilo cambia todos los párrafos que lo usan, sin tocarlos uno a uno.

Un tema es otra cosa: un conjunto coordinado de colores, fuentes y efectos que se aplica a todo el documento desde la pestaña Diseño. El estilo dice «esto es un título de nivel 1»; el tema dice «los títulos de este documento son azules y en esta tipografía».

Y el Inspector de estilo, que ya ha sido pregunta de examen, es el panel que muestra qué formato de párrafo y de carácter tiene aplicado el texto donde está el cursor, distinguiendo lo que viene del estilo de lo que se ha añadido a mano. Sirve precisamente para localizar y quitar el formato manual que ensucia un documento.

7. Secciones, saltos, columnas y encabezados

Aquí está uno de los conceptos peor entendidos y más preguntados: la sección.

Una sección es una parte del documento que puede tener una configuración de página propia: distinta orientación, distintos márgenes, distinto número de columnas y distintos encabezados, pies y numeración. Se crea con un salto de sección, que no es lo mismo que un salto de página.

• Salto de página (Ctrl + Entrar): pasa el texto a la página siguiente. No cambia la configuración.
• Salto de columna: pasa el texto a la columna siguiente.
• Salto de sección: crea una sección nueva. Sus cuatro tipos son Página siguiente, Continua —en la misma página, típica para poner un fragmento a dos columnas—, Página par y Página impar.

Ejemplo que aclara el concepto: para que la página 3 de un informe salga apaisada y las demás verticales, hace falta un salto de sección antes y otro después. Con saltos de página no se consigue.

Los encabezados y pies de página se editan con doble clic en la zona superior o inferior. Sus opciones clave: Primera página diferente, Páginas pares e impares diferentes y, en documentos con varias secciones, el botón Vincular al anterior, que hay que desactivar para que una sección tenga encabezado propio. Ese botón es el motivo por el que a mucha gente le cambia el encabezado de todo el documento sin querer.

La numeración de páginas se inserta desde la pestaña Insertar y admite Formato del número de página para elegir el tipo de numeración y para iniciar en un valor distinto de 1, que es lo que se hace cuando la portada no debe contar.

Las columnas se aplican desde la pestaña Disposición y afectan a la sección en la que esté el cursor o al texto seleccionado. Y la configuración de página —márgenes, orientación vertical u horizontal, tamaño de papel— también es por sección.

8. Tablas, imágenes y objetos

Una tabla se inserta desde la pestaña Insertar, dibujando la cuadrícula, con el cuadro Insertar tabla o convirtiendo texto en tabla a partir de un separador. Al seleccionarla aparecen las pestañas contextuales Diseño de tabla y Presentación.

Operaciones que se preguntan: combinar celdas —fundirlas en una— y dividir celdas; repetir filas de título en cada página, imprescindible en tablas largas; autoajustar al contenido o a la ventana; ordenar el contenido de la tabla; y las fórmulas, porque Word admite operaciones sencillas como SUMA en una celda mediante el comando Fórmula.

Sobre imágenes, la diferencia que ya cayó en examen: recortar elimina parte de la imagen, dejando visible solo la zona que interesa, mientras que cambiar el tamaño mantiene la imagen completa y modifica sus dimensiones. Recortar quita contenido; redimensionar, no.

El ajuste del texto alrededor de la imagen tiene opciones tasadas: En línea con el texto —la imagen se comporta como un carácter más—, Cuadrado, Estrecho, Transparente, Arriba y abajo, Detrás del texto y Delante del texto. La distinción entre «en línea» y el resto explica por qué a veces una imagen «no se mueve».

Y en Insertar están además las formas, los iconos, los gráficos, SmartArt para diagramas, el cuadro de texto, WordArt, la letra capital, los símbolos y las ecuaciones. Sobre estas últimas, la respuesta a una pregunta real: sí, Word incluye ecuaciones predeterminadas ya diseñadas —el teorema de Pitágoras, la fórmula cuadrática, la serie de Fourier— además del editor para escribir las propias.

9. Buscar, reemplazar y comodines

Buscar localiza palabras dentro del documento abierto y en Microsoft 365 abre el panel de navegación, con los resultados resaltados y agrupados. Su atajo en la versión española es Ctrl + B. Reemplazar —Ctrl + L— sustituye lo encontrado por otro texto, con las opciones Reemplazar, Reemplazar todos y Buscar siguiente.

El botón Más del cuadro despliega la potencia real: coincidir mayúsculas y minúsculas, palabras completas, buscar por formato —todo lo que esté en negrita, todo lo que tenga un estilo— y por caracteres especiales —marcas de párrafo, saltos de línea, tabulaciones—. Reemplazar dos marcas de párrafo por una es la forma estándar de limpiar un documento pegado desde internet.

Y con la casilla Usar caracteres comodín activada, Word admite comodines propios, distintos de los de Windows:

• Asterisco: cualquier cadena de caracteres.
• Interrogación: un carácter cualquiera.
• Corchetes: cualquiera de los caracteres incluidos entre ellos.
• Corchetes con signo de admiración al principio: excluye los caracteres incluidos entre los corchetes. Es la respuesta a una pregunta real de examen: el carácter que excluye es el signo de admiración de cierre escrito dentro de los corchetes.
• Llaves: número exacto de repeticiones. Arroba: una o más repeticiones del carácter anterior.
• Menor y mayor que: principio y final de palabra.

10. Revisión, comentarios y control de cambios

La pestaña Revisar agrupa las herramientas de trabajo sobre un texto ajeno, que en una unidad administrativa se usan a diario.

La revisión ortográfica y gramatical se lanza con F7. Word marca en rojo lo que no reconoce y ofrece sugerencias, y permite omitir, agregar al diccionario o autocorregir. El idioma del texto se fija por selección, y un párrafo con el idioma mal asignado es la causa habitual de que «el corrector no funcione».

Los comentarios son anotaciones al margen que no modifican el texto. Se insertan con Ctrl + Alt + A, admiten respuestas encadenadas y pueden marcarse como resueltos en lugar de eliminarse.

El control de cambios —Ctrl + Mayús + E— registra cada inserción, eliminación y cambio de formato indicando quién y cuándo. Los cambios registrados se aceptan o se rechazan uno a uno o de golpe. Y el desplegable de visualización para revisión ofrece cuatro vistas: Marcas sencillas, Todas las marcas, Sin marcas y Original. Aquí está la trampa que cuesta disgustos: «Sin marcas» no elimina los cambios, solo los oculta; el documento sigue llevándolos dentro y quien lo abra los verá.

Comparar dos versiones de un documento genera un tercer documento con las diferencias marcadas, y Combinar integra las revisiones de varios revisores en uno solo.

11. Combinación de correspondencia

La combinación de correspondencia es la función que produce muchos documentos personalizados a partir de un documento principal y una lista de destinatarios. Es la herramienta ofimática más útil de una unidad administrativa: notificaciones, diplomas, etiquetas y sobres.

Los pasos, en el orden en que los presenta la pestaña Correspondencia:

1. Iniciar combinación eligiendo el tipo: cartas, mensajes de correo, sobres, etiquetas o directorio.
2. Seleccionar destinatarios: escribir una lista nueva, usar una existente —una tabla de Excel, una tabla de Access, un archivo de texto— o tomar los contactos de Outlook.
3. Escribir e insertar campos: bloque de direcciones, línea de saludo o campos combinados sueltos, que se muestran entre comillas angulares.
4. Vista previa de resultados, para comprobar registro a registro.
5. Finalizar y combinar: editar documentos individuales, imprimir o enviar por correo electrónico.

Dos conceptos que se preguntan: los campos combinados son marcadores que se sustituyen por el dato de cada registro; y las reglas permiten condicionar el texto —«Si… entonces… si no»— para, por ejemplo, escribir «Estimado» o «Estimada» según el sexo del destinatario. Y una advertencia práctica: la lista de destinatarios admite filtrar y ordenar sin tocar el archivo de origen.

12. Gestión de ficheros: formatos, guardar y recuperar

El formato predeterminado de Word es .docx, un formato abierto basado en XML comprimido. Junto a él: .docm con macros, .dotx plantilla, .dotm plantilla con macros, .doc el formato binario anterior a 2007, .rtf texto enriquecido, .txt texto plano, .pdf y .odt, el formato de OpenDocument.

Guardar es Ctrl + G en la versión española. Guardar como —F12— es la opción que permite guardar el documento abierto con un nombre distinto, en otra carpeta o en otro formato, y esa fue una pregunta literal del examen de 2025. La diferencia con Guardar es exactamente esa: Guardar sobrescribe el archivo actual; Guardar como crea uno nuevo y deja de trabajar sobre el anterior.

En Microsoft 365 aparece además Guardar una copia cuando el archivo está en la nube con Autoguardado activado, y Exportar, que es la vía natural para crear un PDF.

Sobre la recuperación, hay que distinguir dos mecanismos que se confunden:

• Autorrecuperación: Word guarda cada cierto tiempo —diez minutos por defecto, configurable en Opciones, Guardar— una copia de trabajo. Si el programa se cierra de forma anómala, al volver a abrirlo ofrece el panel Recuperación de documentos. También existe «Recuperar documentos sin guardar» en Archivo, Información, Administrar documento. La respuesta a la pregunta real «¿es posible recuperar la versión de autoguardado?» es sí.
• Autoguardado: es distinto y solo funciona con archivos en OneDrive o SharePoint. Guarda los cambios continuamente y habilita el Historial de versiones, desde el que se recupera cualquier estado anterior del documento.

Las propiedades o metadatos del documento —título, autor, etiquetas, comentarios— se ven y editan en Archivo, Información, y con «Mostrar todas las propiedades» y «Propiedades avanzadas» se llega a la pestaña Personalizar, que es donde se añaden propiedades personalizadas: otra pregunta real de examen.

La protección del documento vive en Archivo, Información, Proteger documento: Cifrar con contraseña, Restringir edición —permitiendo solo comentarios o solo rellenar formularios—, Marcar como final —que es un aviso, no una protección real— y Agregar firma digital.

Y el Inspector de documento, en Comprobar si hay problemas, detecta y elimina datos ocultos y metadatos antes de publicar un archivo: comentarios, revisiones, propiedades personales, texto oculto. Junto a él, el Comprobador de accesibilidad y el Comprobador de compatibilidad.

13. Impresión y configuración de página

La vista Imprimir —Ctrl + P— reúne en una sola pantalla la vista previa y todas las opciones: número de copias, impresora, intervalo de páginas, impresión a una o a dos caras, intercalado, orientación, tamaño de papel, márgenes y páginas por hoja.

El intervalo admite páginas sueltas separadas por comas y rangos con guion: escribir 1,3,5-8 imprime esas seis páginas. Y la opción Intercaladas significa que, al imprimir varias copias, salga primero el juego completo y luego el siguiente, en lugar de todas las páginas 1 seguidas.

La configuración de página de la pestaña Disposición controla márgenes, orientación, tamaño y columnas, y su cuadro de diálogo permite aplicar los cambios a todo el documento o de aquí en adelante, que es la forma rápida de crear un salto de sección sin darse cuenta.

14. Personalización del entorno de trabajo

El último inciso del enunciado tiene respuestas concretas.

La cinta de opciones se personaliza en Archivo, Opciones, Personalizar cinta de opciones: se pueden crear pestañas y grupos personalizados —los comandos solo pueden añadirse a grupos propios, no a los de fábrica—, ocultar pestañas y restablecer todo. La configuración puede exportarse e importarse en un archivo, lo que permite llevarla a otro equipo.

La barra de herramientas de acceso rápido se personaliza igual y admite mostrarse encima o debajo de la cinta.

En Archivo, Opciones están las categorías que se preguntan: General —nombre de usuario e iniciales, que son las que aparecen en los comentarios—, Mostrar —marcas de formato visibles, como los símbolos de párrafo—, Revisión —autocorrección y reglas del corrector—, Guardar —formato predeterminado, minutos de autorrecuperación y ubicación por defecto—, Idioma, Accesibilidad, Avanzadas y Centro de confianza, donde se decide qué hacer con las macros y los archivos procedentes de internet.

Y el modo de vista se cambia desde la pestaña Vista o desde los botones de la barra de estado: Diseño de impresión —la habitual—, Modo de lectura, Diseño web, Esquema —que muestra la jerarquía de títulos y permite reorganizar el documento— y Borrador. En Microsoft 365 se añaden el Enfoque y el Lector inmersivo.

15. Elementos rápidos, plantillas y otras utilidades

Un elemento rápido —pregunta real de examen— es un bloque de contenido reutilizable que se guarda con un nombre en la galería de bloques de creación y se inserta después en cualquier documento con un par de clics. Sirve para textos que se repiten: un pie de firma, una cláusula de protección de datos, un encabezado corporativo. Se guarda seleccionando el contenido y usando Insertar, Elementos rápidos, Guardar selección en una galería.

Una plantilla (.dotx) es un documento modelo que contiene formato, estilos y contenido fijo, y del que se crea cada documento nuevo sin modificar la plantilla. La plantilla global de Word se llama Normal.dotm y es la que define el aspecto de un documento en blanco.

Otras utilidades preguntables: Insertar texto de archivo, dentro de Insertar, Objeto, es la opción que incorpora el contenido de otro documento dentro del actual —otra pregunta real—; los marcadores y las referencias cruzadas, que permiten remitir a un apartado o a una figura y que se actualizan solos; las notas al pie y al final (Ctrl + Alt + O); el índice alfabético a partir de entradas marcadas; los títulos de imágenes y tablas con su tabla de ilustraciones; y la marca de agua de la pestaña Diseño.

16. Cuadro final del tema 17

• Jerarquía de la cinta: pestaña → grupo → comando. La pestaña Archivo abre la vista Backstage, que gestiona el archivo entero.
• Alineaciones: cuatro —izquierda, centrada, derecha y justificada—.
• Sangría izquierda: desplaza todo el párrafo respecto del margen izquierdo. Sangría francesa: todas las líneas menos la primera.
• Interlineado: espacio entre las líneas de un mismo párrafo. Espaciado: espacio antes y después del párrafo.
• Viñetas frente a numeración: las viñetas no expresan orden; la numeración sí, y se renumera sola.
• Estilo: conjunto de formato guardado con un nombre. Los estilos de título permiten la tabla de contenido automática y el panel de navegación. El Inspector de estilo muestra qué formato se aplica en el punto del cursor.
• Sección: parte con configuración de página propia; se crea con un salto de sección, no con un salto de página. Para encabezados distintos hay que desactivar Vincular al anterior.
• Recortar elimina parte de la imagen; cambiar el tamaño la conserva entera.
• Comodines de Word: los corchetes con signo de admiración excluyen los caracteres incluidos entre ellos.
• Control de cambios: «Sin marcas» oculta los cambios, no los elimina.
• Guardar como (F12) guarda con otro nombre, carpeta o formato. Autorrecuperación es local; Autoguardado exige OneDrive o SharePoint y habilita el historial de versiones.
• Elemento rápido: bloque de contenido reutilizable guardado en una galería.
• Extensiones: .docx, .docm, .dotx, .dotm, .doc, .rtf, .odt.

17. Selección, desplazamiento y atajos de teclado

Los atajos son la parte más rentable de este tema porque son inequívocos y no dependen de la versión. Conviene agruparlos por familias.

Archivo: Ctrl + U documento nuevo, Ctrl + A abrir —en la versión española—, Ctrl + G guardar, F12 guardar como, Ctrl + P imprimir, Ctrl + R cerrar el documento, Alt + F4 cerrar Word.

Edición: Ctrl + C copiar, Ctrl + X cortar, Ctrl + V pegar, Ctrl + Alt + V pegado especial, Ctrl + Z deshacer, Ctrl + Y rehacer, Ctrl + E seleccionar todo en la versión española, Ctrl + B buscar, Ctrl + L reemplazar, Ctrl + I ir a.

Formato de carácter: Ctrl + N negrita, Ctrl + K cursiva, Ctrl + S subrayado, Ctrl + Mayús + F cuadro Fuente, Ctrl + barra espaciadora quitar el formato de carácter, Mayús + F3 alternar mayúsculas y minúsculas, Ctrl + Mayús + < y Ctrl + Mayús + > reducir y aumentar el tamaño de fuente.

Formato de párrafo: Ctrl + Q alinear a la izquierda, Ctrl + T centrar, Ctrl + D alinear a la derecha, Ctrl + J justificar, Ctrl + 1, Ctrl + 5 y Ctrl + 2 interlineado sencillo, de 1,5 y doble, Ctrl + 0 añadir o quitar el espacio anterior al párrafo.

Inserción y estructura: Ctrl + Entrar salto de página, Mayús + Entrar salto de línea dentro del mismo párrafo, Ctrl + Alt + O nota al pie, Ctrl + Alt + A comentario, Ctrl + Alt + M también inserta comentario en algunas versiones, Alt + Ctrl + 1, 2 y 3 aplican los estilos Título 1, 2 y 3.

Selección y desplazamiento: doble clic selecciona una palabra, triple clic selecciona un párrafo; en el margen izquierdo, un clic selecciona una línea, doble clic un párrafo y triple clic todo el documento. Ctrl + flecha salta de palabra en palabra, Inicio y Fin van al principio y al final de la línea, y Ctrl + Inicio y Ctrl + Fin, al principio y al final del documento. Añadiendo Mayúsculas a cualquiera de esos movimientos, se selecciona por el camino. Y Alt + arrastrar hace una selección vertical en bloque, que sirve para borrar una columna de números pegada desde un listado.

Una distinción que se pregunta: Mayús + Entrar inserta un salto de línea —el texto baja pero sigue siendo el mismo párrafo, y conserva su formato y su numeración— mientras que Entrar crea un párrafo nuevo. Confundirlos rompe las listas numeradas.

18. El pegado y sus opciones

Pegar texto en Word no es una sola operación. Al pegar aparece un botón de Opciones de pegado con tres alternativas básicas:

• Mantener formato de origen: el texto llega con el aspecto que tenía donde se copió.
• Combinar formato: conserva lo esencial —negritas, cursivas— pero adapta la fuente y el tamaño al documento de destino.
• Mantener solo texto: pega texto plano, sin ningún formato. Es la opción que hay que usar al traer contenido de una página web, y su atajo directo es Ctrl + Mayús + V en las versiones que lo admiten.

El pegado especial (Ctrl + Alt + V) va más allá y permite pegar el contenido como objeto vinculado o incrustado. La diferencia importa: un objeto incrustado guarda una copia dentro del documento y no cambia aunque cambie el original; un objeto vinculado mantiene la conexión con el archivo de origen y se actualiza cuando aquel cambia. Pegar una tabla de Excel vinculada en un informe de Word es el ejemplo clásico.

El comportamiento por defecto del pegado se configura en Opciones, Avanzadas, Cortar, copiar y pegar, donde puede fijarse que al pegar desde otros programas se conserve solo el texto.

19. Documentos largos: el flujo de trabajo correcto

Un informe administrativo de treinta páginas se hace bien o se hace tres veces. El orden que funciona es este, y explica por qué el temario insiste en la «estructuración del documento».

Uno: configurar la página antes de escribir. Márgenes, tamaño y orientación. Cambiarlos al final descoloca todo.

Dos: escribir con estilos, no con formato manual. Cada apartado, su Título 1, 2 o 3; el texto, en Normal. Nada de poner negrita y tamaño 16 a mano para simular un título: eso impide la tabla de contenido, el panel de navegación y cualquier cambio global posterior.

Tres: usar saltos de sección para lo que cambia de configuración —una página apaisada, un anexo con numeración propia— y saltos de página para lo demás.

Cuatro: numerar los apartados vinculando la lista multinivel a los estilos de título. Así, insertar un apartado nuevo renumera el resto solo.

Cinco: insertar la tabla de contenido al final y actualizarla con F9 antes de entregar. Y recordar que la actualización ofrece dos opciones: solo los números de página o toda la tabla.

Seis: revisar con el Inspector de documento antes de enviar, para eliminar comentarios olvidados, cambios sin aceptar y metadatos personales. Un documento que sale de una Administración con el control de cambios oculto pero activo puede revelar información interna, y ese es un incidente real, no una hipótesis.

20. Word y el PDF

El PDF es el formato en el que la Administración publica y notifica, así que su relación con Word es materia práctica.

Word crea PDF de tres maneras: con Guardar como eligiendo el tipo PDF, con Exportar, Crear documento PDF/XPS y con la impresora virtual Microsoft Print to PDF. Las dos primeras conservan los marcadores a partir de los títulos y los hipervínculos; la impresión virtual, no. Y en sus opciones puede elegirse entre calidad estándar o tamaño mínimo, y marcarse la casilla de etiquetas de estructura para accesibilidad, que es lo que hace que un lector de pantalla pueda recorrer el documento.

Word también abre archivos PDF y los convierte en documentos editables, con la advertencia que el propio programa muestra: el resultado puede no ser idéntico al original, sobre todo si el PDF tiene mucho diseño o procede de un escaneo.

Para publicar en una sede electrónica conviene además revisar la accesibilidad con el comprobador de la pestaña Revisar: texto alternativo en las imágenes, uso real de estilos de título, contraste suficiente y tablas con fila de encabezado. No es un capricho: las sedes y los portales del sector público están sujetos a requisitos de accesibilidad y el documento que se cuelga forma parte de ellos.

21. Campos, macros y automatización

Detrás de muchas funciones de Word hay campos: instrucciones que el programa evalúa y sustituye por un resultado. El número de página, la fecha de hoy, el número total de páginas, la tabla de contenido, las referencias cruzadas y los campos combinados son todos campos.

Los atajos de campo se preguntan poco pero resuelven mucho: Alt + F9 alterna entre ver el resultado y ver el código del campo; F9 actualiza el campo donde está el cursor, y seleccionando todo el documento con Ctrl + E y pulsando F9 se actualizan todos; Ctrl + F9 inserta unas llaves de campo vacías. La ventaja de un campo frente a un texto escrito a mano es que se actualiza solo: una fecha insertada como campo cambia cada vez que se abre el documento, cosa que a veces no interesa y por eso conviene saber distinguirlo.

Una macro es una secuencia de acciones grabada o programada que se ejecuta con un solo comando. Se graba desde la pestaña Vista, grupo Macros, o desde la pestaña Programador si se ha activado en Opciones, Personalizar cinta de opciones. La macro puede asignarse a un botón o a una combinación de teclas, y el documento que la contenga debe guardarse como .docm: un .docx no admite macros, y ese es el motivo de la existencia de las dos extensiones.

Sobre las macros pesa además una consideración de seguridad: han sido durante años un vector de infección clásico, y por eso el Centro de confianza las bloquea por defecto en los archivos procedentes de internet, mostrando la barra amarilla de advertencia. En un equipo corporativo esa configuración la fija el servicio informático y el usuario no debe alterarla.

22. Word como herramienta de la oficina administrativa

Conviene cerrar el tema aterrizándolo en el trabajo real, porque explica por qué el programa lo incluye.

El auxiliar de una unidad administrativa usa Word para tres cosas: cumplimentar modelos normalizados, redactar documentos administrativos —oficios, notas interiores, actas, certificados— y preparar envíos masivos.

Para lo primero, la herramienta adecuada son las plantillas y los controles de contenido de la pestaña Programador, que permiten crear formularios donde solo se puedan rellenar determinados campos, protegiendo el resto con «Restringir edición».

Para lo segundo, los elementos rápidos ahorran el trabajo repetitivo: el encabezado del órgano, la fórmula de pie, la cláusula de protección de datos. Y los estilos garantizan que todos los documentos de la unidad tengan el mismo aspecto sin que nadie tenga que acordarse del tamaño de la fuente.

Para lo tercero, la combinación de correspondencia con una lista en Excel resuelve en minutos lo que a mano llevaría un día, y es exactamente el tipo de tarea que justifica que la ofimática pese casi la mitad del examen.

Y una advertencia final que conecta con el bloque jurídico: un documento de Word que sale de una Administración puede tener la consideración de documento administrativo, con las consecuencias del artículo 26 de la Ley 39/2015. Si va a incorporarse a un expediente electrónico, lo que corresponde es convertirlo a un formato de conservación —normalmente PDF— y firmarlo electrónicamente, no enviar el .docx editable.

23. Errores frecuentes que el examen convierte en distractores

Vale la pena recorrer los malentendidos habituales, porque son literalmente el material del que se hacen las opciones falsas.

• Confundir margen y sangría. El margen es del documento —o de la sección—; la sangría, del párrafo.
• Confundir interlineado y espaciado. Dentro del párrafo, interlineado; entre párrafos, espaciado.
• Confundir salto de página y salto de sección. Solo el segundo permite cambiar la configuración de página, los encabezados o la numeración.
• Creer que «Marcar como final» protege el documento. Es solo un aviso: cualquiera puede seguir editando pulsando un botón. La protección real es cifrar con contraseña o restringir la edición.
• Creer que ocultar las marcas de revisión las elimina. No: siguen en el archivo.
• Creer que Autoguardado y Autorrecuperación son lo mismo. El primero exige la nube; el segundo funciona en local y solo actúa tras un cierre anómalo.
• Usar Entrar para separar líneas dentro de una lista. Rompe la numeración; lo correcto es Mayús + Entrar.
• Pegar desde internet con formato. Arrastra fuentes, colores y estilos ajenos que luego cuesta limpiar; lo correcto es mantener solo texto.
• Numerar las páginas a mano. Deja de cuadrar en cuanto se inserta contenido.
• Separar párrafos pulsando Entrar varias veces. Lo correcto es dar espaciado posterior al párrafo desde el estilo; las líneas en blanco descuadran el documento en cuanto cambia la paginación.
• Alinear con la barra espaciadora. Para eso están las tabulaciones y las sangrías: los espacios se descolocan al cambiar de fuente o de tamaño.

24. Las vistas del documento, una a una

El desplegable de vistas se pregunta con cierta frecuencia porque cada una sirve para algo distinto y sus nombres son tasados.

• Diseño de impresión. Es la vista habitual y la única que muestra el documento exactamente como saldrá impreso: márgenes, encabezados, pies, saltos de página reales y objetos flotantes en su sitio.
• Modo de lectura. Presenta el texto en columnas adaptadas a la pantalla, oculta la cinta y no permite editar. Es una vista de consulta.
• Diseño web. Muestra el documento como se vería en un navegador, sin saltos de página y con el texto ajustado al ancho de la ventana.
• Esquema. Muestra la jerarquía de títulos y permite contraer, expandir, subir y bajar de nivel apartados completos, arrastrando el documento entero de sitio. Es la vista de quien reorganiza un informe largo, y solo tiene sentido si se han usado estilos de título.
• Borrador. Vista simplificada, sin imágenes flotantes ni encabezados, pensada para escribir rápido. Es la única en la que los saltos de sección se ven con una línea etiquetada, lo que la convierte en la mejor herramienta para diagnosticar por qué un documento tiene la numeración descuadrada.

La pestaña Vista añade además el zoom, la posibilidad de ver varias páginas a la vez, la división de la ventana en dos paneles para trabajar sobre dos zonas del mismo documento, y Ver en paralelo con desplazamiento sincrónico para comparar dos documentos línea a línea.

Y una función que ahorra tiempo y casi nadie conoce: en Microsoft 365, los títulos del documento pueden contraerse haciendo clic en el triángulo que aparece a su izquierda en Diseño de impresión, plegando todo el apartado. Es el equivalente moderno de la vista Esquema para el trabajo diario.

25. Cómo enfocar las cinco preguntas de Word

Tres consejos deducidos de los exámenes reales publicados.

Primero, memoriza los pares que se confunden. Word se pregunta por contraste: viñeta frente a numeración, recortar frente a redimensionar, interlineado frente a espaciado, Guardar frente a Guardar como, salto de página frente a salto de sección. Si dominas los pares, dominas la mitad del tema.

Segundo, aprende las definiciones textuales. «Interlineado es el espacio entre las líneas de un párrafo». «Sangría izquierda es la distancia entre el margen izquierdo y el texto del párrafo». «Elemento rápido es un bloque de contenido reutilizable». Cuando el enunciado pide una definición, la opción correcta suele ser la que la da completa, y los distractores, versiones parciales o cruzadas.

Y desconfía de los absolutos, igual que en Windows. Las opciones que niegan de plano —«Word no permite insertar un documento dentro de otro», «Word no dispone de ecuaciones predeterminadas», «no es posible recuperar la versión de autoguardado»— han sido falsas en los tres exámenes publicados. Word es un programa maduro: casi todo lo que la pregunta plantea se puede hacer, y lo que se examina es por qué camino.

Tercero, si la pregunta es de ubicación en la cinta, razona por lógica. Todo lo que actúa sobre el archivo entero está en Archivo; todo lo que inserta un objeto, en Insertar; lo que afecta a la página, en Disposición; lo que afecta al documento como conjunto visual, en Diseño; y lo que interviene sobre el texto de otros, en Revisar. Con esa lógica se acierta sin haber memorizado la posición del botón.