Hojas de cálculo: Excel. Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas. Configuración. Introducción y edición de datos. Fórmulas y funciones. Tablas dinámicas. Gráficos. Gestión de datos. Personalización del entorno de trabajo.

Tema 18 del Bloque II —OFIMÁTICA— del programa oficial del Cuerpo de Auxiliares, de Administración General, Grupo C, Subgrupo C2, de la Comunidad de Madrid, según el Anexo III de la Orden 1628/2026, de 25 de junio (BOCM núm. 165, de 13 de julio de 2026). La convocatoria examina de Windows 11 y Microsoft 365 versión escritorio. ⚠️ Las aplicaciones de Microsoft 365 se actualizan de forma continua y la posición de un comando en la cinta puede cambiar de un mes a otro: este apunte se apoya en conceptos, atajos, extensiones y lógica de funcionamiento, y avisa cuando algo depende de la versión instalada. El programa evaluable exacto es el del Anexo de tu convocatoria: consúltalo siempre.

Índice

• 1. Qué pregunta el tribunal sobre Excel
• 2. Libro, hoja y celda
• 3. La ventana de Excel
• 4. Introducción y edición de datos
• 5. Formato de celdas y formato condicional
• 6. Fórmulas: sintaxis, operadores y precedencia
• 7. Referencias relativas, absolutas y mixtas
• 8. Las funciones que hay que conocer
• 9. Los errores de fórmula
• 10. Gestión de datos: ordenar, filtrar y limpiar
• 11. Copiar, pegar y pegado especial
• 12. Tablas de Excel y tablas dinámicas
• 13. Gráficos
• 14. Hipervínculos, comentarios y notas
• 15. Impresión y configuración de página
• 16. Formatos de archivo y plantillas
• 17. Protección y seguridad del libro
• 18. Personalización del entorno de trabajo
• 19. Atajos de teclado de Excel
• 20. Excel en la oficina administrativa
• 21. Cuadro final del tema 18
• 22. Cómo se construye una fórmula paso a paso
• 23. Cuándo usar cada herramienta de análisis
• 24. Cómo se lee una tabla dinámica
• 25. Errores frecuentes con Excel en una oficina
• 26. Excel frente a Access: cuándo cada uno
• 27. Cómo enfocar las cinco preguntas de Excel

1. Qué pregunta el tribunal sobre Excel

A Excel le corresponden unas cinco preguntas del segundo ejercicio, y los exámenes reales publicados muestran un patrón claro: vocabulario básico —libro, hoja, celda, barra de fórmulas—, sintaxis —qué símbolo empieza una fórmula, qué fórmula está bien escrita—, funciones concretas —cuál devuelve los caracteres de la derecha— y utilidades con nombre propio —tabla dinámica, transponer, quitar duplicados, texto en columnas, imprimir títulos—.

No se pregunta programación ni macros avanzadas. Se pregunta si sabes qué hace cada cosa y cómo se llama.

2. Libro, hoja y celda

La jerarquía de Excel se pregunta con estas palabras exactas:

• El libro es el archivo: el conjunto de hojas almacenadas en un mismo fichero. Es la respuesta a «¿cómo se denomina al archivo que contiene una o más hojas de cálculo?» y a «¿cómo se denomina al conjunto de hojas almacenadas en un archivo Excel?», dos preguntas reales de examen.
• La hoja de cálculo es cada una de las cuadrículas del libro, identificada por su pestaña en la parte inferior.
• La celda es la intersección de una fila y una columna, y es la unidad mínima de trabajo. Se nombra con la letra de la columna y el número de la fila: A1, B7.
• Un rango es un conjunto de celdas contiguas, y se escribe con dos puntos: A1:C10.

Las hojas de un libro se renombran con doble clic en la pestaña, se mueven arrastrándolas, se copian arrastrando con Control pulsado, se colorean desde el menú contextual y se ocultan. Un libro puede contener tantas hojas como permita la memoria disponible del equipo: no hay un tope fijo en las versiones modernas, y esa es la respuesta correcta a la pregunta real «¿cuántas hojas puede contener un libro de Excel?».

Las dimensiones de una hoja sí son fijas desde la versión 2007: 1.048.576 filas y 16.384 columnas, de la A a la XFD. Son cifras que conviene reconocer aunque rara vez se pregunten de memoria.

3. La ventana de Excel

Los elementos de la interfaz que tienen nombre propio y se preguntan:

• El cuadro de nombres, a la izquierda de la barra de fórmulas: muestra la referencia de la celda activa y permite saltar a cualquier celda o rango escribiendo su nombre.
• La barra de fórmulas: muestra el contenido real de la celda activa. Esta distinción es la clave de una pregunta real: en la celda se ve el resultado y en la barra de fórmulas, lo que hay escrito. Si la celda contiene una fórmula, la celda muestra el número y la barra muestra la fórmula. Se expande con Ctrl + Mayús + U.
• Los encabezados de fila y de columna, el controlador de relleno —el cuadradito de la esquina inferior derecha de la selección—, las pestañas de hoja y la barra de estado, que muestra promedio, recuento y suma de las celdas numéricas seleccionadas sin escribir ninguna fórmula.

Las pestañas de la cinta son Archivo, Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Ayuda, más Programador si se activa. La lógica de reparto es la misma que en Word y sirve para acertar por descarte: lo que crea objetos está en Insertar; lo que configura la impresión, en Disposición de página; lo que calcula, en Fórmulas; y lo que trata conjuntos de datos —ordenar, filtrar, quitar duplicados, texto en columnas, validación—, en Datos.

4. Introducción y edición de datos

Excel distingue cuatro tipos de contenido en una celda y los trata de manera distinta:

• Texto: se alinea por defecto a la izquierda.
• Números: se alinean por defecto a la derecha. Esa alineación automática es el truco para detectar un número que en realidad ha entrado como texto.
• Fechas y horas: son números con formato. Internamente, Excel guarda las fechas como el número de días transcurridos desde el 1 de enero de 1900, lo que explica que puedan restarse para obtener días de diferencia.
• Fórmulas: empiezan por el signo igual.

Para editar una celda: doble clic, la tecla F2, o escribir directamente en la barra de fórmulas. Para confirmar, Entrar; para cancelar, Escape. Y para introducir un salto de línea dentro de la misma celda, Alt + Entrar.

El controlador de relleno copia o crea series al arrastrar. Con un solo número, copia; con dos números seleccionados, deduce el incremento; con un día de la semana o un mes, genera la serie correspondiente. Manteniendo Control mientras se arrastra, se invierte el comportamiento. La opción Relleno rápido —Ctrl + E— deduce un patrón a partir de ejemplos: si en una columna hay nombres completos y en la de al lado se escriben dos apellidos sueltos, Excel completa el resto solo.

Y una regla que se pregunta: para escribir en varias celdas a la vez se seleccionan, se escribe el valor y se confirma con Ctrl + Entrar.

5. Formato de celdas y formato condicional

El cuadro Formato de celdas —Ctrl + 1— tiene seis pestañas: Número, Alineación, Fuente, Bordes, Relleno y Proteger.

De la pestaña Número hay que reconocer las categorías: General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica, Texto y Personalizada. Aplicar el formato Texto a una celda hace que Excel no interprete lo que se escriba: es la forma de conservar un código que empieza por cero o un número de expediente con barras.

De la pestaña Alineación, dos opciones se preguntan: Ajustar texto, que hace que el contenido se reparta en varias líneas dentro de la celda aumentando su altura; y Combinar y centrar, que funde varias celdas en una. Sobre esta última conviene saber que solo conserva el contenido de la celda superior izquierda y que estropea la ordenación y los filtros, por lo que se desaconseja en tablas de datos.

El formato condicional, en la pestaña Inicio, aplica un formato solo cuando se cumple una condición. Sus tipos son las reglas para resaltar celdas —mayor que, entre, texto que contiene, fechas—, las reglas superiores e inferiores —los diez primeros, por encima del promedio—, las barras de datos, las escalas de color, los conjuntos de iconos y las reglas basadas en una fórmula, que son las más potentes. Se administran desde Administrar reglas, donde se establece su orden y la casilla «Detener si es verdad».

6. Fórmulas: sintaxis, operadores y precedencia

Toda fórmula de Excel empieza por el signo igual. Es una pregunta literal de examen y la respuesta no admite matices: ni el más, ni el arroba, ni los paréntesis.

Los operadores se agrupan en cuatro familias:

• Aritméticos: más, menos, asterisco para multiplicar, barra inclinada para dividir, acento circunflejo para elevar y porcentaje.
• De comparación: igual, mayor, menor, mayor o igual, menor o igual y distinto —escrito como menor seguido de mayor—. Devuelven VERDADERO o FALSO.
• De texto: el ampersand, que concatena.
• De referencia: los dos puntos para un rango contiguo, el punto y coma para unir referencias sueltas y el espacio para la intersección.

La precedencia es: paréntesis primero; luego porcentaje; luego exponenciación; luego multiplicación y división; luego suma y resta; luego concatenación; y por último los operadores de comparación. Cuando dos operadores tienen la misma precedencia, se resuelven de izquierda a derecha.

Sobre la sintaxis de una fórmula correcta, que también ha caído: los argumentos de una función van entre paréntesis y se separan con punto y coma en la configuración regional española —con coma en la inglesa—; el texto literal va entre comillas dobles; y todos los paréntesis deben estar equilibrados. Una fórmula como =SUMA(A1:A10) es correcta; SUMA(A1:A10) sin el igual no es una fórmula, sino texto.

7. Referencias relativas, absolutas y mixtas

Es el concepto que más separa a quien sabe Excel de quien solo lo usa, y aparece en los exámenes.

• Referencia relativa —A1—: al copiar la fórmula a otra celda, la referencia se adapta al desplazamiento. Es el comportamiento por defecto.
• Referencia absoluta —$A$1—: no cambia al copiar, porque el símbolo de dólar fija tanto la columna como la fila.
• Referencia mixta —$A1 o A$1—: fija solo la columna o solo la fila.

La tecla que alterna entre los cuatro estados mientras se escribe la fórmula es F4. El caso típico que exige una referencia absoluta es multiplicar una columna de importes por un porcentaje que está en una sola celda: sin el dólar, al copiar la fórmula hacia abajo la referencia al porcentaje se desplaza y devuelve resultados vacíos o erróneos.

Para referirse a otra hoja se escribe el nombre de la hoja, un signo de admiración de cierre y la celda: Hoja2!A1. Si el nombre lleva espacios, va entre comillas simples. Y para referirse a otro libro, el nombre del archivo va entre corchetes. También pueden asignarse nombres a celdas y rangos desde el cuadro de nombres o el Administrador de nombres, lo que hace las fórmulas mucho más legibles.

8. Las funciones que hay que conocer

Una función es una fórmula predefinida que recibe unos argumentos y devuelve un resultado. Se insertan escribiéndolas, con el botón Insertar función —Mayús + F3— o desde la biblioteca de la pestaña Fórmulas, agrupadas por categorías.

Matemáticas y estadísticas. SUMA suma un rango; PROMEDIO calcula la media aritmética; MAX y MIN devuelven el mayor y el menor; CONTAR cuenta las celdas que contienen números; CONTARA cuenta las que no están vacías, sean números o texto; CONTAR.BLANCO cuenta las vacías; REDONDEAR ajusta al número de decimales indicado; y ENTERO y TRUNCAR quitan la parte decimal, el primero redondeando hacia abajo y el segundo cortando.

La diferencia entre CONTAR y CONTARA es un clásico: la primera solo cuenta números; la segunda, cualquier contenido. Y el atajo Autosuma es Alt + signo igual.

Condicionales. SI evalúa una condición y devuelve un valor si se cumple y otro si no: SI(prueba; valor si verdadero; valor si falso). De ella derivan SUMAR.SI, CONTAR.SI y PROMEDIO.SI, con sus versiones en plural —SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO— para varias condiciones. Y las funciones lógicas puras: Y, O, NO y SI.ERROR, que devuelve un valor alternativo cuando una fórmula da error, y que es la forma limpia de evitar que una hoja se llene de mensajes de error.

De texto. Aquí está una de las preguntas reales: la función que devuelve, de una cadena de texto, un número especificado de caracteres por la derecha es DERECHA. Sus hermanas son IZQUIERDA, que hace lo mismo por el otro lado, y EXTRAE, que toma un número de caracteres a partir de una posición. Se completan con LARGO —número de caracteres—, MAYUSC, MINUSC, NOMPROPIO, ESPACIOS —quita los espacios sobrantes—, CONCAT y UNIRCADENAS, que sustituyen a la antigua CONCATENAR, y SUSTITUIR y REEMPLAZAR.

De fecha y hora. HOY devuelve la fecha actual y AHORA, la fecha y la hora; ambas se actualizan al recalcular la hoja. DIA, MES y AÑO extraen cada parte; FECHA construye una a partir de tres números; DIAS.LAB cuenta los días laborables entre dos fechas descontando fines de semana y festivos; y SIFECHA calcula diferencias en años, meses o días.

De búsqueda. BUSCARV busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve el dato de la columna que se indique; su cuarto argumento debe ser FALSO para exigir coincidencia exacta, y olvidarlo es el error más común de Excel. BUSCARH hace lo mismo en horizontal. BUSCARX es la función moderna que las sustituye a las dos: busca en cualquier dirección, no exige que la columna de búsqueda sea la primera y permite indicar qué devolver si no encuentra nada. Y la pareja clásica INDICE con COINCIDIR resuelve lo mismo en las versiones antiguas.

9. Los errores de fórmula

Excel devuelve mensajes de error con un formato reconocible, y saber qué significa cada uno es materia de examen:

• Almohadillas repetidas: no es un error, sino que la columna es demasiado estrecha para mostrar el número. Se resuelve ensanchándola.
• DIV/0: división por cero o por una celda vacía.
• VALOR: se ha usado texto donde se esperaba un número.
• REF: la referencia ya no existe, normalmente porque se ha eliminado la fila o la columna a la que apuntaba.
• NOMBRE: Excel no reconoce el texto de la fórmula; suele ser una función mal escrita o un nombre de rango inexistente.
• N/A: el valor buscado no está disponible; es el error típico de BUSCARV cuando no encuentra la coincidencia.
• NUM: el número es demasiado grande o el argumento no es válido.
• NULO: intersección vacía entre dos rangos.
• Referencia circular: una fórmula se refiere a sí misma, directa o indirectamente. Excel avisa y deja el resultado en cero.

La pestaña Fórmulas incluye herramientas de auditoría: Rastrear precedentes y Rastrear dependientes, que dibujan flechas hacia las celdas implicadas; Evaluar fórmula, que la resuelve paso a paso; y Mostrar fórmulas —Ctrl + acento grave—, que muestra en toda la hoja las fórmulas en lugar de los resultados.

10. Gestión de datos: ordenar, filtrar y limpiar

La pestaña Datos es la que resuelve el trabajo real con listados, y es de donde salen varias preguntas reales.

Ordenar. Ascendente, descendente o personalizado, y permite ordenar por varios niveles —primero por consejería, dentro de cada una por apellido— y por criterios distintos del valor, como el color de celda o el icono. La casilla «Mis datos tienen encabezados» evita que la fila de títulos se ordene con el resto.

Filtrar. El autofiltro —Ctrl + Mayús + L— añade flechas desplegables a los encabezados y permite ocultar las filas que no cumplen el criterio. Ojo con el matiz: filtrar oculta, no elimina. El filtro avanzado permite criterios complejos escritos en un rango aparte y puede copiar el resultado a otra ubicación.

Quitar duplicados. Es la respuesta a la pregunta real «¿cómo se pueden eliminar de forma automática filas con valores duplicados?». El comando está en Datos, permite elegir en qué columnas debe coincidir el valor para considerar la fila duplicada, y elimina las repetidas dejando la primera aparición. Conviene distinguirlo del formato condicional de valores duplicados, que solo los resalta.

Texto en columnas. Es el asistente que separa en varias columnas el contenido de una, bien por un delimitador —coma, punto y coma, tabulación, espacio o el que se indique—, bien por ancho fijo. Es la herramienta clásica para tratar un listado exportado de otro sistema, y también sirve para forzar la conversión de textos que parecen números.

Validación de datos. Restringe lo que puede escribirse en una celda: número entero, decimal, lista, fecha, hora, longitud del texto o fórmula personalizada. Permite además un mensaje de entrada y un mensaje de error, y con la opción Lista se construyen los desplegables. Es la manera de evitar que en una columna de códigos alguien escriba texto libre.

Subtotales y esquema. El comando Subtotal inserta filas de total por grupos, previa ordenación por el campo de agrupación, y genera un esquema con botones de nivel para contraer y expandir. Agrupar y Desagrupar permiten crear esos niveles a mano.

Inmovilizar paneles. En la pestaña Vista, fija las filas superiores o las columnas izquierdas para que no se desplacen al recorrer una tabla larga. Sus tres variantes son inmovilizar paneles a partir de la celda activa, inmovilizar la fila superior e inmovilizar la primera columna.

11. Copiar, pegar y pegado especial

El pegado especial —Ctrl + Alt + V— es una de las herramientas más preguntadas de Excel porque tiene muchas opciones con nombre:

• Valores: pega el resultado de las fórmulas, no las fórmulas. Es la forma de «congelar» un cálculo.
• Formatos: pega solo el aspecto.
• Fórmulas, Comentarios, Validación, Ancho de las columnas.
• Operación —sumar, restar, multiplicar, dividir—: aplica esa operación entre lo copiado y lo que ya hay en el destino. Copiar un 1.000 y pegar con «multiplicar» sobre una columna es la forma rápida de convertir miles en unidades.
• Saltar blancos y Vincular.
• Transponer: otra pregunta real. Consiste en intercambiar filas por columnas: lo que estaba en horizontal pasa a vertical y al revés.

12. Tablas de Excel y tablas dinámicas

Conviene no confundir dos cosas que se llaman parecido.

Una tabla de Excel —Insertar, Tabla, o Ctrl + T— convierte un rango en un objeto con nombre, con encabezados fijos, filtros automáticos, formato con bandas y expansión automática: al añadir una fila debajo, la tabla crece y las fórmulas se propagan. Sus fórmulas usan referencias estructuradas, con el nombre de la columna entre corchetes en lugar de la referencia de celda.

Una tabla dinámica es otra cosa: es una herramienta de resumen y análisis. Toma una tabla de datos y permite reorganizarla arrastrando campos a cuatro áreas —Filas, Columnas, Valores y Filtros— para obtener totales, promedios o recuentos agrupados, sin escribir una sola fórmula. Es la respuesta a la pregunta real «¿qué misión tiene una tabla dinámica?»: resumir y analizar grandes volúmenes de datos presentándolos desde distintos puntos de vista.

Datos que se preguntan sobre ellas: se insertan desde Insertar, Tabla dinámica; el origen puede estar en la misma hoja, en otra o en un origen externo; no se actualizan solas cuando cambian los datos de origen, hay que pulsar Actualizar; el campo de Valores admite cambiar la operación —suma, recuento, promedio, máximo, mínimo— desde Configuración de campo de valor; los datos pueden agruparse por fechas en meses, trimestres o años; y la segmentación de datos y la escala de tiempo son filtros visuales que se añaden a la tabla dinámica. A partir de ella puede crearse un gráfico dinámico, que hereda sus filtros.

13. Gráficos

Un gráfico representa datos numéricos de forma visual. Se inserta seleccionando los datos y eligiendo el tipo en la pestaña Insertar; el atajo para crear uno en una hoja nueva es F11, y Alt + F1 lo inserta incrustado en la misma hoja.

Los tipos y su uso —criterio que suele preguntarse—: columnas y barras para comparar valores entre categorías; líneas para mostrar evolución en el tiempo; circular para ver la proporción de cada parte sobre un total, con la limitación de que solo admite una serie; dispersión para relacionar dos variables numéricas; áreas, anillos, radial, cascada y combinado, que mezcla tipos y admite un eje secundario cuando las magnitudes son muy distintas.

Sus elementos tienen nombre propio: área del gráfico, área de trazado, series de datos, ejes —horizontal de categorías y vertical de valores—, título, leyenda, etiquetas de datos, líneas de división y línea de tendencia. Se añaden y quitan desde el botón más que aparece junto al gráfico o desde la pestaña contextual Diseño de gráfico.

Y los minigráficos son una variante que conviene conocer: gráficos diminutos que caben dentro de una celda y muestran la tendencia de una fila de datos. Sus tres tipos son línea, columna y pérdidas y ganancias.

14. Hipervínculos, comentarios y notas

Un hipervínculo en Excel es un enlace que, al hacer clic, lleva a otro lugar: a una celda o rango del mismo libro, a otro archivo, a una página web o a una dirección de correo. Se inserta con Ctrl + Alt + K o desde Insertar, Vínculo, y admite un texto visible distinto de la dirección real. Es la respuesta a la pregunta real «¿qué es un hipervínculo en Excel?»: un enlace a otra ubicación, dentro o fuera del libro.

Los comentarios de Microsoft 365 son conversaciones con respuestas encadenadas, pensadas para el trabajo colaborativo; las notas son las antiguas anotaciones amarillas de un solo autor. Ambas se reconocen por una marca en la esquina de la celda y se muestran al pasar el ratón.

15. Impresión y configuración de página

Imprimir una hoja de cálculo tiene más trampa que imprimir un documento, y de ahí que salgan preguntas.

Imprimir títulos es el comando —pregunta real de examen— que hace que las filas de encabezado se repitan en todas las páginas. Está en la pestaña Disposición de página, grupo Configurar página, y permite fijar tanto «Repetir filas en extremo superior» como «Repetir columnas a la izquierda». No debe confundirse con Inmovilizar paneles, que hace lo mismo pero en pantalla, no al imprimir.

Otras opciones del mismo grupo: el área de impresión, que limita lo que se imprime a un rango; los saltos de página, que pueden verse y moverse con la vista Ver salto de página; la orientación y el tamaño; y Ajustar área de impresión, que reduce la escala para que quepa en un número dado de páginas de ancho y de alto.

En la pestaña Disposición de página, el grupo Opciones de la hoja distingue dos casillas que se confunden: Líneas de división y Encabezados, cada una con su casilla de Ver y su casilla de Imprimir. Que se vean en pantalla no significa que se impriman: por defecto, las líneas de división no se imprimen.

Y el encabezado y pie de página se editan desde la vista Diseño de página o desde el cuadro Configurar página, con códigos para el número de página, el total, la fecha, la ruta del archivo y el nombre de la hoja.

16. Formatos de archivo y plantillas

El formato predeterminado de Excel es .xlsx. Junto a él: .xlsm con macros, .xltx plantilla, .xltm plantilla con macros, .xlsb binario —más rápido con libros muy grandes—, .xls el formato anterior a 2007, .csv texto separado por delimitadores, .txt, .ods de OpenDocument y .pdf.

Sobre el CSV conviene saber dos cosas que se preguntan: no guarda formato, fórmulas ni varias hojas —solo el texto de una tabla— y por eso Excel avisa al guardar; y su delimitador depende de la configuración regional, lo que explica que un CSV generado en un sistema con coma decimal se abra descolocado en otro.

Una plantilla de Excel (.xltx) es un libro modelo con el diseño, las fórmulas y los formatos ya preparados, del que se crea cada libro nuevo sin modificar el original. Es la respuesta a la pregunta real sobre si «existe la posibilidad de guardar una plantilla y crear más libros sin empezar desde cero»: sí, guardando el libro con el tipo Plantilla de Excel.

El autoguardado y la autorrecuperación funcionan igual que en Word: el primero exige que el libro esté en OneDrive o SharePoint y habilita el historial de versiones; la segunda es local y actúa tras un cierre anómalo.

17. Protección y seguridad del libro

Excel ofrece tres niveles de protección que se preguntan por separado:

• Cifrar con contraseña —Archivo, Información, Proteger libro—: sin la contraseña, el archivo no se abre.
• Proteger hoja —pestaña Revisar—: impide modificar las celdas bloqueadas. Y aquí está el matiz que decide la pregunta: todas las celdas están bloqueadas por defecto, pero ese bloqueo no surte efecto hasta que se protege la hoja. Por eso, para dejar algunas celdas editables hay que desbloquearlas primero en Formato de celdas, pestaña Proteger, y proteger la hoja después.
• Proteger libro: impide añadir, eliminar, mover, ocultar o renombrar hojas.

Y como en Word, el Inspector de documento elimina metadatos y datos ocultos antes de compartir un libro: comentarios, propiedades personales, hojas ocultas y datos fuera del rango visible.

18. Personalización del entorno de trabajo

La cinta y la barra de acceso rápido se personalizan igual que en Word, desde Archivo, Opciones, Personalizar cinta de opciones, con la misma regla: los comandos solo pueden añadirse a grupos personalizados.

En Archivo, Opciones, las categorías propias de Excel que conviene reconocer son: Fórmulas, donde se elige el cálculo automático o manual del libro —si una hoja «no recalcula», es casi siempre porque está en manual— y se activa el estilo de referencia F1C1; Datos; Avanzadas, con opciones como el número de hojas de un libro nuevo, la dirección del cursor al pulsar Entrar o el uso del separador decimal del sistema; y Complementos, desde donde se activan Solver y las Herramientas para análisis.

La vista se controla desde la pestaña homónima: Normal, Ver salto de página —que muestra en azul dónde cortará la impresión— y Diseño de página, que muestra la hoja como saldrá impresa con encabezados y márgenes. Se completa con el zoom, la división de la ventana, Nueva ventana —para ver dos hojas del mismo libro a la vez— y Organizar todo, cuyo cuadro ofrece las disposiciones Mosaico, Horizontal, Vertical y Cascada. Sobre esta última hay una pregunta real: la organización Horizontal coloca las ventanas una encima de otra, ocupando cada una todo el ancho de la pantalla.

19. Atajos de teclado de Excel

Los que más se preguntan, agrupados:

• Edición: F2 editar celda, Alt + Entrar salto de línea dentro de la celda, Ctrl + Entrar rellenar la selección, Supr borrar contenido, Ctrl + 1 Formato de celdas.
• Desplazamiento: Ctrl + Inicio a la celda A1, Ctrl + Fin a la última celda usada, Ctrl + flecha al extremo del bloque de datos, Ctrl + Av Pág y Ctrl + Re Pág para cambiar de hoja.
• Selección: Ctrl + Mayús + flecha selecciona hasta el final del bloque, Ctrl + barra espaciadora la columna entera, Mayús + barra espaciadora la fila entera.
• Fórmulas: F4 alterna referencias, Mayús + F3 insertar función, Alt + igual autosuma, F9 recalcular, Ctrl + acento grave mostrar fórmulas.
• Datos: Ctrl + T crear tabla, Ctrl + Mayús + L activar o quitar filtros, Ctrl + E relleno rápido.
• Formatos rápidos: Ctrl + Mayús + 1 formato número con dos decimales, Ctrl + Mayús + 5 porcentaje.

20. Excel en la oficina administrativa

Vale la pena aterrizar el tema, porque explica qué se espera de un auxiliar y porque varias preguntas nacen de ahí.

Uno: un listado es una tabla, no un diseño. Una tabla de datos bien hecha tiene una fila de encabezados, un dato por celda, sin filas ni columnas vacías y sin celdas combinadas. Todo lo que rompa esa estructura —un título en la fila 1, un subtotal a media tabla, dos datos en la misma celda— impide ordenar, filtrar y hacer tablas dinámicas. Combinar y centrar es cómodo para maquetar y desastroso para calcular.

Dos: los números tienen que ser números. Un importe pegado desde otro sistema suele llegar como texto, y entonces SUMA devuelve cero. Se detecta porque el valor aparece alineado a la izquierda y porque la barra de estado no muestra su suma. Se arregla con Texto en columnas, con el pegado especial multiplicando por uno o con la función VALOR.

Tres: separar los datos de los cálculos. Los porcentajes, tipos y umbrales van en celdas propias, referenciadas con referencias absolutas, y no escritos dentro de las fórmulas. Así, cuando cambia un tipo, se cambia una celda y no cincuenta fórmulas.

Cuatro: antes de enviar, congela lo que haya que congelar. Si el destinatario no debe ver las fórmulas ni depender de un libro externo, se pega como valores. Y si el libro contiene datos personales, se pasa el Inspector de documento y se revisa que no queden hojas ocultas con información de trabajo, que es un descuido muy frecuente.

Cinco: para un listado con datos personales, la protección de datos también aplica. Un fichero de Excel con nombres, documentos identificativos o datos de salud es un tratamiento de datos personales: debe guardarse en la ubicación corporativa que corresponda, no en el escritorio ni en una memoria USB, y compartirse por los cauces autorizados.

21. Cuadro final del tema 18

• Libro es el archivo, hoja cada cuadrícula y celda la intersección de fila y columna. Un libro admite tantas hojas como permita la memoria disponible.
• El contenido real de la celda activa se ve en la barra de fórmulas; en la celda se ve el resultado.
• Toda fórmula empieza por el signo igual. Argumentos entre paréntesis, separados por punto y coma en la configuración española.
• Referencias: relativa A1, absoluta $A$1, mixta $A1 o A$1. La tecla que alterna es F4.
• DERECHA devuelve caracteres por la derecha; IZQUIERDA, por la izquierda; EXTRAE, desde una posición.
• CONTAR cuenta números; CONTARA, celdas no vacías.
• BUSCARV busca en la primera columna y exige FALSO para coincidencia exacta; BUSCARX la sustituye sin esas limitaciones.
• Tabla dinámica: resume y analiza grandes volúmenes de datos; hay que actualizarla a mano.
• Transponer: intercambia filas por columnas. Quitar duplicados: elimina filas repetidas. Texto en columnas: separa el contenido de una columna en varias.
• Imprimir títulos repite los encabezados en cada página impresa; Inmovilizar paneles los fija en pantalla.
• Proteger hoja: todas las celdas están bloqueadas por defecto, pero el bloqueo solo actúa al proteger la hoja.
• Extensiones: .xlsx, .xlsm, .xltx, .xlsb, .xls, .csv, .ods.

22. Cómo se construye una fórmula paso a paso

Merece la pena recorrer el razonamiento completo con un caso de oficina, porque explica de golpe la mitad del tema.

Supongamos un listado de gastos: en la columna A, el concepto; en la B, el importe sin impuestos; y en la celda F1, el tipo impositivo aplicable, un 21 por ciento. Se quiere calcular en la columna C el importe total.

Primero, el signo igual. En C2 se escribe el igual: sin él, Excel guardaría el texto en lugar de calcular.

Segundo, la operación. El importe total es el importe más el impuesto, es decir, el importe multiplicado por uno más el tipo. Se escribe =B2*(1+F1). Los paréntesis son imprescindibles: sin ellos, la precedencia haría primero la multiplicación y el resultado sería otro.

Tercero, la referencia absoluta. Al copiar la fórmula hacia abajo, B2 debe convertirse en B3, B4… —referencia relativa, correcta— pero F1 debe seguir siendo F1 —referencia absoluta—. Con el cursor sobre F1 se pulsa F4 y queda $F$1. La fórmula final es =B2*(1+$F$1).

Cuarto, la propagación. Se arrastra el controlador de relleno o se hace doble clic sobre él, y Excel copia la fórmula hasta donde llegan los datos de la columna contigua.

Quinto, la comprobación. Se selecciona la columna y se mira la barra de estado: si muestra suma y promedio, los valores son numéricos; si no muestra nada, algo ha entrado como texto. Y con Ctrl + acento grave se ven todas las fórmulas de la hoja a la vez para verificar que no hay ninguna escrita a mano entre medias.

Ese es exactamente el nivel que exige el examen: no se pide programar, se pide entender por qué el dólar es necesario y por qué el paréntesis cambia el resultado.

23. Cuándo usar cada herramienta de análisis

Excel ofrece varias formas de responder a la misma pregunta y el tribunal juega con ello. Esta es la regla de decisión:

• ¿Cuánto suma esta columna? Una función: SUMA.
• ¿Cuánto suma solo lo de una consejería? SUMAR.SI, o SUMAR.SI.CONJUNTO si hay más de una condición.
• ¿Cuánto suma cada consejería, y de paso cada tipo de gasto? Una tabla dinámica. En cuanto la pregunta es «por cada», la respuesta es tabla dinámica.
• ¿Quiero ver solo las filas de una consejería? Un filtro. Filtrar oculta, no borra.
• ¿Quiero ver los totales intercalados en la propia lista? Subtotales, previa ordenación por el campo de agrupación.
• ¿Quiero traer a esta hoja un dato que está en otra tabla? BUSCARX —o BUSCARV en versiones antiguas—.
• ¿Quiero resaltar los importes superiores a un umbral? Formato condicional.
• ¿Quiero impedir que se escriban valores incorrectos? Validación de datos.
• ¿Quiero eliminar las filas repetidas? Quitar duplicados, en la pestaña Datos.

Memorizar este mapa resuelve las preguntas de tipo «¿qué utilidad tiene…?» y «¿cómo se puede…?», que son la mayoría.

24. Cómo se lee una tabla dinámica

La tabla dinámica intimida hasta que se entiende que solo son cuatro cajones. Al insertarla aparece un panel a la derecha con la lista de campos —los encabezados de la tabla de origen— y cuatro áreas donde arrastrarlos.

• Filas. El campo que se arrastre aquí genera una fila por cada valor distinto. Si se arrastra «Consejería», habrá una fila por consejería.
• Columnas. Igual, pero en horizontal. Arrastrando «Año» se obtiene una columna por año.
• Valores. El campo que se quiere calcular. Excel propone suma si el campo es numérico y recuento si es texto, y esa operación se cambia desde Configuración de campo de valor.
• Filtros. El campo que se quiere poder acotar sin que aparezca en la tabla, con un desplegable encima.

Con esos cuatro cajones se responde a cualquier pregunta del tipo «cuánto gastó cada consejería en cada año»: Consejería a Filas, Año a Columnas, Importe a Valores. Cambiar el punto de vista es cuestión de arrastrar un campo de un cajón a otro, y de ahí el nombre de dinámica: la tabla no se rehace, se reordena.

Dos detalles que se preguntan: si en Filas se arrastran dos campos, se obtiene una jerarquía con niveles contraíbles; y si el campo de Filas contiene fechas, Excel ofrece agruparlas por días, meses, trimestres o años, lo que evita tener una fila por cada día del ejercicio.

25. Errores frecuentes con Excel en una oficina

Los distractores del examen se construyen sobre estos malentendidos:

• Creer que filtrar elimina filas. Filtrar solo oculta; lo que elimina es Quitar duplicados o el borrado manual.
• Creer que una tabla dinámica se actualiza sola. No: hay que pulsar Actualizar cuando cambian los datos de origen.
• Confundir imprimir títulos con inmovilizar paneles. El primero actúa al imprimir; el segundo, en pantalla.
• Creer que las líneas de división se imprimen. Por defecto no: hay que marcar su casilla de Imprimir.
• Usar BUSCARV sin el cuarto argumento. Sin FALSO, la función busca la coincidencia aproximada y devuelve datos equivocados sin avisar. Es el error más caro de Excel.
• Combinar celdas en una tabla de datos. Rompe la ordenación, los filtros y las tablas dinámicas.
• Escribir constantes dentro de las fórmulas. Cuando cambia el tipo impositivo, hay que revisar cincuenta celdas en lugar de una.
• Dejar el cálculo en manual sin darse cuenta. La hoja deja de recalcular y los totales dejan de cuadrar; se corrige en Opciones, Fórmulas, o pulsando F9.
• Guardar como CSV un libro con varias hojas. El CSV guarda una sola hoja y pierde formatos y fórmulas.

26. Excel frente a Access: cuándo cada uno

Es una frontera que el temario plantea al poner los dos programas en temas seguidos, y entenderla ayuda en ambos.

Excel es una hoja de cálculo: sobresale en calcular, analizar y presentar. Trabaja con una tabla plana y es imbatible para un listado que hay que sumar, filtrar, graficar y enviar.

Access es un gestor de bases de datos relacionales: sobresale en almacenar mucha información relacionada entre sí, controlar su integridad y consultarla. Trabaja con varias tablas conectadas y evita que el mismo dato se repita en cien filas.

La señal de que un listado de Excel se ha quedado pequeño es reconocible: cuando el mismo nombre, la misma dirección o el mismo código se repiten decenas de veces en columnas distintas, cuando hay que mantener a mano la coherencia entre dos hojas, o cuando el archivo pasa de decenas de miles de filas y empieza a ir lento. Ese es el momento de una base de datos.

Aun así, los dos se llevan bien: Access importa y vincula hojas de Excel, y Excel consulta tablas de Access. Y en el mundo de Microsoft 365 hay una tercera pieza, Power BI, que se apoya en ambos para construir informes visuales, y que es el último inciso del tema siguiente.

27. Cómo enfocar las cinco preguntas de Excel

Primero, el vocabulario es la mitad. Libro, hoja, celda, rango, barra de fórmulas, cuadro de nombres, controlador de relleno, referencia absoluta, tabla dinámica, transponer, validación. Las preguntas de definición se ganan sabiendo el nombre exacto.

Segundo, cuidado con los enunciados que preguntan «¿cuál de las siguientes fórmulas es correcta en cuanto a su sintaxis?». Se resuelven revisando cuatro cosas en este orden: que empiece por el signo igual, que los paréntesis estén equilibrados, que los argumentos vayan separados por punto y coma y que el texto literal esté entre comillas. Casi siempre falla una de esas cuatro en los distractores.

Tercero, los distractores absolutos también aquí son falsos. «Excel no permite…», «solo puede haber una hoja», «no se puede volver a los valores anteriores». Excel es una herramienta muy completa: si la pregunta plantea algo razonable, casi siempre se puede hacer.

Y cuarto, distingue lo que ocurre en pantalla de lo que ocurre en el archivo o en el papel. Buena parte de las preguntas finas de Excel —inmovilizar frente a imprimir títulos, filtrar frente a eliminar, ocultar una hoja frente a protegerla, ver una fórmula frente a pegar su valor— se resuelven preguntándose: ¿esto cambia lo que veo o cambia lo que hay?