Trabajo colaborativo: herramientas y funcionalidades. Microsoft 365: Teams, Sharepoint, OneDrive y Outlook. Videoconferencias.

Tema 21 del Bloque II —OFIMÁTICA— del programa oficial del Cuerpo de Auxiliares, de Administración General, Grupo C, Subgrupo C2, de la Comunidad de Madrid, según el Anexo III de la Orden 1628/2026, de 25 de junio (BOCM núm. 165, de 13 de julio de 2026). La convocatoria examina de Windows 11 y Microsoft 365 versión escritorio. ⚠️ Las aplicaciones de Microsoft 365 se actualizan de forma continua y la posición de un comando en la cinta puede cambiar de un mes a otro: este apunte se apoya en conceptos, atajos, extensiones y lógica de funcionamiento, y avisa cuando algo depende de la versión instalada. El programa evaluable exacto es el del Anexo de tu convocatoria: consúltalo siempre.

Índice

• 1. Qué pregunta el tribunal sobre trabajo colaborativo
• 2. Qué es el trabajo colaborativo
• 3. La nube y los modelos de servicio
• 4. Qué es Microsoft 365
• 5. La coautoría en tiempo real
• 6. Versiones, comentarios y seguimiento
• 7. OneDrive: el almacenamiento personal
• 8. Sincronización y archivos a petición
• 9. Compartir: enlaces y permisos
• 10. Papelera y recuperación en OneDrive
• 11. SharePoint: el almacenamiento de equipo
• 12. Bibliotecas de documentos: metadatos, vistas y versiones
• 13. OneDrive, SharePoint y Teams: cómo encajan
• 14. Microsoft Teams: equipos y canales
• 15. Pestañas, aplicaciones y publicaciones
• 16. Reuniones y videoconferencias: preparación
• 17. Los roles de una reunión
• 18. Durante la reunión
• 19. Buenas prácticas de videoconferencia
• 20. Outlook como pieza del trabajo colaborativo
• 21. Otras herramientas de colaboración de Microsoft 365
• 22. Seguridad y protección de datos en el trabajo colaborativo
• 23. Errores frecuentes que conviene no cometer
• 24. Otras herramientas de trabajo colaborativo
• 25. Cómo se monta el espacio colaborativo de una unidad
• 26. Trabajo colaborativo, teletrabajo y accesibilidad
• 27. Glosario rápido del tema

1. Qué pregunta el tribunal sobre trabajo colaborativo

Al último tema del Bloque II le corresponden unas cinco preguntas del segundo ejercicio, y lo que se pregunta es qué es cada cosa y para qué sirve: la diferencia entre OneDrive y SharePoint, qué es un canal de Teams, qué papeles hay en una reunión y qué puede hacer cada uno, y qué significa la coautoría.

Es el tema más conceptual del bloque y el que menos depende de dónde esté un botón, lo que juega a favor: casi todo lo que hay que saber es vocabulario y lógica de funcionamiento, y eso no cambia de una actualización a otra. ⚠️ Aun así, Microsoft 365 se actualiza de forma continua y algunos nombres se mueven: en este apunte se avisa cuando algo depende de la versión.

2. Qué es el trabajo colaborativo

El trabajo colaborativo es la forma de trabajar en la que varias personas intervienen sobre un mismo contenido, con herramientas que permiten hacerlo a la vez o en momentos distintos, dejando constancia de quién ha hecho qué.

Se entiende mejor por contraste con la forma anterior de trabajar, que sigue siendo la de muchas oficinas:

• Trabajo por adjuntos: alguien redacta un documento, lo envía por correo, cada destinatario lo modifica en su copia y lo devuelve. El resultado son cinco versiones distintas del mismo archivo, un «informe_v3_final_definitivo_JMR.docx» y alguien encargado de refundirlas a mano. Nadie sabe con seguridad cuál es la buena.
• Trabajo colaborativo: el documento vive en un solo sitio y todos trabajan sobre él. No hay copias, hay una versión con historial.

Sus rasgos característicos, que es lo que se pregunta:

• Archivo único y compartido, con permisos que deciden quién ve y quién edita.
• Coautoría: varias personas escribiendo a la vez en el mismo documento.
• Historial de versiones: se puede volver atrás y saber quién cambió qué y cuándo.
• Comunicación junto al contenido: comentarios en el propio documento y conversaciones asociadas, en lugar de un hilo de correo aparte.
• Acceso desde cualquier sitio y dispositivo, sin depender de una unidad de red concreta.

La contrapartida, que conviene saber decir porque las preguntas de inconvenientes también caen: depende de la conexión, exige una gestión cuidadosa de los permisos —compartir de más es tan fácil como compartir de menos— y traslada datos a un servicio externo, con las implicaciones de protección de datos que eso tiene.

3. La nube y los modelos de servicio

La computación en la nube —cloud computing— consiste en usar recursos informáticos —almacenamiento, potencia de cálculo, programas— que están en los centros de datos de un proveedor y se consumen a través de internet, en lugar de tenerlos instalados en el equipo o en el servidor del organismo.

Sus características se enuncian casi siempre igual: autoservicio —el usuario obtiene el recurso sin intervención humana—, acceso por red desde cualquier dispositivo, recursos compartidos entre muchos clientes, elasticidad —crecen y decrecen según la demanda— y pago por uso.

Los modelos de servicio son tres y se preguntan por sus siglas:

• IaaS —infraestructura como servicio—: el proveedor pone las máquinas, el almacenamiento y la red; el cliente instala y gestiona todo lo demás.
• PaaS —plataforma como servicio—: el proveedor pone además el sistema operativo y las herramientas de desarrollo; el cliente solo pone su aplicación.
• SaaS —software como servicio—: el proveedor pone el programa terminado y el cliente se limita a usarlo. Microsoft 365 es SaaS, y esa es la respuesta que se busca.

Los modelos de despliegue son la otra clasificación: nube pública —la del proveedor, compartida—, nube privada —dedicada a una sola organización—, nube híbrida —combinación de las dos— y nube comunitaria, compartida por entidades con necesidades comunes, que es la figura bajo la que se articulan algunas nubes de las Administraciones públicas.

4. Qué es Microsoft 365

Microsoft 365 es el conjunto de aplicaciones y servicios en la nube de Microsoft, ofrecido por suscripción. Es importante entender que no es solo Office: incluye las aplicaciones de siempre y, además, los servicios que las conectan.

• Aplicaciones de creación: Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Access.
• Comunicación: Outlook y Teams.
• Almacenamiento y colaboración: OneDrive y SharePoint.
• Otras herramientas: Forms para cuestionarios, Planner para tareas de equipo, Power Automate para automatizaciones, Power BI para cuadros de mando, Stream para vídeo y Bookings para citas.

Cada aplicación tiene tres formas de uso que conviene distinguir, porque una pregunta puede jugar con ellas: la versión de escritorio, instalada en el equipo y la más completa; la versión web, que se abre en el navegador, no necesita instalación y tiene menos funciones; y la versión móvil, para teléfono y tableta.

La pieza que lo cose todo es la cuenta de organización: una sola identidad con la que se entra en todas las aplicaciones y de la que cuelgan los permisos. Por eso, en este entorno, compartir un archivo es dar permiso a una cuenta, no mandar una copia.

5. La coautoría en tiempo real

La coautoría es la posibilidad de que varias personas editen el mismo documento a la vez. Es la función más característica del trabajo colaborativo y la que más se pregunta.

Para que funcione hacen falta dos condiciones: que el archivo esté guardado en OneDrive o SharePoint —no en el disco local ni en una unidad de red clásica— y que esté en un formato moderno: .docx, .xlsx o .pptx, no los antiguos .doc o .xls.

Cuando está activa, cada persona ve:

• Los indicadores de presencia: un cursor de color con el nombre de quien escribe, en el punto exacto en el que está trabajando.
• Los cambios de los demás según se producen, sin tener que cerrar ni volver a abrir.
• El Autoguardado activado, que es la condición del sistema: en la nube no se pulsa Guardar, se guarda solo y de forma continua.

Sobre los conflictos, la respuesta correcta es esta: mientras alguien escribe en un párrafo, los demás pueden escribir en otros párrafos sin problema; los conflictos reales son raros y, cuando se producen, la aplicación los señala y ofrece elegir qué versión conservar. En Excel la coautoría funciona igual, con la salvedad de que algunas funciones antiguas —libros compartidos a la vieja usanza, ciertos rangos protegidos— la desactivan.

6. Versiones, comentarios y seguimiento

El historial de versiones guarda copias sucesivas del archivo a medida que se modifica. Desde Archivo > Información > Historial de versiones, o desde el propio SharePoint, se puede ver una versión anterior, compararla y restaurarla. Es lo que sustituye a la costumbre de guardar «copia_de_seguridad_antes_de_tocar.docx», y su ventaja no es solo el orden: registra quién hizo cada cambio y cuándo.

Los comentarios son notas ancladas a una parte del documento. Admiten respuestas, formando un hilo, permiten mencionar a una persona con la arroba —lo que le envía un aviso por correo— y se cierran con Resolver, que los archiva sin borrarlos. Conviene distinguirlos del control de cambios, que es otra cosa: el comentario opina sobre el texto y el control de cambios registra las modificaciones del texto mismo.

Junto a eso, el entorno ofrece dos formas de encontrar el trabajo propio sin recordar dónde está: la lista de archivos recientes, común a todas las aplicaciones y a todos los dispositivos, y los archivos compartidos conmigo, que reúne lo que otros han puesto a disposición del usuario.

7. OneDrive: el almacenamiento personal

OneDrive es el espacio de almacenamiento en la nube de cada persona. La definición que se pregunta es exactamente esa: es el sitio donde uno guarda su trabajo, el que todavía no es de nadie más, aunque después pueda compartir lo que quiera.

En la versión corporativa —OneDrive para la Empresa— el espacio asignado es amplio, habitualmente un terabyte por usuario, y lo fija el administrador. Y hay una consecuencia importante que conviene tener presente: el contenido de OneDrive pertenece a la cuenta, no a la persona; cuando alguien deja el organismo, su OneDrive se retiene durante un plazo y después se elimina, de modo que lo que deba conservar el servicio no puede vivir ahí.

Se usa de tres formas: desde el navegador, desde la aplicación móvil y, sobre todo, desde el cliente de sincronización instalado en el equipo, que hace aparecer una carpeta de OneDrive en el Explorador de archivos como si fuera una carpeta más.

8. Sincronización y archivos a petición

La sincronización mantiene iguales la carpeta local y la nube: lo que se cambia en una aparece en la otra. Permite además trabajar sin conexión: los cambios se guardan en local y suben en cuanto vuelve la red.

La función Archivos a petición es la que más se pregunta. Consiste en que los archivos se ven todos en el Explorador —con su nombre, su tamaño y su icono— pero solo ocupan espacio en el disco los que se han descargado. Es lo que permite tener a la vista un terabyte de documentos en un portátil con un disco de doscientos gigabytes.

Sus tres estados tienen icono propio y se preguntan:

• Nube azul: el archivo está solo en línea. No ocupa espacio; se descarga al abrirlo, y para eso hace falta conexión.
• Marca de verificación verde sobre fondo blanco: el archivo está disponible localmente porque se ha abierto alguna vez. Se puede liberar espacio y volverá a ser solo en línea.
• Marca de verificación blanca sobre círculo verde relleno: el archivo está marcado como «Conservar siempre en este dispositivo». Se garantiza que estará disponible sin conexión.

Junto a ellos, la flecha circular azul indica que la sincronización está en curso, y un aspa roja, que hay un problema —normalmente un nombre de archivo no admitido, un archivo demasiado grande o un conflicto de edición—.

Una función vecina que conviene conocer es la copia de seguridad de carpetas conocidas: redirige a OneDrive las carpetas Escritorio, Documentos e Imágenes del equipo, de modo que su contenido queda respaldado sin que el usuario tenga que mover nada. Es la forma habitual de proteger el trabajo de un puesto en una Administración.

9. Compartir: enlaces y permisos

Compartir en Microsoft 365 no envía una copia: concede permiso sobre el archivo que está en la nube. Todos ven el mismo documento.

Al pulsar Compartir se elige a quién alcanza el enlace, y los tipos que ofrece son los que se preguntan:

• Cualquier persona con el vínculo: abre el archivo sin necesidad de iniciar sesión, y por tanto lo abre también quien reciba el enlace de rebote. El administrador suele desactivar esta opción, y con razón: es la vía más habitual de fuga de información.
• Personas de la organización: cualquiera de dentro que tenga el enlace.
• Personas con acceso existente: no concede nada nuevo, solo genera un enlace para quienes ya podían entrar.
• Personas específicas: únicamente las que se nombren, que deberán identificarse. Es la opción correcta por defecto.

Sobre cada enlace se pueden fijar además cuatro condiciones: permitir o no la edición —frente a solo lectura—, poner una contraseña, establecer una fecha de caducidad y bloquear la descarga, que obliga a trabajar en el navegador y evita que el archivo se lleve a otro sitio.

Los permisos concedidos se pueden revisar y retirar en cualquier momento desde Administrar acceso. Esa reversibilidad es la ventaja de fondo frente al adjunto: un correo enviado no se puede recuperar, un enlace compartido sí se puede cortar.

10. Papelera y recuperación en OneDrive

Lo que se elimina va a la papelera de reciclaje de OneDrive, que en la versión corporativa conserva los elementos durante 93 días. Pasado ese plazo, o si se vacía, los elementos caen en una segunda papelera a la que solo llega el administrador, y de la que también se van cumplido el plazo.

Existe además la función Restaurar OneDrive, que devuelve toda la unidad a como estaba en un momento anterior de los últimos treinta días. Es la respuesta a un borrado masivo o a un ataque de secuestro de archivos, y conviene conocerla porque resuelve un caso que la papelera, archivo a archivo, no resolvería en un tiempo razonable.

11. SharePoint: el almacenamiento de equipo

SharePoint es la plataforma de sitios web internos de la organización, y en la práctica, el lugar donde vive la documentación del servicio, no la de una persona. La diferencia con OneDrive es la pregunta más segura del tema y se resume así: OneDrive es «mi» espacio y SharePoint es «nuestro» espacio.

Un sitio de SharePoint es un contenedor con su dirección, sus permisos y su contenido. Hay dos tipos y se preguntan por su nombre:

• Sitio de equipo: pensado para que un grupo de personas trabaje junto. Todos son a la vez autores y lectores. Va asociado a un grupo de Microsoft 365, y por eso trae consigo un buzón compartido, un calendario y —si se crea desde Teams— un equipo.
• Sitio de comunicación: pensado para difundir. Pocos autores publican y muchas personas leen: es el formato de una intranet, del tablón de una unidad o de la página de un proyecto.

Dentro de un sitio, el contenido se organiza en dos clases de elemento que conviene no confundir:

• Las bibliotecas de documentos, que guardan archivos.
• Las listas, que guardan datos estructurados en filas y columnas, sin archivos: un registro de incidencias, un inventario, un control de préstamos. Son lo más parecido a una tabla de base de datos, con formularios y vistas, y no requieren saber programar.

12. Bibliotecas de documentos: metadatos, vistas y versiones

Una biblioteca se parece a una carpeta, pero puede mucho más, y las tres funciones que la distinguen se preguntan:

• Metadatos: son columnas propias que se añaden a los documentos —«Unidad», «Tipo de expediente», «Año», «Estado»— y que se rellenan al subir el archivo. Su ventaja frente a las carpetas es que un documento puede tener varios valores a la vez, mientras que solo puede estar en una carpeta. Buscar por metadatos es más fiable que recordar el árbol de carpetas.
• Vistas: distintas maneras de presentar el mismo contenido —filtrado, ordenado y agrupado por los metadatos—, que cada usuario puede elegir o que se pueden guardar para todos.
• Control de versiones: la biblioteca conserva el historial. Puede configurarse para guardar solo versiones principales —1.0, 2.0— o también secundarias o borrador —1.1, 1.2—, que son visibles solo para quien puede editar hasta que se publican.

A eso se añade la desprotección —desproteger y proteger, el clásico check out y check in—: un usuario bloquea el documento mientras trabaja en él y los demás no pueden modificarlo hasta que lo devuelve. Es lo contrario de la coautoría y se usa cuando el cambio debe hacerlo una sola persona de una vez —una resolución, un pliego— y no conviene que nadie toque en paralelo.

Los permisos de un sitio se organizan en tres grupos con nombre propio: Propietarios, con control total; Miembros, que pueden editar; y Visitantes, que solo pueden leer. Lo recomendable es heredar los permisos del sitio y romper la herencia solo cuando es imprescindible, porque un árbol de permisos particulares acaba siendo ingobernable.

13. OneDrive, SharePoint y Teams: cómo encajan

Este es el punto donde se concentran las dudas, y la explicación corta es que por debajo son la misma tecnología de almacenamiento, usada con tres fines distintos:

• OneDrive: archivos personales. Lo que uno está preparando y todavía no es de nadie más. Además, los archivos que se envían en un chat de Teams se guardan en el OneDrive de quien los envía, en una carpeta llamada «Archivos de chat de Microsoft Teams».
• SharePoint: archivos del equipo o del servicio. Lo que es de la unidad y debe sobrevivir a quien lo escribió.
• Teams: no es un tercer almacén. Es la ventana de conversación desde la que se trabaja, y los archivos que se suben a la pestaña Archivos de un canal se guardan en el SharePoint del equipo: cada canal estándar es, literalmente, una carpeta de la biblioteca de documentos de ese sitio.

La regla práctica que responde a la pregunta típica: si el documento debe sobrevivir a la persona, va a SharePoint o a un canal de Teams; si es un borrador propio, a OneDrive.

14. Microsoft Teams: equipos y canales

Microsoft Teams es la aplicación de trabajo en equipo de Microsoft 365: reúne en una sola ventana el chat, las reuniones, las llamadas y los archivos del grupo. Su idea de fondo es sustituir el hilo de correo interno por una conversación permanente junto a los documentos de los que se habla.

Su estructura tiene dos niveles y hay que distinguirlos bien:

• El equipo es el conjunto de personas que trabajan juntas: una unidad, un servicio, un proyecto. Al crearlo se genera automáticamente un grupo de Microsoft 365 con su buzón, su calendario y su sitio de SharePoint.
• El canal es cada uno de los temas en los que se divide la conversación del equipo dentro del propio equipo: «General», «Convocatorias», «Presupuesto». Cada canal tiene su hilo de mensajes y su pestaña de archivos.

Todo equipo nace con un canal llamado General, que no se puede eliminar ni renombrar en las versiones clásicas y al que pertenecen todos los miembros.

Los tipos de canal son tres y se preguntan:

• Estándar: abierto a todos los miembros del equipo. Es el habitual, y sus archivos son una carpeta del sitio de SharePoint del equipo.
• Privado: visible solo para un subconjunto de los miembros del equipo. Se distingue por un icono de candado, y tiene una particularidad técnica que cae en examen: sus archivos no están en la carpeta del equipo, sino en un sitio de SharePoint independiente, precisamente para que los demás no puedan verlos.
• Compartido: permite incorporar a personas ajenas al equipo, incluso de otra organización, sin tener que darles acceso a todo el equipo. Es la figura pensada para trabajar con otra Administración o con una empresa adjudicataria.

Los papeles dentro de un equipo son dos: propietario, que administra —añade y quita miembros, crea canales, fija la configuración— e invitado o miembro, que participa. Un equipo puede además ser público dentro de la organización —cualquiera se une— o privado, que es lo normal en el trabajo administrativo: se entra por invitación.

15. Pestañas, aplicaciones y publicaciones

Cada canal tiene pestañas en su parte superior. Las tres de serie son Publicaciones —la conversación—, Archivos —la carpeta de SharePoint— y Wiki o el bloc de notas, según la versión. Con el botón más se añaden pestañas para anclar lo que el equipo use a diario: un documento de Word, un libro de Excel, un plan de Planner, un formulario de Forms, un panel de Power BI o una página web.

En las publicaciones conviene conocer tres cosas que se preguntan:

• Las conversaciones son de hilo: se responde dentro del mensaje, con «Responder», y no abriendo uno nuevo. Es el error de principiante más común y el que convierte un canal en un caos.
• Las menciones con arroba avisan a una persona (@nombre), a un canal (@canal) o a todo el equipo (@equipo). Las dos últimas notifican a mucha gente y se usan con moderación.
• Un mensaje puede marcarse como importante o urgente; este último repite el aviso cada dos minutos durante veinte, y por eso se reserva de verdad para lo urgente.

Junto a los canales está el chat, que es lo otro: conversaciones privadas de dos personas o de un grupo pequeño, que no quedan en ningún canal. La regla para elegir: si lo que se dice interesa al equipo y conviene que quede, va al canal; si es una consulta puntual entre dos personas, al chat.

El estado de presencia del usuario se muestra con un círculo de color y sus valores son Disponible, Ocupado, No molestar, Vuelvo enseguida, Ausente y Sin conexión. Se fija a mano o lo deduce solo el sistema a partir del calendario y de la actividad en el equipo.

16. Reuniones y videoconferencias: preparación

Una reunión de Teams se programa desde el calendario de Teams o desde Outlook, que incorpora el botón «Nueva reunión de Teams». Las dos vías crean lo mismo: una convocatoria de calendario con un enlace de acceso.

Hay dos modalidades que conviene distinguir: la reunión normal, a la que se invita a personas concretas, y la reunión de canal, que se convoca en un canal y a la que puede unirse cualquier miembro del equipo; en esta última, la grabación y las notas quedan en el propio canal.

Antes de empezar, dos opciones importantes:

• La sala de espera —o vestíbulo— retiene a quien se conecta hasta que un organizador o presentador le da paso. Se configura para que la esquiven las personas de la organización o para que la pasen todos, y es la barrera que impide que entre quien tenga el enlace por casualidad.
• La pantalla previa permite comprobar y ajustar micrófono, altavoces, cámara, fondo y efectos antes de entrar. Se usa siempre: la mitad de los problemas de una videoconferencia se resuelven ahí.

17. Los roles de una reunión

Los papeles de una reunión de Teams son cuatro y su reparto de facultades es materia de examen segura:

• Organizador: quien la convoca. Es el único que puede cambiar las opciones de la reunión, asignar los roles y ver el informe de asistencia. Solo hay uno.
• Coorganizador: figura añadida después, con casi las mismas facultades que el organizador —gestionar la sala de espera, administrar las salas de trabajo, controlar la grabación—, salvo crear o modificar la convocatoria en sí.
• Presentador: puede compartir contenido, silenciar a otros participantes, admitir gente desde la sala de espera y grabar. Es el papel predeterminado de quienes se unen dentro de la organización.
• Asistente: participa —habla, escribe en el chat, activa su cámara, reacciona y levanta la mano— pero no puede compartir pantalla ni silenciar a los demás ni gestionar la sala de espera.

La pregunta que resume el epígrafe es qué no puede hacer un asistente, y la respuesta es compartir contenido. Cuando en una sesión con mucha gente se quiere evitar interrupciones, la práctica correcta es dejar a todos como asistentes y ascender a presentador solo a quien vaya a intervenir.

18. Durante la reunión

Las funciones que hay que saber nombrar:

• Compartir contenido: se puede compartir toda la pantalla, una ventana concreta —lo prudente, porque no enseña notificaciones ni otras aplicaciones—, una presentación o la pizarra. Hay que marcar incluir el sonido del equipo si se va a reproducir un vídeo, que es el olvido clásico.
• Grabación: la inician el organizador, un coorganizador o un presentador, y Teams avisa a todos los participantes de que la reunión se está grabando. La grabación se guarda en la nube: en el OneDrive de quien la inició para una reunión normal, y en el SharePoint del equipo si es una reunión de canal.
• Transcripción y subtítulos en directo: convierten la voz en texto. Los subtítulos se muestran en pantalla y no se guardan; la transcripción sí queda asociada a la reunión, con marcas de tiempo y nombre de quien habla, y puede descargarse.
• Salas de trabajo en grupo: dividen a los participantes en subgrupos con su propia sala, para trabajar por separado y volver después a la reunión principal. Solo las gestiona el organizador o un coorganizador.
• Levantar la mano, reacciones y chat de la reunión, que se conserva en el chat de los participantes al terminar.
• Fondos: desenfocar el propio o sustituirlo por una imagen, que en una reunión desde casa evita enseñar el salón.

Sobre la grabación conviene añadir lo que no es una función del programa sino una obligación: grabar una reunión trata datos personales —imagen y voz—, de modo que hay que informar, tener una base jurídica para hacerlo y no conservar la grabación más de lo necesario. El aviso automático de Teams cumple el requisito de información, no el resto.

19. Buenas prácticas de videoconferencia

Un puñado de reglas que resuelven casi todos los problemas y que aparecen en las preguntas de aplicación práctica:

• Micrófono silenciado por defecto, y se abre para hablar. Es lo que evita el eco, el ruido de teclado y la conversación de fondo.
• Auriculares con micrófono: eliminan el acoplamiento entre altavoz y micrófono, que es la causa del pitido.
• Si la conexión falla, apagar la cámara: el vídeo consume mucho más ancho de banda que la voz, y la reunión se salva quedándose sin imagen, no sin sonido.
• Levantar la mano en lugar de interrumpir, y usar el chat para lo que no requiera turno de palabra.
• Compartir una ventana y no la pantalla completa, y cerrar antes lo que no deba verse.
• Enviar con la convocatoria un orden del día y los documentos, para que la reunión no se dedique a leerlos.

20. Outlook como pieza del trabajo colaborativo

El programa de correo entra en este tema por una razón: en Microsoft 365 Outlook deja de ser solo el buzón y pasa a ser una de las puertas del entorno colaborativo. Sus conexiones con el resto:

• Adjuntar como enlace: al adjuntar un archivo que está en OneDrive o en SharePoint, Outlook ofrece enviar un vínculo en lugar de una copia, y permite fijar en ese momento si el destinatario podrá editar o solo ver. Es la forma correcta de «mandar» un documento en este entorno: no consume buzón, no genera versiones paralelas y el permiso se puede retirar después.
• Grupos de Microsoft 365: cada grupo tiene su buzón compartido y su calendario, visibles desde Outlook, y detrás el mismo sitio de SharePoint y el mismo equipo de Teams. Escribir a la dirección del grupo llega a todos sus miembros y la conversación queda archivada en el buzón del grupo, disponible también para quien se incorpore después.
• Reuniones de Teams desde el calendario: el botón «Nueva reunión de Teams» de Outlook crea la convocatoria con su enlace, de modo que la agenda y la videoconferencia son la misma cosa.
• Disponibilidad y presencia: el calendario de Outlook alimenta el estado de presencia que se ve en Teams, y por eso quien está en una reunión aparece como Ocupado sin haberlo dicho.

La consecuencia práctica, y la respuesta a una pregunta previsible: en un entorno colaborativo, el correo sirve para avisar y para conversar, no para transportar documentos. Los documentos se quedan en su sitio y lo que viaja es el enlace.

21. Otras herramientas de colaboración de Microsoft 365

Aunque el programa cite cuatro aplicaciones, el entorno trae otras que aparecen como distractores y conviene reconocer:

• OneNote: bloc de notas digital, organizado en secciones y páginas, con edición simultánea. Cada equipo de Teams trae uno.
• Planner y To Do: gestión de tareas. Planner es de equipo —tablero con columnas y tarjetas asignadas a personas—; To Do es personal.
• Forms: formularios y cuestionarios, con respuestas que se vuelcan en Excel. Es lo que se usa para una encuesta interna o una inscripción sencilla.
• Power Automate: automatiza flujos entre aplicaciones —«cuando llegue un correo con adjunto, guárdalo en esta biblioteca y avisa por Teams»—.
• Stream: el repositorio de vídeo de la organización, donde acaban las grabaciones.
• Whiteboard: la pizarra digital compartida, integrada en las reuniones.
• Loop: componentes de contenido vivo que se pueden pegar en un chat, un correo o un documento y que se editan desde cualquiera de esos sitios manteniéndose sincronizados. Es lo más reciente y todavía no está desplegado en todas las organizaciones.

22. Seguridad y protección de datos en el trabajo colaborativo

Este epígrafe es el que convierte el tema en algo evaluable para un puesto público, y sus ideas se preguntan con frecuencia disfrazadas de informática:

• El permiso es el control. En este entorno la seguridad no está en dónde se guarda el archivo, sino en quién tiene acceso. Compartir con «cualquier persona con el vínculo» un documento con datos personales equivale a publicarlo.
• Mínimo necesario y caducidad. Se comparte con las personas que lo necesitan, con permiso de lectura si no van a editar, y con fecha de caducidad cuando el acceso es temporal —una empresa que participa en un expediente concreto—.
• Revisar el acceso. Los permisos se acumulan: conviene repasar de vez en cuando «Administrar acceso» y retirar lo que ya no procede, sobre todo cuando alguien cambia de puesto.
• Etiquetas de confidencialidad. Marcan un documento como interno, confidencial o restringido y pueden llevar aparejado el cifrado y la restricción de reenvío. Las define la organización.
• Invitados externos. Una persona ajena puede ser invitada a un equipo o a un canal compartido; hay que saber que ve todo lo del espacio al que se le invita, y por eso el canal compartido es preferible a meterla en el equipo entero.
• Doble factor. El acceso a la nube se protege con verificación en dos pasos: la contraseña ya no basta, porque el entorno es accesible desde cualquier punto de internet.
• Lo que es del servicio, en el sitio del servicio. Guardar en OneDrive personal la documentación de un expediente hace que desaparezca cuando esa persona se va. Es un problema de conservación documental, no solo de comodidad.

23. Errores frecuentes que conviene no cometer

El repaso final del tema y del bloque:

• OneDrive y SharePoint. OneDrive es «mi» espacio; SharePoint, «nuestro» espacio. Los dos son almacenamiento en la nube y por debajo son la misma tecnología.
• Teams no es un almacén. Los archivos de un canal están en el SharePoint del equipo; los de un chat, en el OneDrive de quien los envió.
• Canal privado y canal compartido. El privado restringe a algunos miembros del equipo y tiene su propio sitio de SharePoint; el compartido abre el canal a personas de fuera del equipo.
• Compartir no es enviar una copia: es conceder permiso, y el permiso se puede retirar.
• Archivos a petición. La nube azul significa «solo en línea», no «no descargado por error».
• Coautoría y desprotección. La coautoría deja escribir a varios a la vez; la desprotección hace justo lo contrario, bloquear el documento para uno solo.
• Comentario y control de cambios. El comentario opina sobre el texto; el control de cambios registra las modificaciones del texto.
• Asistente y presentador. El asistente no puede compartir contenido. El organizador es único y es el que fija las opciones de la reunión.
• Dónde va la grabación. Al OneDrive de quien graba en una reunión normal; al SharePoint del equipo en una reunión de canal.
• IaaS, PaaS y SaaS. Microsoft 365 es SaaS: el proveedor pone el programa terminado.

24. Otras herramientas de trabajo colaborativo

El epígrafe del programa habla de herramientas y funcionalidades antes de nombrar a Microsoft 365, así que conviene reconocer el panorama. Las familias de herramientas colaborativas son estas, y sus nombres funcionan como distractores en los exámenes:

• Suites ofimáticas en la nube: además de Microsoft 365, Google Workspace —Documentos, Hojas de cálculo, Drive, Gmail, Meet— y las alternativas de código abierto como Nextcloud o Collabora, que algunas Administraciones despliegan en servidores propios.
• Mensajería y espacios de equipo: Teams, Slack, Mattermost o Rocket.Chat. Todas comparten la idea de canales temáticos frente al hilo de correo.
• Videoconferencia: Teams, Zoom, Google Meet, Webex y la de código abierto Jitsi.
• Gestión de tareas y proyectos: Planner, Trello, Asana o Redmine, todos ellos con la misma metáfora del tablero con columnas y tarjetas.
• Repositorios y gestores documentales: SharePoint, Alfresco, Nuxeo. En la Administración cumplen además funciones de gestión de expedientes y de archivo electrónico.
• Edición colaborativa ligera: herramientas de escritura simultánea sin cuenta previa, útiles para redactar un acta a varias manos.

Lo que se pregunta de este panorama no es la marca, sino las funcionalidades comunes, que son las mismas en todos: almacenamiento compartido, control de permisos, edición simultánea, historial de versiones, comentarios, mensajería, videoconferencia y calendario compartido.

Una advertencia que corresponde a un puesto público: la elección de herramienta no la hace el empleado. Usar por cuenta propia un servicio no aprobado —una cuenta personal de una nube cualquiera, un grupo de mensajería instantánea de un teléfono particular— para tratar información del servicio saca los datos del control del organismo, y es una práctica que la normativa interna suele prohibir expresamente. El trabajo se hace con las herramientas corporativas.

25. Cómo se monta el espacio colaborativo de una unidad

Un caso práctico que resume el tema y del que se pueden sacar varias preguntas. Una unidad de diez personas quiere dejar de mandarse adjuntos. El orden correcto es este:

1. Un equipo, no diez. Se crea un equipo privado para la unidad, con dos propietarios —nunca uno solo, para que la baja o las vacaciones de una persona no bloqueen la administración—.
2. Canales por materia, no por persona. Los canales reproducen las áreas de trabajo: «Registro», «Contratación», «Personal». Un canal por empleado convierte el equipo en un montón de buzones.
3. La estructura de carpetas, en el canal. Cada canal trae su pestaña de Archivos, que es una carpeta del SharePoint del equipo: ahí se traslada lo que estaba en la unidad de red, revisando de paso qué merece conservarse.
4. Metadatos antes que subcarpetas. Si los documentos se clasifican por año, tipo y estado, es mejor una columna para cada cosa que un árbol de carpetas de cuatro niveles. Buscar por columna funciona siempre; recordar la ruta, no.
5. Permisos heredados. Se deja que el canal herede los permisos del equipo y solo se rompe la herencia para lo que de verdad deba restringirse, que normalmente es poco: expedientes de personal, datos de salud, información sujeta a reserva.
6. Un canal compartido para lo de fuera. Si hay que trabajar con otra unidad, con otra Administración o con una empresa, se crea un canal compartido en lugar de meterlas en el equipo entero.
7. Reglas de uso escritas. Tres bastan: se responde dentro del hilo; lo que interesa al equipo va al canal y no al chat; y los documentos se enlazan, nunca se adjuntan.

El error más caro de esta migración es hacerla a medias: mantener a la vez la unidad de red antigua y el espacio nuevo garantiza que existan dos versiones de todo y que nadie sepa cuál vale. La migración se cierra dejando la unidad de red en solo lectura y anunciando la fecha.

26. Trabajo colaborativo, teletrabajo y accesibilidad

Estas herramientas son la condición material del trabajo a distancia: sin almacenamiento compartido, videoconferencia y mensajería de equipo, el teletrabajo se reduce a leer el correo en casa. Conviene saber decir qué aporta cada pieza: OneDrive y SharePoint resuelven el acceso a los documentos, Teams resuelve la coordinación y la reunión, y Outlook, la agenda y la comunicación formal.

Dos ideas que suelen acompañar a este epígrafe:

• El derecho a la desconexión digital: que la herramienta esté disponible a todas horas no significa que se deba usar a todas horas. Programar el envío de un correo para el día siguiente en lugar de mandarlo de madrugada, o respetar el estado «No molestar» de un compañero, son la traducción práctica de ese principio.
• La accesibilidad: los subtítulos en directo de una reunión, el texto alternativo de las imágenes de un documento y el uso de estilos de título en lugar de texto agrandado no son adornos, sino lo que permite que una persona con discapacidad participe en igualdad. El Comprobador de accesibilidad está en la pestaña Revisar de Word, Excel y PowerPoint, y en las opciones de la reunión de Teams.

27. Glosario rápido del tema

Los términos que hay que poder definir en una línea:

• Coautoría: edición simultánea del mismo documento por varias personas.
• Autoguardado: guardado continuo y automático, propio de los archivos que están en la nube.
• Archivos a petición: ver todos los archivos ocupando espacio solo con los descargados.
• Sitio de equipo: espacio de SharePoint para trabajar juntos, con grupo de Microsoft 365 detrás.
• Sitio de comunicación: espacio de SharePoint para difundir, con pocos autores y muchos lectores.
• Biblioteca de documentos: contenedor de archivos de un sitio, con metadatos, vistas y versiones.
• Lista: contenedor de datos estructurados en filas y columnas, sin archivos.
• Metadato: columna que describe un documento y permite filtrarlo y buscarlo.
• Desprotección: bloqueo de un documento para que solo lo edite una persona.
• Equipo: conjunto de personas que trabajan juntas en Teams.
• Canal: cada uno de los temas en los que se divide la conversación de un equipo.
• Canal compartido: canal abierto a personas ajenas al equipo.
• Sala de espera: antesala que retiene a quien se conecta a una reunión hasta que le dan paso.
• Coorganizador: participante con casi las mismas facultades que el organizador.
• Salas de trabajo en grupo: subgrupos con sala propia dentro de una reunión.
• Etiqueta de confidencialidad: marca que clasifica un documento y puede cifrarlo o restringirlo.