Bases de datos: Access. Principales funciones y utilidades. Tablas. Consultas. Formularios. Informes. Relaciones. Importación, vinculación y exportación de datos. Power BI.

Tema 19 del Bloque II —OFIMÁTICA— del programa oficial del Cuerpo de Auxiliares, de Administración General, Grupo C, Subgrupo C2, de la Comunidad de Madrid, según el Anexo III de la Orden 1628/2026, de 25 de junio (BOCM núm. 165, de 13 de julio de 2026). La convocatoria examina de Windows 11 y Microsoft 365 versión escritorio. ⚠️ Las aplicaciones de Microsoft 365 se actualizan de forma continua y la posición de un comando en la cinta puede cambiar de un mes a otro: este apunte se apoya en conceptos, atajos, extensiones y lógica de funcionamiento, y avisa cuando algo depende de la versión instalada. El programa evaluable exacto es el del Anexo de tu convocatoria: consúltalo siempre.

Índice

• 1. Qué pregunta el tribunal sobre Access
• 2. Qué es una base de datos relacional
• 3. El archivo de Access y sus objetos
• 4. Las vistas: Hoja de datos y Diseño
• 5. Crear una tabla: campos y tipos de datos
• 6. Las propiedades de campo
• 7. Índices: para qué sirven y qué cuestan
• 8. La clave principal
• 9. Trabajar con los datos en la hoja de datos
• 10. Las relaciones entre tablas
• 11. La integridad referencial
• 12. Las consultas: qué son y de qué tipos hay
• 13. Crear una consulta de selección: la cuadrícula QBE
• 14. Criterios, operadores y comodines
• 15. Consultas de parámetros, de totales y de referencias cruzadas
• 16. Las consultas de acción
• 17. La vista SQL y las combinaciones
• 18. Los formularios
• 19. Los informes
• 20. Importar, vincular y exportar datos
• 21. Mantenimiento y seguridad de la base de datos
• 22. Power BI: qué es y para qué sirve
• 23. Obtener y transformar: el editor de Power Query
• 24. El modelo, las medidas y las visualizaciones
• 25. Publicar: informes, paneles y áreas de trabajo
• 26. Errores frecuentes que conviene no cometer

1. Qué pregunta el tribunal sobre Access

A las bases de datos les corresponden unas cinco preguntas del segundo ejercicio, y los exámenes reales publicados dibujan un perfil muy reconocible: vocabulario —qué es un registro, qué es un campo, cómo se llama cada objeto—, tipos de datos y propiedades —cuál admite 255 caracteres, para qué sirve la máscara de entrada—, clave principal y relaciones —qué garantiza la integridad referencial— y para qué sirve cada objeto —qué se usa para introducir datos cómodamente, qué se usa para imprimir—.

No se pregunta a diseñar una base de datos ni a escribir SQL de memoria. Se pregunta si distingues una consulta de un filtro, un formulario de un informe, e importar de vincular. Son cuatro parejas y en ellas se juega casi todo el tema.

Power BI entró en el programa hace poco y todavía no ha aparecido en los exámenes publicados. Lo previsible, cuando aparezca, es una pregunta conceptual: qué es, qué diferencia hay entre Desktop y el Servicio, o qué es un panel frente a un informe. El último epígrafe del tema va justo a eso.

2. Qué es una base de datos relacional

Una base de datos es un conjunto de datos organizados de forma que puedan consultarse, actualizarse y relacionarse entre sí. Lo que la separa de una hoja de cálculo no es el tamaño, sino la estructura: en Excel un dato es lo que hay escrito en una celda; en Access, un dato ocupa un campo de un registro de una tabla, y esa posición le impone un tipo, un tamaño y unas reglas.

Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales —SGBD—, es decir, el programa que permite crear la estructura, meter los datos y explotarlos. «Relacional» significa que la información no vive en una única tabla gigante, sino repartida en varias tablas conectadas entre sí por un campo común.

El vocabulario mínimo, que es literalmente lo que se pregunta:

• Tabla: el objeto donde se almacenan los datos. Es lo único que guarda datos: todos los demás objetos los muestran o los transforman, pero no los contienen.
• Registro: cada una de las filas de la tabla. Es el conjunto completo de datos de un mismo elemento —un empleado, un expediente, un libro—. También se le llama tupla.
• Campo: cada una de las columnas. Es cada dato concreto que se guarda de ese elemento: el apellido, la fecha de entrada, el número de expediente.
• Valor: el contenido de un campo en un registro concreto, es decir, la intersección de fila y columna.

La confusión clásica —y una pregunta de examen segura— es cambiar registro por campo. La regla para no fallar nunca: el registro se lee en horizontal y describe una cosa entera; el campo se lee en vertical y contiene el mismo tipo de dato de todas las cosas.

Por qué se reparte la información en varias tablas se entiende con un ejemplo del propio trabajo administrativo. Si en una sola tabla se anotan los expedientes con el nombre completo del interesado, su domicilio y su teléfono, esos tres datos se repiten en cada uno de sus expedientes; si el interesado se muda, hay que corregirlos uno a uno y basta olvidar una fila para que la base de datos se contradiga a sí misma. La solución relacional es tener una tabla de Interesados y otra de Expedientes, y que la segunda guarde únicamente el código del interesado. Ese dato repetido pasa a estar escrito una sola vez. A esa forma de organizar la información se la llama normalización, y sus efectos son los que se preguntan: evita la redundancia y evita las inconsistencias.

Access es un gestor de escritorio y de tamaño medio: sirve para el fichero de un servicio o de una unidad, no para el sistema de información de una Administración entera, que trabaja con gestores cliente-servidor como SQL Server, Oracle o PostgreSQL. Access puede, eso sí, conectarse a esos gestores y trabajar contra sus datos, algo que se ve más adelante al hablar de vinculación.

3. El archivo de Access y sus objetos

Una particularidad de Access que conviene tener clara desde el principio: toda la base de datos cabe en un único archivo. Las tablas, las consultas, los formularios, los informes y el código conviven dentro del mismo fichero, con extensión .accdb desde la versión 2007. La extensión anterior, .mdb, sigue pudiendo abrirse por compatibilidad. El límite de tamaño de un archivo .accdb es de 2 gigabytes, descontando el espacio de los objetos del sistema.

Los objetos de una base de datos de Access son seis, y aparecen en el panel de navegación de la izquierda agrupados por tipo:

• Tablas. Almacenan los datos. Son el cimiento: sin tabla no hay nada más.
• Consultas. Preguntan a los datos. Seleccionan, filtran, ordenan, agrupan, calculan y, en su versión de acción, modifican. Una consulta no guarda datos: guarda la pregunta, y la vuelve a lanzar cada vez que se abre, de modo que su resultado siempre está actualizado.
• Formularios. Son la interfaz de entrada de datos. Presentan los registros de uno en uno o en pantallas diseñadas a medida, con botones, listas desplegables y validaciones, para que quien teclea no tenga que ver la cuadrícula en bruto.
• Informes. Son la salida impresa. Presentan los datos agrupados, ordenados y con totales, con un diseño pensado para el papel o el PDF. Un informe no permite modificar los datos.
• Macros. Automatizan tareas encadenando acciones predefinidas —abrir un formulario, ejecutar una consulta, mostrar un mensaje— sin programar.
• Módulos. Contienen código escrito en VBA —Visual Basic para Aplicaciones—, para lo que las macros no alcanzan.

La pregunta típica sobre esta lista es «¿qué objeto se utiliza para…?», y se acierta con una frase: las tablas guardan, las consultas preguntan, los formularios meten datos y los informes los sacan.

El panel de navegación se muestra y se oculta con F11, y puede organizarse por tipo de objeto, por fecha de creación o por categorías personalizadas. Los objetos se abren con doble clic y se cambia de vista desde el botón Ver de la pestaña Inicio o desde el menú contextual de la pestaña del objeto.

4. Las vistas: Hoja de datos y Diseño

Casi todos los objetos de Access se pueden mirar de dos maneras, y esta dualidad es una de las cosas que más se preguntan:

• La vista Hoja de datos muestra el contenido: la cuadrícula con los registros, parecida a una hoja de Excel. Es donde se ven y se teclean los datos.
• La vista Diseño muestra la estructura: los nombres de los campos, su tipo de datos y sus propiedades. Es donde se define cómo será la tabla, y no se ven los datos.

Los formularios añaden la vista Presentación, que es un punto intermedio: se ven los datos reales y a la vez se puede mover y redimensionar los controles, lo que permite ajustar el diseño viendo el resultado. Los informes tienen además la Vista preliminar, que los muestra paginados tal como saldrán impresos.

Cambiar de vista no requiere cerrar el objeto. Un aviso que sí se pregunta: para hacer determinados cambios estructurales —añadir un campo a una tabla que está abierta en otra ventana, modificar relaciones— Access puede pedir que se cierren los objetos que dependen de ella.

5. Crear una tabla: campos y tipos de datos

Una tabla se crea desde la pestaña Crear, con Tabla —que la abre directamente en hoja de datos— o con Diseño de tabla, que es la forma ordenada de trabajar: primero la estructura, después los datos.

En la vista Diseño, cada fila define un campo con tres columnas: Nombre del campo, Tipo de datos y Descripción, que es opcional y aparece como ayuda en la barra de estado cuando el cursor entra en ese campo. Debajo, el panel de Propiedades del campo.

Los nombres de campo admiten hasta 64 caracteres, pueden llevar espacios y acentos, y no pueden empezar por espacio ni contener punto, signo de admiración, corchetes ni acento grave. La recomendación profesional es evitar los espacios de todas formas, porque obligan a escribir el nombre entre corchetes en las expresiones.

Los tipos de datos son la parte más preguntable del epígrafe:

• Texto corto: texto de hasta 255 caracteres. Es el tipo por defecto y el que se usa para nombres, direcciones o códigos. Advertencia de examen: los números que no se operan —un código postal, un DNI, un número de teléfono— se guardan como texto, no como número, porque no se van a sumar y porque el tipo numérico se comería los ceros a la izquierda.
• Texto largo: texto extenso, para observaciones o descripciones. Admite hasta 65.535 caracteres cuando se introduce desde la interfaz. En versiones anteriores se llamaba Memo, nombre que todavía aparece en muchos temarios.
• Número: valores numéricos con los que se puede calcular. Su tamaño se elige en la propiedad Tamaño del campo: Byte, Entero, Entero largo, Simple, Doble, Decimal e Id. de réplica.
• Número grande: enteros de gran tamaño, equivalentes al bigint de SQL Server. Se añadió en las versiones recientes.
• Fecha/Hora y Fecha/Hora extendido: fechas y horas, el segundo con mayor precisión y rango. Se muestran con un selector de calendario.
• Moneda: valores monetarios. No es simple decoración: evita los errores de redondeo del cálculo con decimales, y por eso es el tipo correcto para importes.
• Autonumeración: un número que Access asigna solo, distinto para cada registro. No se puede escribir ni modificar a mano. Es el candidato natural a clave principal.
• Sí/No: un valor lógico, que se muestra como casilla de verificación. Solo admite dos estados.
• Objeto OLE: un objeto de otro programa incrustado, como un documento o una imagen. Es un tipo antiguo y pesado; hoy se prefiere Datos adjuntos.
• Hipervínculo: una dirección web, de correo o de archivo, que queda como enlace pulsable.
• Datos adjuntos: permite adjuntar uno o varios archivos al registro, comprimidos, como se adjuntan a un correo. Solo existe en el formato .accdb.
• Calculado: un campo cuyo valor es el resultado de una expresión con otros campos del mismo registro. También es exclusivo de .accdb.
• Asistente para búsquedas: no es propiamente un tipo, sino un asistente que convierte el campo en una lista desplegable alimentada por otra tabla o por una lista escrita a mano. Al terminar, el campo conserva su tipo real —normalmente numérico— y gana una propiedad de búsqueda.

Una tabla admite un máximo de 255 campos, y ese límite aparece de vez en cuando en los exámenes.

6. Las propiedades de campo

Debajo de la cuadrícula de la vista Diseño, el panel de Propiedades del campo es donde se afina el comportamiento de cada columna. Las que se preguntan:

• Tamaño del campo. En un campo de texto, el número máximo de caracteres —hasta 255—. En un campo numérico, el subtipo: Byte, Entero, Entero largo, Simple, Doble o Decimal. Reducir el tamaño de un campo que ya tiene datos trunca lo que no quepa, y Access avisa antes de hacerlo.
• Formato. Cambia cómo se muestra el dato, no cómo se guarda. Un mismo valor de fecha puede verse como 15/08/2026 o como sábado, 15 de agosto de 2026 según el formato, y en la tabla sigue siendo el mismo dato. Esta distinción entre presentación y almacenamiento es pregunta de examen.
• Máscara de entrada. Impone un patrón de escritura: guía al usuario mientras teclea y le impide meter algo con otra forma. Es la propiedad con la que se obliga a escribir un teléfono con sus nueve dígitos o un NIF con ocho números y una letra. La diferencia con Formato es la que se pregunta: el formato afecta a la salida y la máscara, a la entrada.
• Título. El texto que se mostrará como encabezado de columna en lugar del nombre real del campo, y como etiqueta en formularios e informes. Sirve para que un campo llamado FecEnt se vea como «Fecha de entrada».
• Valor predeterminado. El contenido que aparece ya escrito al crear un registro nuevo. Puede ser una constante o una expresión: es habitual poner Fecha() en la fecha de alta.
• Regla de validación y Texto de validación. La regla es una condición que el dato debe cumplir para ser aceptado —>0, Entre #01/01/2020# Y Fecha()—; el texto es el mensaje que se muestra cuando no se cumple. Si no se escribe ese texto, Access muestra un aviso genérico y críptico, así que rellenarlo forma parte de hacer bien la tabla.
• Requerido. Si vale Sí, el campo no puede quedarse vacío: no admite valores nulos.
• Permitir longitud cero. Distingue el nulo —no se sabe— de la cadena vacía —se sabe que no tiene—. Es una diferencia fina pero real: un registro sin teléfono anotado no es lo mismo que un registro de alguien que no tiene teléfono.
• Indexado. Con tres valores: No, Sí (con duplicados) y Sí (sin duplicados). La tercera opción es la forma de exigir que un campo no se repita —un número de expediente, un NIF— sin convertirlo en clave principal.

7. Índices: para qué sirven y qué cuestan

Un índice es una estructura auxiliar que Access mantiene aparte para acelerar las búsquedas y las ordenaciones por un campo. Funciona igual que el índice alfabético del final de un libro: en lugar de recorrer la tabla registro a registro, Access consulta el índice y va directo.

Lo que hay que saber es que no salen gratis. Cada índice ocupa espacio y, sobre todo, hay que actualizarlo cada vez que se añade, se modifica o se borra un registro, de modo que ralentiza la escritura mientras acelera la lectura. Por eso se indexan los campos por los que se busca y se ordena a menudo, y no todos.

Access indexa automáticamente la clave principal, y también, si no se le dice lo contrario, los campos cuyo nombre contiene ciertas palabras como Id, código o núm. Una tabla admite hasta 32 índices, y un índice puede combinar hasta 10 campos. Los campos de tipo Texto largo, Objeto OLE y Datos adjuntos no se pueden indexar.

8. La clave principal

La clave principal —o clave primaria— es el campo, o la combinación de campos, que identifica de forma única a cada registro de la tabla. Es el concepto central del tema y cae con mucha frecuencia.

Sus reglas:

• No admite valores duplicados. Si se intenta guardar un registro con una clave que ya existe, Access lo rechaza.
• No admite valores nulos. No puede quedarse en blanco.
• Access la indexa automáticamente, sin duplicados.
• Los registros se muestran ordenados por ella salvo que se pida otra cosa.
• Una tabla tiene una sola clave principal, aunque esa clave puede estar formada por varios campos —clave compuesta—, hasta un máximo de diez.
• Una tabla puede no tener clave principal, pero Access lo desaconseja y ofrece crearla automáticamente al guardar. Sin clave principal no se pueden establecer bien las relaciones.

Se define seleccionando el campo en la vista Diseño y pulsando el botón de la llave, que además dibuja el icono de una llave a la izquierda del campo. Si se elige varios campos con Control pulsado antes de darle a la llave, la clave será compuesta.

El candidato habitual es un campo de Autonumeración, precisamente porque Access garantiza que no se repite y que nunca queda vacío. Frente a él, usar un dato real como el NIF tiene un inconveniente que conviene entender: si ese dato cambia o resulta estar mal tecleado, hay que corregirlo en la tabla y en todas las que lo referencian.

Junto a la clave principal aparece el segundo concepto de la pareja: la clave externa —o ajena, o foránea—. Es el campo de una tabla que guarda la clave principal de otra y sirve para enlazarlas. En el ejemplo de antes, el campo CódigoInteresado de la tabla Expedientes es clave externa; en la tabla Interesados, ese mismo dato es clave principal. La clave externa sí admite valores repetidos: un interesado puede tener muchos expedientes.

9. Trabajar con los datos en la hoja de datos

Abierta la tabla en vista Hoja de datos, la mecánica es la siguiente. En la parte inferior están los botones de desplazamiento entre registros —primero, anterior, siguiente, último y registro nuevo, que es el botón con el asterisco— y un cuadro donde se ve el número del registro actual y el total.

Hay dos detalles que se preguntan:

• Access guarda el registro automáticamente al salir de él. No hay un botón «Guardar» para los datos: el registro se confirma en cuanto el cursor pasa a otra fila, o con Mayús + Entrar. Lo que sí hay que guardar explícitamente son los cambios de estructura y de diseño.
• Mientras se está editando, la fila muestra un lápiz en el selector de la izquierda; el asterisco marca la fila en blanco del final, que es la del registro nuevo.

Escape cancela la edición del campo actual, y pulsándolo dos veces se deshace el registro entero antes de guardarlo. Eliminar un registro, en cambio, es una operación que no se puede deshacer: Access lo advierte con un mensaje y no hay marcha atrás.

Sobre la hoja de datos también se puede ordenar —ascendente o descendente por una columna— y filtrar. Y aquí aparece la diferencia que sí es pregunta de examen: un filtro es temporal, se aplica sobre lo que ya está abierto y solo esconde registros; una consulta es un objeto guardado, puede reunir varias tablas, mostrar solo algunos campos, calcular y ordenar, y se puede reutilizar y usar como origen de un formulario o un informe. La fila de totales, que se activa desde la pestaña Inicio, añade al final de la hoja una fila con suma, promedio, recuento, máximo o mínimo por columna.

10. Las relaciones entre tablas

Las relaciones se definen en la ventana Relaciones, en la pestaña Herramientas de base de datos. Allí se agregan las tablas y se arrastra el campo de clave principal de una sobre el campo correspondiente de la otra. Access abre entonces el cuadro «Modificar relaciones», donde se comprueba el emparejamiento y se marcan las opciones.

Hay tres tipos de relación, y su nombre se pregunta tal cual:

• Uno a varios (1:N). Es la más frecuente con diferencia. Un registro de la primera tabla se corresponde con varios de la segunda, pero cada registro de la segunda con solo uno de la primera: un interesado tiene muchos expedientes, y cada expediente es de un solo interesado. Se representa con un 1 en el lado de la clave principal y el símbolo de infinito en el lado de la clave externa.
• Uno a uno (1:1). Cada registro de una tabla se corresponde con uno y solo uno de la otra. Se da cuando se separa información por seguridad o porque solo afecta a una parte de los registros. Access la crea cuando los dos campos relacionados son clave principal o tienen índice único.
• Varios a varios (N:M). Cada registro de una tabla puede relacionarse con varios de la otra y al revés: un curso tiene muchos alumnos y un alumno se matricula en muchos cursos. Y aquí está la respuesta que el tribunal busca: Access no puede representar directamente una relación de varios a varios. Se resuelve creando una tercera tabla intermedia —de unión o de nexo— que guarda las dos claves externas, con lo que la relación N:M se convierte en dos relaciones uno a varios.

Para que dos campos se puedan relacionar deben ser del mismo tipo de datos, con una excepción que se pregunta: un campo Autonumeración se relaciona con un campo Número de tamaño Entero largo, porque eso es exactamente lo que la autonumeración es por debajo.

11. La integridad referencial

Al crear la relación aparece la casilla Exigir integridad referencial, y lo que hace es la pregunta estrella del epígrafe. La integridad referencial es un conjunto de reglas que impiden que queden registros huérfanos, es decir, registros que apuntan a algo que no existe. En concreto:

• No se puede añadir un registro en la tabla relacionada cuya clave externa no exista en la tabla principal. No se puede dar de alta un expediente de un interesado que no está en la tabla de interesados.
• No se puede eliminar un registro de la tabla principal si tiene registros relacionados en la otra. No se puede borrar al interesado mientras conserve expedientes.
• No se puede modificar la clave principal de un registro que tenga registros relacionados.

Las dos últimas reglas se pueden flexibilizar con las casillas que quedan debajo, y también se preguntan por su nombre:

• Actualizar en cascada los campos relacionados: si se cambia la clave principal, Access propaga el cambio automáticamente a la clave externa de todos los registros relacionados.
• Eliminar en cascada los registros relacionados: al borrar un registro de la tabla principal, Access borra también todos sus registros relacionados. Es una opción peligrosa y hay que marcarla sabiendo lo que se hace: borrar un interesado se lleva por delante todos sus expedientes, y no hay deshacer.

Para poder exigir integridad referencial deben cumplirse tres condiciones: el campo de la tabla principal ha de ser clave principal o tener un índice único, los campos relacionados deben tener el mismo tipo de datos, y ambas tablas han de pertenecer a la misma base de datos de Access. Sobre tablas vinculadas de otro origen no se puede exigir.

Un efecto visible de tener relaciones bien hechas son las hojas secundarias de datos: al abrir la tabla del lado «uno», cada registro muestra un signo más que despliega los registros relacionados del lado «varios» sin salir de la ventana.

12. Las consultas: qué son y de qué tipos hay

Una consulta es una pregunta que se le hace a los datos y que queda guardada como objeto para poder repetirla. Lo esencial, y lo que más se pregunta, es que una consulta de selección no almacena registros: guarda la definición de la pregunta y la vuelve a ejecutar cada vez que se abre, de modo que su resultado refleja siempre el estado actual de las tablas. Su resultado se muestra en una hoja de datos —a la que se llama hoja de respuestas dinámica— y, en la mayoría de los casos, lo que se escriba en ella modifica los datos de la tabla de origen.

Los tipos de consulta que hay que saber nombrar:

• De selección. La más común, y la que Access crea por defecto. Recupera datos de una o varias tablas aplicando criterios y los muestra.
• De parámetros. Al ejecutarse pide un dato al usuario mediante un cuadro de diálogo y lo usa como criterio. Es una variante de las anteriores, no una categoría aparte en el sentido técnico.
• De tabla de referencias cruzadas. Resume datos en una cuadrícula de doble entrada.
• De acción. No muestran datos: los modifican. Son cuatro y se ven más abajo.
• Específicas de SQL. Las que no se pueden construir con la cuadrícula y hay que escribir a mano: de unión, de paso a través y de definición de datos.

13. Crear una consulta de selección: la cuadrícula QBE

Se crean desde la pestaña Crear, con el Asistente para consultas o con Diseño de consulta. Esta segunda abre la ventana de diseño, dividida en dos zonas: arriba, las tablas con sus campos y las líneas de relación; abajo, la cuadrícula de diseño, llamada históricamente QBE —Query By Example, consulta por ejemplo—.

Las filas de la cuadrícula, que se preguntan por su nombre:

• Campo: el campo que se incluye, o una expresión calculada.
• Tabla: de qué tabla procede.
• Orden: ascendente, descendente o sin ordenar. Cuando se ordena por varios campos, Access aplica la prioridad de izquierda a derecha.
• Mostrar: una casilla que decide si el campo aparece en el resultado. Desmarcarla permite filtrar por un campo sin enseñarlo, que es justo lo que la casilla existe para hacer.
• Criterios y la fila O: las condiciones.

La regla de combinación de criterios es una pregunta clásica y es puramente geométrica: los criterios escritos en la misma fila se combinan con Y —deben cumplirse todos a la vez—; los escritos en filas distintas se combinan con O —basta que se cumpla uno—.

14. Criterios, operadores y comodines

Los operadores que se usan en la fila de criterios:

• Comparación: =, <>, <, >, <= y >=.
• Entre… Y…: un intervalo, extremos incluidos. Entre 100 Y 500.
• En(…): pertenencia a una lista. En("Madrid";"Toledo").
• Como: comparación con un patrón, y es el operador que acompaña siempre a los comodines.
• Es Nulo y No Es Nulo: campo vacío o no vacío. El nulo no es el cero ni la cadena vacía: es la ausencia de dato.
• Y, O y No para combinar y negar.

Las convenciones de escritura también caen: el texto va entre comillas dobles y las fechas entre almohadillas, #01/01/2026#. Access añade solo las comillas si se escribe la palabra sin ellas.

Los comodines del modo estándar de Access:

• Asterisco: sustituye a cualquier número de caracteres, incluido ninguno. Como "Mar*" devuelve Marta, Marcos y Mar.
• Interrogación: sustituye a un solo carácter. Como "?ola" devuelve hola y bola.
• Almohadilla: sustituye a un solo dígito. Como "2#/08".
• Corchetes: un carácter de los indicados. [a-d] es un rango, y [!a-d] lo niega.

Un matiz que distingue al que ha trabajado con el programa: si la base de datos está configurada en modo ANSI-92, para compatibilidad con SQL Server, los comodines pasan a ser el tanto por ciento en lugar del asterisco y el guion bajo en lugar de la interrogación.

En la fila Campo se pueden escribir campos calculados con la sintaxis Nombre: expresión —por ejemplo Total: [Precio]*[Unidades]—, apoyándose si hace falta en el Generador de expresiones, que se abre con el botón derecho.

15. Consultas de parámetros, de totales y de referencias cruzadas

Una consulta de parámetros se construye escribiendo en la fila de criterios un texto entre corchetes que no coincida con ningún nombre de campo: [Introduzca la provincia:]. Al ejecutarla, Access muestra ese texto en un cuadro de diálogo y usa como criterio lo que se responda. Sirve para tener una sola consulta reutilizable en lugar de una por cada valor posible.

La fila Total se activa con el botón Totales —el sumatorio— de la pestaña Diseño y convierte la consulta en una consulta de agrupación. En cada columna se elige qué hacer: Agrupar por, que define los grupos, o una función de resumen —Suma, Promedio, Mín, Máx, Cuenta, DesvEst, Var, Primero, Último—. Hay dos valores más que se preguntan: Expresión, para un cálculo propio, y Dónde, que aplica el campo como filtro sin que aparezca en el resultado y sin agrupar por él.

La consulta de tabla de referencias cruzadas resume los datos en una cuadrícula de doble entrada, como una tabla dinámica de Excel: un campo aporta los encabezados de fila, otro los encabezados de columna y un tercero el valor que se calcula en cada cruce con una función de resumen. Es la consulta que responde a «gasto por servicio y por trimestre en una sola tabla». Se puede crear con su asistente y admite hasta tres encabezados de fila, pero uno solo de columna.

16. Las consultas de acción

Las consultas de acción son las que modifican los datos, y son cuatro. Hay que saberlas de memoria:

• Consulta de creación de tabla. Toma el resultado y lo guarda como una tabla nueva. Se usa para hacer copias de seguridad o tablas históricas.
• Consulta de datos anexados —o de anexar—. Añade los registros del resultado al final de una tabla que ya existe.
• Consulta de actualización. Modifica el valor de un campo en todos los registros que cumplan el criterio. Es la que sube un precio un porcentaje o corrige un código en bloque.
• Consulta de eliminación. Borra los registros que cumplan el criterio. Elimina registros enteros, nunca campos sueltos: para vaciar un campo se usa una consulta de actualización que lo ponga a nulo.

Tres advertencias que el tribunal aprecia y que además son ciertas en el trabajo real:

• Se distinguen en el panel de navegación porque su icono lleva un signo de admiración, y Access muestra un mensaje de confirmación antes de ejecutarlas indicando cuántos registros se van a ver afectados.
• Sus efectos no se pueden deshacer. Lo prudente es ejecutar antes la misma consulta como consulta de selección —el botón Ver muestra qué registros se van a tocar— y solo después convertirla y pulsar Ejecutar. Esa es la diferencia entre los dos botones: Ver previsualiza, Ejecutar actúa.
• Una consulta de eliminación sobre una tabla con integridad referencial fallará si hay registros relacionados, salvo que esté activada la eliminación en cascada.

17. La vista SQL y las combinaciones

Toda consulta construida en la cuadrícula tiene detrás una instrucción SQL, que puede verse y editarse cambiando a la vista SQL. Basta reconocer la estructura: SELECT los campos, FROM las tablas, WHERE los criterios, GROUP BY la agrupación, HAVING el filtro sobre los grupos y ORDER BY la ordenación.

Cuando la consulta reúne dos tablas, la línea que las une es una combinación, y su tipo decide qué registros salen:

• Combinación interna: solo los registros que coinciden en ambas tablas. Es la predeterminada.
• Combinación externa izquierda: todos los de la primera tabla y solo los coincidentes de la segunda.
• Combinación externa derecha: todos los de la segunda y solo los coincidentes de la primera.

La combinación externa es la que responde a la pregunta útil de verdad: qué interesados no tienen ningún expediente, que se obtiene pidiendo todos los de la izquierda y filtrando por Es Nulo en la clave de la derecha.

18. Los formularios

Un formulario es la ventana a través de la cual se ven, se introducen y se modifican los datos. Su razón de ser es doble: comodidad, porque presenta un registro por pantalla con sus campos etiquetados en lugar de una cuadrícula interminable; y control, porque permite decidir qué se puede tocar, ofrecer listas cerradas en vez de texto libre y validar lo que se escribe.

El origen de datos de un formulario es una tabla o una consulta. Las formas de crearlo, en la pestaña Crear:

• Formulario: con la tabla seleccionada, genera uno completo de un solo clic.
• Asistente para formularios: pregunta campos, distribución y estilo.
• Diseño del formulario y Formulario en blanco: partir de cero.
• Varios elementos, Hoja de datos, Formulario dividido —que muestra a la vez la vista de formulario arriba y la hoja de datos abajo, sincronizadas— y Formulario de navegación, que sirve de menú.

Un formulario se organiza en secciones, y su nombre y comportamiento se preguntan:

• Encabezado del formulario: aparece una sola vez, en la parte superior. Es donde van el título y los botones.
• Encabezado de página: solo se ve al imprimir, en cada página.
• Detalle: el cuerpo, donde están los campos. Se repite una vez por registro.
• Pie de página: igual que el encabezado de página, solo al imprimir.
• Pie del formulario: una vez, al final. Es donde se colocan los totales.

Lo que se coloca dentro son controles, y se clasifican en tres clases que también son pregunta:

• Dependientes: están ligados a un campo del origen de datos; muestran su valor y lo modifican.
• Independientes: no están ligados a ningún campo —una etiqueta, una línea, un logotipo, un botón—.
• Calculados: muestran el resultado de una expresión, que empieza siempre por el signo igual. No se pueden editar.

Los controles más habituales son el cuadro de texto, la etiqueta, el cuadro combinado —lista desplegable en la que además se puede escribir—, el cuadro de lista —siempre desplegada—, la casilla de verificación para los campos Sí/No, el grupo de opciones, el botón de comando y el subformulario.

El subformulario merece párrafo propio porque es la respuesta a una pregunta previsible: es el control con el que se representa una relación de uno a varios. El formulario principal muestra el registro del lado «uno» —el interesado— y el subformulario incrustado muestra, a la vez, todos sus registros del lado «varios» —sus expedientes—, filtrados automáticamente por los campos Vincular campos principales y Vincular campos secundarios.

19. Los informes

Un informe presenta los datos con formato de salida: agrupados, ordenados, con totales y paginados para imprimirlos o exportarlos a PDF. La diferencia con el formulario, que es la pregunta de examen segura, cabe en una línea: el formulario es para entrar datos y el informe para sacarlos, y un informe no permite modificar los datos que muestra.

Su origen de datos es también una tabla o una consulta, y lo habitual —y lo correcto— es basarlo en una consulta, para que el filtrado y los cálculos se resuelvan antes de llegar al informe.

Sus secciones son siete, y hay que distinguir con precisión cuántas veces se imprime cada una:

• Encabezado del informe: una sola vez, al principio del todo. Es la portada: el título, el logotipo y la fecha de emisión.
• Encabezado de página: en la parte superior de cada página. Es donde van los rótulos de las columnas.
• Encabezado de grupo: al principio de cada grupo, con el valor por el que se agrupa.
• Detalle: una vez por registro. Es el cuerpo.
• Pie de grupo: al final de cada grupo, con sus subtotales.
• Pie de página: en la parte inferior de cada página, con el número de página.
• Pie del informe: una sola vez, al final. Es el lugar de los totales generales.

La trampa de esta lista es confundir el encabezado del informe con el encabezado de página: el primero sale una vez y el segundo en todas las páginas. Y la trampa de la otra punta: los totales generales van en el pie del informe, no en el pie de página.

Los informes se crean desde la pestaña Crear con Informe, el Asistente para informes, Diseño de informe, Informe en blanco o Etiquetas, que genera etiquetas postales con formatos comerciales predefinidos. La agrupación y los totales se manejan desde el panel Agrupar, ordenar y totales, en la vista Diseño o Presentación.

Sus vistas son cuatro: Vista Informe —el informe continuo, sin paginar—, Vista preliminar —paginado tal como se imprimirá, y desde donde se exporta—, Presentación y Diseño. Para numerar las páginas se usan las expresiones =[Página] y =[Páginas], y para contar registros, =Cuenta(*) en un pie.

20. Importar, vincular y exportar datos

Las herramientas de intercambio están en la pestaña Datos externos, y la distinción entre las dos primeras es una de las preguntas más repetidas del tema.

Importar trae los datos y crea con ellos una tabla nueva dentro de la base de datos de Access. A partir de ahí, esa copia es independiente: si el archivo de origen cambia, la tabla importada no se entera; y si se modifica la tabla en Access, el origen tampoco. Es la opción cuando los datos vienen una vez y se quedan.

Vincular no copia nada: crea una tabla vinculada que apunta al archivo externo, donde los datos siguen viviendo. Access los lee —y, según el origen, también los escribe— en tiempo real, de modo que los cambios se ven en los dos sitios. Se reconoce en el panel de navegación porque su icono lleva una flecha. Sus limitaciones se preguntan: no se puede modificar su estructura desde Access, no se puede exigir integridad referencial sobre ella y, si el archivo de origen se mueve o se renombra, el vínculo se rompe y hay que rehacerlo con el Administrador de tablas vinculadas.

La regla para elegir: se importa cuando se quiere una foto fija y trabajar con ella; se vincula cuando el dato lo mantiene otro y hay que verlo actualizado, o cuando el archivo es tan grande que no interesa duplicarlo.

Los orígenes admitidos son, entre otros, otra base de datos de Access, un libro de Excel, archivos de texto delimitados o de ancho fijo —.txt y .csv—, XML, una lista de SharePoint, una carpeta de Outlook, un archivo HTML y cualquier base de datos accesible por ODBC, como SQL Server. La importación de texto y de Excel pasa por un asistente que pregunta el delimitador, si la primera fila contiene los nombres de los campos y el tipo de cada columna.

Exportar es el camino inverso: sacar una tabla, una consulta, un formulario o un informe a otro formato. Los destinos habituales son Excel, texto, PDF o XPS, Word en formato RTF, XML, HTML, una lista de SharePoint o directamente un mensaje de correo. Los informes se exportan típicamente a PDF, y una tabla o consulta, a Excel.

Tanto al importar como al exportar, Access ofrece guardar los pasos con un nombre para repetir la operación después con un solo clic, desde Importaciones guardadas y Exportaciones guardadas.

21. Mantenimiento y seguridad de la base de datos

Compactar y reparar es la operación de mantenimiento por excelencia y se pregunta a menudo. Access no libera solo el espacio de los registros y objetos eliminados: el archivo va creciendo aunque se borre contenido. Compactar reorganiza el archivo y recupera ese espacio, con lo que reduce su tamaño y mejora el rendimiento; y de paso repara ciertos daños en la estructura. Está en Archivo > Información y en la pestaña Herramientas de base de datos, y puede dejarse activado Compactar al cerrar en las opciones. Un efecto secundario que conviene conocer: al compactar, el contador de un campo de Autonumeración se reinicia al siguiente valor libre si se han borrado los últimos registros.

Para cifrar con contraseña hay una condición que es pregunta: la base de datos debe abrirse en modo exclusivo. Se hace desde Archivo > Abrir, desplegando el botón Abrir y eligiendo Abrir en modo exclusivo; después, Archivo > Información > Cifrar con contraseña. La contraseña cifra el archivo entero, y perderla significa perder la base de datos.

Otras piezas del mantenimiento:

• Realizar una copia de seguridad —Archivo > Guardar como—, que crea un duplicado fechado.
• Dividir la base de datos. Separa el archivo en dos: uno de datos con las tablas, que se deja en la carpeta compartida del servidor, y otro de aplicación con las consultas, formularios e informes, del que cada usuario tiene su copia y que accede a las tablas por vinculación. Es la forma correcta de usar Access entre varias personas y evita buena parte de las corrupciones del archivo.
• El Documentador, que imprime la estructura completa; el Analizador de rendimiento, que sugiere mejoras; y Analizar tabla, que propone normalizar una tabla con datos repetidos.
• El formato .accde, que es una versión compilada en la que no se puede modificar el diseño de formularios, informes ni módulos: se entrega así la aplicación al usuario final.

22. Power BI: qué es y para qué sirve

Power BI es la herramienta de inteligencia de negocio de Microsoft: un conjunto de servicios y aplicaciones para conectarse a datos de orígenes distintos, transformarlos, modelarlos y presentarlos en informes y visualizaciones interactivas.

La comparación que aclara su papel es con Excel. Excel es excelente para trabajar un conjunto de datos manejable y hacer cuentas sobre él. Power BI está pensado para volúmenes mayores, para combinar varias fuentes a la vez —una base de datos, un Excel, una lista de SharePoint, un servicio web—, para que la actualización sea automática y programada en lugar de repetir el copiar y pegar cada mes, y para publicar y compartir el resultado de forma que cada destinatario lo consulte y lo filtre por su cuenta. No sustituye a Excel: se apoya en él y lo continúa.

Sus tres componentes se preguntan por separado:

• Power BI Desktop: la aplicación que se instala en el ordenador, gratuita y disponible para Windows. Es donde se crean los informes: se obtienen los datos, se transforman, se construye el modelo y se diseñan las páginas. Guarda su trabajo en un archivo con extensión .pbix.
• El Servicio Power BI: la parte en la nube, a la que se accede con el navegador. Es donde se publica lo hecho en Desktop, se comparte con otras personas, se programa la actualización de los datos y se construyen los paneles.
• Power BI Mobile: las aplicaciones para móvil y tableta, solo de consulta.

La secuencia de trabajo es siempre la misma y merece la pena memorizarla en ese orden: obtener los datos, transformarlos, modelarlos, visualizarlos y publicarlos.

23. Obtener y transformar: el editor de Power Query

Se empieza con Obtener datos, que ofrece un catálogo muy amplio de conectores: archivos —Excel, texto y CSV, XML, JSON, carpeta—, bases de datos —SQL Server, Access, Oracle—, servicios en línea, SharePoint, y la web.

Antes de cargar, lo habitual es pasar por Transformar datos, que abre el editor de Power Query. Ahí se limpia lo que venga mal: quitar columnas y filas, cambiar el tipo de dato, reemplazar valores, dividir una columna, quitar duplicados, combinar consultas y anexarlas. El editor es el equivalente en Power BI a la parte fea del trabajo con datos, y tiene una virtud que se pregunta: cada operación queda anotada como un paso aplicado en una lista, de modo que la limpieza queda grabada y se repite sola cada vez que los datos se actualizan. Detrás, esos pasos son código en un lenguaje llamado M.

Conviene distinguir dos verbos que Power BI usa con precisión: anexar consultas es ponerlas una debajo de otra —dos tablas con las mismas columnas y distintos meses—, y combinar consultas es unirlas por una columna común, como hace una relación.

24. El modelo, las medidas y las visualizaciones

Power BI Desktop tiene tres vistas en la barra lateral izquierda: Informe, donde se diseñan las páginas; Tabla o de datos, donde se ven los datos cargados; y Modelo, donde se gestionan las relaciones entre tablas, con un aspecto muy parecido a la ventana de Relaciones de Access y con la misma lógica de uno a varios.

Sobre ese modelo se escriben medidas y columnas calculadas con DAX —Data Analysis Expressions—, un lenguaje de fórmulas con muchas funciones parecidas a las de Excel. La diferencia entre ambas conviene tenerla clara: una columna calculada se evalúa fila a fila y se guarda en la tabla; una medida se calcula al vuelo según lo que haya seleccionado en pantalla, y es lo que hace que un total responda a los filtros del usuario.

En la vista Informe se arrastran campos al lienzo y se eligen objetos visuales: gráficos de columnas, de barras, de líneas, circulares, de anillo, mapas, tarjetas, matrices, tablas y medidores. Se añaden segmentaciones de datos —los filtros con los que el lector acota lo que ve— y se aprovecha el filtrado cruzado: al pulsar en una barra de un gráfico, el resto de objetos visuales de la página se filtran solos. Esa interactividad es la característica que mejor define el producto.

25. Publicar: informes, paneles y áreas de trabajo

Terminado el trabajo, el botón Publicar de Desktop sube el informe al Servicio, dentro de un área de trabajo, que es el contenedor donde un equipo guarda y comparte su contenido.

Ya en el Servicio aparece la distinción que hay que saber:

• Un informe puede tener varias páginas, es interactivo y se construye sobre un solo conjunto de datos —lo que hoy se denomina modelo semántico—. Existe tanto en Desktop como en el Servicio.
• Un panel —o dashboard— tiene una sola página, se compone de mosaicos anclados desde uno o varios informes, y solo existe en el Servicio: no se puede crear desde Power BI Desktop. Es el resumen de un vistazo que se enseña a la dirección.

El Servicio permite además programar la actualización de los datos, compartir el contenido con otras personas de la organización, empaquetar varios informes y paneles en una aplicación, y comentar. La consulta gratuita del propio trabajo es posible, pero compartir con otros usuarios requiere licencia de pago —Pro o superior—, y esa es una limitación que conviene mencionar si se pregunta.

26. Errores frecuentes que conviene no cometer

Un repaso de las confusiones que más caen, para leer el día antes:

• Registro y campo. Registro es la fila entera; campo, la columna.
• Formulario e informe. El formulario mete datos y permite editarlos; el informe los saca impresos y no deja tocarlos.
• Consulta y filtro. La consulta es un objeto guardado y reutilizable, puede unir tablas y calcular; el filtro es temporal.
• Importar y vincular. Importar copia y rompe el lazo; vincular mantiene el dato en su sitio y los cambios se ven en los dos lados.
• Formato y máscara de entrada. El formato afecta a cómo se ve; la máscara, a cómo se escribe.
• Clave principal y clave externa. La principal no se repite ni queda vacía; la externa sí se repite y apunta a la otra tabla.
• Encabezado del informe y encabezado de página. Uno sale una vez; el otro, en todas las páginas. Los totales generales van en el pie del informe.
• Ver y Ejecutar en una consulta de acción. Ver enseña lo que se va a tocar; Ejecutar lo toca, y no hay deshacer.
• Informe y panel en Power BI. El informe tiene varias páginas y se crea en Desktop; el panel tiene una sola y solo existe en el Servicio.