El funcionamiento electrónico del sector público. Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, registros y archivo electrónico.

Tema desarrollado para el primer ejercicio del Cuerpo Administrativo de la Administración de la Seguridad Social (subgrupo C1, ingreso libre). El contenido está verificado contra el texto consolidado de la Ley 39/2015 (LPAC), la Ley 40/2015 (LRJSP), el Real Decreto 203/2021 (Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos), el Real Decreto 4/2010 (ENI), el Real Decreto 311/2022 (ENS), la Ley 6/2020 y el Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS), en su redacción vigente a fecha de 30 de septiembre de 2026, con las novedades organizativas posteriores (Agencia Estatal de Administración Digital) señaladas aparte. El programa evaluable exacto es el del Anexo de tu convocatoria (Resolución de 22 de diciembre de 2025, BOE-A-2025-27158).

Índice

• 1. El marco: de la Ley 11/2007 a la administración digital por defecto
  • 1.1. Cómo hemos llegado hasta aquí
  • 1.2. Mapa de fuentes del tema
• 2. Los principios de la actuación electrónica
• 3. Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente
  • 3.1. Los derechos del artículo 13 LPAC
  • 3.2. La regla general: libertad de elección de las personas físicas
  • 3.3. Los sujetos obligados (art. 14.2)
  • 3.4. La ampliación reglamentaria de la obligación (art. 14.3)
  • 3.5. Cómo se ejerce la elección y cuándo surte efectos
  • 3.6. Qué pasa si el obligado no usa medios electrónicos
• 4. La asistencia en el uso de medios electrónicos
• 5. Identificación y firma de las personas interesadas
  • 5.1. Identificar no es firmar
  • 5.2. Los sistemas de identificación (art. 9 LPAC)
  • 5.3. Los sistemas de firma (art. 10 LPAC)
  • 5.4. Cuándo se exige firma (art. 11 LPAC)
  • 5.5. Certificados, clave concertada y atributos mínimos (RD 203/2021)
  • 5.6. Los servicios electrónicos de confianza: eIDAS y Ley 6/2020
  • 5.7. La cartera europea de identidad digital
• 6. La identificación y la actuación electrónica de las Administraciones
  • 6.1. La sede electrónica
  • 6.2. Portal de internet, Punto de Acceso General y Carpeta Ciudadana
  • 6.3. Sello electrónico y código seguro de verificación
  • 6.4. La firma del personal al servicio de las Administraciones
  • 6.5. La actuación administrativa automatizada
  • 6.6. Los entornos cerrados de comunicación
• 7. La representación y el Registro Electrónico de Apoderamientos
• 8. Los registros electrónicos
  • 8.1. Régimen general (art. 16 LPAC)
  • 8.2. Dónde se pueden presentar los documentos
  • 8.3. Cómputo de plazos y días inhábiles (arts. 30 y 31 LPAC)
  • 8.4. Las oficinas de asistencia en materia de registros
  • 8.5. El Registro Electrónico General de la AGE y el SIR
• 9. Comunicaciones y notificaciones electrónicas
  • 9.1. Comunicaciones distintas de la notificación
  • 9.2. La regla general: electrónicas preferentemente, papel por excepción
  • 9.3. Cómo se practican las notificaciones electrónicas (art. 43 LPAC)
  • 9.4. La Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú)
  • 9.5. Notificación en papel e infructuosa
• 10. El documento, la copia y el expediente electrónicos
  • 10.1. El documento administrativo electrónico
  • 10.2. Las copias auténticas
  • 10.3. Los documentos aportados por los interesados y el derecho a no aportarlos
  • 10.4. El expediente electrónico
• 11. El archivo electrónico y la conservación de documentos
  • 11.1. Lo que dicen las leyes
  • 11.2. El desarrollo reglamentario (arts. 53-55 RD 203/2021)
• 12. Relaciones interadministrativas, transmisión de datos y reutilización
• 13. Los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad
  • 13.1. El ENI (Real Decreto 4/2010)
  • 13.2. El ENS (Real Decreto 311/2022)
• 14. Actualidad 2025-2026: qué ha cambiado y qué no dicen los textos
• 15. Claves de examen y trampas habituales
• 16. Esquema de repaso

1. El marco: de la Ley 11/2007 a la administración digital por defecto

Este tema responde a una pregunta muy concreta: ¿cómo funciona hoy una Administración pública cuando trabaja «por medios electrónicos»? Y la respuesta ya no es «también puede hacerlo así», sino «lo hace así, y solo excepcionalmente en papel». Ese es el cambio de paradigma que consagraron en 2015 las dos grandes leyes administrativas: la Ley 39/2015 (LPAC), que regula la relación de los ciudadanos con la Administración, y la Ley 40/2015 (LRJSP), que regula el funcionamiento interno del sector público. Ambas se desarrollan en el ámbito electrónico por el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, que aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.

El título del tema en la convocatoria es muy largo, pero su contenido se reduce a cuatro bloques que conviene tener claros desde el principio: (1) quién puede o debe relacionarse electrónicamente con la Administración; (2) cómo se identifican y firman los ciudadanos y las propias Administraciones; (3) los registros electrónicos y las notificaciones; y (4) el documento, el expediente y el archivo electrónicos, con los esquemas técnicos de interoperabilidad y seguridad que los sostienen.

1.1. Cómo hemos llegado hasta aquí

La historia normativa importa porque en el examen aparecen las normas viejas como distractores. Conviene ordenarla:

• Ley 30/1992 (artículo 45): solo «impulsaba» el empleo de técnicas electrónicas. Era una facultad de la Administración, no un derecho del ciudadano.
• Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos: dio el paso decisivo al reconocer un derecho de los ciudadanos a relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones. Creó también el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el de Seguridad (desarrollados por los RD 4/2010 y 3/2010; el segundo fue sustituido por el RD 311/2022). Hoy está derogada, aunque su derogación fue gradual: sus preceptos sobre registro electrónico, apoderamientos, punto de acceso y archivo siguieron en vigor hasta que esos instrumentos de la LPAC produjeron efectos.
• Leyes 39/2015 y 40/2015 (1 de octubre de 2015): la disposición derogatoria única de la LPAC derogó expresamente la Ley 30/1992, la Ley 11/2007, el Real Decreto 772/1999 (registros y presentación de solicitudes) y buena parte del Real Decreto 1671/2009, que desarrollaba la Ley 11/2007. Desde entonces, la relación electrónica es la regla general y, para muchos sujetos, una obligación.
• Real Decreto 203/2021: desarrolla ambas leyes en lo referido a la actuación y el funcionamiento electrónico del sector público y deroga el Real Decreto 1671/2009. Entró en vigor el 2 de abril de 2021.

Un detalle clásico de examen: la entrada en vigor escalonada de la administración electrónica. La LPAC entró en vigor al año de su publicación (2 de octubre de 2016), pero los instrumentos electrónicos estrella —el registro electrónico de apoderamientos, el registro electrónico, el registro de empleados públicos habilitados, el Punto de Acceso General electrónico y el archivo único electrónico— quedaron aplazados por su disposición final séptima. Ese aplazamiento se prorrogó varias veces: 2 de octubre de 2018 en el texto original (dos años desde la entrada en vigor), 2 de octubre de 2020 tras el Real Decreto-ley 11/2018 y, finalmente, 2 de abril de 2021 tras el Real Decreto-ley 28/2020 y la Ley 10/2021. La fecha vigente es, por tanto, el 2 de abril de 2021, y coincide con la entrada en vigor del RD 203/2021.

El RD 203/2021 se dicta al amparo del artículo 149.1.18.ª de la Constitución (procedimiento administrativo común y bases del régimen jurídico de las Administraciones públicas). Ello significa que es, en general, norma básica y se aplica a todas las Administraciones. Su disposición final primera enumera, sin embargo, un buen número de preceptos que no tienen carácter básico y solo se aplican en el ámbito estatal (por ejemplo, los relativos a la creación de portales, sedes o sellos de la Administración General del Estado): son los que fijan qué ministerio o qué autoridad decide, y no obligan a las comunidades autónomas ni a las entidades locales.

El ámbito subjetivo es el del artículo 2 de ambas leyes: la Administración General del Estado, las Administraciones de las comunidades autónomas, las entidades que integran la Administración local y el sector público institucional (organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes). Las entidades de derecho privado vinculadas o dependientes quedan sujetas cuando ejerzan potestades administrativas.

1.2. Mapa de fuentes del tema

Norma	Qué regula en este tema
Ley 39/2015 (LPAC)	Derechos y obligación de relación electrónica (arts. 13-14), identificación y firma (9-11), asistencia (12), registros y apoderamientos (5-6, 16), archivo (17), plazos (30-32), notificaciones (40-44), documentos y copias (26-28)
Ley 40/2015 (LRJSP)	Sede, portal, sello, CSV, firma del personal, actuación automatizada, entornos cerrados (arts. 38-46 bis); relaciones electrónicas entre Administraciones (art. 3.2); transmisión de datos, ENI, ENS y reutilización (arts. 155-158)
RD 203/2021	El desarrollo reglamentario de todo lo anterior: 65 artículos sobre portales, sedes, PAGe, identificación, registros, notificaciones, documentos y archivo
RD 4/2010 (ENI)	Esquema Nacional de Interoperabilidad: conservación, formatos, digitalización, hora oficial
RD 311/2022 (ENS)	Esquema Nacional de Seguridad: principios, requisitos mínimos, categorías
Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS) y Ley 6/2020	Servicios electrónicos de confianza: firma, sello, sello de tiempo, certificados

2. Los principios de la actuación electrónica

El artículo 3.2 de la LRJSP impone una regla de partida para las relaciones entre Administraciones: se relacionarán entre sí y con sus órganos, organismos públicos y entidades vinculados o dependientes a través de medios electrónicos, que aseguren la interoperabilidad y seguridad de los sistemas y soluciones adoptadas, garanticen la protección de los datos personales y faciliten preferentemente la prestación conjunta de servicios a los interesados. Es la base de todo el sistema: la relación electrónica interadministrativa no es una opción sino una obligación.

Sobre esa base, el artículo 2 del RD 203/2021 enumera los principios generales que el sector público debe respetar «en sus actuaciones y relaciones electrónicas». Son seis y conviene saberlos de memoria:

1. Neutralidad tecnológica y adaptabilidad al progreso: independencia en la elección de alternativas tecnológicas, tanto para los interesados como para el propio sector público. Para ello se utilizarán estándares abiertos y, de forma complementaria, estándares de uso generalizado. Las herramientas y dispositivos serán no discriminatorios, de disponibilidad general y compatibles con los productos informáticos de uso general.
2. Accesibilidad: diseñar, construir, mantener y actualizar los servicios electrónicos para garantizar la igualdad y la no discriminación en el acceso, en particular de las personas con discapacidad y de las personas mayores.
3. Facilidad de uso: servicios centrados en la persona usuaria, de forma que se minimice el grado de conocimiento necesario para utilizarlos.
4. Interoperabilidad: capacidad de los sistemas de información, y de los procedimientos a los que dan soporte, para compartir datos e intercambiar información.
5. Proporcionalidad: solo se exigirán las garantías y medidas de seguridad adecuadas a la naturaleza y circunstancias de cada trámite o actuación. No se pide el mismo nivel de seguridad para consultar un dato que para formular una reclamación.
6. Personalización y proactividad: la Administración, a partir del conocimiento adquirido del usuario, ofrece servicios precumplimentados y se anticipa a sus posibles necesidades.

Junto a ellos, la sede electrónica se crea con sujeción a los principios de transparencia, publicidad, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad (art. 38.3 LRJSP). Y el tratamiento de datos personales en todo este entorno se rige por el RGPD y la LOPDGDD (tema 22): la Administración electrónica no puede ser una excusa para recabar más datos de los necesarios.

3. Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente

Es el epígrafe que da nombre a esta parte del tema y el que más se pregunta. Su clave es una asimetría: para unos sujetos relacionarse electrónicamente es un derecho que pueden ejercer o no; para otros es una obligación desde el primer trámite. La norma central es el artículo 14 de la LPAC, desarrollado por el artículo 3 del RD 203/2021.

3.1. Los derechos del artículo 13 LPAC

Antes de la obligación, el artículo 13 enumera los derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Públicas. Los titulares son quienes tienen capacidad de obrar ante ellas según el artículo 3 LPAC: las personas físicas y jurídicas con capacidad de obrar conforme a las normas civiles; los menores de edad, para los derechos e intereses cuya actuación esté permitida por el ordenamiento sin la asistencia de quien ejerza la patria potestad, tutela o curatela; y, cuando la ley lo declare expresamente, los grupos de afectados, uniones y entidades sin personalidad jurídica y patrimonios independientes o autónomos.

Los derechos del artículo 13 son nueve, y varios son propiamente «electrónicos»:

1. A comunicarse con las Administraciones a través de un Punto de Acceso General electrónico.
2. A ser asistidos en el uso de medios electrónicos en sus relaciones con las Administraciones.
3. A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autónoma.
4. Al acceso a la información pública, archivos y registros (Ley 19/2013 de transparencia).
5. A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados públicos.
6. A exigir las responsabilidades de las Administraciones y autoridades cuando proceda.
7. A la obtención y utilización de los medios de identificación y firma electrónica previstos en la Ley.
8. A la protección de datos de carácter personal, y en particular a la seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones de las Administraciones.
9. Cualesquiera otros que reconozcan la Constitución y las leyes.

Estos derechos se entienden sin perjuicio de los del artículo 53, que corresponden a los interesados en el procedimiento (conocer el estado de la tramitación, no presentar documentos ya en poder de la Administración, etc.). Trampa clásica: el artículo 13 es el catálogo de la persona ante la Administración; el artículo 53 es el del interesado en un procedimiento concreto. Y el artículo 12, que veremos enseguida, regula la asistencia, que es un deber de la Administración correlativo del derecho de la letra b).

3.2. La regla general: libertad de elección de las personas físicas

El artículo 14.1 dispone: «Las personas físicas podrán elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones Públicas para el ejercicio de sus derechos y obligaciones a través de medios electrónicos o no, salvo que estén obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas. El medio elegido por la persona para comunicarse con las Administraciones Públicas podrá ser modificado por aquella en cualquier momento».

Tres ideas: (1) la regla general para la persona física es la libertad de elección; (2) la elección puede cambiarse en cualquier momento; y (3) esa libertad cede si la persona está obligada. Un ciudadano corriente que solicita una prestación puede, por tanto, presentar su solicitud en papel en una oficina de asistencia en materia de registros; la Administración la digitalizará (art. 16.5 LPAC).

3.3. Los sujetos obligados (art. 14.2)

El artículo 14.2 fija un suelo: «en todo caso, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos»:

Letra	Sujeto obligado	Matiz que se pregunta
a)	Las personas jurídicas	Todas, sean sociedades, asociaciones, fundaciones, etc.
b)	Las entidades sin personalidad jurídica	Por ejemplo, comunidades de bienes o herencias yacentes
c)	Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria	Solo para los trámites que realicen en ejercicio de esa actividad profesional; en todo caso, notarios y registradores de la propiedad y mercantiles
d)	Quienes representen a un interesado obligado	El representante hereda la obligación de su representado
e)	Los empleados de las Administraciones Públicas	Para los trámites que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma que determine cada Administración

El listado es un mínimo («al menos»), ampliable por la vía del apartado 3. Y en la letra c) la obligación del colegiado es funcional: solo rige para los trámites realizados en ejercicio de la profesión (un abogado que tramita su propia pensión actúa como persona física). El representante de un obligado lo está también en el ejercicio de esa representación (art. 32.2 RD 203/2021).

3.4. La ampliación reglamentaria de la obligación (art. 14.3)

El artículo 14.3 permite que «reglamentariamente, las Administraciones» impongan la obligación «para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios». Es decir, una persona física no está obligada por su sola condición de persona física: hace falta una norma que fije el colectivo o el procedimiento y que quede acreditado que esas personas tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.

El artículo 3.3 del RD 203/2021 precisa quién puede establecerlo en el ámbito estatal: por real decreto acordado en Consejo de Ministros o por orden de la persona titular del Departamento competente respecto de los procedimientos que afecten al ámbito competencial de uno o varios Ministerios cuya regulación no requiera norma con rango de real decreto. Además, se publicará en el Punto de Acceso General electrónico (PAGe) de la AGE y en la sede electrónica o sede asociada que corresponda.

Existe una fórmula idéntica en tres lugares de la LPAC, que suele confundirse: la del art. 14.3 (relación electrónica), la del art. 16.5 (obligación de presentar documentos por medios electrónicos) y la del art. 41.1 (obligación de practicar notificaciones electrónicas). Las tres habilitan una regulación reglamentaria con los mismos criterios (capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos).

3.5. Cómo se ejerce la elección y cuándo surte efectos

El artículo 3.2 del RD 203/2021 concreta el ejercicio del derecho por las personas físicas no obligadas:

• Pueden ejercitarlo al inicio del procedimiento, comunicándolo al órgano competente para tramitarlo, «de forma que este pueda tener constancia de dicha decisión».
• También pueden optar por relacionarse electrónicamente, o dejar de hacerlo, en una fase posterior, comunicándolo igualmente al órgano.
• En ambos casos, los efectos de la comunicación se producen a partir del quinto día hábil siguiente a aquel en que el órgano competente para tramitar el procedimiento haya tenido constancia de la misma.

3.6. Qué pasa si el obligado no usa medios electrónicos

Esta consecuencia está en dos sitios que se complementan. El artículo 68.4 LPAC dice que si alguno de los sujetos de los apartados 2 y 3 del artículo 14 presenta su solicitud presencialmente, la Administración le requerirá para que la subsane a través de su presentación electrónica, y se considerará como fecha de presentación aquella en la que se haya realizado la subsanación. Es la regla del «no se rechaza, se requiere»: el intento presencial no se archiva de plano.

El artículo 14 del RD 203/2021 completa el régimen de subsanación:

• Si existe obligación de relacionarse electrónicamente y el interesado no ha usado medios electrónicos, el órgano competente requerirá la subsanación, advirtiendo que, de no atenderse el requerimiento en el plazo de diez días, se le tendrá por desistido de su solicitud o se le podrá declarar decaído en su derecho al trámite, previa resolución dictada en los términos del artículo 21 LPAC.
• Este régimen se aplica también a las personas físicas no obligadas que hayan ejercitado su derecho a relacionarse electrónicamente (una vez que optan por la vía electrónica, se obligan a ella mientras no comuniquen lo contrario).
• Si el interesado incumple los formatos y estándares que la Administración haya determinado para los documentos presentados, se le requiere para que subsane en diez días, con la misma advertencia.
• Otros defectos subsanables (falta de los requisitos de los arts. 66, 67 y 73 LPAC): diez días, ampliables hasta cinco días más cuando la aportación presente dificultades especiales, siempre que no se trate de procedimientos selectivos o de concurrencia competitiva.

4. La asistencia en el uso de medios electrónicos

El deber correlativo del derecho del artículo 13.b) está en el artículo 12 de la LPAC. Su contenido es triple:

1. Garantizar el acceso (art. 12.1): las Administraciones deben garantizar que los interesados pueden relacionarse con ellas por medios electrónicos, poniendo a su disposición los canales de acceso, sistemas y aplicaciones necesarios.
2. Asistir (art. 12.2, párr. 1.º): asistirán en el uso de medios electrónicos a los interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del artículo 14 (es decir, a los no obligados) que así lo soliciten, especialmente en la identificación y firma electrónica, la presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y la obtención de copias auténticas.
3. Suplir con funcionario habilitado (art. 12.2, párr. 2.º): si alguno de esos interesados no dispone de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica puede ser realizada válidamente por un funcionario público mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado. Para ello es imprescindible que el interesado se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso, de lo que debe quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.

La habilitación se controla mediante un registro de funcionarios habilitados (art. 12.3), que la AGE, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales deben mantener actualizado, plenamente interoperable y interconectado con los de las restantes Administraciones. Deben constar, al menos, los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros. En la AGE, el reglamento crea el Registro de Funcionarios Habilitados de la AGE (art. 31 RD 203/2021), donde constan inscritos: (a) el personal habilitado para la identificación y firma electrónica de los interesados; (b) el habilitado para expedir copias auténticas; y (c) el que presta servicio en las oficinas de asistencia en materia de registros.

El artículo 30 del RD 203/2021 añade dos garantías en el ámbito estatal: el funcionario debe estar inscrito en ese Registro y la habilitación solo es válida para los trámites y actuaciones que haya determinado previamente cada ministerio u organismo. Además, el funcionario entrega al interesado toda la documentación acreditativa del trámite y una copia del documento de consentimiento expreso firmado.

Los canales de asistencia que enumera el artículo 4 del RD 203/2021 son seis: presencial (oficinas de asistencia), portales de internet y sedes electrónicas, redes sociales, telefónico, correo electrónico y cualquier otro que pueda establecerse conforme al art. 12 LPAC.

5. Identificación y firma de las personas interesadas

5.1. Identificar no es firmar

La LPAC separa con claridad dos conceptos que en la vida diaria se confunden. Identificarse es acreditar quién eres ante la Administración; firmar es manifestar tu voluntad y garantizar la integridad e inalterabilidad del documento. Los regula por separado (arts. 9 y 10) y los combina en un artículo 11 que fija cuándo hace falta cada uno.

El punto de partida es el artículo 9.1: las Administraciones están obligadas a verificar la identidad de los interesados en el procedimiento, mediante la comprobación de su nombre y apellidos (o denominación o razón social) que consten en el Documento Nacional de Identidad o documento identificativo equivalente.

5.2. Los sistemas de identificación (art. 9 LPAC)

Los interesados podrán identificarse electrónicamente ante las Administraciones a través de tres sistemas (art. 9.2):

1. Certificados electrónicos cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación. Es el caso del DNI electrónico y del certificado de la FNMT.
2. Certificados electrónicos cualificados de sello electrónico, expedidos por prestadores incluidos en esa Lista. Sirven para personas jurídicas.
3. Cualquier otro sistema que las Administraciones consideren válido (en la práctica, los sistemas de clave concertada, como Cl@ve), siempre que cuenten con un registro previo como usuario que permita garantizar la identidad, y con una tramitación específica: comunicación previa a la Secretaría General de Administración Digital, acompañada de una declaración responsable de cumplimiento de los requisitos, y el transcurso de dos meses antes de su eficacia jurídica, durante los cuales el órgano estatal competente por motivos de seguridad pública puede acudir a la vía jurisdiccional, previo informe vinculante de la Secretaría de Estado de Seguridad, que emitirá en diez días.

Cuatro reglas del artículo 9 que caen con frecuencia:

• Garantía de los sistemas a) y b): las Administraciones deben garantizar que su utilización sea posible para todo procedimiento, aunque para ese mismo procedimiento se admita también algún sistema de la letra c). Es decir, el certificado cualificado nunca puede quedar excluido.
• Ubicación de los recursos técnicos (art. 9.3): para los sistemas de la letra c), los recursos técnicos de recogida, almacenamiento, tratamiento y gestión deben estar en territorio de la Unión Europea; si se trata de categorías especiales de datos del artículo 9 RGPD, en territorio español. Los datos han de estar disponibles para las autoridades judiciales y administrativas competentes y no pueden transferirse a un tercer país, salvo decisión de adecuación de la Comisión Europea u obligaciones internacionales de España.
• Efecto ante todas las Administraciones (art. 9.4): la aceptación de un sistema por la AGE sirve para acreditar frente a todas las Administraciones, salvo prueba en contrario, la identificación electrónica de los interesados.
• Régimen especial de la AGE (DA 8.ª, añadida por el RDL 18/2022): las resoluciones de la SGAD que fijen las condiciones de sistemas de firma no criptográfica (no basados en certificados) adquieren eficacia jurídica al día siguiente de su publicación, sin esperar los dos meses.

5.3. Los sistemas de firma (art. 10 LPAC)

La firma se rige por el artículo 10. La regla general (10.1) es de libertad de medios: los interesados pueden firmar «a través de cualquier medio que permita acreditar la autenticidad de la expresión de su voluntad y consentimiento, así como la integridad e inalterabilidad del documento». Si optan por relacionarse electrónicamente, se consideran válidos a efectos de firma (10.2):

1. Sistemas de firma electrónica cualificada y avanzada basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores de la Lista de confianza.
2. Sistemas de sello electrónico cualificado y de sello electrónico avanzado basados en certificados cualificados de sello electrónico.
3. Cualquier otro sistema que las Administraciones consideren válido, con el mismo procedimiento de registro previo, comunicación, declaración responsable y dos meses que en el art. 9.2.c).

Igual que en la identificación, las Administraciones deben garantizar que los sistemas a) y b) sean posibles para todos los procedimientos y en todos sus trámites. Y hay dos reglas propias de la firma:

• Cuando la normativa reguladora aplicable lo disponga expresamente, las Administraciones pueden admitir los sistemas de identificación como sistema de firma si permiten acreditar la autenticidad de la voluntad y consentimiento (art. 10.4). Por ejemplo, cuando la norma de un trámite admite la clave concertada como sistema de firma.
• Cuando el interesado utiliza un sistema de firma de los del artículo, su identidad se entiende ya acreditada mediante el propio acto de la firma (art. 10.5): no hace falta identificarse aparte.

5.4. Cuándo se exige firma (art. 11 LPAC)

El artículo 11 es una garantía de simplificación. Con carácter general, para realizar cualquier actuación en el procedimiento es suficiente con que los interesados acrediten previamente su identidad a través de cualquiera de los medios de identificación (art. 11.1). La firma solo se puede exigir con carácter obligatorio en cinco supuestos (art. 11.2):

1. Formular solicitudes.
2. Presentar declaraciones responsables o comunicaciones.
3. Interponer recursos.
4. Desistir de acciones.
5. Renunciar a derechos.

La palabra que importa es «sólo»: fuera de esos cinco casos (por ejemplo, consultar el estado de un expediente, aportar un documento o examinar el expediente) basta con identificarse. Y esos cinco casos coinciden con los actos para los que el artículo 5.3 LPAC exige acreditar la representación cuando se actúa en nombre de otro: no es casualidad, son los actos de mayor trascendencia.

5.5. Certificados, clave concertada y atributos mínimos (RD 203/2021)

El RD 203/2021 detalla en sus artículos 26 a 29 los sistemas de identificación y firma de los interesados. Aporta cuatro precisiones:

• Cualquier sistema con registro previo como usuario que garantice la identidad puede servir para identificarse (art. 26.1). Los sistemas de clave concertada exigen, según el reglamento, autorización previa de la SGAD, que solo puede denegarse por motivos de seguridad pública, previo informe vinculante de la Secretaría de Estado de Seguridad (arts. 15.3.a, 26.2.c y 28.2). Ojo a la doble capa: el reglamento (de 2021) habla de autorización, pero los artículos 9.2.c y 10.2.c de la ley —en la redacción dada por la Ley 11/2022, General de Telecomunicaciones— describen hoy una comunicación previa con declaración responsable y espera de dos meses; la DA 7.ª LPAC (misma ley) obliga a informar a la Conferencia Sectorial para asuntos de Seguridad Nacional, en el plazo máximo de tres meses, de las resoluciones denegatorias que se hayan dictado.
• Atributos mínimos de los certificados (art. 27): el certificado cualificado de persona física debe contener nombre y apellidos y el número de DNI, NIE, Número de Identificación Consular Central o NIF; el de representante de persona jurídica, la denominación y NIF de la persona jurídica y los datos del representante; y el de sello electrónico, su denominación y NIF.
• Los sistemas de clave concertada deben ajustarse al Esquema Nacional de Seguridad y contener nombre y apellidos y el número de documento (DNI, NIE, NICC o NIF) y, en su caso, el pasaporte (art. 28.1). En el ámbito estatal, un sistema que abarque toda la AGE requiere Acuerdo del Consejo de Ministros y debe estar accesible en la plataforma común de identificación, autenticación y firma con claves concertadas (art. 28.3).
• El uso de la firma no excluye incluir en el documento los datos de identificación del interesado y del representante, y el sistema debe permitir a la Administración verificar los datos de la firma y vincular la identidad con el acto de firma (art. 29.2-3).

La Administración no responde de la utilización por terceros de los medios de identificación y firma del interesado, salvo que concurran los requisitos de la responsabilidad patrimonial del artículo 32 de la Ley 40/2015 (art. 15.4 RD 203/2021). Por eso el interesado debe custodiar sus claves y certificados y, en la Carpeta Ciudadana, asegurar que el acceso solo lo hace él mismo o un tercero autorizado (art. 8.4 RD).

5.6. Los servicios electrónicos de confianza: eIDAS y Ley 6/2020

Detrás de los certificados y firmas hay un marco europeo: el Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS), relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior. En España lo complementa la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza. Sus ideas esenciales:

• Distingue tres niveles de firma electrónica. La firma electrónica «simple» son datos en formato electrónico anejos a otros o asociados de manera lógica. La firma electrónica avanzada cumple cuatro requisitos (art. 26 eIDAS): está vinculada al firmante de manera única, permite identificarlo, se crea con datos que el firmante puede utilizar bajo su control exclusivo y está vinculada a los datos firmados de modo que cualquier modificación ulterior sea detectable. La firma electrónica cualificada es una avanzada creada mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas y basada en un certificado cualificado.
• Efectos jurídicos (art. 25 eIDAS): no se denegan efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba a una firma por el mero hecho de ser electrónica; la firma electrónica cualificada tiene un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita; y la cualificada basada en un certificado cualificado emitido en un Estado miembro se reconoce en todos los demás.
• El sello electrónico es el equivalente para personas jurídicas (garantiza origen e integridad); el sello de tiempo asigna una fecha y hora a un documento; el certificado cualificado de autenticación de sitio web es el que identifica a una sede electrónica.
• Vigencia (art. 4 Ley 6/2020): los certificados se extinguen por caducidad o revocación; los cualificados no pueden durar más de cinco años; en cambio, el certificado electrónico del DNI dura dos años (art. 11.3 del RD 255/2025). Causas de revocación (art. 5): solicitud del firmante o del representado, compromiso del secreto de los datos de creación, resolución judicial o administrativa, fallecimiento o extinción de la personalidad jurídica, fin de la representación, cese del prestador sin transferencia o datos falsos. La suspensión es temporal.
• El órgano de supervisión controla a los prestadores cualificados y no cualificados y mantiene la lista de confianza de prestadores y servicios (arts. 14 y 16). La ley cita al antiguo Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital; la competencia recae hoy en el departamento ministerial competente en transformación digital. Las infracciones se clasifican en muy graves, graves y leves (art. 18).

5.7. La cartera europea de identidad digital

La evolución más reciente es el Reglamento (UE) 2024/1183 («eIDAS 2»), que crea la Cartera Europea de Identidad Digital: cada Estado miembro debe ofrecer al menos una y las Administraciones deberán aceptarla como medio de identificación. El plazo es de 24 meses desde la entrada en vigor de los actos de ejecución (24 de diciembre de 2024), es decir, finales de 2026. No sustituye al certificado, al DNI ni a Cl@ve, y todavía no figura en el art. 9.2 LPAC.

6. La identificación y la actuación electrónica de las Administraciones

Hasta aquí hemos visto cómo se identifica y firma el ciudadano. Pero la Administración también debe identificarse ante el ciudadano (para que este sepa que está ante una sede auténtica) y actuar electrónicamente (firmar sus actos). Esa es la materia del Capítulo V del Título Preliminar de la LRJSP («Funcionamiento electrónico del sector público», arts. 38 a 46 bis), desarrollado por el RD 203/2021. Cada instrumento tiene su función:

6.1. La sede electrónica

El artículo 38 LRJSP define la sede electrónica como «aquella dirección electrónica, disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones, cuya titularidad corresponde a una Administración Pública, o bien a una o varios organismos públicos o entidades de Derecho Público en el ejercicio de sus competencias». Sus reglas esenciales:

• Responsabilidad (38.2): el titular responde de la integridad, veracidad y actualización de la información y los servicios a los que se accede a través de ella.
• Creación (38.3): cada Administración determina las condiciones e instrumentos de creación, con sujeción a los principios de transparencia, publicidad, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. En todo caso debe garantizarse la identificación del órgano titular y los medios disponibles para sugerencias y quejas.
• Seguridad (38.4 y 38.6): sistemas que permitan comunicaciones seguras, y uso de certificados reconocidos o cualificados de autenticación de sitio web para identificarse y garantizar la comunicación segura.

El RD 203/2021 completa el régimen. A través de la sede se realizan «todas las actuaciones y trámites referidos a procedimientos o a servicios que requieran la identificación de la Administración Pública y, en su caso, la identificación o firma electrónica de las personas interesadas» (art. 9.1). Puede haber sedes electrónicas asociadas por razones técnicas y organizativas, y la asociada «tendrá consideración de sede electrónica a todos los efectos» (art. 10.1).

Creación y supresión (art. 10): el acto o resolución se publica en el boletín oficial de la Administración titular (en las entidades locales, el provincial) y en el directorio del PAGe, y determina al menos el ámbito, la dirección electrónica de referencia, el titular y los órganos de gestión. En el ámbito estatal se hace por orden del titular del Departamento o resolución de la Presidencia o Dirección del organismo, con informe previo favorable de los ministerios competentes (el texto cita los de Política Territorial y Función Pública y de Asuntos Económicos y Transformación Digital, cuyas competencias hoy se reúnen en el Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública) y una memoria justificativa y económica que acredite la eficiencia.

El artículo 11 impone a toda sede un contenido mínimo (identificación de la sede y de su titular, acto de creación, sistemas de identificación y firma admitidos, fecha y hora oficial, calendario de días inhábiles, incidencias técnicas y ampliaciones de plazo, relación de trámites y de las actuaciones automatizadas con la descripción de su diseño, la rendición de cuentas y los datos usados en su configuración y aprendizaje) y unos servicios mínimos: acceso a los trámites con sus plazos máximos, enlace de sugerencias y quejas, reclamación en materia de accesibilidad, verificación de certificados y de sellos, comprobación de documentos con CSV, modelos normalizados y presentación masiva, y directorio de oficinas de asistencia en materia de registros.

En la AGE, la sede se identifica con certificados cualificados de autenticación de sitio web y su dirección incluye el dominio «.gob.es» (art. 18 RD 203/2021). De la sede responde su titular; si enlaza a otra sede, responde de esos contenidos el titular de la sede enlazada; y si incluye servicios de competencia de otro órgano, el titular de la competencia (art. 12).

6.2. Portal de internet, Punto de Acceso General y Carpeta Ciudadana

El portal de internet es «el punto de acceso electrónico cuya titularidad corresponda a una Administración Pública, organismo público o entidad de Derecho Público que permite el acceso a través de internet a la información publicada y, en su caso, a la sede electrónica correspondiente» (art. 39 LRJSP; art. 5 RD 203/2021). Diferencia clave: el portal informa; la sede tramita. La Administración se entiende identificada respecto de lo que publique como propio en su portal (art. 40.2). En el ámbito estatal los portales se crean por orden del ministro o resolución del órgano superior o del director del organismo, con dominio «.gob.es», informe favorable de la Comisión Ministerial de Administración Digital y referencia en el PAGe (art. 6).

El Punto de Acceso General electrónico (PAGe) materializa el derecho del artículo 13.a) LPAC. Cada Administración cuenta con uno, que facilita el acceso a los servicios, trámites e información de sus órganos y entidades. Dispone de una sede electrónica desde la que se accede a todas las sedes y sedes asociadas de esa Administración, y puede incluir un área personalizada donde cada interesado, con procedimientos seguros, accede a su información, al seguimiento de sus trámites y a sus notificaciones (art. 7.1-3). El PAGe de la AGE (administracion.gob.es) aloja la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú), permite comprobar la autenticidad e integridad de documentos con Código Seguro de Verificación y puede interoperar con portales web oficiales de la Unión Europea (art. 7.4-5).

La Carpeta Ciudadana del sector público estatal es el área personalizada del interesado en su relación con el sector público estatal (art. 8 RD 203/2021). Pueden acceder a ella, además del interesado, sus representantes legales y quien ostente un poder general (art. 6.4.a LPAC) inscrito en el Registro Electrónico de Apoderamientos. Ofrece, entre otras, estas funcionalidades: seguimiento del estado de tramitación de los procedimientos (art. 53.1.a LPAC); acceso a comunicaciones y notificaciones; conocer qué datos suyos obran en poder del sector público estatal; y facilitar la obtención de certificaciones administrativas. Se accede con los sistemas de identificación del art. 9.2 LPAC. Las demás Administraciones pueden integrar sus propias carpetas con la estatal (art. 59).

6.3. Sello electrónico y código seguro de verificación

Las Administraciones pueden identificarse mediante un sello electrónico basado en un certificado electrónico reconocido o cualificado (art. 40.1 LRJSP). Ese certificado incluirá el número de identificación fiscal y la denominación correspondiente y, en el caso de los sellos de órganos administrativos, la identidad de la persona titular. La relación de sellos utilizados por cada Administración, con las características de los certificados y sus prestadores, debe ser pública y accesible por medios electrónicos. En el ámbito estatal, los sellos se crean por resolución de la Subsecretaría del Ministerio o de la Presidencia o Dirección del organismo, publicada en la sede, que debe indicar el titular del sello (responsable de su uso), las características técnicas, el servicio de validación y las actuaciones en que puede usarse (art. 19 RD 203/2021).

Para la actuación administrativa automatizada, el artículo 42 LRJSP admite dos sistemas de firma: el sello electrónico de Administración, órgano u organismo, y el Código Seguro de Verificación (CSV) vinculado a la Administración u organismo, «permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente». El artículo 21 del RD 203/2021 fija las garantías del CSV:

• Garantiza el origen e integridad de los documentos mediante el acceso a la sede.
• El código es único para cada documento y está vinculado con el documento y, en su caso, con el firmante; debe integrarse preferentemente en todas las páginas del documento, y cualquier modificación del documento genera un nuevo documento con un CSV diferente.
• La verificación debe ser directa y gratuita para los interesados y posible por el tiempo que fije la resolución que autorice el sistema. En la AGE ese plazo es de al menos cinco años, salvo que la normativa especial prevea uno superior; transcurrido, hay que solicitarlo al órgano emisor.
• El acceso al documento se restringe a quien disponga del código.
• Para interoperar con otros órganos puede superponerse un sello electrónico al CSV (también art. 45.2 LRJSP).
• En el ámbito estatal, el uso del CSV requiere resolución de la Subsecretaría o de la Presidencia/Dirección del organismo, previo informe del Centro Criptológico Nacional y de la SGAD.

6.4. La firma del personal al servicio de las Administraciones

Cuando una Administración actúa por medios electrónicos, lo hace mediante firma electrónica del titular del órgano o empleado público (art. 43.1 LRJSP), sin perjuicio de los supuestos de sede, sello y actuación automatizada. Cada Administración determina los sistemas de firma de su personal, que podrán identificar conjuntamente al titular del puesto o cargo y a la Administración u órgano en el que presta servicios (art. 43.2). Los certificados de empleado público son cualificados (art. 22.3 RD 203/2021).

Por razones de seguridad pública, la firma puede referirse solo al número de identificación profesional (NIP) del empleado (art. 43.2 LRJSP). Los prestadores cualificados pueden consignarlo en el certificado, a petición de la Administración, para actuaciones que afecten a información clasificada, seguridad pública, defensa nacional u otras en las que el anonimato esté legalmente justificado (art. 23 RD 203/2021). En el ámbito estatal lo solicita la Subsecretaría o la Presidencia o Dirección del organismo, y las autoridades públicas y los órganos judiciales pueden pedir la revelación de la identidad del titular.

6.5. La actuación administrativa automatizada

El artículo 41 LRJSP define la actuación administrativa automatizada como «cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público». Sus requisitos institucionales son la clave:

• Debe establecerse previamente el órgano u órganos competentes para la definición de las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente.
• Se indicará el órgano que debe considerarse responsable a efectos de impugnación.

En el ámbito estatal (art. 13 RD 203/2021), la determinación de una actuación como automatizada se autoriza por resolución del titular del órgano competente por razón de la materia (o del órgano ejecutivo del organismo), que se publica en la sede y debe expresar los recursos que procedan y establecer medidas adecuadas para salvaguardar los derechos y libertades de los interesados. En las entidades locales se estará a la disposición adicional octava del Real Decreto 128/2018. La actuación automatizada permite también expedir copias auténticas (art. 27.1 LPAC). Ejemplos habituales: certificados, notificaciones masivas o reconocimientos de derecho estandarizados donde todos los datos constan ya en los sistemas.

6.6. Los entornos cerrados de comunicación

Los documentos electrónicos transmitidos en entornos cerrados de comunicaciones establecidos entre Administraciones, órganos, organismos y entidades de derecho público son válidos a efectos de autenticación e identificación de emisores y receptores (art. 44 LRJSP; art. 25 RD 203/2021). Si los participantes pertenecen a la misma Administración, esta fija las condiciones y garantías (al menos, la relación de emisores y receptores autorizados y la naturaleza de los datos). Si pertenecen a distintas Administraciones, las condiciones se establecen mediante convenio. En todo caso debe garantizarse la seguridad del entorno y la protección de los datos, conforme al Esquema Nacional de Seguridad.

7. La representación y el Registro Electrónico de Apoderamientos

La representación tiene su régimen básico en el artículo 5 LPAC y su vertiente electrónica en los artículos 32 a 36 del RD 203/2021.

Reglas del artículo 5 LPAC:

• Los interesados con capacidad de obrar pueden actuar por medio de representante, y las actuaciones se entienden con este, salvo manifestación expresa en contra (5.1). Las personas físicas y las jurídicas (si sus Estatutos lo prevén) pueden representar a otras (5.2).
• La representación debe acreditarse para formular solicitudes, presentar declaraciones responsables o comunicaciones, interponer recursos, desistir de acciones y renunciar a derechos. Para los actos y gestiones de mero trámite se presume (5.3).
• Puede acreditarse por cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna. Se entiende acreditada la realizada mediante apoderamiento «apud acta» (por comparecencia personal o electrónica en la sede) o por la inscripción en el registro electrónico de apoderamientos (5.4).
• La falta o insuficiente acreditación no impide que se tenga por realizado el acto, siempre que se aporte o subsane dentro del plazo de diez días que debe conceder el órgano, o uno superior si las circunstancias lo requieren (5.6).
• Las Administraciones pueden habilitar con carácter general o específico a personas físicas o jurídicas para realizar transacciones electrónicas en representación de los interesados, con presunción de validez de la representación. Siempre podrá comparecer el interesado por sí mismo (5.7).

En el RD 203/2021 la representación puede acreditarse, entre otros medios, mediante apoderamiento apud acta (comparecencia personal en las oficinas de asistencia o comparecencia electrónica en sede), inscripción en el registro electrónico de apoderamientos, certificado electrónico cualificado de representante o documento público notarial o certificación de un registro mercantil (art. 32.3). Si se actúa en nombre de una persona jurídica con certificado cualificado de representante, el poder abarca cualquier actuación ante cualquier Administración (art. 32.4 y 34.1, siempre que el certificado se haya expedido a quien tenga un poder general). La habilitación de terceros (gestorías, colegios profesionales) exige un convenio con la organización o corporación, que especifique los trámites y las condiciones, y puede usar un modelo de adhesión individualizado (art. 36).

El Registro Electrónico de Apoderamientos (art. 6 LPAC; art. 33 RD 203/2021):

• La AGE, las CCAA y las EELL dispondrán de un registro electrónico general de apoderamientos, con los poderes de carácter general otorgados apud acta; consta también el bastanteo del poder. En el ámbito estatal es el Registro Electrónico de Apoderamientos de la AGE (regulado por la Orden PCM/1384/2021).
• Cada organismo puede tener registros particulares para trámites específicos, pero en ellos no pueden inscribirse los poderes generales del art. 6.4.a). Todos deben ser interoperables.
• Tres tipos de poder (art. 6.4): (a) poder general, para actuar en cualquier actuación administrativa y ante cualquier Administración; (b) poder para cualquier actuación ante una Administración u Organismo concreto; (c) poder para determinados trámites especificados en él.
• Los asientos contienen, al menos, los datos de poderdante y apoderado, la fecha de inscripción, el período de tiempo del poder y el tipo de poder (art. 6.3).
• Duración (art. 6.6): los poderes inscritos tienen una validez máxima de cinco años desde la inscripción; antes de que acabe, el poderdante puede revocarlo o prorrogarlo, y cada prórroga tiene una validez máxima de otros cinco años.
• El apoderamiento apud acta se otorga por comparecencia electrónica en sede, con los sistemas de firma de la Ley, o por comparecencia personal en las oficinas de asistencia en materia de registros (art. 6.5).
• Los registros de apoderamientos no tienen carácter público: el interesado solo accede a los apoderamientos de los que sea poderdante o apoderado (art. 33.4 RD).

8. Los registros electrónicos

8.1. Régimen general (art. 16 LPAC)

El artículo 16 LPAC es el pilar del sistema registral. Sus reglas:

• Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el asiento de todo documento presentado o recibido en cualquier órgano administrativo, organismo público o entidad vinculada o dependiente. También podrá anotarse la salida de documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.
• Los organismos públicos vinculados o dependientes podrán tener su propio registro electrónico, plenamente interoperable e interconectado con el general. El Registro Electrónico General funciona como un portal que facilita el acceso a los de cada organismo.
• Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publican en el diario oficial correspondiente y su texto íntegro debe estar disponible en la sede de acceso. Especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, la fecha y hora oficial y los días declarados inhábiles. En la sede figurará la relación actualizada de trámites que pueden iniciarse.
• Cada asiento garantiza la constancia de un número, un epígrafe expresivo de su naturaleza, la fecha y hora de presentación, la identificación del interesado, el órgano remitente si procede, la persona u órgano destinatario y, en su caso, la referencia al contenido. Se emite automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documento, con fecha, hora y número de entrada, que garantiza la integridad y el no repudio (art. 16.3).
• Los documentos presentados de manera presencial se digitalizan por la oficina de asistencia en materia de registros en la que se presenten, para incorporarlos al expediente electrónico, y se devuelven los originales al interesado, salvo los casos en que la norma determine la custodia por la Administración o sean objetos o documentos no digitalizables (art. 16.5).
• Cabe pagar por transferencia las cantidades que deban satisfacerse al presentar documentos (art. 16.6). Y no se tienen por presentados en el registro los documentos cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación (art. 16.8; art. 37.4 RD).

8.2. Dónde se pueden presentar los documentos

Ya no existe el «registro presencial» de la Ley 30/1992. El artículo 16.4 LPAC enumera los lugares en los que los interesados pueden presentar los documentos dirigidos a la Administración:

1. El registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos del artículo 2.1 (es decir, se puede presentar en el registro electrónico de otra Administración, que lo hará llegar).
2. Las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
3. Las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
4. Las oficinas de asistencia en materia de registros.
5. Cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

Los registros electrónicos de todas las Administraciones deben ser plenamente interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de los asientos y documentos presentados en cualquiera de ellos.

8.3. Cómputo de plazos y días inhábiles (arts. 30 y 31 LPAC)

El registro electrónico tiene reglas propias de cómputo de plazos que conviene contrastar con el régimen general del artículo 30:

Concepto	Regla
Plazos por horas	Son hábiles todas las horas del día que formen parte de un día hábil; se cuentan de hora en hora y de minuto en minuto y no pueden exceder de 24 horas (si no, se expresan en días)
Plazos por días	Se entienden hábiles (se excluyen sábados, domingos y festivos), salvo que una ley o el Derecho de la UE disponga otro cómputo; si son naturales por declararlo así una ley o el Derecho de la UE, se hace constar en las notificaciones
Inicio del cómputo	Desde el día siguiente a la notificación o publicación, o al de la estimación o desestimación por silencio
Plazos por meses o años	Se cuentan de fecha a fecha; el plazo concluye el mismo día en que se produjo la notificación en el mes o año de vencimiento; si no existe día equivalente, expira el último día del mes
Último día inhábil	Se prorroga al primer día hábil siguiente
Día hábil en un sitio e inhábil en otro	Si es hábil en el municipio o CCAA del interesado pero inhábil en la sede del órgano, o a la inversa, se considera inhábil en todo caso (art. 30.6)

El artículo 31 regula el cómputo en los registros:

• El registro electrónico se rige, a efectos de cómputo, por la fecha y hora oficial de la sede electrónica de acceso, con medidas de seguridad que garanticen su integridad (31.2). Esa hora se sincroniza con el Real Instituto y Observatorio de la Armada (art. 15 ENI).
• El registro permite la presentación de documentos todos los días del año durante las 24 horas (31.2.a).
• Presentación en día inhábil: a efectos del cómputo de plazos en días hábiles y del cumplimiento de plazos por los interesados, se entiende realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil (31.2.b). Los documentos presentados en día inhábil se consideran presentados por su orden de hora efectiva y anteriores a los presentados el primer día hábil posterior.
• El inicio del cómputo de los plazos que ha de cumplir la Administración lo determina la fecha y hora de presentación en el registro electrónico; esa fecha y hora efectiva de inicio debe comunicarse a quien presentó el documento (31.2.c).
• La sede del registro fija los días inhábiles; ese es el único calendario aplicable en los registros electrónicos, sin que se aplique el artículo 30.6 (31.3).

Dos previsiones complementan el sistema. La ampliación de plazos (art. 32): la Administración puede ampliar un plazo de oficio o a petición, sin exceder de la mitad del mismo, si no se perjudican derechos de tercero; debe pedirse y decidirse antes del vencimiento y no es recurrible. En clave digital, ante una incidencia técnica la Administración puede ampliar los plazos no vencidos, publicándolo en la sede (32.4), y ante un ciberincidente grave puede acordar la ampliación general de plazos (32.5). A ello se suma la disposición adicional novena (Real Decreto-ley 6/2024): el Consejo de Ministros, al declarar una zona afectada gravemente por una emergencia de protección civil, puede suspender los plazos de los trámites de los interesados residentes en los municipios afectados y, en su caso, de otros interesados que acrediten el carácter imposible o gravoso de su cumplimiento por los efectos de la emergencia; la suspensión dura hasta que otro acuerdo del Consejo de Ministros ponga fin a la medida, y entonces se reanudan los plazos suspendidos.

8.4. Las oficinas de asistencia en materia de registros

Son las oficinas físicas que sustituyen a los antiguos registros presenciales. El artículo 40 del RD 203/2021 las califica de órgano administrativo (art. 5 LRJSP); su creación, modificación o supresión sigue el art. 59.2 LRJSP, y la AGE cuenta con un directorio geográfico de ellas. Sus funciones principales:

• Digitalizar los escritos en papel presentados y anotarlos en el Registro Electrónico correspondiente.
• Anotar los asientos de salida y emitir el recibo con fecha y hora de presentación.
• Expedir copias electrónicas auténticas de los documentos originales o copias auténticas presentados.
• Informar en materia de identificación y firma electrónica y realizar la identificación o firma del interesado no obligado en los trámites habilitados.
• Practicar notificaciones cuando el interesado o su representante compareza espontáneamente y solicite la notificación personal en ese momento.
• Comunicar al interesado el código de identificación (DIR3) del órgano al que se dirige la solicitud, e iniciar el apoderamiento apud acta presencial.

8.5. El Registro Electrónico General de la AGE y el SIR

El Registro Electrónico General de la AGE (REGAGE, regulado por la Orden PCM/1382/2021) se configura como el conjunto agregado de los asientos practicados en las aplicaciones de las unidades registrales, las anotaciones en las aplicaciones de procedimientos específicos y las anotaciones del servicio electrónico de presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones sin modelo normalizado accesible desde la sede del PAGe. Sus anotaciones tienen plena eficacia y validez para todas las Administraciones (art. 38.2).

La interconexión entre registros se realiza a través del Sistema de Interconexión de Registros (SIR) (art. 60), de acuerdo con el ENI y su norma técnica: es lo que permite presentar un escrito en cualquier registro y que llegue a la Administración destinataria. Cuando el tamaño de los documentos exceda de la capacidad del SIR, su remisión puede sustituirse por la puesta a disposición en un repositorio de intercambio de ficheros (art. 39.4), que en la AGE es de titularidad pública; los datos depositados no pueden usarse para fines distintos a los del procedimiento.

9. Comunicaciones y notificaciones electrónicas

Las notificaciones son el punto donde la Administración electrónica se juega la validez de sus actos, y de ahí que su regulación sea minuciosa: artículos 40 a 44 LPAC y artículos 41 a 45 del RD 203/2021.

9.1. Comunicaciones distintas de la notificación

El artículo 41 del RD 203/2021 distingue de la notificación las comunicaciones administrativas a los interesados. Cuando la relación deba ser electrónica, se comunican por medios electrónicos, al menos: (a) la fecha y hora efectiva de inicio del cómputo de los plazos de la Administración tras la presentación en el registro; (b) la fecha de recepción de la solicitud en el órgano competente, el plazo máximo para resolver y notificar y los efectos del silencio (art. 21.4 LPAC); (c) la solicitud de pronunciamiento previo y preceptivo a un órgano de la UE y su resultado; (d) la existencia de un procedimiento no finalizado en la UE que condicione la resolución; (e) la solicitud de informe preceptivo a otro órgano y su recepción; (f) la solicitud de previo pronunciamiento jurisdiccional; y (g) el requerimiento de anulación o revisión de actos entre Administraciones.

9.2. La regla general: electrónicas preferentemente, papel por excepción

El artículo 41 LPAC dispone que las notificaciones se practicarán preferentemente por medios electrónicos y, en todo caso, cuando el interesado resulte obligado a recibirlas por esa vía. Las Administraciones podrán practicarlas en papel solo en dos supuestos:

1. Cuando la notificación se realice con ocasión de la comparecencia espontánea del interesado o su representante en las oficinas de asistencia en materia de registro y solicite la comunicación o notificación personal en ese momento.
2. Cuando, para asegurar la eficacia de la actuación administrativa, sea necesario practicarla por entrega directa de un empleado público.

Al contrario, en ningún caso se efectuarán por medios electrónicos (art. 41.2): (a) las notificaciones en las que el acto vaya acompañado de elementos no susceptibles de conversión en formato electrónico y (b) las que contengan medios de pago a favor de los obligados, como cheques.

Con independencia del medio, la notificación es válida si permite tener constancia de: su envío o puesta a disposición, la recepción o acceso por el interesado o su representante, las fechas y horas, el contenido íntegro y la identidad fidedigna del remitente y del destinatario. La acreditación se incorpora al expediente. Además:

• En los procedimientos iniciados a solicitud, la notificación se practica por el medio señalado por el interesado en su solicitud, y será electrónica si existe obligación de relacionarse así (41.3). En los iniciados de oficio, a los solos efectos de su iniciación, se puede recabar del INE el domicilio del Padrón (41.4).
• Si el interesado rechaza la notificación, se hace constar en el expediente y se da por efectuado el trámite, siguiéndose el procedimiento (41.5).
• Si el interesado es notificado por distintos cauces, se toma como fecha de notificación la de la primera que se hubiera producido (41.7).
• Las Administraciones deben enviar un aviso al dispositivo o correo electrónico que el interesado haya comunicado, informándole de la puesta a disposición de una notificación (41.6). La falta de práctica del aviso no impide que la notificación sea plenamente válida. El aviso es meramente informativo, y solo se envía si el interesado comunicó un dispositivo o correo (art. 43 RD 203/2021); el dispositivo o correo sirven para avisos, no para practicar notificaciones (41.1, último párrafo).

9.3. Cómo se practican las notificaciones electrónicas (art. 43 LPAC)

Las notificaciones por medios electrónicos se practican (art. 43.1 LPAC; art. 42.1 RD 203/2021) mediante comparecencia en la sede electrónica de la Administración u Organismo actuante, a través de la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú) o mediante ambos sistemas, según disponga cada Administración. Se entiende por comparecencia «el acceso por el interesado o su representante debidamente identificado al contenido de la notificación».

Situación	Momento en que se entiende practicada
El interesado accede a su contenido	En el momento del acceso (art. 43.2)
Notificación obligatoria (o elegida expresamente por el interesado) sin acceso	Se entiende rechazada cuando transcurran diez días naturales desde la puesta a disposición (art. 43.2)
Puesta a disposición en ambos sistemas	Para plazos y efectos se toma el primer acceso o rechazo en cualquiera de los dos (art. 42.1 RD)
Comparecencia voluntaria de un no obligado	Tiene plenos efectos jurídicos el acceso o el rechazo expreso (art. 42.2 RD)

Los diez días naturales son una cifra que el examen cambia por «diez días hábiles» o «quince días»: recuérdala. Rechazar (expresamente o por el paso de los diez días) «da por efectuado el trámite» y el procedimiento continúa. Y, a efectos de la obligación de la Administración de notificar en plazo (art. 40.4), «se entenderá cumplida con la puesta a disposición de la notificación en la sede o en la DEHú» (art. 43.3 LPAC; art. 45.3 RD). Los interesados pueden acceder a sus notificaciones desde el PAGe, que funciona como portal de acceso (art. 43.4).

Otras reglas del artículo 42 del RD 203/2021: la notificación genera un acuse de recibo (acto y destinatario, fecha y hora de puesta a disposición y de acceso o rechazo); en la sucesión (inter vivos o mortis causa) el sucesor debe comunicarlo al órgano tramitador en quince días hábiles, y si se retrasa le son imputables los defectos de notificación anteriores; y en el ámbito estatal toda notificación se pone a disposición a través de la DEHú, sin perjuicio de notificar también en la sede.

Una regla del artículo 43.2 del RD 203/2021 muy preguntada: si el interesado es un sujeto obligado y la Administración no dispone de datos de contacto electrónicos para practicar el aviso, en los procedimientos iniciados de oficio la primera notificación se realiza en papel (con el régimen del art. 42.2 LPAC), advirtiendo que las sucesivas serán electrónicas y que puede identificar un dispositivo o correo para los avisos.

9.4. La Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú)

La DEHú es el sistema de información para la notificación electrónica (art. 44 RD 203/2021), alojado en la sede electrónica del PAGe de la AGE. Todas las Administraciones y sus organismos colaboran para establecer sistemas interoperables que permitan a las personas físicas y jurídicas acceder a todas sus notificaciones a través de la DEHú, con independencia de cuál sea la Administración que las practica y de si se practicaron en papel o por medios electrónicos. La adhesión se hace en los términos del art. 65. El texto reglamentario atribuye su gestión al antiguo Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital en colaboración con el de Política Territorial y Función Pública (competencias hoy reunidas en el Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública).

9.5. Notificación en papel e infructuosa

Aunque se practique en papel, toda notificación se pone a disposición del interesado en la sede electrónica para que acceda voluntariamente (art. 42.1 LPAC). En el domicilio, si el interesado no está, puede recogerla cualquier persona mayor de catorce años que haga constar su identidad. Si nadie se hace cargo, el intento se repite una sola vez, en hora distinta, dentro de los tres días siguientes (si el primero fue antes de las 15 horas, el segundo después, y viceversa, con al menos tres horas de diferencia; art. 42.2). Si también falla, o los interesados son desconocidos o se ignora el lugar, procede la notificación infructuosa: anuncio en el «Boletín Oficial del Estado» (art. 44), precedido, de forma facultativa, de anuncios en el boletín autonómico o provincial, el tablón de edictos del último domicilio o el consulado. Si el interesado accede por la sede a una notificación en papel, se le ofrece recibir las siguientes por medios electrónicos (art. 42.3).

10. El documento, la copia y el expediente electrónicos

10.1. El documento administrativo electrónico

Los documentos públicos administrativos son los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones. El artículo 26 LPAC establece que se emiten por escrito, a través de medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia. Para ser válidos, los documentos electrónicos administrativos deben (art. 26.2):

1. Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
2. Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización.
3. Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
4. Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
5. Incorporar las firmas electrónicas que correspondan.

No requieren firma electrónica los documentos emitidos que se publiquen con carácter meramente informativo ni los que no formen parte de un expediente, aunque en todo caso será necesario identificar su origen (art. 26.3). El artículo 46 del RD 203/2021 define el documento administrativo electrónico como la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el ENI, generada, recibida o incorporada por las Administraciones en el ejercicio de sus funciones sujetas a Derecho administrativo. Si la Administración debe facilitar al interesado un ejemplar de un documento electrónico, puede sustituirlo por la entrega de los datos necesarios para su acceso por medios electrónicos.

La referencia temporal puede ser (art. 50 RD): una marca de tiempo (asignación por medios electrónicos de la fecha y, en su caso, la hora) o un sello electrónico cualificado de tiempo (con la intervención de un prestador cualificado de servicios de confianza que asegura la exactitud e integridad). La marca de tiempo es la regla cuando las normas reguladoras no exijan el sello cualificado, y los sellos de tiempo no cualificados se asimilan a marcas de tiempo.

10.2. Las copias auténticas

El artículo 27 LPAC regula la validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones. Sus ideas clave:

• Cada Administración determina los órganos competentes para expedir copias auténticas de documentos públicos administrativos o privados. Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Las copias auténticas realizadas por una Administración tienen validez en las restantes.
• La AGE, las CCAA y las EELL pueden realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada, con el correspondiente registro de funcionarios habilitados interoperable.
• Tiene la consideración de copia auténtica la realizada, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones en la que quede garantizada la identidad del órgano que hizo la copia y su contenido; tienen la misma validez y eficacia que los originales (art. 27.2).
• Para garantizar identidad y contenido (art. 27.3): las copias electrónicas de un documento electrónico incluirán metadatos que acrediten su condición de copia y se visualicen al consultarlo; las copias electrónicas de documentos en papel requieren que el documento haya sido digitalizado (proceso que genera un fichero con «la imagen codificada, fiel e íntegra del documento») y llevarán los mismos metadatos; las copias en papel de documentos electrónicos llevarán la condición de copia y un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación que permita contrastar su autenticidad accediendo a los archivos del órgano emisor.
• Los interesados pueden solicitar en cualquier momento copias auténticas de los documentos públicos administrativos válidamente emitidos; la solicitud se dirige al órgano que emitió el original y debe atenderse en el plazo de quince días desde su recepción en el registro electrónico, salvo las excepciones derivadas de la Ley 19/2013. Y las Administraciones están obligadas a expedir copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y vaya a incorporarse a un expediente (art. 27.4).
• Cuando se expide una copia auténtica electrónica, debe indicarse expresamente en el documento (27.5). La expedición de copias de documentos notariales, registrales y judiciales y de los diarios oficiales se rige por su legislación específica (27.6).

En el ámbito estatal (art. 48 RD 203/2021) expiden copias auténticas los órganos que emitieron el original, los que custodian y archivan los documentos, los que prevean sus normas de competencia y las oficinas de asistencia en materia de registros, por actuación automatizada o mediante funcionario habilitado inscrito en el Registro de Funcionarios Habilitados. La copia electrónica resultante de digitalizar un documento presentado en papel tiene el mismo valor que la copia en papel (art. 49).

10.3. Los documentos aportados por los interesados y el derecho a no aportarlos

El artículo 28 LPAC es el que traduce en la práctica el principio de proactividad. Los interesados deben aportar los datos y documentos que exija la normativa, pero:

• Tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración. La Administración puede consultarlos o recabarlos salvo que el interesado se oponga; no cabe oposición cuando la aportación se exija en el ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección (28.2).
• Deben recabarse electrónicamente, a través de las redes corporativas o de las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas habilitados (28.2). Los informes preceptivos ya elaborados por otro órgano se remiten en el plazo de diez días desde su solicitud; cumplido el plazo, se informa al interesado de que puede aportarlo o esperar (28.2).
• Las Administraciones no exigirán originales salvo excepción legal, y no requerirán datos o documentos no exigidos por la normativa o ya aportados a cualquier Administración: el interesado debe indicar en qué momento y ante qué órgano los presentó (28.3). Si excepcionalmente se pide un original en papel, el interesado debe obtener previamente una copia auténtica (28.4).
• Solo excepcionalmente, y de manera motivada, cabe solicitar el cotejo de las copias aportadas (28.5). Las copias que aportan los interesados tienen eficacia exclusivamente en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas (28.6). Y los interesados responden de la veracidad de los documentos que presentan (28.7).

El RD 203/2021 (arts. 61 y 62) da el soporte técnico: las transmisiones de datos por redes corporativas o plataformas de intermediación son certificados administrativos del procedimiento; se hacen a solicitud del órgano tramitador, que identifica los datos, sus titulares y la finalidad; la plataforma deja constancia de fecha y hora; y el cesionario responde de su correcto uso. La Plataforma de Intermediación de la AGE (gestionada, según el texto, por la SGAD, hoy la AEAD) conecta con la pasarela digital única europea (Reglamento (UE) 2018/1724).

10.4. El expediente electrónico

El artículo 51 del RD 203/2021 regula la configuración del expediente administrativo electrónico: su foliado se lleva a cabo mediante un índice electrónico autenticado que garantiza su integridad y permite su recuperación; un mismo documento electrónico puede formar parte de distintos expedientes; y el índice es firmado por el titular del órgano que conforme el expediente o sellado electrónicamente si el expediente se forma de manera automática. El derecho de acceso al expediente y a obtener copia (art. 53.1.a LPAC) se entiende satisfecho mediante su puesta a disposición en el PAGe o en la sede correspondiente: la Administración remite al interesado la dirección o localizador que da acceso al expediente (art. 52 RD).

11. El archivo electrónico y la conservación de documentos

El archivo es la última fase del ciclo de vida del documento electrónico y uno de los conceptos que da título al tema. Tres normas se solapan: el artículo 17 LPAC (archivo de documentos), el artículo 46 LRJSP (archivo electrónico de documentos) y los artículos 53 a 55 del RD 203/2021.

11.1. Lo que dicen las leyes

Artículo 17 LPAC (archivo de documentos):

• Cada Administración debe mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados (17.1).
• Los documentos deben conservarse en un formato que garantice su autenticidad, integridad y conservación y su consulta con independencia del tiempo transcurrido; debe asegurarse la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes. La eliminación debe estar autorizada conforme a la normativa aplicable (17.2).
• Los soportes cuentan con medidas de seguridad conforme al Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación, con identificación de usuarios, control de accesos y cumplimiento de la protección de datos (17.3).

Artículo 46 LRJSP (archivo electrónico de documentos): todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando no sea posible (46.1). Los documentos electrónicos que contengan actos que afecten a derechos o intereses de los particulares deben conservarse en soportes electrónicos, en el mismo formato en que se originaron o en otro que asegure la identidad e integridad de la información, garantizando siempre la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos (46.2). Los soportes deberán contar con medidas de seguridad conforme al ENS que aseguren la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación, con especial referencia a la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos (46.3).

Una previsión reciente, el artículo 46 bis LRJSP (añadido por el Real Decreto-ley 14/2019): los sistemas de información y comunicaciones para la recogida, almacenamiento, procesamiento y gestión del censo electoral, los padrones municipales y otros registros de población, los datos fiscales relacionados con tributos propios o cedidos y los datos de los usuarios del sistema nacional de salud (y los tratamientos correspondientes) deben ubicarse y prestarse dentro del territorio de la Unión Europea. Esos datos no pueden transferirse a un tercer país u organización internacional, salvo decisión de adecuación de la Comisión Europea u obligaciones internacionales de España.

11.2. El desarrollo reglamentario (arts. 53-55 RD 203/2021)

Tiempo de conservación y destrucción (art. 53):

• Los documentos presentados por el interesado en papel que no se le puedan devolver en el momento de su presentación se conservan a su disposición durante seis meses tras digitalizarse, para que pueda recogerlos, salvo que la Administración fije reglamentariamente un plazo mayor. Igual para los documentos aportados en formato electrónico dentro de un dispositivo (por ejemplo, una memoria USB) que no puedan devolverse.
• Transcurrido el plazo, la destrucción se realiza de acuerdo con las competencias del Ministerio de Cultura y Deporte (denominación que recoge el texto; hoy las competencias sobre patrimonio documental son del Ministerio de Cultura) o del órgano competente de la comunidad autónoma, y siempre que no se trate de documentos con valor histórico, artístico u otro relevante o de documentos en los que la firma u otras expresiones manuscritas o mecánicas confieran valor especial.
• Los originales o copias auténticas en papel que se conserven en oficinas o archivos y de los que se genere una copia electrónica se restituyen a su oficina, archivo o dependencia de origen, donde se aplica la normativa específica de archivos.
• En el ámbito estatal se estará al Real Decreto 1164/2002, sobre conservación del patrimonio documental con valor histórico, control de la eliminación de otros documentos de la AGE y conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

Conservación de documentos electrónicos (art. 54): se conservan en soporte electrónico todos los documentos de un expediente y los documentos con valor probatorio creados al margen de un procedimiento. La copia electrónica auténtica es patrimonio documental a efectos de la Ley 16/1985. Cada Administración fija los períodos mínimos de conservación de los expedientes concluidos y, si hay procedimientos judiciales que puedan afectarles, los documentos se conservan hasta su terminación en todas las instancias. La conservación comprende, como mínimo, identificación, contenido, metadatos, firma, estructura y formato, con planes de preservación digital y migración cuando el formato deje de estar admitido por el ENI.

Archivo electrónico único (art. 55): es «el conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes». En el de la AGE serán accesibles todos los documentos y expedientes del sector público estatal una vez finalizados los procedimientos y en los plazos que determine la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Su gestión debe garantizar la autenticidad, conservación, integridad, confidencialidad, disponibilidad y cadena de custodia, conforme al ENI, al ENS, a la normativa de transparencia y a la legislación de archivos y patrimonio histórico.

Distinción para el examen: el expediente electrónico es el conjunto de documentos de un procedimiento en tramitación; el archivo electrónico único recoge los de procedimientos finalizados. Y la regla de fondo es doble: almacenamiento electrónico obligatorio (art. 46.1 LRJSP) y eliminación solo con autorización (art. 17.2 LPAC).

12. Relaciones interadministrativas, transmisión de datos y reutilización

Las Administraciones deben relacionarse entre sí y con sus órganos, organismos y entidades vinculados o dependientes por medios electrónicos (art. 3.2 LRJSP; art. 56 RD 203/2021), igual que las entidades de derecho privado vinculadas o dependientes cuando ejerzan potestades administrativas. En la AGE, la comunicación se hace a través del Registro Electrónico General o del registro del organismo, o por otro medio electrónico que deje constancia de la recepción (art. 57). Pueden adherirse voluntariamente a sedes de otra Administración sin constituirse como sedes asociadas (art. 58) e integrar sus carpetas ciudadanas con la estatal (art. 59). La adhesión de CCAA y EELL a las plataformas y registros de la AGE es voluntaria, pero la no adhesión debe justificarse en términos de eficiencia (DA 2.ª LPAC; art. 65.4 RD).

Transmisión de datos entre Administraciones (art. 155 LRJSP): cada Administración debe facilitar a las demás el acceso a los datos de los interesados que obren en su poder, conforme al RGPD y la LOPDGDD y con «las máximas garantías de seguridad, integridad y disponibilidad». Nunca cabe un tratamiento ulterior para fines incompatibles con los de la recogida (no lo son los de archivo en interés público, investigación científica o histórica o estadística). Si la cesionaria pretende un uso que estime compatible, debe comunicarlo antes a la cedente, que puede oponerse motivadamente en diez días; la AGE, como cedente, puede suspender cautelarmente la transmisión por seguridad nacional. Mientras no haya decisión, no se pueden usar los datos para la nueva finalidad, salvo que una norma con rango de ley lo prevea (art. 23.1 RGPD).

Remisión de expedientes (art. 63 RD): cuando una Administración solicita a otra un expediente electrónico, la remisión de la dirección electrónica o localizador que dé acceso a él, a través de un nodo de interoperabilidad, equivale a la remisión del expediente, siempre que se garantice la integridad del acceso durante el tiempo que fije la política de gestión de documentos electrónicos.

Reutilización de sistemas y aplicaciones (arts. 157 y 158 LRJSP; art. 64 RD): las Administraciones ceden a cualquiera de ellas que lo solicite las aplicaciones de cuya propiedad intelectual sean titulares (salvo información especialmente protegida), pudiendo repercutir costes; pueden declararse de fuentes abiertas si ello aumenta la transparencia. Antes de adquirir, desarrollar o mantener una aplicación deben consultar el directorio general de aplicaciones de la AGE; si existe solución disponible, están obligadas a usarla, salvo justificación en términos de eficiencia (art. 7 LO 2/2012). Cada Administración mantiene directorios interoperables con el general.

Por último, la adhesión a las plataformas, registros o servicios electrónicos de la AGE (art. 65 RD) se formaliza por el órgano competente de la Administración adherida, aceptando las condiciones de uso; no supone cambio de titularidad sobre las actuaciones administrativas, que corresponde a la Administración competente para tramitar; y los órganos que gestionan el procedimiento responden del uso que hagan de la plataforma, correspondiendo al órgano responsable de la plataforma su gestión y mantenimiento.

13. Los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad

Todo lo anterior descansa sobre dos esquemas técnico-jurídicos que la LRJSP consagra en su artículo 156: el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), que comprende «el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones» para garantizar la interoperabilidad (156.1); y el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), cuyo objeto es establecer la política de seguridad en la utilización de medios electrónicos, constituido por los principios básicos y requisitos mínimos que garanticen adecuadamente la seguridad de la información tratada (156.2).

13.1. El ENI (Real Decreto 4/2010)

Objetivo: asegurar un adecuado nivel de interoperabilidad organizativa, semántica y técnica de los datos, informaciones y servicios, y evitar la discriminación de los ciudadanos por razón de su elección tecnológica (art. 1.2). Sus principios específicos son tres: la interoperabilidad como cualidad integral, su carácter multidimensional y el enfoque de soluciones multilaterales (art. 4). El ENI y sus normas de desarrollo prevalecen sobre cualquier otro criterio de política de interoperabilidad (art. 3.2) y se desarrollan mediante las Normas Técnicas de Interoperabilidad (documento electrónico, expediente electrónico, digitalización, copiado auténtico, política de firma, entre otras). Entre sus preceptos: hora oficial (art. 15, sincronizada con el Real Instituto y Observatorio de la Armada), red de comunicaciones de las Administraciones (13), directorios de aplicaciones reutilizables (17), conservación de documentos (21: política de gestión documental, índice electrónico firmado del expediente, identificación única, metadatos mínimos obligatorios, períodos fijados por las comisiones calificadoras, repositorios electrónicos equivalentes a los archivos), formatos (23: el original, preferentemente en estándar abierto; copiado auténtico con cambio de formato si hay riesgo de obsolescencia) y digitalización (24). El RD 4/2010 es anterior a las leyes de 2015 y aún cita la Ley 11/2007, derogada; sigue en vigor como reglamento.

13.2. El ENS (Real Decreto 311/2022)

El RD 311/2022, de 3 de mayo, derogó el RD 3/2010 y regula el ENS «establecido en el artículo 156.2 de la Ley 40/2015». Está constituido por los principios básicos y requisitos mínimos necesarios para una protección adecuada de la información tratada y los servicios prestados, con objeto de asegurar el acceso, la confidencialidad, la integridad, la trazabilidad, la autenticidad, la disponibilidad y la conservación de los datos, información y servicios (art. 1.2). Aspectos esenciales:

• Ámbito (art. 2): todo el sector público (art. 2 LRJSP) y los sistemas que traten información clasificada; también los sistemas de las entidades del sector privado que, en virtud de una relación contractual, presten servicios o provean soluciones a las entidades públicas para el ejercicio de sus competencias. Los pliegos de los contratos deben exigir las Declaraciones o Certificaciones de Conformidad con el ENS, también para la cadena de suministro.
• Siete principios básicos (art. 5): seguridad como proceso integral; gestión de la seguridad basada en los riesgos; prevención, detección, respuesta y conservación; existencia de líneas de defensa; vigilancia continua; reevaluación periódica; y diferenciación de responsabilidades.
• Cuatro responsables diferenciados (art. 11): el de la información, el del servicio, el de la seguridad y el del sistema; la responsabilidad de la seguridad está diferenciada de la de la explotación de los sistemas.
• Política de seguridad (art. 12): cada Administración pública cuenta con una política de seguridad formalmente aprobada por el órgano competente; en la AGE, cada ministerio tiene la suya, aprobada por la persona titular del Departamento. Debe incluir, al menos, los objetivos o misión, el marco regulatorio, los roles de seguridad, la estructura de los comités, las directrices de documentación y los riesgos derivados del tratamiento de datos personales. Se desarrolla aplicando quince requisitos mínimos (art. 12.6): organización e implantación del proceso de seguridad; análisis y gestión de los riesgos; gestión de personal; profesionalidad; autorización y control de los accesos; protección de las instalaciones; adquisición de productos de seguridad y contratación de servicios; mínimo privilegio; integridad y actualización del sistema; protección de la información almacenada y en tránsito; prevención ante otros sistemas interconectados; registro de la actividad y detección de código dañino; incidentes de seguridad; continuidad de la actividad; y mejora continua del proceso de seguridad.
• Categorías de seguridad (art. 40 y Anexo I): el impacto de un incidente se valora en cinco dimensiones —confidencialidad [C], integridad [I], trazabilidad [T], autenticidad [A] y disponibilidad [D]— con tres niveles (bajo, medio, alto). Según ello, un sistema se clasifica en una de tres categorías: básica, media o alta. El nivel del sistema en cada dimensión es el mayor de los establecidos para cada información y servicio, y la categoría debe reevaluarse anualmente o cuando cambien los criterios de forma significativa.
• Medidas (art. 28 y Anexo II): se seleccionan según los activos, la categoría del sistema y las decisiones sobre los riesgos; son mínimos exigibles, ampliables por el responsable de la seguridad, y se formalizan en la Declaración de Aplicabilidad, firmada por dicho responsable. Se agrupan en marco organizativo [org], marco operacional [op] y medidas de protección [mp]. Pueden sustituirse por medidas compensatorias si se justifica documentalmente que protegen igual o mejor.

El ENS gobierna la seguridad de sedes y portales (art. 5.3 RD 203/2021), de los sistemas de clave concertada (art. 28.1), de los entornos cerrados (art. 25.5) y de los soportes del archivo (art. 17.3 LPAC; art. 46.3 LRJSP). Su desarrollo y aplicación técnica corresponde hoy, en la AGE, a la Agencia Estatal de Administración Digital.

14. Actualidad 2025-2026: qué ha cambiado y qué no dicen los textos

Este es un tema en el que el texto consolidado del BOE va por detrás de la realidad organizativa. Los reglamentos y leyes citan los ministerios y órganos de 2021 (Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, Ministerio de Política Territorial y Función Pública, Secretaría General de Administración Digital), que han desaparecido o cambiado. El examen se redacta casi siempre sobre el literal de la norma, así que debes conocer los dos niveles: qué dice el texto y quién ejerce hoy la competencia.

Novedad	Norma y fecha	Qué cambia para este tema
La SGAD ya no existe	RD 1118/2024, de 5 de noviembre (Estatuto de la Agencia Estatal de Administración Digital); la Agencia se constituyó efectivamente en febrero de 2025	La Agencia Estatal de Administración Digital (AEAD) se subroga en las competencias de la SGAD, que queda suprimida. Está adscrita al Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública a través de la Secretaría de Estado de Función Pública. Donde el RD 203/2021 dice «SGAD», hoy debe leerse la AEAD en lo que su Estatuto le atribuye
Gobernanza del PAGe	RD 210/2024 (art. 11.1.i), redactado por el RD 1118/2024	Corresponde a la Dirección General de Gobernanza Pública (Secretaría de Estado de Función Pública), que también coordina la información de la Pasarela Digital Única Europea
Nuevo DNI y NICC	RD 255/2025, de 1 de abril (en vigor el 2-abr-2025)	Deroga el RD 1553/2005, regula el DNI físico y digital, y modifica los arts. 27.1 y 28.1 del RD 203/2021, que ahora incluyen el Número de Identificación Consular Central. Los certificados electrónicos del DNI duran dos años
Suspensión de plazos por emergencias	Real Decreto-ley 6/2024, de 5 de noviembre (DA 9.ª LPAC)	El Consejo de Ministros puede suspender plazos de trámites en las zonas gravemente afectadas por emergencias de protección civil
Ampliación por ciberincidente	Real Decreto-ley 6/2022, de 29 de marzo (art. 32.5 LPAC)	Si un ciberincidente afecta gravemente a los servicios y sistemas, se puede acordar la ampliación general de plazos. (La ampliación por incidencia técnica, art. 32.4, existe desde el texto original)
Sistemas de identificación y firma «alternativos»	Ley 11/2022 (arts. 9.2.c, 10.2.c y DA 7.ª LPAC) y RDL 18/2022 (DA 8.ª)	Comunicación previa con declaración responsable y espera de dos meses (informe vinculante de Seguridad en diez días); para la AGE, los sistemas de firma no criptográfica de la SGAD surten efecto al día siguiente de su publicación
Localización de datos	Real Decreto-ley 14/2019, de 31 de octubre	Exige alojar en la UE los recursos técnicos de los sistemas de identificación y firma «alternativos» (arts. 9.3 y 10.3 LPAC) y los sistemas de censo, padrón, datos fiscales y sanitarios (art. 46 bis LRJSP)
Cartera europea de identidad digital	Reglamento (UE) 2024/1183 (eIDAS 2); actos de ejecución en vigor el 24-dic-2024	Cada Estado miembro debe ofrecer una cartera de identidad digital antes de que se cumplan los 24 meses: finales de 2026. Aún no figura en el articulado de la LPAC
Partes del RD 203/2021 anuladas	Sentencia del Tribunal Supremo de 30 de mayo de 2022; STC 20/2023	El Supremo declaró la nulidad de la disposición transitoria primera del RD 203/2021; el Tribunal Constitucional declaró extinguido, por desaparición sobrevenida de su objeto, un conflicto de competencia sobre varios de sus preceptos

Una regla práctica para estudiar este tema con garantías: cuando una pregunta cite un órgano concreto (quién gestiona la DEHú, quién autoriza un sistema de clave concertada, quién informa la creación de una sede), contesta con el literal del texto consolidado, pero sabiendo que ese órgano ha podido ser sustituido. Cuando la pregunta sea sobre «hoy» o sobre «el órgano que actualmente…», piensa en la AEAD (funciones técnicas) y en la Dirección General de Gobernanza Pública (gobernanza del PAGe).

15. Claves de examen y trampas habituales

Las confusiones que más puntos cuestan en este tema:

• Persona física: elige y puede cambiar (art. 14.1). Obligados mínimos: los cinco del art. 14.2; el resto, solo si una norma reglamentaria lo establece (14.3). La fórmula de ampliación aparece en tres artículos: 14.3, 16.5 y 41.1.
• Obligado que presenta en papel: requerimiento de subsanación (diez días), no archivo; la fecha de presentación es la de la subsanación (art. 68.4). La elección del no obligado surte efectos desde el quinto día hábil (art. 3.2 RD).
• Firma obligatoria solo en cinco supuestos; en el resto basta identificarse. Al firmar, la identidad queda acreditada (art. 10.5).
• Los sistemas basados en certificado (9.2.a y b) deben poder usarse siempre; la aceptación por la AGE vale ante todas; recursos técnicos en la UE y datos de categorías especiales en España.
• Funcionario habilitado: solo para el no obligado sin medios, con consentimiento expreso y constancia, y si está inscrito en el registro.
• Firma cualificada = manuscrita (art. 25.2 eIDAS); certificados cualificados, máximo cinco años; los del DNI, dos.
• Sede tramita y notifica (certificado de sitio web, «.gob.es» en la AGE); portal informa; PAGe da acceso y aloja la DEHú.
• Actuación automatizada: sin intervención directa de un empleado público; firma por sello o CSV; hay que fijar el órgano responsable a efectos de impugnación. CSV: verificación directa y gratuita, al menos cinco años en la AGE.
• NIP en el certificado de empleado: solo seguridad pública, información clasificada, defensa nacional u otras actuaciones con anonimato legal.
• Poderes: tres tipos; validez máxima de cinco años, prorrogable otros cinco; apud acta electrónico o presencial; registro no público.
• Registro: uno general por Administración; los organismos pueden tener el suyo; abierto 24 horas, todos los días; presentación en día inhábil = primera hora del primer día hábil; el cómputo de los plazos de la Administración arranca con la presentación y debe comunicarse.
• Notificación: preferentemente electrónica; rechazo a los diez días naturales; el aviso es informativo; con varios cauces, la primera fecha; obligado sin datos de contacto y procedimiento de oficio: primera en papel; en papel, segundo intento a los tres días, mayor de catorce años, y después anuncio en el BOE; se cumple el plazo con la puesta a disposición.
• Copias: la auténtica vale como el original; la de documentos privados, solo efectos administrativos; se expide en quince días. No aportar documentos salvo oposición, que no cabe en potestad sancionadora ni de inspección; informes preceptivos de otro órgano en diez días.
• Archivo electrónico único: procedimientos finalizados; todo se almacena en soporte electrónico; la eliminación requiere autorización; papel no devuelto: seis meses; censo, padrón, datos fiscales y sanitarios: sistemas en la UE.
• ENI: tres dimensiones. ENS (RD 311/2022, que derogó el RD 3/2010): siete principios, quince requisitos, cinco dimensiones, tres categorías. Ambos nacen del art. 156 LRJSP.

16. Esquema de repaso

Bloque	Clave que cae en el examen
Marco	Ley 39/2015 (LPAC) + Ley 40/2015 (LRJSP, Cap. V «Funcionamiento electrónico», arts. 38-46 bis) + RD 203/2021 (en vigor 2-abr-2021; deroga RD 1671/2009); Ley 11/2007 derogada; registro electrónico, apoderamientos, PAGe y archivo único: efectos desde 2-abr-2021
Principios (art. 2 RD)	Neutralidad tecnológica · accesibilidad · facilidad de uso · interoperabilidad · proporcionalidad · personalización y proactividad
Derechos (art. 13)	PAGe · asistencia · lenguas · acceso a información · respeto · responsabilidades · identificación y firma · protección de datos
Relación electrónica (art. 14)	Persona física: elige y puede cambiar · obligados (14.2): jurídicas, sin personalidad, colegiados (notarios y registradores), representantes, empleados públicos · ampliación reglamentaria (14.3; RD o orden ministerial en la AGE)
Subsanación	Obligado que presenta en papel: requerimiento, 10 días, desistimiento o decaimiento; fecha de presentación = subsanación (art. 68.4)
Identificación (art. 9)	Certificado cualificado de firma · de sello · otro sistema (registro previo, comunicación, declaración responsable, 2 meses) · a) y b) siempre posibles · AGE sirve ante todas
Firma (arts. 10-11)	Cualificada y avanzada · sello · otros · firma obligatoria solo en 5 supuestos (solicitudes, declaraciones responsables o comunicaciones, recursos, desistimiento, renuncia)
Asistencia (art. 12)	Funcionario habilitado, con consentimiento expreso; registro de funcionarios habilitados; 6 canales (presencial, portal y sede, redes, teléfono, correo, otros)
Servicios de confianza	eIDAS: firma cualificada = manuscrita (art. 25.2) · certificados cualificados ≤ 5 años (Ley 6/2020, art. 4) · DNI: certificados 2 años (RD 255/2025) · cartera europea de identidad digital: fin de 2026
Administración	Sede (certificado de sitio web, .gob.es) · portal · PAGe (aloja la DEHú) · Carpeta Ciudadana · sello electrónico · CSV (≥ 5 años en AGE) · firma del personal (NIP) · actuación automatizada · entornos cerrados
Apoderamientos	REA: poder general / ante Administración concreta / trámites determinados · validez 5 años + prórroga de 5 · apud acta · no público
Registros (art. 16)	Registro Electrónico General + oficinas de asistencia en materia de registros · lugares de presentación: electrónico, Correos, consulados, oficinas, otros · 24 h, 365 días · inhábil → primera hora del primer día hábil · SIR
Notificaciones (arts. 40-44)	Preferentemente electrónicas · sede, DEHú o ambas · rechazo a los 10 días naturales · aviso informativo · varios cauces: la primera · papel: 2.º intento a los 3 días, mayor de 14 años · infructuosa: BOE
Documento y copia	Documento electrónico: soporte, identificación, referencia temporal, metadatos, firmas · copia auténtica = original; la de privados, solo efectos administrativos; 15 días · índice electrónico autenticado · no aportar documentos (art. 28)
Archivo	Archivo electrónico único (procedimientos finalizados) · todo en soporte electrónico · eliminación autorizada · papel no devuelto: 6 meses · Comisión Superior Calificadora · art. 46 bis: datos en la UE
Interadministrativo	Art. 3.2 LRJSP · transmisión de datos (art. 155; oposición de la cedente en 10 días) · plataformas de intermediación · reutilización (arts. 157-158) · adhesión voluntaria con justificación de eficiencia
ENI / ENS	ENI (RD 4/2010): organizativa, semántica y técnica · ENS (RD 311/2022): 7 principios, 15 requisitos mínimos, dimensiones C-I-T-A-D, categorías básica, media y alta
Actualidad	SGAD suprimida → AEAD (RD 1118/2024) · PAGe: DG de Gobernanza Pública · RD 255/2025 (DNI y NICC) · DA 9.ª LPAC (RDL 6/2024)