El archivo judicial y la documentacion judicial. Legislacion. Remision de documentacion y relaciones documentales. Nuevas tecnologias. Las juntas de expurgo

Tema desarrollado para preparar el examen tipo test del Cuerpo de Auxilio Judicial. La materia se estudia sobre la base de la Ley Orgánica 6/1985, del Poder Judicial (que atribuye al Cuerpo de Auxilio Judicial las funciones de archivo), el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales y la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia. Presta especial atención al concepto de documento judicial, a las clases de archivos, al expurgo y a las Juntas de Expurgo.

Índice

• 0. Concepto de archivo judicial y de documentación judicial
• 1. Legislación vigente en materia de archivos judiciales
• 2. Clases de archivos judiciales: de gestión, territoriales y central
• 3. El expurgo de la documentación judicial
• 4. Las Juntas de Expurgo de la Documentación Judicial
• 5. Formas de remisión de documentación judicial y relaciones documentales
• 6. Nuevas tecnologías en los archivos judiciales de gestión
• 7. El Cuerpo de Auxilio Judicial y el archivo
• 8. Esquema de repaso (llaves)
• 9. Ideas fuerza para el test

0. Concepto de archivo judicial y de documentación judicial

La actividad de los juzgados, tribunales, fiscalías y demás oficinas de la Administración de Justicia genera de forma continua una ingente cantidad de documentos: demandas, denuncias, atestados, escritos de las partes, resoluciones, actas, oficios, exhortos, informes periciales y un largo etcétera. Ordenar, custodiar y conservar toda esa documentación —y decidir, llegado el momento, qué debe conservarse indefinidamente y qué puede eliminarse— es la función del archivo judicial. Se trata de una tarea de enorme trascendencia, porque de la correcta conservación de los documentos depende la tutela judicial efectiva (poder recuperar un procedimiento archivado, expedir un testimonio, ejecutar una sentencia años después) y también la preservación del patrimonio documental de valor histórico.

El término documento judicial se entiende en un sentido muy amplio. Con arreglo a la definición que maneja el Real Decreto 937/2003, es toda expresión en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, así como cualquier expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos, generada, recibida o reunida por los juzgados y tribunales, fiscalías y demás órganos y servicios de la Administración de Justicia como consecuencia del ejercicio de sus funciones. Esta definición es deliberadamente amplia: abarca no solo el papel, sino también las grabaciones de las vistas, las fotografías, los soportes digitales y, hoy, los documentos judiciales electrónicos.

Junto al concepto de documento se sitúa el de expediente judicial, que es el conjunto de documentos correspondientes a un mismo asunto o procedimiento, ordenados de acuerdo con su tramitación. Y por encima de ambos, el archivo judicial puede entenderse en dos sentidos: como el conjunto orgánico de documentos producidos o reunidos por un órgano en el ejercicio de sus funciones (sentido documental), y como la institución o dependencia donde se custodian, organizan y sirven esos documentos (sentido físico o institucional). El archivo cumple funciones de reunir, conservar, organizar y difundir o servir la documentación, garantizando su acceso a quienes tengan derecho a él y su protección frente a pérdidas, alteraciones o accesos indebidos.

La documentación judicial tiene, además, distintos valores que evolucionan con el tiempo: un valor primario o de gestión (mientras el asunto está vivo o su conservación es necesaria para las partes, para la ejecución o para eventuales recursos) y un valor secundario o histórico-cultural (cuando, agotado su interés procesal, el documento conserva relevancia para la investigación histórica, jurídica o sociológica). Toda la política de archivos judiciales gira en torno a la idea de identificar esos valores para decidir la conservación permanente de unos documentos y la posible eliminación de otros mediante el procedimiento de expurgo.

1. Legislación vigente en materia de archivos judiciales

El marco normativo de los archivos judiciales se apoya en varias normas que conviene tener bien identificadas para el examen. La norma de cabecera es la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial (LOPJ), que atribuye al Cuerpo de Auxilio Judicial, entre sus funciones, la de realizar funciones de archivo de autos y expedientes judiciales, bajo la supervisión del letrado de la Administración de Justicia (artículo 466.d) LOPJ). La LOPJ atribuye también al letrado de la Administración de Justicia la responsabilidad sobre la documentación y los archivos judiciales, en su condición de responsable de la fe pública judicial y de la ordenación del procedimiento.

La norma reglamentaria específica es el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales. Este Real Decreto constituye el texto central de la materia: define los conceptos de documento y expediente judicial, ordena el sistema de archivos judiciales, regula el expurgo de la documentación y crea y disciplina las Juntas de Expurgo de la Documentación Judicial. Su finalidad, como su propio nombre indica, es modernizar la gestión de los archivos, superando la acumulación indiscriminada de papel en las sedes judiciales y estableciendo criterios racionales de selección, conservación y eliminación.

A este bloque se añade la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, que introduce el expediente judicial electrónico, el documento judicial electrónico, la sede judicial electrónica y el archivo electrónico de documentos, y que proyecta sobre los archivos judiciales de gestión la lógica de la administración electrónica. Debe tenerse presente, además, la legislación general sobre patrimonio documental (la Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico Español, considera integrante del patrimonio documental los documentos de cualquier época generados por las entidades del sector público, incluida la Administración de Justicia) y, en su ámbito, la normativa de las comunidades autónomas con competencias asumidas en materia de medios personales y materiales de la Administración de Justicia y de archivos, así como la normativa de protección de datos, que condiciona el acceso y el tratamiento de la documentación con datos personales.

El reparto competencial es una clave del sistema: corresponde al Ministerio de Justicia y a las comunidades autónomas con competencias asumidas la provisión de medios y la gestión de los archivos en su territorio. Por ello, tanto la estructura de archivos territoriales como la composición de las Juntas de Expurgo tienen en cuenta la existencia de ese doble ámbito (territorio gestionado por el Ministerio de Justicia y territorios gestionados por las comunidades autónomas).

2. Clases de archivos judiciales: de gestión, territoriales y central

El Real Decreto 937/2003 organiza los archivos judiciales en un sistema escalonado que responde a la edad y al uso de la documentación. Se distinguen, esencialmente, tres tipos de archivos.

Los archivos judiciales de gestión son los propios de cada juzgado, tribunal, fiscalía u oficina judicial. Custodian la documentación de los asuntos en tramitación y la de los procedimientos recientemente concluidos, esto es, aquella documentación de manejo frecuente cuya gestión aún no ha terminado o cuya conservación cercana resulta necesaria. Como regla general, el archivo de gestión conserva la documentación cuya antigüedad no excede de cinco años; transcurrido ese plazo, la documentación que no deba permanecer en la oficina se transfiere al archivo territorial correspondiente. En estos archivos de gestión es donde el Cuerpo de Auxilio Judicial desempeña, bajo la supervisión del letrado de la Administración de Justicia, sus funciones de archivo de autos y expedientes: ordenación física de los expedientes, formación de las relaciones de remisión, preparación de las transferencias y localización de los procedimientos cuando se necesitan de nuevo.

Los archivos judiciales territoriales reciben la documentación transferida por los archivos de gestión de su ámbito (que, según los casos, puede ser una comunidad autónoma o una demarcación territorial determinada). En ellos se conserva la documentación que, habiendo salido de la fase de gestión, todavía no ha sido objeto de expurgo o de transferencia definitiva a un archivo histórico. Prestan servicio de consulta y préstamo a los órganos judiciales cuando estos vuelven a necesitar un expediente ya archivado y sirven de antesala del expurgo: sobre la documentación allí custodiada se pronuncian las Juntas de Expurgo.

El Archivo Judicial Central es el archivo de ámbito estatal adscrito al Ministerio de Justicia, que custodia la documentación procedente de los órganos judiciales centrales: fundamentalmente la del Tribunal Supremo, la Audiencia Nacional y demás órganos de ámbito nacional. Cumple, respecto de estos órganos, la misma función que los archivos territoriales respecto de los órganos de su territorio. Por encima de todos ellos, la documentación que, tras el expurgo, resulte seleccionada para conservación permanente por su valor histórico o cultural se integra en el Sistema Español de Archivos y se transfiere a los archivos históricos correspondientes, donde queda a disposición de la investigación.

Este esquema de tres niveles —gestión, territorial y central— responde a un ciclo de vida del documento: nace y se usa en el archivo de gestión de la oficina; cuando pierde uso frecuente, se transfiere al archivo territorial (o central, si procede de órganos centrales); y allí se somete al examen de la Junta de Expurgo, que decide si se elimina o si, por su valor, se conserva de forma permanente en un archivo histórico. La correcta aplicación de este ciclo evita el colapso de las sedes judiciales por acumulación de papel y garantiza, al mismo tiempo, que no se destruya documentación valiosa.

3. El expurgo de la documentación judicial

El expurgo es el procedimiento mediante el cual, previo examen y valoración de la documentación judicial, se decide la eliminación de aquellos documentos que carecen de valor que justifique su conservación, o bien la conservación permanente de los que sí lo tienen. No se trata, por tanto, de una destrucción arbitraria de papel, sino de un procedimiento reglado y garantista, sometido a criterios técnicos y a la decisión de un órgano colegiado especializado. Su finalidad es doble: racionalizar el volumen de documentación conservada (con el consiguiente ahorro de espacio y de recursos) y preservar aquellos documentos que tengan valor histórico, cultural o de garantía.

La regla esencial que debe retenerse es que ningún documento judicial puede ser destruido sin la previa autorización o dictamen de la Junta de Expurgo. La eliminación de documentos no queda al arbitrio de la oficina judicial ni del archivero: exige el pronunciamiento del órgano colegiado competente, precisamente para evitar la pérdida de documentación relevante. La Junta valora la documentación aplicando un conjunto de criterios que ponderan, entre otros factores: el valor histórico o cultural del documento; su valor jurídico o administrativo residual (por ejemplo, la posibilidad de que subsistan responsabilidades, plazos de prescripción o derechos de las partes); las garantías procesales y los eventuales perjuicios que la destrucción pudiera causar; y la existencia de reproducciones u otros ejemplares que hagan innecesaria la conservación del original.

El resultado del expurgo puede consistir, por tanto, en tres destinos para la documentación examinada: la conservación permanente (cuando el documento tiene valor histórico o de garantía) con su transferencia al archivo histórico; la eliminación o destrucción (cuando el documento carece de valor que justifique conservarlo); o la conservación temporal por un plazo adicional (cuando aún subsisten razones que aconsejan mantenerlo, sin llegar a la conservación permanente). Cuando se acuerda la destrucción, esta debe realizarse por medios que garanticen la confidencialidad de la información y la protección de los datos personales contenidos en los documentos, y con las debidas garantías medioambientales (por ejemplo, mediante reciclado seguro). De todo el proceso queda la oportuna constancia documental (actas y relaciones), de modo que siempre pueda saberse qué documentación se eliminó, con qué autorización y con qué fecha.

El expurgo cumple, en definitiva, una función de equilibrio: entre la necesidad práctica de no acumular indefinidamente documentación que ya no sirve y la obligación de custodiar y transmitir a las generaciones futuras el patrimonio documental judicial. De ahí que se configure como un procedimiento técnico, colegiado y garantista, y no como una simple operación material de descarte.

4. Las Juntas de Expurgo de la Documentación Judicial

Las Juntas de Expurgo de la Documentación Judicial son los órganos colegiados encargados de determinar, mediante el correspondiente dictamen, cuál es la documentación judicial que debe ser objeto de conservación y cuál puede ser eliminada, así como el destino de la que deba conservarse. Constituyen la pieza central del sistema de expurgo, pues sin su pronunciamiento no puede destruirse documentación alguna. El Real Decreto 937/2003 crea estas Juntas y regula su composición, su ámbito y su funcionamiento.

En cuanto a su ámbito, existe una Junta de Expurgo por cada territorio con competencias diferenciadas en materia de gestión de medios de la Administración de Justicia: una en el ámbito del Ministerio de Justicia (para el territorio no transferido), una en cada comunidad autónoma con competencias asumidas, y una Junta de ámbito estatal para la documentación de los órganos judiciales centrales (Tribunal Supremo, Audiencia Nacional y demás órganos de ámbito nacional), vinculada al Archivo Judicial Central. De este modo, cada bloque de documentación es examinado por la Junta correspondiente a su ámbito de procedencia.

Por lo que respecta a su composición, la Junta de Expurgo es un órgano de integración plural, en el que están representados tanto el mundo judicial como el ámbito archivístico y de la Administración. La preside una autoridad judicial (un magistrado o autoridad de análogo rango del territorio) y forman parte de ella, como vocales, un letrado de la Administración de Justicia (que aporta la perspectiva de la fe pública y de la ordenación procesal), un representante del Ministerio Fiscal, un Abogado del Estado o letrado de los servicios jurídicos correspondientes, un facultativo o técnico especialista en archivos (que aporta el criterio profesional archivístico sobre el valor de la documentación) y un representante de la Administración competente (Ministerio de Justicia o comunidad autónoma) en materia de patrimonio documental. La presencia conjunta de todos estos perfiles garantiza que la decisión de conservar o eliminar se adopte ponderando a la vez el interés procesal, el interés público y el interés histórico-cultural. Actúa como secretario de la Junta un letrado de la Administración de Justicia o funcionario designado al efecto.

En cuanto a sus funciones, corresponde a la Junta de Expurgo: examinar y valorar la documentación que se le somete; dictaminar sobre la procedencia de su conservación o de su eliminación; determinar el destino de la documentación que deba conservarse (señaladamente, su transferencia a los archivos históricos cuando tenga valor histórico o cultural); y autorizar, en su caso, la destrucción de la documentación que carezca de valor. Sus dictámenes son el presupuesto imprescindible de cualquier operación de eliminación. La Junta se reúne con la periodicidad que se establezca y sus acuerdos quedan documentados en las correspondientes actas, que forman parte del rastro de control del sistema. Con ello se cierra el círculo de garantías: la documentación no se destruye sino tras un examen técnico y colegiado, y siempre queda constancia formal de lo actuado.

5. Formas de remisión de documentación judicial y relaciones documentales

El movimiento de la documentación entre los distintos archivos —del archivo de gestión al territorial, de este al histórico— se realiza mediante transferencias. La transferencia es la remisión ordenada y controlada de un conjunto de documentación de un archivo a otro, respetando el principio de procedencia (la documentación mantiene su vinculación con el órgano que la generó) y el orden original de los expedientes. No se trata de un simple traslado físico: es una operación documentada que debe permitir, en todo momento, saber qué documentación se ha remitido, desde dónde, hacia dónde y en qué fecha.

El instrumento que hace posible este control son las relaciones de entrega o relaciones documentales. Son documentos que acompañan a la documentación transferida y en los que se describe, de forma detallada, el contenido de la remisión: el órgano de procedencia, el tipo de asunto o procedimiento, el número de expediente, las fechas extremas de la documentación, el número de unidades (cajas, legajos) y demás datos identificativos. Las relaciones documentales cumplen una triple función: sirven de inventario de lo que se remite; constituyen el justificante de la entrega y recepción (con lo que delimitan la responsabilidad sobre la custodia de una y otra parte); y permiten la localización posterior de cualquier expediente dentro del archivo de destino. De cada transferencia se conserva copia de la relación, de modo que tanto el archivo remitente como el receptor dispongan del correspondiente registro.

La remisión debe efectuarse de manera regular y planificada, conforme a los plazos previstos (recuérdese la regla de los cinco años del archivo de gestión), y con las debidas garantías de integridad (que no se pierda ni se dañe documentación durante el traslado) y de confidencialidad (que la documentación, que con frecuencia contiene datos personales sensibles, no quede expuesta a accesos indebidos). En el ámbito electrónico, la remisión de documentación se traduce en la transferencia de documentos y expedientes electrónicos entre sistemas o repositorios, con las garantías de autenticidad e integridad propias del entorno digital. En todos los casos, las relaciones documentales son el hilo conductor que asegura la trazabilidad del documento a lo largo de todo su ciclo de vida archivístico.

6. Nuevas tecnologías en los archivos judiciales de gestión

La modernización de los archivos judiciales tiene hoy un componente tecnológico ineludible. La Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, sienta las bases del expediente judicial electrónico y proyecta sobre los archivos de gestión la lógica de la administración electrónica. Sus conceptos clave son: el documento judicial electrónico (la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado); el expediente judicial electrónico (el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento judicial, cualquiera que sea el tipo de información que contengan); la sede judicial electrónica; y el archivo electrónico de documentos.

En el plano de los archivos de gestión, estas tecnologías se traducen en la digitalización de la documentación en papel, en la gestión documental electrónica de los expedientes a través de los sistemas de gestión procesal, y en la utilización de la firma electrónica para dotar de autenticidad e integridad a los documentos y a las copias. El expediente judicial electrónico conlleva la existencia de un archivo electrónico en el que los documentos se conservan en condiciones que garanticen su autenticidad, integridad, conservación y consulta a lo largo del tiempo, con independencia de la obsolescencia de los soportes y formatos. Ello exige políticas de preservación digital (migración de formatos, copias de seguridad, sellado de tiempo) que aseguren que un documento firmado electrónicamente hoy pueda leerse y validarse dentro de muchos años.

Las ventajas de la incorporación de las nuevas tecnologías a los archivos de gestión son evidentes: reducción del volumen físico de papel, acceso más rápido a la documentación (consulta simultánea, búsquedas por criterios), mejor trazabilidad de los movimientos, facilidad para las transferencias (que pueden hacerse de forma telemática) y una gestión más eficiente y sostenible. Todo ello sin merma de las garantías: la seguridad, la confidencialidad y la protección de datos siguen siendo exigencias esenciales, más aún en el entorno digital, donde el riesgo de accesos indebidos o de pérdidas masivas de información obliga a extremar las cautelas técnicas y organizativas. La transición del archivo en papel al archivo electrónico es, por ello, uno de los ejes de la modernización de la Administración de Justicia.

7. El Cuerpo de Auxilio Judicial y el archivo

El estudio de esta materia debe cerrarse subrayando la conexión directa con las funciones del Cuerpo de Auxilio Judicial. El artículo 466 de la LOPJ enumera las funciones de este Cuerpo y, en su letra d), le atribuye expresamente realizar funciones de archivo de autos y expedientes judiciales, bajo la supervisión del letrado de la Administración de Justicia. Esta atribución sitúa al Auxilio Judicial en el corazón de la gestión cotidiana de los archivos de gestión de la oficina judicial.

En la práctica, ello se traduce en tareas como: la ordenación física de los expedientes (colocación, foliación auxiliar, formación de legajos y cajas); el mantenimiento del orden del archivo de gestión, de modo que cualquier procedimiento pueda localizarse con rapidez; la preparación de las transferencias a los archivos territoriales, con la confección material de las relaciones de entrega bajo la dirección del letrado de la Administración de Justicia; la localización y recuperación de expedientes archivados cuando el órgano vuelve a necesitarlos (para expedir testimonios, ejecutar resoluciones o resolver recursos); y el apoyo en las operaciones vinculadas al expurgo, siempre bajo la supervisión del letrado de la Administración de Justicia, que es el responsable de la documentación y del archivo. Debe recordarse que todas estas tareas se ejercen bajo el principio de jerarquía y de acuerdo con las relaciones de puestos de trabajo, y que la responsabilidad última sobre la documentación y sobre la decisión de destruirla no corresponde al Auxilio Judicial, sino al letrado de la Administración de Justicia y, en el caso del expurgo, a la Junta de Expurgo. El Auxilio Judicial es, así, el brazo ejecutor de la gestión material del archivo, pieza imprescindible para que el sistema de conservación y expurgo funcione correctamente.

8. Esquema de repaso (llaves)

Síntesis para el repaso rápido:

• Norma: LOPJ (art. 466.d: archivo por el Auxilio Judicial bajo supervisión del LAJ) + RD 937/2003 de modernización de los archivos judiciales + Ley 18/2011 (expediente judicial electrónico).
• Documento judicial: toda expresión (oral, escrita, gráfica, sonora, en imagen) en cualquier soporte, incluido el informático, generada o reunida por la Administración de Justicia. Expediente: documentos de un mismo asunto. Archivo: conjunto orgánico de documentos / institución que los custodia.
• Clases de archivos: de gestión (cada oficina; asuntos en trámite o recientes, regla de los 5 años), territoriales (por CCAA o demarcación; reciben las transferencias) y Central (Ministerio de Justicia; TS, AN y órganos centrales). La documentación con valor histórico va a los archivos históricos.
• Expurgo: procedimiento reglado para conservar o eliminar documentación. Ningún documento se destruye sin dictamen de la Junta de Expurgo. Criterios: valor histórico, jurídico, garantías, existencia de copias. Destino: conservación permanente, eliminación o conservación temporal.
• Juntas de Expurgo: órganos colegiados; una por ámbito (Ministerio de Justicia, cada CCAA con competencias y ámbito estatal para órganos centrales). Composición plural: presidencia judicial, LAJ, Fiscal, Abogado del Estado, técnico de archivos y representante de la Administración competente. Dictaminan y autorizan.
• Remisión / relaciones documentales: las transferencias entre archivos se documentan con relaciones de entrega (inventario + justificante + localización), respetando procedencia y orden original.
• Nuevas tecnologías: Ley 18/2011; documento y expediente judicial electrónico, archivo electrónico con garantías de autenticidad, integridad, conservación y consulta; digitalización, firma electrónica y preservación digital.
• Auxilio Judicial: art. 466.d) LOPJ; ejecuta materialmente el archivo de gestión (ordenación, transferencias, localización) bajo la supervisión del LAJ.

9. Ideas fuerza para el test

• El archivo de autos y expedientes es una función del Cuerpo de Auxilio Judicial, bajo la supervisión del letrado de la Administración de Justicia (art. 466.d LOPJ).
• La norma reglamentaria de referencia es el Real Decreto 937/2003, de modernización de los archivos judiciales.
• El documento judicial se define de forma amplia: cualquier soporte, incluido el informático; el expediente es el conjunto de documentos de un mismo asunto.
• Hay tres clases de archivos: de gestión, territoriales y Central; el archivo de gestión conserva, por regla, la documentación de los últimos cinco años.
• El expurgo es el procedimiento para conservar o eliminar documentación; ningún documento judicial puede destruirse sin el dictamen de la Junta de Expurgo.
• Las Juntas de Expurgo de la Documentación Judicial son órganos colegiados de composición plural (poder judicial, LAJ, Fiscal, Abogacía del Estado, técnico de archivos y Administración competente).
• Las transferencias de documentación se documentan mediante relaciones de entrega o documentales, que sirven de inventario, justificante y medio de localización.
• La Ley 18/2011 introduce el expediente judicial electrónico y el archivo electrónico, con garantías de autenticidad, integridad, conservación y consulta.
• La documentación con valor histórico o cultural se conserva de forma permanente y se transfiere a los archivos históricos (Sistema Español de Archivos).