Correo electrónico: Outlook. Conceptos elementales y funcionamiento. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Creación de mensajes. Reglas de mensaje. Libreta de direcciones. Agenda. Convocatorias y citas.

Tema 20 del Bloque II —OFIMÁTICA— del programa oficial del Cuerpo de Auxiliares, de Administración General, Grupo C, Subgrupo C2, de la Comunidad de Madrid, según el Anexo III de la Orden 1628/2026, de 25 de junio (BOCM núm. 165, de 13 de julio de 2026). La convocatoria examina de Windows 11 y Microsoft 365 versión escritorio. ⚠️ Las aplicaciones de Microsoft 365 se actualizan de forma continua y la posición de un comando en la cinta puede cambiar de un mes a otro: este apunte se apoya en conceptos, atajos, extensiones y lógica de funcionamiento, y avisa cuando algo depende de la versión instalada. El programa evaluable exacto es el del Anexo de tu convocatoria: consúltalo siempre.

Índice

• 1. Qué pregunta el tribunal sobre Outlook
• 2. Qué es el correo electrónico y cómo funciona
• 3. La dirección de correo electrónico
• 4. Los protocolos: SMTP, POP3, IMAP y Exchange
• 5. Cliente de correo y correo web
• 6. La ventana de Outlook y sus módulos
• 7. Las carpetas del buzón
• 8. Los archivos de datos: pst y ost
• 9. Crear un mensaje: Para, CC y CCO
• 10. Asunto, cuerpo y formatos del mensaje
• 11. Los datos adjuntos
• 12. Opciones de entrega y seguimiento
• 13. Enviar, recibir, responder y reenviar
• 14. Organizar el correo: categorías, marcas y búsqueda
• 15. El correo no deseado y los mensajes fraudulentos
• 16. Las reglas de mensaje
• 17. Las respuestas automáticas
• 18. La libreta de direcciones y los contactos
• 19. El Calendario: citas, eventos y reuniones
• 20. Las convocatorias de reunión
• 21. Periodicidad, recordatorios y calendarios compartidos
• 22. Tareas y notas
• 23. Impresión, archivado y mantenimiento del buzón
• 24. Errores frecuentes que conviene no cometer
• 25. Configurar y manejar varias cuentas
• 26. Seguridad del correo: firma y cifrado
• 27. El correo electrónico en el procedimiento administrativo
• 28. Ordenar, agrupar y filtrar la lista de mensajes
• 29. Cómo se escribe un correo en una oficina pública
• 30. Atajos de teclado que conviene saberse

1. Qué pregunta el tribunal sobre Outlook

Al correo electrónico le corresponden unas cinco preguntas del segundo ejercicio, y los exámenes reales publicados repiten un puñado de asuntos: los campos de destinatario —qué significa CCO—, la diferencia entre responder, responder a todos y reenviar, los protocolos —cuál envía y cuáles reciben—, las reglas de mensaje y el Calendario —qué es una cita frente a una reunión—.

Es un tema con mucho vocabulario y poca dificultad conceptual, y precisamente por eso conviene fijar los nombres exactos. Lo que se falla no es el razonamiento: es no recordar si el prefijo del reenvío es RE o RV, o si el archivo de datos local se llama pst u ost.

Este apunte se refiere a Outlook de escritorio de Microsoft 365, que es lo que examina la convocatoria. ⚠️ Microsoft está desplegando un Outlook nuevo que reorganiza menús y cambia algunos nombres; cuando algo depende de la versión, se avisa. Los conceptos —protocolos, campos, tipos de elemento del calendario— no cambian.

2. Qué es el correo electrónico y cómo funciona

El correo electrónico es un servicio de internet que permite intercambiar mensajes entre usuarios a través de la red. Su característica definitoria, y la que lo distingue de una conversación telefónica o de un chat, es que es asíncrono: el destinatario no tiene que estar conectado en el momento del envío, porque el mensaje queda depositado en su buzón hasta que lo recoge.

El recorrido de un mensaje, que conviene poder contar en cuatro pasos:

1. El remitente redacta el mensaje en su cliente de correo —Outlook— y pulsa Enviar.
2. El cliente lo entrega a su servidor de correo saliente, que lo acepta y lo encamina.
3. Ese servidor localiza, por el dominio de la dirección del destinatario, cuál es su servidor de correo entrante y le pasa el mensaje.
4. El mensaje queda en el buzón del destinatario, alojado en ese servidor, hasta que su cliente lo descarga o lo consulta.

De ahí se deduce algo que se pregunta: el mensaje no viaja directamente de un ordenador a otro, sino a través de servidores intermedios, y el buzón está en el servidor, no en el equipo del usuario.

3. La dirección de correo electrónico

Una dirección de correo tiene siempre tres partes, y se preguntan por su nombre:

• El nombre de usuario o identificador del buzón, a la izquierda.
• La arroba, que separa las dos partes y se lee «en». Es obligatoria y solo puede aparecer una vez.
• El dominio, a la derecha, que identifica al servidor que gestiona ese buzón —por ejemplo madrid.org—.

Las direcciones no distinguen mayúsculas de minúsculas en la práctica, no admiten espacios y no llevan acentos ni eñes en la parte del usuario. Y una precisión que a veces cae: la dirección identifica un buzón, y un mismo buzón puede tener varias direcciones —los alias—.

4. Los protocolos: SMTP, POP3, IMAP y Exchange

Este epígrafe es el más preguntado del tema y la regla para acertar es corta: uno envía y dos reciben.

• SMTP —Simple Mail Transfer Protocol— es el protocolo de envío. Lleva el mensaje del cliente al servidor y de un servidor a otro. Usa tradicionalmente el puerto 25, y el 587 para el envío autenticado desde el cliente.
• POP3 —Post Office Protocol, versión 3— es un protocolo de recepción. Descarga los mensajes al equipo y, en su configuración clásica, los borra del servidor. Puerto 110, o 995 con cifrado.
• IMAP —Internet Message Access Protocol— es el otro protocolo de recepción. Mantiene los mensajes en el servidor y sincroniza con él lo que se hace: las carpetas, los mensajes leídos y los borrados se ven igual desde cualquier dispositivo. Puerto 143, o 993 con cifrado.
• Exchange es el servidor de correo corporativo de Microsoft, y con él Outlook se comunica mediante MAPI. No sincroniza solo el correo: también el calendario, los contactos y las tareas, y es lo que permite ver la disponibilidad de un compañero al convocar una reunión. Es la configuración habitual en una Administración.

La comparación POP3 frente a IMAP es la pregunta segura: si se consulta el correo desde varios dispositivos, el adecuado es IMAP, porque todos ven el mismo estado del buzón; POP3 se lo lleva a un único equipo y deja a los demás sin él. A cambio, POP3 no consume espacio en el servidor.

5. Cliente de correo y correo web

Conviene distinguir dos formas de acceder al mismo buzón:

• El cliente de correo es un programa instalado en el equipo —Outlook, Thunderbird— que se conecta al servidor y guarda una copia local. Funciona sin conexión para leer y redactar, y solo necesita red para enviar y recibir.
• El correo web o webmail se usa desde el navegador —Outlook en la web, antes Outlook Web App—. No requiere instalar nada ni configurar cuentas, pero necesita conexión permanente.

Los dos acceden al mismo buzón: no son cuentas distintas. Lo que cambia es la herramienta.

6. La ventana de Outlook y sus módulos

Outlook no es solo un programa de correo: es un gestor de información personal. Sus módulos, que se conmutan desde la barra de navegación y tienen atajo propio, son:

• Correo —Ctrl + 1—, Calendario —Ctrl + 2—, Personas o Contactos —Ctrl + 3— y Tareas —Ctrl + 4—.

La ventana se organiza en tres zonas que tienen nombre propio: el panel de carpetas a la izquierda, la lista de mensajes en el centro y el panel de lectura a la derecha, que muestra el contenido del mensaje seleccionado sin abrirlo en una ventana aparte. El panel de lectura puede colocarse a la derecha, debajo o desactivarse, desde la pestaña Vista. Arriba está la cinta de opciones, con las pestañas Archivo, Inicio, Enviar y recibir, Carpeta, Vista y Ayuda.

Un detalle con consecuencias reales: con el panel de lectura activado, seleccionar un mensaje cuenta como leerlo y, si el remitente pidió confirmación de lectura, puede enviarse sin que el usuario haya abierto nada. Es una de las razones por las que hay quien lo desactiva.

7. Las carpetas del buzón

Outlook crea de serie un juego de carpetas cuyos nombres se preguntan tal cual:

• Bandeja de entrada: donde llegan los mensajes recibidos.
• Borradores: los mensajes empezados y no enviados. Outlook los guarda ahí automáticamente cada pocos minutos mientras se escribe.
• Bandeja de salida: la carpeta de paso. Contiene los mensajes ya enviados por el usuario pero todavía no entregados al servidor. Si un mensaje se queda ahí, es que no ha salido: la conexión falla o el envío está programado.
• Elementos enviados: la copia de lo que sí ha salido.
• Elementos eliminados: la papelera. Borrar de aquí sí es definitivo, y con Mayús + Supr el mensaje se elimina sin pasar por ella.
• Correo no deseado: donde se aparta lo que el filtro considera basura.
• Archivo: carpeta a la que se mueve con un clic lo que se quiere conservar fuera de la bandeja de entrada.

La confusión clásica, y pregunta habitual, es Bandeja de salida frente a Elementos enviados: la primera es la sala de espera y la segunda, el archivo de lo entregado. Un mensaje en la Bandeja de salida todavía se puede abrir y modificar.

El usuario puede crear sus propias carpetas y subcarpetas, y también carpetas de búsqueda, que no contienen mensajes sino que reúnen dinámicamente los que cumplen un criterio —los no leídos, los que tienen datos adjuntos—.

8. Los archivos de datos: pst y ost

Outlook guarda su información en archivos de datos locales, y sus dos extensiones se preguntan:

• .pst —Personal Storage Table, archivo de carpetas personales—. Es el archivo en el que Outlook guarda el correo cuando la cuenta es POP3, y también el que se genera al exportar un buzón para llevárselo o archivarlo. Puede protegerse con contraseña.
• .ost —Offline Storage Table, archivo de datos sin conexión—. Es una copia en caché del buzón que está en el servidor, propia de las cuentas Exchange e IMAP. Permite trabajar sin conexión y se sincroniza al recuperarla. Si se borra, no se pierde nada: se vuelve a descargar del servidor.

La diferencia que hay que saber: en el pst el dato original está en el equipo —si se pierde el archivo, se pierde el correo—; en el ost el original está en el servidor y el archivo local es solo una copia.

9. Crear un mensaje: Para, CC y CCO

Un mensaje nuevo se crea con Nuevo correo electrónico o con Ctrl + Mayús + M, y su ventana tiene tres campos de destinatario cuyo significado es materia de examen segura:

• Para: el destinatario o destinatarios principales, aquellos a quienes se dirige el mensaje y de quienes se espera respuesta o actuación.
• CC —copia de carbón—: destinatarios a los que se envía a título informativo. Todos los que reciben el mensaje ven quiénes están en Para y en CC.
• CCO —copia de carbón oculta—: destinatarios que reciben el mensaje sin que los demás sepan que lo han recibido. Y a la inversa: quien está en CCO sí ve los campos Para y CC, pero no a los demás ocultos.

El campo CCO tiene una consecuencia que va más allá de la ofimática y conviene tenerla presente en el trabajo administrativo: al enviar un mensaje a un grupo de personas que no se conocen entre sí —una lista de aspirantes, de solicitantes o de vecinos—, las direcciones son datos personales, y ponerlas en Para o en CC las difunde a todos los destinatarios. El envío correcto se hace con las direcciones en CCO. Es un fallo real y sancionado, no una recomendación de estilo.

El campo CCO puede no estar visible: se activa desde el botón CCO de la pestaña Opciones de la ventana del mensaje, y a partir de ahí queda visible en los mensajes siguientes.

10. Asunto, cuerpo y formatos del mensaje

El asunto es la línea que resume el contenido y es lo que el destinatario ve en la lista. Outlook avisa si se intenta enviar un mensaje sin asunto, pero deja hacerlo.

El cuerpo admite tres formatos, que se eligen en la pestaña Formato de texto y también se preguntan:

• HTML: el predeterminado. Admite negritas, colores, listas, tablas e imágenes incrustadas, y lo entienden prácticamente todos los clientes de correo.
• Texto sin formato: solo caracteres, sin ningún tipo de formato ni imágenes. Es el más compatible y el más ligero, y el que se recomienda cuando se duda de con qué va a leerlo el destinatario.
• Texto enriquecido —RTF—: formato propio de Microsoft. Su limitación es la que se pregunta: solo lo interpretan bien Outlook y Exchange, de modo que fuera de ese entorno el destinatario puede recibir el mensaje con un adjunto extraño llamado winmail.dat.

La firma es el bloque de texto que Outlook añade automáticamente al final. Se configura en Archivo > Opciones > Correo > Firmas, se pueden tener varias y se asigna una distinta para los mensajes nuevos y para las respuestas y reenvíos. Admite texto con formato, imágenes y enlaces.

11. Los datos adjuntos

Adjuntar un archivo se hace con el botón Adjuntar archivo —el clip— o arrastrándolo a la ventana del mensaje. Hay cuatro cosas que se preguntan:

• Existe un límite de tamaño, fijado por el servidor y no por Outlook, que en los buzones corporativos suele rondar los 20 o 25 megabytes contando todos los adjuntos. Superarlo hace que el mensaje sea rechazado, a veces con retraso.
• La alternativa recomendada para archivos grandes es compartir un enlace a OneDrive o SharePoint en lugar de adjuntar el archivo: no consume buzón y todos ven la misma versión.
• Outlook bloquea por seguridad ciertos tipos de archivo peligrosos —ejecutables como .exe, .bat o .cmd—, que ni siquiera se muestran al destinatario. Por eso se envían dentro de un archivo comprimido cuando hace falta.
• Outlook avisa si el texto menciona un adjunto —«te adjunto», «se adjunta»— y no hay ninguno.

12. Opciones de entrega y seguimiento

La pestaña Opciones de la ventana del mensaje reúne las funciones que más se preguntan:

• Importancia alta o baja, que marca el mensaje con un signo de admiración rojo o una flecha azul. Es un aviso visual: no acelera nada.
• Confirmación de entrega: avisa de que el mensaje ha llegado al servidor del destinatario.
• Confirmación de lectura: avisa de que el destinatario ha abierto el mensaje. La diferencia entre las dos es pregunta habitual. Y su límite también: la confirmación de lectura depende de que el destinatario acepte enviarla, porque su cliente le pregunta, de modo que no recibirla no prueba que no lo haya leído.
• Retrasar la entrega: programa el envío para una fecha y hora. Hasta entonces el mensaje espera en la Bandeja de salida.
• Dirigir las respuestas a: hace que las respuestas vayan a un buzón distinto del remitente.
• Botones de votación: añade al mensaje opciones de respuesta rápida —Sí/No, Aprobar/Rechazar o una lista propia— y recopila los resultados.
• Marca de seguimiento: señala el mensaje como pendiente, con su fecha de vencimiento, y puede ponerse tanto en los mensajes propios como en los recibidos. Los marcados aparecen también en la lista de tareas.

Sobre Recuperar este mensaje, que Outlook ofrece para los mensajes ya enviados, conviene saber la verdad completa: solo funciona dentro de la misma organización de Exchange, si el destinatario no lo ha abierto todavía y si su configuración lo permite. Fuera de ese supuesto, el mensaje enviado es irrecuperable.

13. Enviar, recibir, responder y reenviar

El envío se hace con el botón Enviar o con Ctrl + Entrar. La recepción es automática, pero puede forzarse con Enviar y recibir todas las carpetas, cuyo atajo es F9.

Sobre un mensaje recibido hay tres acciones y la diferencia entre ellas es la pregunta más repetida del tema:

• Responder —Ctrl + R—: contesta solo al remitente, aunque el mensaje tuviera veinte destinatarios.
• Responder a todos —Ctrl + Mayús + R—: contesta al remitente y a todos los que estaban en Para y en CC. No incluye a quienes estuvieran en CCO, que Outlook no conoce.
• Reenviar —Ctrl + F—: manda el mensaje a destinatarios nuevos, que el usuario escribe.

Y el matiz que separa a quien ha usado el programa: al responder, Outlook no incluye los datos adjuntos del mensaje original —se presume que quien lo envió ya los tiene—; al reenviar, sí los incluye. Por eso, cuando alguien contesta y hace falta que el adjunto viaje, hay que reenviar o volver a adjuntarlo.

Los prefijos que Outlook añade al asunto en la versión española son RE: para la respuesta y RV: para el reenvío. Reconocer cuál es cuál es pregunta de examen literal.

La vista de conversación, que se activa en la pestaña Vista, agrupa bajo una sola línea todos los mensajes de un mismo asunto —los recibidos y las respuestas—, lo que permite seguir un hilo entero y borrarlo de una vez.

14. Organizar el correo: categorías, marcas y búsqueda

Las categorías de color etiquetan mensajes, citas, contactos y tareas con un color y un nombre que el usuario define —«Urgente», «Registro», «Personal»—. Un elemento puede tener varias categorías a la vez, y son propias de cada buzón: quien recibe el mensaje no ve las categorías del remitente.

Las marcas de seguimiento convierten un mensaje en un pendiente con fecha de vencimiento, y hacen que aparezca en la Barra de tareas pendientes y en la lista de Tareas. Marcar y categorizar son cosas distintas: la marca fija cuándo hay que hacer algo y la categoría dice de qué es.

La búsqueda se hace desde el cuadro superior. Al escribir en él aparece la pestaña Búsqueda, con filtros por remitente, asunto, fecha, presencia de datos adjuntos o si está sin leer. Y una opción que se pregunta: la búsqueda se hace de forma predeterminada en la carpeta actual, y hay que cambiar el ámbito a «Buzón actual» o «Todos los buzones» para que abarque más.

Las carpetas de búsqueda son carpetas virtuales que no guardan mensajes: muestran, actualizados en cada momento, todos los que cumplen un criterio. Un mensaje que aparece en una carpeta de búsqueda sigue estando en su carpeta real, y borrarlo desde allí lo borra de verdad.

15. El correo no deseado y los mensajes fraudulentos

El correo no deseado —spam— es el correo masivo no solicitado. Outlook lo aparta en su carpeta y ofrece listas de remitentes bloqueados y remitentes seguros, además de la opción de confiar en todos los remitentes de la propia organización.

Como medida de seguridad, Outlook bloquea la descarga automática de imágenes en los mensajes de remitentes desconocidos. No es una molestia gratuita: descargar la imagen confirma al remitente que la dirección existe y que el mensaje ha sido leído.

Conviene distinguir tres términos que se preguntan juntos:

• Spam: correo masivo no solicitado, normalmente publicitario. Molesto, no necesariamente dañino.
• Phishing: mensaje que suplanta a una entidad de confianza —un banco, la propia Administración, el servicio informático— para que la víctima entregue sus credenciales o sus datos, casi siempre a través de un enlace a una página falsa.
• Malware: programa dañino que llega como adjunto o como descarga desde un enlace.

Las señales de un mensaje fraudulento son reconocibles: urgencia —«su cuenta será bloqueada hoy»—, errores de redacción, saludo genérico, una dirección de remitente que no coincide con la organización que dice ser, y enlaces cuyo destino real, visible al posar el ratón encima, no es el que muestra el texto. Ante la duda: no se pulsa el enlace, no se abre el adjunto y se avisa al servicio informático.

16. Las reglas de mensaje

Una regla es una acción que Outlook ejecuta automáticamente sobre los mensajes que cumplen unas condiciones. Sirve para clasificar el correo sin tocarlo: mover a una carpeta lo que llega de un remitente, marcar como leído lo que llega de una lista de distribución o avisar de lo que llega del jefe de servicio.

Se gestionan desde Archivo > Administrar reglas y alertas o desde Reglas en la pestaña Inicio. Su asistente pide tres cosas, en este orden:

1. Las condiciones: de quién es, a quién va dirigido, qué palabras contiene el asunto o el cuerpo, si tiene datos adjuntos, su importancia, su tamaño o el intervalo de fechas.
2. Las acciones: mover a una carpeta, copiar, eliminar, reenviar, redirigir, marcar, categorizar, imprimir o reproducir un sonido.
3. Las excepciones: los casos en los que, aun cumpliéndose la condición, la regla no se aplica.

Lo que hay que saber de su funcionamiento:

• Las reglas pueden aplicarse a los mensajes al recibirlos o al enviarlos.
• Se ejecutan en el orden en que aparecen en la lista, y ese orden se puede cambiar con las flechas. Como un mensaje puede cumplir varias, existe la acción «detener el procesamiento de más reglas», que impide que las siguientes se apliquen.
• Una regla puede ejecutarse en el servidor —y entonces funciona aunque Outlook esté cerrado— o solo en el equipo, si su acción lo exige, como imprimir o mostrar un aviso en pantalla. Estas últimas Outlook las marca como «solo en este equipo».
• Se pueden aplicar a los mensajes que ya están en una carpeta, con «Ejecutar reglas ahora».

Los pasos rápidos son la pieza vecina y se confunden con las reglas: encadenan varias acciones en un solo botón —por ejemplo, responder y mover a una carpeta—, pero las lanza el usuario cuando quiere, no se disparan solas. Esa es la diferencia que se pregunta: la regla es automática, el paso rápido es manual.

17. Las respuestas automáticas

Las respuestas automáticas —conocidas como «fuera de oficina»— contestan solas a quien escriba durante un periodo. Se configuran en Archivo > Respuestas automáticas, permiten fijar fecha y hora de inicio y de fin, y admiten dos textos distintos: uno para los remitentes de dentro de la organización y otro para los de fuera, que puede incluso desactivarse.

Dos precisiones que se preguntan: la función requiere una cuenta de Exchange —en una cuenta POP3 hay que apañarlo con una regla y el equipo encendido— y Outlook envía la respuesta automática una sola vez a cada remitente durante el periodo, no cada vez que escribe.

18. La libreta de direcciones y los contactos

El módulo Personas —Ctrl + 3— guarda las fichas de contacto, con nombre, organización, cargo, direcciones de correo, teléfonos, dirección postal, notas y fotografía. Un contacto se crea desde cero o, más rápido, desde un mensaje recibido, con el botón derecho sobre el remitente.

Conviene separar dos cosas que suenan igual:

• La Libreta de direcciones es el conjunto de listas de direcciones al que Outlook consulta al escribir un destinatario. Incluye los contactos propios y, en una organización con Exchange, la Lista global de direcciones, que mantiene el servidor con todo el personal y que el usuario no puede modificar.
• La carpeta Contactos es la del propio usuario, la que sí administra él.

La función de autocompletar propone direcciones a medida que se escribe, tomándolas de una lista propia formada con lo ya enviado. Ojo con ella: es la causa habitual de mandar un correo a la persona equivocada, y su lista se puede depurar borrando la entrada con la cruz.

Un grupo de contactos —antes llamado lista de distribución— reúne varias direcciones bajo un solo nombre, de modo que escribiendo «Unidad de Registro» el mensaje va a todos sus miembros. Se crea desde Personas, con Nuevo grupo de contactos, y sus integrantes pueden ser contactos propios o direcciones sueltas. Al enviar, Outlook lo expande en las direcciones individuales, que quedan visibles para los destinatarios: si eso no procede, el grupo va en CCO.

Los contactos se pueden importar y exportar en formato CSV —valores separados por comas—, que es el que entienden casi todos los programas, y compartir como tarjeta de visita electrónica en formato vCard, con extensión .vcf.

19. El Calendario: citas, eventos y reuniones

El módulo Calendario —Ctrl + 2— maneja tres tipos de elemento, y distinguirlos es la pregunta segura del epígrafe:

• La cita es un compromiso que ocupa un tramo horario y no tiene otros asistentes: es tiempo propio bloqueado en la agenda. Se crea con Ctrl + Mayús + A.
• El evento es una cita que dura todo el día o varios: un curso, unas vacaciones, una jornada. Se muestra en la banda superior del día y, de forma predeterminada, marca la disponibilidad como Libre, no como Ocupado.
• La reunión es una cita a la que se invita a otras personas. Al guardarla, Outlook envía una convocatoria por correo a cada asistente. Se crea con Ctrl + Mayús + Q.

Dicho en una frase: una cita se convierte en reunión en cuanto se añade un asistente. Esa es la diferencia, no la duración ni la importancia.

20. Las convocatorias de reunión

Al crear una reunión, el organizador indica el asunto, la ubicación —una sala o un enlace de videoconferencia—, la fecha y las horas de inicio y fin, y los asistentes. Estos pueden ser obligatorios u opcionales, y también se pueden reservar recursos, como una sala de reuniones o un proyector, que en Exchange tienen su propio buzón y aceptan o rechazan solos según su ocupación.

El Asistente para programación muestra en una cuadrícula la disponibilidad de todos los convocados —libre, ocupado, provisional, fuera de la oficina— y propone huecos en los que todos pueden. Requiere Exchange: sin él, Outlook no conoce la agenda ajena.

Quien recibe la convocatoria dispone de cuatro respuestas, y sus nombres se preguntan: Aceptar, Provisional, Rechazar y Proponer nueva hora. Al responder puede además editar el mensaje, enviarlo sin comentarios o no enviar respuesta. Al aceptar, la reunión se añade a su calendario y la convocatoria desaparece de la bandeja de entrada; al rechazar, no se añade.

Del lado del organizador hay dos reglas que conviene tener claras: solo él puede modificar o cancelar la reunión, y al hacerlo Outlook envía una actualización o una cancelación a todos; y cancelar no es lo mismo que borrar de su propio calendario, porque la cancelación es la que retira la cita de las agendas de los demás.

21. Periodicidad, recordatorios y calendarios compartidos

La periodicidad convierte un elemento en una serie que se repite: diaria, semanal, mensual o anual, con día de la semana o del mes, y con un fin por fecha, por número de repeticiones o sin fin. Al modificar un elemento de una serie, Outlook pregunta siempre si se cambia esta única aparición o toda la serie: contestar mal es el error clásico.

Los recordatorios avisan con la antelación que se fije —quince minutos de forma predeterminada— y se pueden posponer. La disponibilidad asociada a cada elemento —Libre, Provisional, Ocupado, Trabajando en otro lugar o Fuera de la oficina— es lo que ven los demás al consultar la agenda, y se puede cambiar aunque el hueco esté ocupado.

Un calendario se puede compartir con otras personas de la organización, otorgándoles permisos que van desde ver solo la disponibilidad hasta ver los detalles o poder editar. También existen los calendarios de grupo y la posibilidad de abrir el calendario de un compañero que lo haya compartido, para verlo superpuesto o en paralelo al propio. Para el exterior, un calendario se puede publicar o enviar en formato iCalendar, con extensión .ics, que es el estándar que entienden otros programas de agenda.

22. Tareas y notas

El módulo Tareas —Ctrl + 4— guarda pendientes con fecha de inicio, fecha de vencimiento, estado, prioridad, porcentaje completado y recordatorio. Reúne tanto las tareas creadas como tales como los mensajes marcados con una marca de seguimiento, que aparecen ahí sin dejar de ser correos.

Una tarea se puede asignar a otra persona: Outlook le envía una solicitud de tarea que puede aceptar o rechazar, y quien la asignó puede conservar una copia actualizada en su lista para seguir su avance.

Las notas son el equivalente electrónico del papel adhesivo: pequeños textos sueltos, sin fecha ni estructura. En las versiones recientes su papel lo han asumido las notas de OneNote y las Notas rápidas, pero el elemento sigue existiendo en Outlook de escritorio.

23. Impresión, archivado y mantenimiento del buzón

Un mensaje se imprime con Archivo > Imprimir, en Estilo tabla —la lista de mensajes— o Estilo memorándum —el mensaje completo—. El calendario tiene sus propios estilos: diario, semanal, mensual, tríptico y de agenda.

Sobre el mantenimiento del buzón hay tres conceptos que se preguntan:

• El tamaño del buzón está limitado por una cuota que fija el administrador. Al acercarse a ella, el servidor avisa; al superarla, deja de recibir o de permitir el envío. Se consulta en Archivo > Información.
• Archivar mueve los elementos antiguos a un archivo aparte para descargar el buzón. La Autoarchivación lo hace sola con la periodicidad y la antigüedad que se configuren.
• Limpiar —la herramienta de limpieza de conversaciones— elimina los mensajes redundantes de un hilo, es decir, aquellos cuyo texto está íntegramente citado dentro de una respuesta posterior.

Y una precisión sobre el borrado que se pregunta: al eliminar un elemento va a Elementos eliminados, y solo desaparece al vaciar esa carpeta. Con Exchange existe aún una red de seguridad más, la carpeta de elementos recuperables, desde la que el usuario puede recuperar elementos eliminados durante un plazo que fija el administrador.

24. Errores frecuentes que conviene no cometer

El repaso corto de las confusiones que más caen:

• CC y CCO. En CC todos se ven; en CCO, no. Un envío masivo a personas que no se conocen va en CCO.
• SMTP, POP3 e IMAP. SMTP envía; POP3 e IMAP reciben. POP3 descarga y borra del servidor; IMAP mantiene y sincroniza.
• pst y ost. El pst guarda el original en el equipo; el ost es una copia de lo que está en el servidor.
• Bandeja de salida y Elementos enviados. La primera es la sala de espera; la segunda, lo ya entregado.
• Responder y reenviar. Responder va solo al remitente y no lleva los adjuntos; reenviar va a destinatarios nuevos y sí los lleva. Prefijos: RE y RV.
• Confirmación de entrega y de lectura. Una avisa de que llegó al servidor; la otra, de que se abrió, y depende de que el destinatario acepte enviarla.
• Regla y paso rápido. La regla se dispara sola; el paso rápido lo lanza el usuario.
• Cita, evento y reunión. La reunión es la que tiene asistentes y genera convocatoria; el evento dura todo el día.
• Spam y phishing. El primero es correo masivo molesto; el segundo suplanta a una entidad de confianza para robar datos.

25. Configurar y manejar varias cuentas

Una cuenta se añade en Archivo > Agregar cuenta. Basta escribir la dirección y la contraseña: Outlook detecta solo la configuración mediante el descubrimiento automático, que consulta al servidor del dominio. Cuando eso no funciona —un proveedor pequeño, un servidor antiguo— hay que recurrir a la configuración manual, y entonces piden exactamente los datos del epígrafe de los protocolos: tipo de cuenta —POP3 o IMAP—, servidor de correo entrante, servidor de correo saliente (SMTP), nombre de usuario, contraseña, puertos y tipo de cifrado.

Outlook admite varias cuentas a la vez, cada una con su árbol de carpetas en el panel de la izquierda. Al redactar aparece entonces el botón De, que permite elegir desde qué cuenta se envía: es el que evita el error de contestar un asunto de trabajo desde la cuenta personal. Se puede fijar además una cuenta predeterminada.

En un entorno corporativo con Exchange hay dos figuras que conviene distinguir y que se preguntan:

• El buzón compartido es un buzón que no pertenece a nadie en particular —registro@…, informacion@…—, no tiene contraseña propia y se abre desde la cuenta de cada persona autorizada. Lo que se envía desde él sale con la dirección del buzón, no con la del empleado, y la copia queda en sus Elementos enviados.
• La delegación es dar permiso a otra persona sobre el buzón propio o sobre alguna de sus carpetas. Los permisos se gradúan —autor, editor, revisor— y permiten, por ejemplo, que una secretaría gestione el calendario del titular. Al enviar en nombre de otro, el destinatario ve «en nombre de», que es lo que distingue esta figura del buzón compartido.

26. Seguridad del correo: firma y cifrado

Dos funciones que suenan parecidas y hacen cosas distintas, y por eso se preguntan enfrentadas:

• La firma digital de un mensaje —que no es la firma de texto del pie— garantiza la autenticidad del remitente y la integridad del contenido: acredita quién lo envía y que no se ha modificado por el camino. No lo oculta: cualquiera que lo intercepte puede leerlo.
• El cifrado garantiza la confidencialidad: el mensaje viaja ilegible y solo el destinatario puede abrirlo. No dice nada sobre quién lo manda.

Ambas se apoyan en certificados electrónicos y en el estándar S/MIME, y se activan desde las opciones de seguridad del mensaje o del propio Outlook. Para cifrar hace falta disponer del certificado del destinatario; para firmar basta con el propio.

Al margen de eso, la higiene básica del correo en una oficina pública se resume en cuatro reglas: no reutilizar la contraseña del correo corporativo en ningún otro servicio; bloquear la sesión al levantarse, porque el buzón abierto es acceso a todo; no reenviar el correo corporativo a una cuenta personal, práctica que suele estar expresamente prohibida y que saca datos del control de la organización; y comprobar el destinatario antes de pulsar Enviar, en particular cuando lo ha puesto el autocompletar.

27. El correo electrónico en el procedimiento administrativo

Este epígrafe conecta el tema con el Bloque I y da respuesta a una pregunta que cae con frecuencia disfrazada de ofimática: un correo electrónico no es una notificación administrativa.

La Ley 39/2015 reserva la notificación electrónica a la comparecencia en la sede electrónica o en la dirección electrónica habilitada única. Al correo del interesado le corresponde otro papel, el de aviso, y la ley lo dice de forma expresa, incluida la consecuencia de que ese aviso falle:

Artículo 41.6 LPAC. «Con independencia de que la notificación se realice en papel o por medios electrónicos, las Administraciones Públicas enviarán un aviso al dispositivo electrónico y/o a la dirección de correo electrónico del interesado que éste haya comunicado, informándole de la puesta a disposición de una notificación en la sede electrónica de la Administración u Organismo correspondiente o en la dirección electrónica habilitada única. La falta de práctica de este aviso no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida.»

De ahí salen las tres ideas que el tribunal busca: el correo avisa, no notifica; el plazo corre desde el acceso o el rechazo de la notificación puesta a disposición, no desde que llega el aviso; y que el aviso no llegue no invalida la notificación.

Lo mismo vale para la presentación de escritos: un documento enviado por correo electrónico a la cuenta de una unidad no ha tenido entrada en el registro. Para eso está el registro electrónico general, con su asiento y su recibo. Es un error muy frecuente en atención al público y merece explicarse al ciudadano con esas palabras.

Sí es plenamente válido, en cambio, el uso del correo para las comunicaciones internas y para la información no sujeta a forma: remitir un borrador a otra unidad, convocar una reunión de servicio o responder a una consulta informativa.

28. Ordenar, agrupar y filtrar la lista de mensajes

La lista de mensajes no es una lista fija: se puede reorganizar desde la pestaña Vista o pulsando en el encabezado de la columna. Los criterios de ordenación son fecha, remitente, destinatario, asunto, tamaño, importancia, categoría, presencia de datos adjuntos y estado de la marca de seguimiento; el orden se invierte pulsando de nuevo.

La agrupación por conversación —la vista de conversación— es la más útil, pero también se puede agrupar por fecha, que es lo que produce los rótulos «Hoy», «Ayer» y «La semana pasada» que Outlook muestra de serie. El filtro rápido de la barra superior deja ver solo los no leídos, los que tienen marca o los que llevan adjuntos, y se quita con la misma facilidad: conviene recordarlo, porque un filtro olvidado hace creer que faltan correos.

Se pueden además añadir y quitar columnas en la vista de tabla, cambiar el orden de las que hay y guardar la configuración. Y con las vistas condicionales se aplica un color al texto de los mensajes que cumplen una condición —los del jefe de servicio en rojo—, que es la forma de destacar sin mover nada de sitio.

29. Cómo se escribe un correo en una oficina pública

El tema no lo pide expresamente, pero sí lo pide el trabajo, y los tribunales lo cuelan en las preguntas de atención al ciudadano. Un correo administrativo bien hecho reúne cinco cosas:

• Un asunto informativo que permita localizar el mensaje meses después: mejor «Solicitud de subvención 2026 — expediente 1234/26» que «Consulta».
• Un solo tema por mensaje. Dos asuntos en un correo condenan a uno de los dos a quedarse sin respuesta.
• La petición al principio y el contexto después. Quien lee tiene cincuenta correos más.
• Tratamiento correcto y tono neutro, sin mayúsculas sostenidas —que se leen como un grito— ni abreviaturas de mensajería.
• Una firma completa con nombre, puesto, unidad y teléfono, que es lo que permite al destinatario saber con quién habla y localizarle.

Y una regla de prudencia que ahorra disgustos: los destinatarios se escriben al final, cuando el mensaje ya está redactado y releído. Así no hay envíos a medias.

30. Atajos de teclado que conviene saberse

Los atajos de Outlook que aparecen en los exámenes, agrupados por lo que hacen:

• Moverse: Ctrl + 1 Correo, Ctrl + 2 Calendario, Ctrl + 3 Personas, Ctrl + 4 Tareas.
• Crear: Ctrl + Mayús + M mensaje nuevo, Ctrl + Mayús + A cita, Ctrl + Mayús + Q convocatoria de reunión, Ctrl + Mayús + C contacto, Ctrl + Mayús + K tarea.
• Sobre un mensaje: Ctrl + R responder, Ctrl + Mayús + R responder a todos, Ctrl + F reenviar. ⚠️ Este último es la trampa: en casi todos los programas Ctrl + F abre la búsqueda, y en Outlook reenvía.
• Enviar y recibir: Ctrl + Entrar envía el mensaje abierto; F9 fuerza el envío y la recepción de todas las carpetas.
• Otros: Ctrl + Q marcar como leído, Ctrl + U marcar como no leído, Insert marcar con seguimiento, Ctrl + Mayús + V mover a una carpeta y Mayús + Supr eliminar sin pasar por Elementos eliminados.

Un aviso final sobre el estudio de este tema: los nombres de las opciones se preguntan literalmente, así que conviene memorizarlos tal como aparecen en la interfaz en español —«Responder a todos», «Proponer nueva hora», «Detener el procesamiento de más reglas»— y no en su traducción libre.