Los documentos administrativos: concepto, funciones, clasificación y características. El documento electrónico y el expediente electrónico. Especial referencia a la Administración electrónica en la Comunidad de Madrid. El registro de documentos: concepto y funciones. Presentación, recepción, entrada y salida de documentos. El archivo de documentos: concepto y funciones. Clases de archivos y criterios de ordenación. El acceso a los documentos administrativos: sus limitaciones y formas de acceso.

Tema desarrollado para el primer ejercicio del Cuerpo de Administrativos (C1) de la Comunidad de Madrid. Contenido verificado contra el texto consolidado de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas; el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos; la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno; y la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid, publicados en el BOE. El programa evaluable exacto es el del Anexo de tu convocatoria; consúltalo siempre.

Índice

• 1. Los documentos administrativos: concepto y funciones
• 2. Clasificación de los documentos administrativos y características
• 3. El documento administrativo electrónico: concepto, copias y digitalización
• 4. El expediente electrónico
• 5. Especial referencia a la Administración electrónica en la Comunidad de Madrid
• 6. El registro de documentos: presentación, recepción, entrada y salida
• 7. El archivo de documentos: concepto, funciones, clases y ciclo vital
• 8. Criterios de ordenación y tratamiento archivístico
• 9. El acceso a los documentos administrativos: limitaciones y formas de acceso
• 10. Esquema-resumen

1. Los documentos administrativos: concepto y funciones

El documento es el soporte natural de la actividad administrativa. Toda la vida de un procedimiento —desde la solicitud del ciudadano hasta la resolución que le pone fin y las diligencias que la ejecutan— se traduce en documentos que nacen, se comunican, se agrupan en expedientes, se archivan y, con el tiempo, se conservan o se eliminan. Por eso este tema enlaza cuatro piezas que conviene ver como un único circuito: el documento (cómo se produce y qué valor tiene), el registro (por dónde entra y sale), el archivo (dónde se custodia a lo largo de su ciclo vital) y el acceso (quién y cómo puede consultarlo).

La Ley 39/2015 no ofrece una definición cerrada de «documento administrativo», pero sí acota los documentos públicos administrativos: son «los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas» (art. 26.1 de la Ley 39/2015). De esa fórmula se extraen los rasgos esenciales del concepto: se trata de una declaración —de voluntad, de juicio, de conocimiento o de deseo— emitida por un órgano administrativo en el ejercicio de sus competencias, con arreglo a un procedimiento y en la forma prevista por el ordenamiento. La misma norma añade que las Administraciones «emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia» (art. 26.1 de la Ley 39/2015): la regla general es hoy el soporte electrónico, y el papel, la excepción.

Conviene distinguir el documento administrativo, que emite la Administración, del documento que el interesado aporta al procedimiento (una solicitud, una alegación, un justificante). Estos últimos no son documentos administrativos en sentido propio, sino documentos de los ciudadanos que se incorporan al expediente; su régimen está en el art. 28 de la Ley 39/2015 y lo veremos más adelante. El documento administrativo, en cambio, es obra del órgano y despliega los efectos que el ordenamiento le atribuye.

La Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid, ofrece un concepto más amplio y de raíz archivística: documento es «toda información producida por las personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza como testimonio de sus actos, recogida en un soporte y en cualquier formato, con independencia de la forma de expresión o contexto tecnológico en que se haya generado» (art. 3.1.a de la Ley 6/2023). Esa definición incluye expresamente los documentos resultado de procedimientos regulados por una norma, los que sirven como elementos de información y conocimiento aunque no sigan un procedimiento específico, y los electrónicos. La diferencia de enfoque es útil de recordar: la Ley 39/2015 mira al documento como instrumento del procedimiento; la Ley 6/2023, como objeto de gestión y patrimonio documental a lo largo de todo su ciclo de vida.

1.1. Las dos funciones esenciales

La doctrina atribuye al documento administrativo dos funciones nucleares, que el opositor debe saber enunciar con precisión:

• Función de constancia: el documento garantiza la conservación de los actos y permite comprobar su producción, su contenido y sus efectos con el paso del tiempo. Acredita que la actuación existió y en qué términos, lo que resulta decisivo para la seguridad jurídica, para el control de la Administración y para la eventual prueba en vía administrativa o judicial. La Ley 6/2023 vincula esta idea a la propia misión de los archivos públicos, encargados de custodiar los documentos para «dejar constancia de las actuaciones y actividades de las instituciones» y «testimoniar los derechos y deberes de las instituciones y de los ciudadanos» (art. 40.1 de la Ley 6/2023).
• Función de comunicación: el documento traslada el contenido de la actuación a sus destinatarios, ya sean otros órganos administrativos (comunicaciones internas, oficios) o los interesados y la ciudadanía (notificaciones, publicaciones). Sin comunicación, muchos actos no producirían efectos frente a terceros; de ahí que la notificación sea condición de eficacia de numerosas resoluciones.

Junto a estas dos, suelen añadirse funciones instrumentales derivadas: la función de garantía (protege los derechos de los ciudadanos y de la propia Administración), la función de prueba y la función de información. Todas confluyen en una idea: el documento es el vehículo que hace visible, controlable y duradera la actividad administrativa.

2. Clasificación de los documentos administrativos y características

La clasificación más consolidada —de origen doctrinal y ampliamente utilizada en los manuales de técnica administrativa— atiende a la función que cada documento desempeña dentro del procedimiento. Se distinguen cuatro grandes grupos, cuya memorización es rentable porque el examen suele preguntar por el encaje de un tipo concreto (por ejemplo, si un informe es documento de juicio o de decisión).

Grupo	Qué expresa	Ejemplos típicos
De decisión	Contienen una declaración de voluntad del órgano competente sobre materias de su competencia.	Resolución; acuerdo.
De transmisión o comunicación	Comunican la existencia de actos o hechos a otros órganos, a los interesados o a la ciudadanía.	Notificación; publicación; oficio; nota interior.
De constancia	Acreditan hechos, actos o efectos y dejan testimonio de ellos.	Acta; certificado; certificación de acto presunto; diligencia.
De juicio	Contienen una valoración, opinión técnica o propuesta que ilustra la decisión.	Informe; propuesta.

La regla para no confundirse es sencilla: la resolución decide; el informe opina o valora (no decide); el acta y el certificado dejan constancia de algo (no lo deciden ni lo valoran); la notificación y la publicación comunican. Por eso es falso afirmar que «el informe es un documento de decisión» o que «el acta es un documento de juicio»: cada tipo pertenece a un grupo y solo a uno según su función. Conviene también fijar dos parejas que se confunden a menudo: el oficio es la comunicación entre órganos o unidades que no dependen jerárquicamente entre sí o con el exterior, mientras que la nota interior es la comunicación interna dentro de un mismo órgano o entre órganos con dependencia jerárquica; y el certificado acredita hechos que constan en la documentación de la Administración, mientras que la certificación de acto presunto acredita el silencio administrativo producido.

Existen otros criterios de clasificación que conviene conocer. Por su origen, los documentos pueden ser de los órganos administrativos (documentos administrativos en sentido propio, art. 26 de la Ley 39/2015) o de los ciudadanos (aportados al procedimiento, art. 28 de la Ley 39/2015). Por su soporte, pueden ser electrónicos (la regla general) o convencionales —en papel u otro soporte no electrónico— (art. 3.2.a y 3.2.b de la Ley 6/2023). Y por sus efectos, pueden distinguirse los documentos de trámite, que impulsan el procedimiento, de los documentos resolutorios, que le ponen fin.

2.1. Características del documento administrativo

De la regulación de la Ley 39/2015 se desprenden las notas características del documento administrativo:

• Producen efectos: no son meros actos internos sin trascendencia; el documento administrativo produce efectos frente a terceros o en la organización, a diferencia de la información auxiliar o de apoyo (notas, borradores, resúmenes) que no llega a ser documento del expediente.
• Emitidos por un órgano administrativo: son producidos por quien tiene atribuida la competencia, lo que los diferencia de los documentos privados o de los aportados por los interesados.
• Validez condicionada a su emisión conforme a Derecho: solo son documentos públicos administrativos los «válidamente emitidos» (art. 26.1 de la Ley 39/2015), esto es, por el órgano competente, con el contenido y la forma exigidos.
• Forma escrita y soporte preferentemente electrónico: se emiten por escrito a través de medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma (art. 26.1 de la Ley 39/2015).
• Garantía de constancia e identificación de su origen: incluso los documentos que no requieren firma electrónica —los meramente informativos o los que no forman parte de un expediente— deben permitir identificar su origen (art. 26.3 de la Ley 39/2015).

3. El documento administrativo electrónico: concepto, copias y digitalización

La Administración electrónica ha convertido el documento electrónico en la pieza ordinaria del procedimiento. Su régimen se reparte entre la Ley 39/2015 (arts. 26 y 27) y el Real Decreto 203/2021 (arts. 46 a 55), con reflejo autonómico en la Ley 6/2023 (art. 3.2).

3.1. Concepto y requisitos de validez

Se entiende por documento administrativo electrónico «la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente, y que haya sido generada, recibida o incorporada por las Administraciones Públicas en el ejercicio de sus funciones sujetas a Derecho administrativo» (art. 46.1 del RD 203/2021). La Ley 6/2023 recoge una definición equivalente en su art. 3.2.a, con una precisión importante: los documentos electrónicos «deben incorporar sus firmas y, al menos, los metadatos obligatorios establecidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas técnicas de desarrollo».

Para que un documento electrónico sea considerado válido, el art. 26.2 de la Ley 39/2015 exige el cumplimiento acumulativo de cinco requisitos. No basta con estar en un formato como PDF: han de concurrir todos.

Requisito (art. 26.2 de la Ley 39/2015)	En qué consiste
a) Información en soporte electrónico	Contener información de cualquier naturaleza archivada en soporte electrónico, en un formato determinado, susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
b) Datos de identificación	Disponer de los datos que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.
c) Referencia temporal	Incorporar una referencia temporal del momento en que ha sido emitido.
d) Metadatos mínimos	Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
e) Firmas electrónicas	Incorporar las firmas electrónicas que correspondan conforme a la normativa aplicable.

La referencia temporal del apartado c) puede adoptar dos modalidades (art. 50 del RD 203/2021): la marca de tiempo, que es la asignación por medios electrónicos de la fecha —y, en su caso, la hora— a un documento; y el sello electrónico cualificado de tiempo, que añade la intervención de un prestador cualificado de servicios de confianza que asegura la exactitud e integridad de la marca. La marca de tiempo se utiliza siempre que las normas del procedimiento no exijan el sello cualificado. No todos los documentos precisan firma: el art. 26.3 de la Ley 39/2015 exime de firma electrónica a los documentos publicados con carácter meramente informativo y a los que no formen parte de un expediente, si bien en todo caso debe identificarse su origen.

3.2. Copias auténticas, copias simples y digitalización

El régimen de copias es uno de los puntos más preguntados, porque el sistema anterior de la compulsa ha desaparecido y ha sido sustituido por la copia auténtica. La copia auténtica es «la realizada, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido», y tiene «la misma validez y eficacia que los documentos originales» (art. 27.2 de la Ley 39/2015; en idéntico sentido, art. 47 del RD 203/2021). Cada Administración determina qué órganos son competentes para expedirlas, que pueden actuar mediante funcionario habilitado —inscrito en el correspondiente registro— o mediante actuación administrativa automatizada (art. 27.1 de la Ley 39/2015; art. 48 del RD 203/2021). Las copias auténticas realizadas por una Administración tienen validez en las restantes, mientras que las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos.

La digitalización es «el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento» (art. 27.3.b de la Ley 39/2015). Cuando la Administración digitaliza un documento original o una copia auténtica en papel con los requisitos técnicos exigidos, el resultado tiene la consideración de copia electrónica auténtica del documento en soporte papel, con la misma validez para su tramitación que el documento en papel (art. 39.3 del RD 203/2021; art. 49 del RD 203/2021). Para las copias en papel de documentos electrónicos, el art. 27.3.c de la Ley 39/2015 exige que figure la condición de copia y que contengan «un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación» —el conocido código seguro de verificación (CSV)— que permita contrastar la autenticidad accediendo a los archivos electrónicos del órgano emisor. Los códigos seguros de verificación utilizados deben hacerse públicos en la sede electrónica.

Modalidad	Qué es	Valor y garantía
Original	Documento primigenio válidamente emitido por el órgano competente (art. 26 de la Ley 39/2015).	Plena. Es la fuente de la que se extraen las copias.
Copia auténtica	Reproducción por órgano competente con garantía de identidad del órgano y del contenido (art. 27.2 de la Ley 39/2015).	Misma validez y eficacia que el original. Se expide a partir de un original o de otra copia auténtica.
Copia electrónica auténtica por digitalización	Fichero electrónico con imagen fiel e íntegra de un documento en papel, con metadatos de copia (art. 27.3.b de la Ley 39/2015; art. 49 del RD 203/2021).	Valor de copia auténtica del documento en papel; permite su tramitación electrónica.
Copia en papel de documento electrónico	Impresión que lleva la condición de copia y un código de verificación (art. 27.3.c de la Ley 39/2015).	Auténtica si incorpora el CSV, que permite contrastar su autenticidad en la sede.
Copia simple	Reproducción sin garantía de autenticidad del órgano ni sistema de verificación.	Carece del valor de copia auténtica; eficacia limitada.

Los interesados pueden solicitar en cualquier momento la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos válidamente emitidos; la solicitud se dirige al órgano que emitió el original y debe expedirse en el plazo de quince días desde su recepción en el registro electrónico del órgano competente, salvo las excepciones derivadas de la Ley 19/2013 (art. 27.4 de la Ley 39/2015). Además, las Administraciones están obligadas a expedir copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente. Cuando la copia auténtica sea electrónica, deberá indicarse expresamente esa condición (art. 27.5 de la Ley 39/2015).

3.3. Documentos aportados por los interesados (art. 28)

El art. 28 de la Ley 39/2015 regula los documentos que los ciudadanos incorporan al procedimiento y contiene reglas de gran calado práctico. Los interesados deben aportar los datos y documentos exigidos por la normativa aplicable, pero tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración (art. 28.2 de la Ley 39/2015). En tal caso, la Administración los recaba electrónicamente a través de sus redes corporativas o de las plataformas de intermediación de datos. También rige la regla de no exigir documentos originales, salvo que excepcionalmente lo imponga la normativa, y la de no requerir datos ya aportados anteriormente (art. 28.3 de la Ley 39/2015).

Cuando se trate de informes preceptivos ya elaborados por un órgano administrativo distinto del que tramita el procedimiento, deberán ser remitidos en el plazo de diez días a contar desde su solicitud; cumplido ese plazo, se informará al interesado de que puede aportar el informe o esperar a su remisión (art. 28.2 de la Ley 39/2015). Finalmente, las copias que aporten los interesados tendrán eficacia exclusivamente en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas y aquéllos se responsabilizan de la veracidad de los documentos que presenten (arts. 28.6 y 28.7 de la Ley 39/2015).

4. El expediente electrónico

Si el documento es la unidad, el expediente es el conjunto ordenado. El art. 70.1 de la Ley 39/2015 lo define como «el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla». La nota clave del sistema vigente es que «los expedientes tendrán formato electrónico» y se formarán «mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita», debiendo constar además «copia electrónica certificada de la resolución adoptada» (art. 70.2 de la Ley 39/2015).

4.1. El índice electrónico y el foliado

El expediente electrónico se «folia» mediante un índice electrónico autenticado que garantiza su integridad y permite su recuperación siempre que sea preciso (art. 51.1 del RD 203/2021). Ese índice es firmado por el titular del órgano que conforma el expediente o, en el caso de expedientes que se forman de manera automática, puede ser sellado electrónicamente mediante un sistema que garantice su integridad (art. 51.3 del RD 203/2021). La autenticación del índice es la que asegura la integridad e inmutabilidad del expediente desde el momento de su firma. Un mismo documento electrónico puede formar parte de distintos expedientes (art. 51.2 del RD 203/2021; art. 70.3 de la Ley 39/2015), lo que técnicamente se resuelve mediante referencias y evita duplicar innecesariamente los ficheros.

4.2. Qué NO forma parte del expediente

Este es uno de los puntos estrella del tema. El art. 70.4 de la Ley 39/2015 excluye del expediente «la información que tenga carácter auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas, así como los juicios de valor emitidos por las Administraciones Públicas». Ahora bien, la exclusión tiene una salvedad decisiva: «salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento». Es decir, los borradores y notas internas no forman parte del expediente, pero los informes preceptivos y los facultativos pedidos antes de resolver, sí. Afirmar sin más que «los borradores forman parte del expediente» es falso.

4.3. Remisión del expediente electrónico

Cuando una norma obligue a remitir el expediente, se enviará «completo, foliado, autentificado y acompañado de un índice, asimismo autentificado, de los documentos que contenga» (art. 70.3 de la Ley 39/2015), de acuerdo con el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus Normas Técnicas. En el ámbito de la remisión entre Administraciones, el RD 203/2021 permite una técnica ágil: la remisión, a través de un nodo de interoperabilidad, de la dirección electrónica o localizador que dé acceso al expediente electrónico puesto a disposición equivale a la remisión del propio expediente, siempre que se garantice la integridad del acceso (art. 63 del RD 203/2021). El mismo mecanismo puede emplearse dentro de una misma Administración.

4.4. El archivo electrónico único

Una vez finalizado el procedimiento, el expediente no se pierde: se integra en el archivo electrónico único. Cada Administración «deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados» (art. 17.1 de la Ley 39/2015). Estos documentos deben conservarse en un formato que garantice su autenticidad, integridad y conservación, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido, asegurando en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes (art. 17.2 de la Ley 39/2015). El RD 203/2021 lo describe como «el conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos, así como de otras agrupaciones documentales o de información, una vez finalizados los procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes» (art. 55.1 del RD 203/2021).

5. Especial referencia a la Administración electrónica en la Comunidad de Madrid

El enunciado pide una «especial referencia» a Madrid. La sede electrónica, el registro y la Carpeta Ciudadana de la Comunidad de Madrid se estudian en el tema de Administración electrónica; aquí interesa el soporte documental y de archivo electrónico madrileño y la obligación de relación electrónica del personal y de los opositores.

5.1. La obligación de relacionarse electrónicamente: Decreto 188/2021

El Decreto 188/2021, de 21 de julio, del Consejo de Gobierno, regula la obligación de relacionarse por medios electrónicos con la Administración de la Comunidad de Madrid del personal a su servicio y de los participantes en procesos selectivos. Su objeto es precisamente regular esa obligación para el personal y para «las personas que participan en los procesos de selección para el acceso a la función pública y al empleo público» (art. 1 del Decreto 188/2021). El personal está obligado a relacionarse por medios electrónicos «para todos los trámites, cualquiera que sea la naturaleza funcionarial, laboral, estatutaria o eventual de su vinculación jurídica», practicándose las notificaciones obligatoriamente por medios electrónicos (art. 3 del Decreto 188/2021). Y quienes participan en procesos selectivos —de carácter permanente o temporal— están obligados a relacionarse electrónicamente «desde la solicitud de participación hasta la adjudicación del puesto, incluidas las bolsas de trabajo y listas de espera» (art. 5 del Decreto 188/2021). El Decreto se publicó en el BOCM y entró en vigor el 24 de agosto de 2021, desarrollando la habilitación del art. 14 (apartados 2.e y 3) de la Ley 39/2015.

Conviene delimitar bien el alcance: el Decreto 188/2021 no impone la relación electrónica obligatoria a toda la ciudadanía. La obligación general para determinados colectivos (personas jurídicas, entidades sin personalidad, profesionales de colegiación obligatoria, etc.) vive en el art. 14 de la Ley 39/2015; el Decreto madrileño concreta esa habilitación para su propio personal y para los opositores, no para el conjunto de los administrados.

5.2. El tratamiento documental y de archivo electrónico en Madrid

La Ley 6/2023 integra la gestión documental electrónica en la gestión administrativa. La gestión documental «es común y está integrada en la gestión administrativa» y sus funciones «incorporarán las tecnologías de la información y de la comunicación propias de la Administración electrónica» (art. 42 de la Ley 6/2023). Los documentos y expedientes electrónicos custodiados en los archivos públicos deben atenerse a la normativa estatal básica en la materia (art. 43 de la Ley 6/2023), lo que garantiza la coherencia con la Ley 39/2015 y el RD 203/2021.

La Comunidad de Madrid debe asegurar que los documentos electrónicos «sean fiables, auténticos, íntegros y accesibles, además de garantizar su conservación» (art. 45.1 de la Ley 6/2023). Para las fases de archivo central, intermedio e histórico, la ley prevé la existencia de un Repositorio de Documentos y Expedientes Electrónicos de la Comunidad de Madrid, dependiente de la Consejería competente en materia de archivos y con el soporte técnico de la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid, así como un repositorio para los documentos de cada Entidad Local (art. 45.4 de la Ley 6/2023). Desde su generación, los documentos electrónicos deben incorporar los metadatos obligatorios del Esquema Nacional de Interoperabilidad y, una vez aprobadas las Tablas de Valoración, los metadatos de valoración, selección, conservación y acceso (art. 46 de la Ley 6/2023).

En cuanto al archivo electrónico único, el art. 44 de la Ley 6/2023 cumple el mandato del art. 17 de la Ley 39/2015: el Gobierno de la Comunidad de Madrid y las Entidades Locales madrileñas garantizarán, mediante la creación de un archivo electrónico único, la custodia y conservación de los documentos electrónicos de titularidad pública correspondientes a procedimientos finalizados producidos o custodiados por las entidades cuyos archivos se integran en los Subsistemas de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid, de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid y de las Entidades Locales. La coordinación entre las Consejerías competentes en materia de Administración electrónica y de archivos, con el apoyo de la Agencia para la Administración Digital, es la pieza que hace posible esa custodia (art. 44.3 de la Ley 6/2023).

6. El registro de documentos: presentación, recepción, entrada y salida

El registro es la puerta de entrada y de salida de los documentos. Su función es dejar constancia oficial de la presentación o recepción de un documento (entrada) y, en su caso, de su envío a otros órganos o particulares (salida), fijando la fecha y hora que sirven para el cómputo de plazos y para garantizar el orden de tramitación.

6.1. El Registro Electrónico General único

La gran novedad de la Ley 39/2015 fue la unificación registral: «Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente», pudiendo también anotarse la salida de documentos oficiales (art. 16.1 de la Ley 39/2015). Desaparecen así los antiguos registros generales y auxiliares por unidad u órgano: hay un Registro Electrónico General por Administración, que funciona «como un portal que facilitará el acceso a los registros electrónicos de cada Organismo». Los organismos públicos vinculados o dependientes pueden disponer de su propio registro electrónico, siempre que sea «plenamente interoperable e interconectado» con el general (art. 16.1 de la Ley 39/2015). El RD 203/2021 reitera esta arquitectura en su art. 37.2.

Los asientos «se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, e indicarán la fecha del día en que se produzcan», cursándose los documentos «sin dilación» a sus destinatarios (art. 16.2 de la Ley 39/2015). Cada asiento garantiza la constancia de un número, un epígrafe expresivo de su naturaleza, la fecha y hora de presentación, la identificación del interesado, el órgano remitente y el órgano de destino, y la referencia al contenido; y se emite automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documento con la fecha, la hora y el número de entrada, que garantiza la integridad y el no repudio (art. 16.3 de la Ley 39/2015).

6.2. Lugares de presentación de documentos

El art. 16.4 de la Ley 39/2015 enumera de forma tasada los lugares en que los interesados pueden presentar los documentos dirigidos a las Administraciones. La lista es cerrada y muy preguntada:

Letra (art. 16.4 de la Ley 39/2015)	Lugar de presentación
a)	En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos del artículo 2.1.
b)	En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
c)	En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
d)	En las oficinas de asistencia en materia de registros.
e)	En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

De esta enumeración deriva un doble error que hay que evitar: es falso que un documento «solo pueda presentarse en el registro del órgano competente» (puede presentarse en el registro de cualquier Administración, por el principio de interoperabilidad), y es igualmente falso decir que puede presentarse «en cualquier registro sin excepción alguna» (la lista del art. 16.4 es tasada). Además, no se tienen por presentados en el registro los documentos e información cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación (art. 16.8 de la Ley 39/2015).

6.3. Las oficinas de asistencia en materia de registros

Las oficinas de asistencia en materia de registros sustituyen a los antiguos registros presenciales y son la vía por la que el ciudadano no obligado a relacionarse electrónicamente accede al procedimiento electrónico. Su rasgo característico: los documentos presentados de manera presencial «deberán ser digitalizados» por la oficina de asistencia en la que se presenten, para su incorporación al expediente electrónico, «devolviéndose los originales al interesado», salvo que la norma imponga su custodia o se trate de soportes no digitalizables (art. 16.5 de la Ley 39/2015). Las Administraciones deben hacer pública y mantener actualizada la relación de oficinas donde se presta esta asistencia (art. 16.7 de la Ley 39/2015).

El RD 203/2021 detalla sus funciones. Las oficinas tienen naturaleza de órgano administrativo (art. 40.1 del RD 203/2021) y desarrollan, entre otras, las siguientes funciones (art. 40.3 del RD 203/2021): la digitalización de las solicitudes, escritos y comunicaciones en papel y su anotación en el registro; la anotación de los asientos de salida; la emisión del recibo acreditativo de la fecha y hora de presentación; la expedición de copias electrónicas auténticas tras la digitalización; la información en materia de identificación y firma electrónica; la identificación o firma del interesado no obligado a relacionarse electrónicamente; la práctica de notificaciones cuando el interesado comparezca; la comunicación del código de identificación del órgano de destino; y la iniciación del apoderamiento apud acta. Los documentos presentados se devuelven a las personas interesadas inmediatamente tras su digitalización (art. 39.5 del RD 203/2021).

6.4. El Sistema de Interconexión de Registros (SIR)

La interoperabilidad entre registros de distintas Administraciones se materializa a través del Sistema de Interconexión de Registros (SIR). Las interconexiones entre registros «deberán realizarse a través del Sistema de Interconexión de Registros (SIR)», gestionado por el Ministerio competente en colaboración con el de Política Territorial y Función Pública, de acuerdo con el Esquema Nacional de Interoperabilidad y su Norma Técnica (art. 60.2 del RD 203/2021). El SIR permite el intercambio electrónico de asientos registrales y documentos entre Administraciones, de modo que un documento presentado en el registro de una Administración llega telemáticamente a la Administración de destino. No debe confundirse el SIR con el Registro Electrónico General ni con la sede electrónica: el SIR es la red que interconecta los registros, no un registro en sí.

6.5. Fecha, hora y cómputo

El registro electrónico se rige por la fecha y hora oficial de la sede electrónica de acceso, y las disposiciones de creación de cada registro especifican esa fecha y hora oficial y los días declarados inhábiles (art. 16.1 de la Ley 39/2015). Al ser electrónico, permite la presentación de documentos todos los días del año y a cualquier hora (art. 31 de la Ley 39/2015). Esta disponibilidad permanente no altera, sin embargo, el cómputo de los plazos por días: cuando un plazo se fija en días hábiles, quedan excluidos del cómputo los sábados, los domingos y los declarados festivos, de modo que una presentación en día inhábil se entiende realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo que la norma permita otra cosa.

7. El archivo de documentos: concepto, funciones, clases y ciclo vital

Concluida la tramitación, los documentos no desaparecen: entran en el circuito de los archivos, donde son custodiados, organizados y, en su caso, conservados de forma permanente o eliminados con las debidas garantías. En la Comunidad de Madrid, la norma de cabecera es la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid.

7.1. Concepto de archivo y funciones

La Ley 6/2023 da al término «archivo» un doble sentido (art. 3.1.h de la Ley 6/2023): de un lado, es el «conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas»; de otro, es «aquella unidad administrativa, servicio o institución que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento». Es decir, «archivo» designa tanto el conjunto de documentos como el lugar o la unidad que los gestiona.

Los archivos públicos cumplen funciones tanto de gestión administrativa como de información. En el campo de la gestión administrativa custodian los documentos para dejar constancia de las actuaciones, testimoniar derechos y deberes, garantizar la transparencia y legalidad de las actuaciones, apoyar la simplificación de los procedimientos y servir de apoyo a la rendición pública de cuentas (art. 40.1 de la Ley 6/2023). En el campo de la información administrativa, elaboran informes y estadísticas, facilitan la consulta de datos a la institución de la que dependen y sirven documentos para el ejercicio de competencias de inspección, jurisdicción y control (art. 40.2 de la Ley 6/2023). Todo ello se ordena mediante la gestión documental, que la ley define como el conjunto de funciones y procesos reglados aplicados «con carácter transversal a lo largo del ciclo vital de los documentos» (art. 3.1.m de la Ley 6/2023) e integra ocho funciones archivísticas: identificación, valoración, organización, descripción, conservación, custodia, acceso y servicio (art. 41.1 de la Ley 6/2023).

7.2. Clases de archivos y ciclo vital

Los archivos públicos se organizan, en función del uso de los documentos que custodian, en cuatro clases: «archivos de gestión, archivos centrales, archivos intermedios y archivos históricos» (art. 8.1 de la Ley 6/2023). Estas cuatro clases se corresponden con las fases del ciclo vital de los documentos, entendido como «las diferentes fases por las que atraviesan los documentos desde que se producen hasta su definitiva eliminación o, en su caso, conservación permanente» (art. 3.1.d de la Ley 6/2023). El documento avanza de una fase a la siguiente mediante transferencias, que son un procedimiento administrativo especial de entrega ordenada de los documentos y de traspaso de las responsabilidades de custodia (art. 51.1 de la Ley 6/2023).

Los plazos de permanencia en cada archivo los fija, en primer lugar, la Tabla de Valoración de la serie documental correspondiente. Solo «en defecto» de Tabla de Valoración rigen los plazos supletorios del art. 51.2 de la Ley 6/2023. Este matiz es esencial: la Tabla de Valoración manda, y los plazos de 5, 10 y 15 años son subsidiarios.

Clase de archivo	Documentos que custodia	Plazo (en defecto de Tabla de Valoración)	Transfiere a
De gestión (art. 9)	Documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta.	Máximo cinco años desde el final de la tramitación (art. 51.2.a).	Archivo central.
Central (art. 10)	Documentos transferidos por los archivos de gestión de los organismos adscritos.	Diez años desde su ingreso (art. 51.2.b).	Archivo intermedio.
Intermedio (art. 11)	Documentos cuya consulta por las unidades productoras ya es esporádica.	Quince años desde su ingreso (art. 51.2.c).	Archivo histórico.
Histórico (art. 12)	Documentos de conservación permanente por su valor histórico o informativo.	Conservación permanente (no hay plazo de transferencia).	— (fin del ciclo).

Tres advertencias que evitan los errores más frecuentes. Primera: los tres plazos (5, 10 y 15 años) son distractores cruzados perfectos; hay que asociar cada número a su archivo, sin decir «diez años en el de gestión» o «cinco en el central». Segunda: el plazo del archivo de gestión se cuenta desde el final de la tramitación, mientras que los del central y el intermedio se cuentan desde el ingreso en cada archivo. Tercera: el archivo histórico no tiene «plazo» de transferencia porque es el destino final; sus documentos son de conservación permanente. Además, estos plazos máximos «podrán ampliarse» de forma motivada cuando la gestión de los servicios públicos así lo exija, previa aprobación del órgano de dirección y coordinación del Subsistema (art. 51.3 de la Ley 6/2023): otra razón por la que presentar los plazos como absolutos e inderogables sería incorrecto.

7.3. El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid

Los archivos madrileños no operan aislados: se integran en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, definido como «el conjunto ordenado de órganos, centros y servicios agrupados o no en Subsistemas de Archivos», cuyas finalidades son servir a la gestión administrativa, garantizar el derecho de acceso y proteger, conservar y difundir el Patrimonio Documental Madrileño (art. 17.1 de la Ley 6/2023). Este Sistema forma parte, a su vez, del Sistema Español de Archivos (art. 17.4 de la Ley 6/2023). Su estructura comprende (art. 20 de la Ley 6/2023): un órgano de armonización y coordinación (la Consejería competente en materia de archivos); unos órganos colegiados de asesoramiento y cooperación; los distintos archivos y Subsistemas; y la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid.

Entre los órganos colegiados conviene no confundir sus funciones:

Órgano (Ley 6/2023)	Naturaleza y función principal
Consejo de Archivos (art. 23)	Órgano colegiado consultivo, multidisciplinar y técnico de asesoramiento, cooperación y participación. Informa preceptivamente anteproyectos de ley, reglamentos y planes en materia de archivos.
Comisión de Acceso y Valoración de Documentos (art. 24)	Órgano técnico al que corresponde determinar el régimen de acceso y la valoración de los documentos de titularidad pública (salvo judiciales y de la Asamblea). Emite dictamen preceptivo y vinculante sobre las Tablas de Valoración y sobre la eliminación de documentos.
Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid (arts. 20 y 55)	Ejerce la valoración y la autorización de eliminación en el ámbito de los documentos de la Asamblea de Madrid.
Junta de Expurgo de Documentos Judiciales (arts. 20 y 55)	Ejerce la valoración y la autorización de eliminación respecto de los documentos judiciales de la Comunidad de Madrid.

7.4. Valoración, selección y eliminación (expurgo)

Ningún documento público puede eliminarse por decisión unilateral de la unidad que lo custodia. La valoración y selección se efectúan conforme a los criterios que determinan la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos —o, en sus ámbitos, la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales y la Comisión de Archivo de la Asamblea—, encargadas de confeccionar y aprobar las Tablas de Valoración de las series documentales, «instrumentos imprescindibles para poder llevar a cabo la eliminación de los documentos» (art. 54.1 de la Ley 6/2023). Todos los documentos de titularidad pública se valoran atendiendo a su interés administrativo, contable, fiscal, jurídico, informativo o histórico (art. 54.3 de la Ley 6/2023).

La eliminación «tiene el carácter de un procedimiento administrativo especial consistente en la exclusión y destrucción física de los documentos» (art. 55.1 de la Ley 6/2023). Existe un límite infranqueable: los documentos «no podrán ser destruidos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o de las entidades públicas; así como tampoco cuando se considere que puedan tener en el futuro valor informativo o histórico». Y solo puede realizarse conforme a los criterios de las Tablas de Valoración dictaminadas favorablemente por la Comisión competente (art. 55.2 de la Ley 6/2023). Los dictámenes sobre aprobación de Tablas de Valoración y sobre autorización de eliminación son preceptivos y vinculantes y se aprueban mediante los instrumentos jurídicos previstos —Orden de la Consejería para las Tablas, Resolución de la Dirección General para las eliminaciones— y se publican en el «Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid» (art. 56.1 de la Ley 6/2023).

Finalmente, los archivos públicos reciben documentos por diversos títulos. La Ley 6/2023 llama ingreso a «la entrada de documentos en un archivo público para su custodia, control, conservación y servicio» (art. 50.1 de la Ley 6/2023), que puede producirse por transferencias entre archivos de un mismo Subsistema, por intercambio o cesión, por compraventa u otros actos de adquisición, por expropiación forzosa, por donación, herencia o legado, por pago de deuda tributaria, por depósito voluntario o forzoso o por hallazgo fortuito (art. 50.2 de la Ley 6/2023).

8. Criterios de ordenación y tratamiento archivístico

Custodiar no es amontonar. El tratamiento archivístico ordena los documentos para que puedan localizarse y servirse, y descansa en unos conceptos y unas operaciones que el opositor debe manejar con soltura. La clave conceptual es el principio de procedencia y de respeto al orden natural de los documentos, que la Ley 6/2023 eleva a principio general: «los principios archivísticos de respeto al origen y al orden natural de los documentos aplicados a lo largo del ciclo vital» (art. 4.d de la Ley 6/2023).

8.1. Fondo, serie y colección

Tres nociones se confunden con frecuencia y conviene fijarlas con precisión a partir de las definiciones legales (art. 3.1 de la Ley 6/2023):

• Fondo documental: «conjunto orgánico de documentos producidos o reunidos por una persona física o jurídica, pública o privada en el ejercicio de sus funciones o actividades» (art. 3.1.e). La nota decisiva es su carácter orgánico: el fondo refleja la actividad de un mismo productor.
• Serie documental: «conjunto de documentos de similar tipología producidos en el ejercicio de una determinada competencia por una persona física o jurídica, pública o privada» (art. 3.1.g). La serie agrupa documentos del mismo tipo generados por una misma función (por ejemplo, todos los expedientes de un mismo procedimiento).
• Colección: «reunión de documentos que, sin poseer carácter orgánico, responde a criterios subjetivos» (art. 3.1.f). A diferencia del fondo, la colección no procede de la actividad de un productor, sino de la voluntad de quien reúne los documentos por un criterio temático o personal.

El error típico consiste en atribuir al fondo un criterio subjetivo (eso es la colección) o negar el carácter orgánico del fondo. Regla mnemotécnica: fondo = orgánico; colección = subjetiva; serie = misma tipología y misma competencia.

8.2. Las operaciones del tratamiento archivístico

La gestión documental despliega un conjunto ordenado de operaciones. Partiendo de las funciones del art. 41.1 de la Ley 6/2023 (identificación, valoración, organización, descripción, conservación, custodia, acceso y servicio) y de la doctrina archivística estándar, el circuito de tratamiento suele describirse así:

• Identificación: análisis del productor y de sus funciones para reconocer las series documentales que genera.
• Clasificación: agrupación de los documentos conforme a un cuadro de clasificación que refleja las funciones y competencias del productor, articulándose en fondos y series documentales. Responde a la pregunta «¿a qué actividad pertenece este documento?».
• Ordenación: disposición de los documentos dentro de cada serie según un criterio uniforme, que puede ser cronológico, alfabético, numérico o geográfico. Responde a la pregunta «¿en qué orden se colocan?».
• Descripción: elaboración de los instrumentos que permiten conocer y localizar los documentos. Los principales son la guía (visión general de un archivo o de sus fondos), el inventario (describe las series y unidades de un fondo), el catálogo (describe pieza a pieza documentos seleccionados) y el índice (lista de términos que remite a los documentos).
• Valoración: determinación de los valores del documento (administrativo, jurídico, informativo, histórico) para decidir su conservación o eliminación mediante las Tablas de Valoración (arts. 54 a 56 de la Ley 6/2023).

Conviene no confundir la clasificación (agrupar por funciones, mediante el cuadro de clasificación) con la ordenación (secuenciar dentro de la serie por un criterio material). Y tampoco deben mezclarse los instrumentos de descripción: la guía es panorámica, el inventario desciende a las series y el catálogo desciende a la pieza. La Ley 6/2023 refuerza además la difusión de estos instrumentos como obligación de transparencia, al exigir a cada archivo público «hacer públicos los instrumentos archivísticos de información y descripción que permiten localizar los documentos que custodian» (art. 63.3.a de la Ley 6/2023).

9. El acceso a los documentos administrativos: limitaciones y formas de acceso

El derecho de acceso tiene rango constitucional. El art. 105.b de la Constitución remite a la ley la regulación del «acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas». A partir de ahí, hay que distinguir con nitidez dos vías de acceso que responden a lógicas distintas.

9.1. El acceso del interesado al procedimiento

El interesado en un procedimiento tiene derecho «a conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados» y «a acceder y a obtener copia de los documentos contenidos» en ellos (art. 53.1.a de la Ley 39/2015). Cuando se relaciona electrónicamente, este derecho se satisface mediante la puesta a disposición del expediente en el Punto de Acceso General electrónico o en la sede electrónica correspondiente (art. 53.1.a de la Ley 39/2015; art. 52 del RD 203/2021), remitiéndose al interesado la dirección electrónica o el localizador que da acceso al expediente. Este acceso opera dentro del procedimiento y no está sujeto a los límites y al procedimiento de la Ley 19/2013, sino a las reglas propias del procedimiento administrativo (con las limitaciones que, por remisión, prevé el art. 82.1 de la Ley 39/2015 para el trámite de audiencia).

9.2. El acceso a la información pública (Ley 19/2013)

La Ley 19/2013 reconoce a «todas las personas» el derecho a acceder a la información pública «en los términos previstos en el artículo 105.b) de la Constitución Española» (art. 12 de la Ley 19/2013). Se entiende por información pública «los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder» de los sujetos obligados «y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones» (art. 13 de la Ley 19/2013). El solicitante no está obligado a motivar su solicitud, y la ausencia de motivación no puede ser por sí sola causa de rechazo (art. 17.3 de la Ley 19/2013). La resolución debe notificarse en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud por el órgano competente, ampliable por otro mes en casos de volumen o complejidad; el silencio tiene sentido desestimatorio (art. 20 de la Ley 19/2013).

El derecho no es absoluto. El art. 14 de la Ley 19/2013 enumera de forma tasada los límites que pueden justificar su restricción cuando el acceso suponga un perjuicio para los bienes protegidos:

Letra (art. 14.1 de la Ley 19/2013)	Bien jurídico protegido
a)	La seguridad nacional.
b)	La defensa.
c)	Las relaciones exteriores.
d)	La seguridad pública.
e)	La prevención, investigación y sanción de los ilícitos penales, administrativos o disciplinarios.
f)	La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judicial efectiva.
g)	Las funciones administrativas de vigilancia, inspección y control.
h)	Los intereses económicos y comerciales.
i)	La política económica y monetaria.
j)	El secreto profesional y la propiedad intelectual e industrial.
k)	La garantía de la confidencialidad o el secreto requerido en procesos de toma de decisión.
l)	La protección del medio ambiente.

Estos límites no operan de manera automática ni absoluta: «la aplicación de los límites será justificada y proporcionada a su objeto y finalidad de protección y atenderá a las circunstancias del caso concreto, especialmente a la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso» (art. 14.2 de la Ley 19/2013). Presentar cualquiera de estos límites como una prohibición automática, o inventar un límite fuera de la lista, es incorrecto.

9.3. Protección de datos y acceso parcial

Cuando la información contiene datos personales, entra en juego el art. 15 de la Ley 19/2013. Si los datos revelan ideología, afiliación sindical, religión o creencias, el acceso solo se autoriza con el consentimiento expreso y por escrito del afectado, salvo que este los hubiera hecho manifiestamente públicos; y si se trata de datos sobre origen racial, salud, vida sexual, datos genéticos o biométricos o relativos a infracciones, el acceso exige consentimiento expreso o amparo en una norma con rango de ley (art. 15.1 de la Ley 19/2013). En cambio, se concede con carácter general el acceso a los datos meramente identificativos relacionados con la organización, funcionamiento o actividad pública del órgano, salvo que prevalezca la protección de datos (art. 15.2 de la Ley 19/2013). Si el límite del art. 14 o la protección de datos no afectan a la totalidad de la información, procede el acceso parcial, omitiendo la parte afectada e indicándolo al solicitante, salvo que de ello resulte una información distorsionada o sin sentido (art. 16 de la Ley 19/2013). También cabe la disociación previa de los datos personales para permitir el acceso (art. 15.4 de la Ley 19/2013).

9.4. El acceso a los documentos de archivo en la Comunidad de Madrid

La Ley 6/2023 configura un derecho de acceso amplio: «Todas las personas, tanto a título individual y en su propio nombre, como en nombre y representación de otras personas», tienen derecho a acceder a los documentos de titularidad pública custodiados en los archivos del Sistema, «en los términos previstos en los artículos 20.1 d) y 105 b) de la Constitución Española y en la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid» (art. 62.1 de la Ley 6/2023). El ejercicio de este derecho «no estará condicionado a la concurrencia de un interés personal, no quedará sujeto a motivación y no requerirá la invocación de ninguna norma» (art. 62.2 de la Ley 6/2023).

Dos reglas más de la Ley 6/2023 conviene retener. Cuando no exista Tabla de Valoración aprobada, con carácter general y salvo disposición legal específica, las exclusiones al derecho de acceso desaparecen «una vez transcurridos treinta años desde la producción de los correspondientes documentos» (art. 64.4 de la Ley 6/2023). Y la formalización del acceso se realiza «preferentemente por vía electrónica, salvo cuando no sea posible o el solicitante haya señalado expresamente otro medio» (art. 66.1 de la Ley 6/2023), siendo gratuita la consulta en el propio archivo o la entrega por medios electrónicos, sin perjuicio de las tasas por expedición de copias o transposición a otros formatos (art. 66.3 y 66.4 de la Ley 6/2023). Los responsables de los archivos públicos pueden autenticar copias y emitir certificaciones de los documentos bajo su custodia (art. 65.2 de la Ley 6/2023).

10. Esquema-resumen

• Documento administrativo (art. 26 de la Ley 39/2015): declaración válidamente emitida por un órgano, por escrito y en soporte preferentemente electrónico. Dos funciones esenciales: constancia y comunicación.
• Clasificación funcional: de decisión (resolución, acuerdo), de transmisión (notificación, publicación, oficio, nota interior), de constancia (acta, certificado, diligencia) y de juicio (informe, propuesta).
• Documento electrónico (art. 26.2 de la Ley 39/2015; art. 46 del RD 203/2021): cinco requisitos acumulativos (soporte electrónico, datos de identificación, referencia temporal, metadatos mínimos, firmas). Metadatos por el ENI (RD 4/2010); seguridad de soportes por el ENS (RD 311/2022).
• Copias (art. 27 de la Ley 39/2015): la copia auténtica tiene la misma validez que el original; la digitalización de papel produce copia electrónica auténtica; la copia en papel de un documento electrónico lleva CSV. Copias auténticas a petición del interesado en 15 días.
• Art. 28 de la Ley 39/2015: derecho a no aportar documentos ya en poder de las AAPP; régimen de oposición (no consentimiento), salvo potestades sancionadoras o de inspección; informes preceptivos de otro órgano, en 10 días.
• Expediente electrónico (art. 70 de la Ley 39/2015; art. 3.2.c de la Ley 6/2023): conjunto ordenado con índice electrónico autenticado y copia certificada de la resolución. No forman parte notas, borradores ni informes internos, salvo informes preceptivos y facultativos previos a la resolución.
• Archivo electrónico único (art. 17 de la Ley 39/2015; art. 55 del RD 203/2021; art. 44 de la Ley 6/2023): documentos de procedimientos finalizados. No confundir con el archivo histórico (conservación permanente).
• Registro (art. 16 de la Ley 39/2015): un Registro Electrónico General único por Administración; asientos por orden temporal; lugares de presentación tasados (art. 16.4); oficinas de asistencia que digitalizan y devuelven el original (art. 16.5); SIR para interconectar registros (art. 60 del RD 203/2021).
• Archivos de Madrid (Ley 6/2023, que derogó la 4/1993): cuatro clases —gestión, central, intermedio, histórico— y ciclo vital con plazos en defecto de Tabla de Valoración: gestión 5 años desde el fin de la tramitación; central 10 años desde el ingreso; intermedio 15 años desde el ingreso; histórico, permanente.
• Órganos: Comisión de Acceso y Valoración de Documentos (valoración y régimen de acceso, Tablas de Valoración) frente al Consejo de Archivos (consultivo).
• Tratamiento archivístico: clasificación (cuadro), ordenación (cronológica, alfabética, numérica, geográfica) y descripción (guía, inventario, catálogo, índice). Fondo = orgánico; colección = subjetiva; serie = misma tipología y competencia (art. 3.1 de la Ley 6/2023).
• Acceso: interesado a su expediente (art. 53.1.a de la Ley 39/2015) frente a cualquier persona a la información pública (Ley 19/2013). Límites tasados del art. 14, protección de datos (art. 15) y acceso parcial (art. 16). Fundamento en el art. 105.b CE. En Madrid, restricciones por los arts. 34 y 35 de la Ley 10/2019 (art. 64 de la Ley 6/2023).

Para practicar, tienes el test de este tema con preguntas verificadas y sus flashcards. Recuerda cotejar siempre los datos con el texto consolidado del BOE y del BOCM, que prevalecen sobre cualquier apunte.