El Registro Civil: concepto, principios y estructura. Oficinas. Inscripciones de nacimiento, matrimonio y defuncion

Tema desarrollado para preparar el examen tipo test del Cuerpo de Auxilio Judicial. La información está verificada a fecha de actualización contra el texto consolidado de la Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil. Esta ley implantó un Registro Civil único, electrónico y desjudicializado, organizado en torno al registro individual de cada persona y a su código personal. Estudia bien la estructura de las Oficinas, los principios de funcionamiento y las inscripciones de nacimiento, matrimonio y defunción.

Índice

• 0. Concepto y naturaleza del Registro Civil
• 1. Principios de funcionamiento del Registro Civil
• 2. Estructura: Oficina Central, Generales y Consulares
• 3. El registro individual y el código personal
• 4. Hechos y actos inscribibles
• 5. El procedimiento registral: títulos y calificación
• 6. La inscripción de nacimiento, filiación, nombre y apellidos
• 7. Las inscripciones relativas al matrimonio
• 8. La inscripción de defunción
• 9. Eficacia, publicidad y certificaciones
• 10. Esquema de repaso (llaves)
• 11. Ideas fuerza para el test

0. Concepto y naturaleza del Registro Civil

El Registro Civil es el instrumento a través del cual el Estado hace constar oficialmente los hechos y actos que afectan al estado civil de las personas —su nacimiento, filiación, nombre, matrimonio, nacionalidad, defunción, etc.— dotándolos de prueba y publicidad. El artículo 2 de la Ley 20/2011 lo define como un registro público dependiente del Ministerio de Justicia, cuyos asuntos están encomendados a la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (denominación actual de la antigua Dirección General de los Registros y del Notariado).

La Ley 20/2011 supuso una profunda reforma respecto del modelo anterior (Ley de 1957). Sus notas características son: la desjudicialización —el Registro Civil deja de estar a cargo de jueces y pasa a ser servido por funcionarios públicos especializados—; la informatización integral —un registro único y electrónico para toda España, con una base de datos común—; la organización en torno al registro individual de cada persona en lugar del sistema tradicional de secciones y tomos; la gratuidad del Registro; y un régimen reforzado de protección de datos. El Registro Civil es único para toda España, lo que permite que cualquier ciudadano solicite y practique sus inscripciones en cualquier Oficina, con independencia del lugar del hecho.

Conviene situar la materia en el marco de las competencias del Auxilio Judicial. Aunque el Registro Civil ya no depende del personal jurisdiccional, su estudio forma parte del temario porque el conocimiento del estado civil, de los títulos que acreditan hechos como el nacimiento, el matrimonio o la defunción, y de la eficacia probatoria de las certificaciones registrales resulta imprescindible en el trabajo diario de los órganos judiciales: identificación de partes, acreditación de la capacidad, comprobación de la filiación o del fallecimiento en asuntos de familia, sucesiones o penales. Además, en los casos de muerte violenta o con indicios de criminalidad, la actuación del servicio de guardia (levantamiento del cadáver, autopsia) precede a la inscripción de defunción, y en esas diligencias interviene el Cuerpo de Auxilio Judicial.

1. Principios de funcionamiento del Registro Civil

La Ley 20/2011 recoge en su título preliminar un conjunto de principios que ordenan el funcionamiento del Registro y que son de frecuente aparición en el examen. El principio de oficialidad (artículo 13) obliga a los Encargados a practicar la inscripción oportuna cuando tengan en su poder los títulos necesarios, sin necesidad, en tales casos, de una nueva rogación; y correlativamente impone a las personas y organismos obligados a promover las inscripciones el deber de facilitar los datos e información precisos.

El principio de publicidad (artículo 14) tiene varias manifestaciones: los ciudadanos tienen libre acceso a los datos de su propio registro individual; el Registro es público para las Administraciones y funcionarios públicos en el ejercicio de sus funciones y bajo su responsabilidad; y puede obtenerse información sobre persona distinta del solicitante por los medios de publicidad de los artículos 80 y siguientes, siempre que conste la identidad del solicitante y exista un interés legítimo. Quedan al margen de este régimen general los datos especialmente protegidos.

El principio de presunción de exactitud (artículo 15) obliga a los Encargados a velar por la concordancia entre los datos inscritos y la realidad extrarregistral, y establece que se presume que los hechos inscritos existen y que los actos son válidos y exactos mientras el asiento no sea rectificado o cancelado en la forma prevista por la ley; cuando se impugnen judicialmente los hechos o actos inscritos, debe instarse la rectificación del asiento. El principio de eficacia probatoria (artículo 16) proclama que la inscripción constituye prueba plena de los hechos inscritos y que solo en caso de falta de inscripción o de imposibilidad de certificar del asiento se admiten otros medios de prueba, exigiéndose entonces acreditar que se ha instado la inscripción omitida.

Por último, el artículo 18 consagra la presunción de integridad —el contenido del Registro se presume íntegro respecto de los hechos y actos inscritos— y el principio de inoponibilidad: en los casos legalmente previstos, los hechos y actos inscribibles solo serán oponibles a terceros desde que accedan al Registro Civil. Este cuadro de principios (oficialidad, publicidad, exactitud, eficacia probatoria e integridad-inoponibilidad) convierte al Registro Civil en el soporte de seguridad jurídica del estado civil de las personas.

2. Estructura: Oficina Central, Generales y Consulares

El artículo 20 de la Ley 20/2011 (en relación con el artículo 19) establece que el Registro Civil depende del Ministerio de Justicia y se organiza en tres tipos de Oficinas: la Oficina Central, las Oficinas Generales y las Oficinas Consulares. Las inscripciones y demás asientos los practican los Encargados de las Oficinas del Registro Civil, quienes, bajo su responsabilidad y con los límites que se determinen reglamentariamente, pueden delegar funciones en el personal al servicio de la Oficina. Los ciudadanos pueden presentar la solicitud y la documentación ante cualquier Oficina del Registro Civil o remitirla electrónicamente, e incluso presentarla en las Oficinas Colaboradoras.

La Oficina Central (artículo 21) tiene su sede única y sus Encargados los designa el Ministerio de Justicia. Entre sus funciones destacan: practicar las inscripciones que deriven de resoluciones dictadas por la Dirección General en materia de nacionalidad y estado civil; practicar la inscripción de los documentos auténticos extranjeros judiciales y extrajudiciales, y de las certificaciones de asientos extendidos en registros extranjeros; y llevar el Registro de la representación voluntaria y de los apoderamientos preventivos. Actúa, por tanto, como una oficina de ámbito nacional para determinadas materias.

Las Oficinas Generales (artículo 22) son la red territorial ordinaria del Registro: existirá una Oficina General en todas las poblaciones que sean sede de la capital de un partido judicial, y también en las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla. Al frente de cada Oficina General está un Encargado, y realizan las funciones registrales ordinarias: recepción de solicitudes, práctica de inscripciones y asientos, expedición de certificaciones y atención al ciudadano. Son las oficinas de proximidad a las que acuden los ciudadanos para inscribir nacimientos, matrimonios y defunciones.

Las Oficinas Consulares del Registro Civil se encuentran en las Oficinas Consulares de España en el extranjero. Están a cargo de los Cónsules (o funcionarios diplomáticos encargados) y practican las inscripciones de los hechos y actos relativos a españoles acaecidos en su demarcación, expiden certificaciones y sirven de puente entre el Registro Civil español y los ciudadanos residentes fuera de España. Comunican a la Oficina Central los asientos que practican. Con esta estructura de tres niveles —una oficina nacional, una red por partidos judiciales y las consulares en el exterior— se garantiza que todo español, esté donde esté, tenga acceso a un Registro Civil único.

3. El registro individual y el código personal

La gran novedad organizativa de la Ley 20/2011 es que el Registro Civil se estructura en torno al registro individual (artículo 5): cada persona tiene un registro individual en el que constan los hechos y actos relativos a su identidad, estado civil y demás circunstancias. El registro individual se abre con el primer asiento que se practique, que normalmente es la inscripción de nacimiento o, en su caso, la primera que corresponda. A cada registro individual se le asigna un código personal (artículo 6), una secuencia alfanumérica generada por el Registro Civil, única e invariable, que identifica a la persona a lo largo de toda su vida registral. Se abandona así el antiguo sistema de secciones (nacimientos, matrimonios, defunciones, tutelas) y de tomos por localidad.

Los asientos se firman con firma electrónica: los Encargados disponen de certificados electrónicos cualificados y firman los asientos con firma electrónica avanzada (artículo 7). Todo ello configura un Registro Civil electrónico, con una base de datos única, en el que la información sigue a la persona con independencia del lugar en que ocurran los hechos que le afecten. La consecuencia práctica es que la vida jurídica de una persona —desde su nacimiento hasta su defunción— se refleja de forma continua y ordenada en un único expediente electrónico, evitando la dispersión de datos entre localidades que caracterizaba al modelo anterior.

4. Hechos y actos inscribibles

El artículo 4 de la Ley 20/2011 delimita el contenido del Registro: tienen acceso a él los hechos y actos que se refieren a la identidad, el estado civil y demás circunstancias de la persona. Son, por tanto, inscribibles, entre otros: 1.º el nacimiento; 2.º la filiación; 3.º el nombre y los apellidos y sus cambios; 4.º el sexo y el cambio de sexo; 5.º la nacionalidad y la vecindad civil; 6.º la emancipación y el beneficio de la mayor edad; 7.º el matrimonio, su separación, nulidad y divorcio; 8.º el régimen económico matrimonial; 9.º las relaciones paterno-filiales y sus modificaciones; 10.º las medidas de apoyo a personas con discapacidad; 11.º las declaraciones de concurso; 12.º las declaraciones de ausencia y fallecimiento; y 13.º la defunción. En cuanto al ámbito (artículo 9), constan en el Registro Civil los hechos y actos inscribibles que afectan a los españoles y los referidos a extranjeros acaecidos en territorio español, así como los ocurridos fuera de España cuando las correspondientes inscripciones deban servir de base a asientos exigidos por la ley española.

Rige el principio de competencia única y accesible (artículo 10): la solicitud y la práctica de la inscripción pueden efectuarse en cualquiera de las Oficinas Generales, con independencia del lugar donde se produzca el hecho o acto inscribible. Esta regla, posible gracias al registro electrónico único, facilita enormemente al ciudadano el acceso al Registro. Junto a los hechos y actos inscribibles, la ley regula los distintos tipos de asiento —inscripciones, anotaciones registrales y cancelaciones—: las inscripciones dan fe con carácter de prueba plena; las anotaciones tienen valor meramente informativo (salvo excepciones) y reflejan situaciones o procedimientos en curso; y las cancelaciones privan de eficacia, total o parcialmente, a un asiento anterior.

5. El procedimiento registral: títulos y calificación

Para practicar un asiento se requiere un título que acredite el hecho o acto. El artículo 26 establece que el documento auténtico —original o testimonio, sea judicial, administrativo, notarial o registral— es título suficiente para inscribir el hecho o acto que accede al Registro; también lo es el documento extranjero que cumpla los requisitos de los artículos 96 y 97. Las resoluciones judiciales firmes son títulos suficientes para inscribir el hecho o acto que constituyen o declaran; si contradicen hechos ya inscritos, debe practicarse la correspondiente rectificación. Los documentos pueden presentarse en cualquier soporte, incluido el electrónico.

Junto a los documentos, la inscripción puede practicarse por declaración de las personas obligadas (artículo 28): las declaraciones se consignan en acta firmada por el funcionario competente de la Oficina General o Consular y por los declarantes, o mediante la cumplimentación del formulario oficialmente aprobado; la verificación comprende la capacidad e identidad del declarante. Para las inscripciones basadas en certificaciones de Registros extranjeros (artículo 27) es necesario el cumplimiento de los requisitos de la normativa aplicable para que tengan eficacia en España.

Antes de inscribir, el Encargado ejerce una función de calificación o control de legalidad (artículo 29): controla la legalidad de las formas extrínsecas del documento, la validez de los actos y la realidad de los hechos que contiene. Tratándose de sentencias y resoluciones judiciales, la calificación recae únicamente sobre la competencia y la clase de procedimiento seguido, las formalidades extrínsecas del documento y los asientos del propio Registro; el Encargado no revisa el fondo de lo resuelto por el juez. El artículo 30 añade que, en el examen de las solicitudes y declaraciones, la Oficina verifica la identidad y capacidad de los solicitantes o declarantes y, en su caso, la autenticidad de la firma. Además, en virtud del principio de eficiencia, los obligados a promover la inscripción solo deben aportar los documentos exigidos cuando los datos no consten ya en el Registro o no puedan facilitarlos otras Administraciones (art. 29.1), lo que reduce las cargas al ciudadano.

6. La inscripción de nacimiento, filiación, nombre y apellidos

La inscripción de nacimiento (artículo 44) es el asiento que abre el registro individual y da fe del hecho, la fecha, la hora y el lugar del nacimiento, de la identidad, el sexo y, en su caso, la filiación del inscrito. Son inscribibles los nacimientos conforme al artículo 30 del Código Civil (que reputa nacida a la persona con el nacimiento con vida, una vez producido el entero desprendimiento del seno materno). El contenido de la inscripción (artículo 49) comprende el nombre impuesto y los apellidos que correspondan según la filiación, el lugar, fecha y hora del nacimiento, el sexo y el código personal asignado.

En cuanto al procedimiento, la ley distingue según el lugar del parto. Cuando el nacimiento se produce en un centro sanitario, la dirección del centro comunica el nacimiento al Registro Civil de forma telemática, con los datos del parto y la identificación de la madre, en el plazo legalmente previsto, sin necesidad de que los progenitores acudan al Registro para el primer trámite. Cuando el nacimiento se produce fuera de establecimiento sanitario, o no se ha remitido el documento, la inscripción se practica por declaración de los obligados (los progenitores) ante el Registro, acompañando el parte médico o, en su defecto, la documentación y comprobaciones que acrediten el nacimiento (artículo 47). Están obligados a promover la inscripción los progenitores; en su defecto, el pariente más próximo o cualquier persona mayor de edad presente en el lugar del alumbramiento.

La inscripción de nacimiento determina el nombre y los apellidos. El nombre propio se rige por el principio de libre elección (artículo 50), con limitaciones que se interpretan restrictivamente: no pueden consignarse más de dos nombres simples o uno compuesto; no pueden imponerse nombres contrarios a la dignidad de la persona ni los que hagan confusa la identificación; y no puede imponerse al nacido el mismo nombre que ostente un hermano con idénticos apellidos, salvo que hubiera fallecido. En cuanto a los apellidos, la ley permite diversos supuestos de cambio: el cambio de nombre por el Encargado, probando el uso habitual del nuevo nombre (artículo 51); el cambio de apellidos por simple declaración de voluntad (artículo 52: inversión del orden, anteposición de la preposición «de», regularización ortográfica a lenguas oficiales, etc.); el cambio de apellidos mediante expediente (artículo 53, exigiendo que constituyan una situación de hecho de uso habitual); y el cambio por circunstancias excepcionales de urgencia o seguridad, por Orden del Ministerio de Justicia (artículo 54), aplicable, por ejemplo, a víctimas de violencia de género. Conforme al artículo 56, el cambio de nombre y apellidos tiene carácter constitutivo y se inscribe en el registro individual del interesado, quien puede solicitarlo por sí mismo si es mayor de dieciséis años.

7. Las inscripciones relativas al matrimonio

El matrimonio accede al Registro Civil mediante su inscripción (artículo 59), que da fe del acto matrimonial, de la fecha, hora y lugar de su celebración y de la identidad de los contrayentes. La inscripción se practica en los registros individuales de ambos contrayentes. El matrimonio puede celebrarse en forma civil (ante el Alcalde o concejal en quien delegue, el Letrado de la Administración de Justicia, el Notario o el funcionario diplomático o consular Encargado del Registro Civil) o en forma religiosa con eficacia civil; en ambos casos, para desplegar plenos efectos frente a terceros necesita su inscripción. El matrimonio celebrado ante autoridad extranjera accede al Registro mediante la inscripción de la certificación correspondiente, previa comprobación de los requisitos de validez.

La celebración del matrimonio civil requiere la previa tramitación de un acta o expediente a instancia de los contrayentes (artículo 57) para acreditar el cumplimiento de los requisitos de capacidad y la inexistencia de impedimentos o su dispensa, conforme al Código Civil; la tramitación del acta corresponde, según los casos, al Notario, al Letrado de la Administración de Justicia o al Encargado del Registro Civil del domicilio de cualquiera de los contrayentes. Además de la celebración, se inscriben las vicisitudes del matrimonio: la separación, la nulidad y el divorcio, así como el régimen económico matrimonial y sus modificaciones (capitulaciones). Estas inscripciones se practican, como asientos que afectan al estado civil, en los registros individuales de los cónyuges, de modo que su situación conyugal quede permanentemente actualizada. La correcta constancia registral del matrimonio y de su régimen económico tiene gran trascendencia práctica, por ejemplo, en materia sucesoria o de responsabilidad patrimonial.

8. La inscripción de defunción

La inscripción de defunción (artículo 62) es obligatoria y da fe de la muerte de una persona y de la fecha, hora y lugar en que se produce; en ella figura también la identidad del fallecido. Cierra el registro individual de la persona. Un requisito esencial e ineludible es el certificado médico de defunción (artículo 66): en ningún caso puede practicarse la inscripción de defunción sin que se haya presentado ante el Registro Civil el certificado médico que acredite la muerte, expedido por el facultativo, con expresión de la causa y demás circunstancias.

La inscripción de defunción produce un efecto de gran importancia práctica: mientras no se practique, no puede expedirse la licencia para el enterramiento o incineración, que como regla no puede tener lugar hasta transcurridas veinticuatro horas desde el fallecimiento. Están obligados a promover la inscripción los parientes del difunto o las personas que convivían con él, y, en su caso, los responsables de los establecimientos donde se produzca la muerte. Cuando la defunción presenta signos de muerte violenta o indicios de criminalidad, interviene la autoridad judicial (el juzgado de instrucción de guardia o, tras la reforma de organización judicial, la correspondiente sección de instrucción de los Tribunales de Instancia), que ordena el levantamiento del cadáver y la autopsia, y de cuyas actuaciones deriva la ulterior inscripción; en estos casos, el Auxilio Judicial participa en las diligencias del servicio de guardia. Junto a la defunción, la ley regula la declaración de fallecimiento y la de ausencia (art. 4.12.º), que se inscriben en virtud de la correspondiente resolución judicial firme y producen efectos sobre el estado civil y el patrimonio del afectado.

9. Eficacia, publicidad y certificaciones

La inscripción en el Registro Civil tiene una eficacia probatoria reforzada: constituye prueba plena de los hechos inscritos (artículos 16 y 17). Solo en los casos de falta de inscripción o cuando no fuera posible certificar del asiento se admiten otros medios de prueba, y aun entonces con el requisito de acreditar que se ha instado la inscripción omitida. Los ciudadanos tienen ante el Registro determinados deberes (artículo 12): el de promover la práctica de los asientos en los casos previstos por la ley, y el de instar la inscripción cuando tenga carácter constitutivo.

La publicidad del Registro Civil (artículo 80) se articula de dos formas: mediante el acceso de las Administraciones y funcionarios públicos a los datos, en el ejercicio de sus funciones y bajo su responsabilidad; y mediante la expedición de certificaciones. Las certificaciones (artículo 81) las expiden los Encargados de las Oficinas del Registro Civil, por medios electrónicos, y son el documento a través del cual el ciudadano acredita frente a terceros los hechos inscritos (por ejemplo, la certificación de nacimiento o la de matrimonio). No obstante, la Ley protege determinados datos especialmente reservados (artículo 83): la filiación adoptiva y la desconocida, la discapacidad y las medidas de apoyo, la rectificación registral de la mención del sexo, los cambios de apellido de las víctimas de violencia de género, entre otros, cuyo acceso está restringido para preservar la intimidad de la persona y sometido a un régimen especial de acceso. La combinación de prueba plena, publicidad reglada y protección de datos sensibles hace del Registro Civil un pilar de la seguridad jurídica en las relaciones civiles.

10. Esquema de repaso (llaves)

Síntesis para el repaso rápido:

• Norma: Ley 20/2011 del Registro Civil. Registro público, dependiente del Ministerio de Justicia (DG de Seguridad Jurídica y Fe Pública); único, electrónico, desjudicializado y gratuito.
• Principios (13-18): oficialidad (13), publicidad (14), presunción de exactitud (15), eficacia probatoria/prueba plena (16), integridad e inoponibilidad a terceros (18).
• Estructura (art. 19-20): Oficina Central (21, ámbito nacional: resoluciones DG, documentos extranjeros), Oficinas Generales (22, una por capital de partido judicial + Ceuta y Melilla) y Oficinas Consulares (en el extranjero, a cargo de los Cónsules).
• Registro individual (5) y código personal (6): cada persona tiene su registro, con código alfanumérico único e invariable; se abre con el primer asiento; firma electrónica (7).
• Inscribibles (art. 4): nacimiento, filiación, nombre y apellidos, sexo, nacionalidad y vecindad, emancipación, matrimonio y sus vicisitudes, régimen económico, medidas de apoyo, ausencia y fallecimiento, defunción, etc. Ámbito: españoles y extranjeros en territorio español (9). Solicitud en cualquier Oficina General (10).
• Procedimiento (26-30): título = documento auténtico o resolución judicial firme (26) o declaración en acta/formulario (28); calificación o control de legalidad por el Encargado (29); de las resoluciones judiciales solo se califica competencia, clase de procedimiento y formalidades extrínsecas.
• Nacimiento (44-49): abre el registro; da fe de hecho, fecha, hora, lugar, identidad, sexo y filiación. Comunicación del centro sanitario o declaración con parte médico (47). Nombre y apellidos: libre elección con límites (50); cambios (51-54), constitutivos (56).
• Matrimonio (59): se inscribe en los registros individuales de ambos contrayentes; acta/expediente previo (57); también separación, nulidad, divorcio y régimen económico.
• Defunción (62-66): obligatoria; da fe de muerte, fecha, hora y lugar; imprescindible el certificado médico de defunción (66); condiciona la licencia de enterramiento.
• Eficacia y publicidad: la inscripción es prueba plena (16-17); publicidad por acceso de las Administraciones y por certificaciones de los Encargados (80-81); datos especialmente protegidos (83).

11. Ideas fuerza para el test

• El Registro Civil es un registro público dependiente del Ministerio de Justicia; con la Ley 20/2011 es único, electrónico y desjudicializado.
• Los principios clave son oficialidad (13), publicidad (14), presunción de exactitud (15), prueba plena (16) e inoponibilidad frente a terceros hasta el acceso al Registro (18).
• Se organiza en Oficina Central, Oficinas Generales y Oficinas Consulares (arts. 19-20).
• Hay una Oficina General por cada capital de partido judicial (art. 22).
• Cada persona tiene un registro individual con un código personal único e invariable (arts. 5-6).
• La inscripción se puede solicitar y practicar en cualquier Oficina General (art. 10), sea cual sea el lugar del hecho.
• El título para inscribir es el documento auténtico o la resolución judicial firme (26); el Encargado califica la legalidad, pero de las resoluciones judiciales solo la competencia, clase de procedimiento y formalidades extrínsecas (29).
• La inscripción de nacimiento abre el registro y da fe del hecho, fecha, hora, lugar, identidad, sexo y filiación (art. 44); el nombre es de libre elección con límites (50).
• El matrimonio se inscribe en los registros individuales de ambos contrayentes (59), previo acta o expediente (57).
• La defunción es de inscripción obligatoria y exige siempre el certificado médico de defunción (arts. 62 y 66).
• La inscripción constituye prueba plena de los hechos inscritos (arts. 16-17); la publicidad se realiza por certificaciones de los Encargados (art. 81), salvo datos especialmente protegidos (83).