Procesadores de texto: Word 365. Principales funciones y utilidades. Creación y estructuración del documento. Gestión, grabación, recuperación e impresión de ficheros. Personalización del entorno de trabajo

Tema desarrollado para el ejercicio único del Cuerpo General Administrativo de la Administración del Estado (subgrupo C1, ingreso libre). Es el tema 4 del bloque VI, «Informática básica y ofimática», en la redacción del programa de la convocatoria de 18 de diciembre de 2025 (BOE-A-2025-26262), que fija Word de Microsoft 365 como versión de referencia. Los nombres de las fichas, grupos y opciones son los de Word para Windows en español, y los datos que cambian con el tiempo están comprobados a octubre de 2026 en la documentación de Microsoft.

Índice

• 1. Qué pide este tema y cómo lo pregunta el tribunal
• 2. Los procesadores de texto y Word de Microsoft 365
• 3. El entorno de trabajo de Word
• 4. La cinta de opciones, ficha por ficha
• 5. Vistas del documento
• 6. Escribir, seleccionar y editar
• 7. Formato de fuente
• 8. Formato de párrafo
• 9. Estilos, temas y plantillas
• 10. Estructura del documento: páginas, secciones, encabezados y columnas
• 11. Tablas, imágenes y otros objetos
• 12. Referencias: tablas de contenido, notas, títulos e índices
• 13. Combinar correspondencia
• 14. Revisión: ortografía, idioma, comentarios y control de cambios
• 15. Gestión de ficheros: crear, guardar, recuperar y compartir
• 16. Imprimir
• 17. Personalización del entorno de trabajo
• 18. Copilot y las funciones de voz e inteligencia artificial
• 19. Métodos abreviados de teclado
• 20. Supuestos prácticos resueltos
• 21. Trampas habituales
• 22. Esquema de repaso
• 23. Ideas fuerza y enlace con el resto del temario

1. Qué pide este tema y cómo lo pregunta el tribunal

El procesador de textos es la herramienta con la que un administrativo pasa más horas: oficios, informes, propuestas de resolución, certificados, actas. El programa pide conocer Word de Microsoft 365 en cinco frentes: sus principales funciones, la creación y estructuración del documento, la gestión de los ficheros (grabar, recuperar e imprimir) y la personalización del entorno.

El tribunal pregunta Word en todas las convocatorias, siempre con un enfoque práctico: dónde está una opción, qué hace un botón o qué ocurre en una situación concreta. Algunas preguntas recientes, con su respuesta oficial:

• «Si quieres aplicar formatos preestablecidos a algunos textos y que te sirva también para crear después una tabla de contenido, ¿qué función debes aplicar?»: Estilos (2024).
• «¿Qué función permite conectar un documento con una base de datos para generar múltiples documentos personalizados?»: Combinar correspondencia (2025, extraordinaria).
• «Se necesita imprimir un documento sin las marcas de revisión, sin aceptar todos los cambios. ¿Qué ajuste se debe hacer?»: desmarcar en la configuración de impresión la opción de imprimir las marcas (2025).
• «Al seleccionar una imagen aparece el símbolo de un ancla. ¿Qué indica?»: que la imagen está vinculada a un párrafo y se desplaza con él (2025, extraordinaria).
• «¿Qué método abreviado muestra el panel del diccionario de sinónimos?»: Mayús + F7 (2022).
• «¿Qué ocurre si mantenemos pulsada la tecla Alt?»: aparecen sobre la cinta las letras de acceso a cada función (2024, extraordinaria).

Como en todo el bloque, lo más eficaz es estudiarlo con Word abierto. Y hay que tener cuidado con un detalle que el tribunal no siempre advierte: muchos métodos abreviados con letras cambian según el idioma de Word. En la versión española, Ctrl + N es negrita y Ctrl + G guardar; en la inglesa, Ctrl + B es negrita y Ctrl + S guardar. El epígrafe 19 lo explica.

2. Los procesadores de texto y Word de Microsoft 365

2.1. Qué es un procesador de textos

Un procesador de textos es una aplicación para crear, editar, dar formato, guardar e imprimir documentos de texto. Se diferencia de un editor de texto como el Bloc de notas, que trabaja con texto sin formato, en que permite tipos de letra, párrafos con sangrías y alineaciones, estilos, tablas, imágenes, encabezados, notas, índices y muchas funciones más. Funciona en modo WYSIWYG (del inglés «lo que ves es lo que obtienes»): el documento se ve en pantalla tal como saldrá impreso.

Además de Microsoft Word, existen LibreOffice Writer (software libre, con el formato abierto OpenDocument, .odt), Google Docs (en la nube) o Pages de Apple. En la Administración General del Estado el más extendido es Word.

2.2. Word de Microsoft 365

Microsoft 365 (antes Office 365) es el servicio por suscripción de Microsoft que incluye las aplicaciones de ofimática (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access en Windows…) y servicios en la nube como OneDrive, SharePoint y Teams. A diferencia de las versiones de compra única (Office 2019, 2021 o 2024), Word de Microsoft 365 se actualiza continuamente: recibe funciones nuevas cada mes, sin un número de versión que cambie. Por eso el programa dice «Word 365» y no un año.

Word existe en varias formas que comparten el mismo formato de archivo:

• Word para escritorio en Windows y en Mac, la aplicación completa, que es la referencia del examen;
• Word para la web, que funciona en el navegador, con menos funciones pero con la mejor coautoría en tiempo real;
• Word para móviles, en Android e iOS.

2.3. Formatos de archivo

Extensión	Qué es
.docx	Documento de Word, el formato predeterminado desde Word 2007. Es un formato abierto basado en XML (Office Open XML, norma ISO/IEC 29500), comprimido internamente en ZIP
.docm	Documento de Word habilitado para macros
.dotx	Plantilla de Word
.dotm	Plantilla de Word habilitada para macros. Es también la que se usa para guardar personalizaciones de la interfaz junto con la plantilla (pregunta de 2025, extraordinaria). Ya fue pregunta en 2022
.doc / .dot	Documento y plantilla de Word 97-2003, el formato binario antiguo
.pdf / .xps	Documentos de diseño fijo, para distribuir sin que se modifiquen
.odt	Texto de OpenDocument, el formato abierto de LibreOffice
.rtf	Formato de texto enriquecido, compatible con casi cualquier procesador
.txt	Texto sin formato
.htm, .html, .mht	Página web, o página web de un solo archivo

La «m» final indica siempre que el archivo puede contener macros, pequeños programas que automatizan tareas. Los archivos .docx y .dotx no pueden guardarlas, lo que los hace más seguros frente a las macros dañinas.

2.4. Word de escritorio y Word para la web

Las dos versiones abren los mismos documentos, pero no hacen lo mismo. Conviene saber qué puede esperarse de cada una:

Aspecto	Word de escritorio	Word para la web
Instalación	Se instala en el equipo	Funciona en el navegador, sin instalar nada
Funciones	Todas: macros, combinación de correspondencia completa, índices, tablas de autoridades, complementos	Las de uso diario; algunas avanzadas no están o solo se ven
Guardado	En el equipo o en la nube; Autoguardado si está en OneDrive o SharePoint	Siempre en la nube, con guardado continuo
Coautoría	Sí, con el documento en la nube	Sí, y es donde mejor funciona
Cinta	Clásica, con todas las fichas	Simplificada, de una línea, que puede ampliarse

Cuando una función no está en la web, el botón Abrir en la aplicación de escritorio abre el mismo documento en Word de escritorio, sin hacer copias.

3. El entorno de trabajo de Word

3.1. Al abrir Word

Al abrir Word aparece la pantalla de Inicio de la vista Backstage (la que se abre con la ficha Archivo): un documento en blanco, una selección de plantillas, los documentos recientes, los anclados y los compartidos con el usuario. Desde ahí se crea un documento nuevo o se abre uno existente.

3.2. Elementos de la ventana

Elemento	Qué contiene
Barra de título	El nombre del documento y, si está en la nube, su ubicación y el estado de guardado. A la izquierda, el interruptor de Autoguardado; en el centro, el cuadro de búsqueda (que busca comandos, ayuda y contenido); a la derecha, la cuenta del usuario y los botones de la ventana
Barra de herramientas de acceso rápido	Botones de los comandos más usados (Guardar, Deshacer, Rehacer…), que el usuario elige. En las versiones actuales puede estar oculta y se muestra con el clic secundario sobre la cinta. Su función, según la pregunta de 2024, es tener acceso rápido a los comandos que se usan con frecuencia
Cinta de opciones	Organizada en fichas (Inicio, Insertar, Diseño…), cada ficha en grupos (Fuente, Párrafo, Estilos…) y cada grupo en botones. Algunos grupos tienen en su esquina inferior derecha un iniciador de cuadro de diálogo (una flechita) que abre las opciones completas
Fichas contextuales	Aparecen solo al seleccionar ciertos objetos: Formato de imagen, Diseño de tabla y Disposición de tabla, Encabezado y pie de página…
Reglas	Horizontal y vertical; muestran los márgenes, las sangrías y las tabulaciones. Se activan en Vista > Regla
Área de trabajo	La página, con el cursor o punto de inserción parpadeante
Barras de desplazamiento	Para recorrer el documento
Barra de estado	En la parte inferior: número de página, número de palabras, idioma del texto, estado de la revisión ortográfica, accesibilidad, botones de vistas y el zoom. Fue la respuesta de la pregunta de 2024 sobre dónde se ven por defecto el número de página y el idioma. Se personaliza con el clic secundario sobre ella

3.3. Mostrar u ocultar la cinta y las sugerencias de teclas

• Ctrl + F1 muestra u oculta la cinta. También se elige en el botón de opciones de presentación de la cinta: mostrar fichas y comandos, solo las fichas, o el modo de pantalla completa.
• Al pulsar Alt (o F10) aparecen sobre la cinta pequeñas etiquetas con letras y números, las sugerencias de teclas: pulsándolas, primero la de la ficha y después la del botón, se llega a cualquier comando sin ratón. Es la respuesta de la pregunta de 2024 sobre la tecla Alt.
• La Cinta simplificada, de una sola línea, es la habitual en Word para la web.

3.4. La minibarra y el menú contextual

Al seleccionar un texto aparece la minibarra de herramientas, con los formatos más comunes (fuente, tamaño, negrita, color, estilos). Con el clic secundario aparece además el menú contextual, con opciones como cortar, copiar, las opciones de pegado, Fuente, Párrafo, Buscar, Sinónimos, Traducir, Vínculo y Nuevo comentario.

4. La cinta de opciones, ficha por ficha

Saber en qué ficha está cada función es la fuente de preguntas más segura del tema. Las fichas de Word para Windows en español son estas:

Ficha	Grupos y funciones principales
Archivo	Abre la vista Backstage: Inicio, Nuevo, Abrir, Información (proteger, inspeccionar, versiones), Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar (PDF, cambiar tipo de archivo), Cerrar, Cuenta y Opciones
Inicio	Portapapeles (cortar, copiar, pegar, copiar formato); Fuente; Párrafo (alineación, sangrías, viñetas, numeración, interlineado, bordes, sombreado, ordenar y el botón Mostrar todo ¶); Estilos; Edición (Buscar, Reemplazar, Seleccionar); Voz (Dictar, Transcribir); y Editor y Copilot
Insertar	Páginas (portada, página en blanco, salto de página); Tablas; Ilustraciones (imágenes, formas, iconos, SmartArt, gráfico, captura y recorte de pantalla); vínculos y marcadores; comentario; Encabezado y pie de página y número de página; Texto (cuadro de texto, elementos rápidos, WordArt, letra capital, línea de firma, fecha y hora, objeto); Símbolos (ecuación, símbolo)
Dibujar	Lápices y marcadores para escribir o dibujar a mano, con ratón, dedo o lápiz digital
Diseño	Formato del documento (temas, conjuntos de estilos, colores, fuentes, espaciado entre párrafos) y Fondo de página (marca de agua, color de página, bordes de página)
Disposición	Configurar página (márgenes, orientación, tamaño, columnas, saltos, números de línea, guiones); Párrafo (sangría y espaciado); Organizar (posición y ajuste de los objetos)
Referencias	Tabla de contenido; Notas al pie (y notas al final); Citas y bibliografía; Títulos (insertar título, tabla de ilustraciones, referencia cruzada); Índice (marcar entrada, insertar índice); tabla de autoridades
Correspondencia	Sobres y etiquetas, y todo el proceso de combinar correspondencia
Revisar	Revisión (ortografía y gramática, sinónimos, contar palabras); Voz (Leer en voz alta); Accesibilidad; Idioma (Traducir, idioma); Comentarios; Seguimiento (control de cambios); Cambios (aceptar, rechazar); Comparar; Proteger (restringir edición)
Vista	Vistas (modo de lectura, diseño de impresión, diseño web, esquema, borrador); Lector inmersivo; movimiento de página; Mostrar (regla, líneas de cuadrícula, panel de navegación); Zoom; Ventana (nueva ventana, organizar todo, dividir, ver en paralelo); Macros (ver y grabar macros)
Ayuda	Ayuda, contactar con soporte, comentarios y novedades
Programador	Oculta por defecto; se activa en Archivo > Opciones > Personalizar cinta. Macros, Visual Basic, controles de formulario y complementos

Varias preguntas del tribunal salen de esta tabla: Leer en voz alta está en la ficha Revisar (2019); Traducir, también en Revisar (2022); Ver macros y Grabar macros están, además de en Programador, en la ficha Vista (2019); y el recorte de pantalla, que toma una instantánea de parte de la pantalla y la inserta en el documento, está en Insertar > Captura (2024, extraordinaria).

En versiones antiguas, la ficha Disposición se llamaba «Diseño de página» y la ficha Diseño no existía: sus opciones estaban también en «Diseño de página».

5. Vistas del documento

Vista	Para qué sirve
Diseño de impresión	La predeterminada: muestra el documento como se imprimirá, con márgenes, encabezados y pies
Modo de lectura	Para leer cómodamente en pantalla, sin cinta, con el texto en columnas que se pasan como páginas; no permite editar
Diseño web	Muestra el documento como se vería en un navegador, sin saltos de página
Esquema	Muestra la jerarquía de títulos para reorganizar el documento: se suben, bajan, contraen o expanden los apartados con todo su contenido
Borrador	Solo el texto, sin encabezados, pies ni imágenes flotantes; la más rápida para escribir

Completan la ficha Vista el Modo de enfoque (oculta todo salvo el documento), el Lector inmersivo (ajusta el ancho de línea, el espaciado y el color, y lee en voz alta, útil para personas con dislexia), el panel de navegación, el zoom, y en el grupo Ventana, Dividir (dos partes del mismo documento a la vez) y Ver en paralelo (dos documentos uno junto al otro, con desplazamiento sincronizado), muy útil para comparar versiones.

6. Escribir, seleccionar y editar

6.1. Escribir

Word ajusta solo el texto al final de cada línea: Intro se pulsa únicamente al terminar un párrafo. Otros saltos:

• Mayús + Intro: salto de línea dentro del mismo párrafo.
• Ctrl + Intro: salto de página.
• Ctrl + Mayús + Intro: salto de columna.

Las marcas de formato (el símbolo ¶ de fin de párrafo, el punto de cada espacio, las flechas de tabulación, los saltos de página y de sección) no se imprimen. Se ven con el botón Mostrar todo (¶) de Inicio > Párrafo, que fue la respuesta de una pregunta de 2024, o con Ctrl + Mayús + 8. Activarlas es la mejor forma de entender por qué un documento se descoloca.

La autocorrección corrige errores típicos mientras se escribe (por ejemplo, «qeu» por «que») y el Autoformato convierte, por ejemplo, un guion al principio de línea en una lista. Se configuran en Archivo > Opciones > Revisión > Opciones de Autocorrección.

6.2. Seleccionar

Para seleccionar…	Se hace
Una palabra	Doble clic sobre ella
Un párrafo	Triple clic dentro de él
Una línea	Clic en el margen izquierdo, a su altura
Una oración	Ctrl + clic en ella
Un fragmento	Arrastrar, o Mayús + flechas, o clic al principio y Mayús + clic al final
Un bloque vertical de texto	Arrastrar manteniendo pulsada Alt
Todo el documento	Inicio > Seleccionar > Seleccionar todo, o triple clic en el margen izquierdo

El botón Seleccionar de Inicio > Edición despliega cuatro opciones: Seleccionar todo, Seleccionar objetos, Seleccionar todo el texto con formato similar y Panel de selección. «Seleccionar tabla» no está en ese menú (está en Disposición de tabla): fue la respuesta de una pregunta de 2019.

6.3. Copiar, mover y pegar

Se usa el portapapeles (copiar, cortar y pegar) o se arrastra el texto seleccionado (con Ctrl para copiarlo). Las opciones de pegado permiten elegir entre mantener el formato de origen, combinar formato (adoptar el del documento de destino), pegar como imagen o mantener solo texto, la mejor opción para pegar un texto copiado de una web sin arrastrar su formato.

El Portapapeles de Office (iniciador del grupo Portapapeles) guarda hasta 24 elementos copiados en las aplicaciones de Office, para pegarlos en cualquier orden.

Copiar formato (la brocha) copia el formato de un texto y lo aplica a otro: con un clic, una sola vez; con doble clic, tantas veces como se quiera hasta pulsar Esc.

6.4. Buscar, reemplazar e ir a

• Buscar (Inicio > Edición, o Ctrl + B en Word en español) abre el panel de navegación con un cuadro de búsqueda y tres pestañas: Títulos, Páginas y Resultados (pregunta de 2019). Los resultados se resaltan en amarillo en el documento.
• Reemplazar abre el cuadro Buscar y reemplazar, que con el botón Más permite coincidir mayúsculas y minúsculas, buscar solo palabras completas, usar caracteres comodín y buscar o sustituir formatos y caracteres especiales (marcas de párrafo, saltos de página…). Reemplazar todos sustituye de una vez todas las coincidencias.
• Ir a (pestaña del mismo cuadro, o F5) salta a una página, sección, línea, marcador, comentario, nota o tabla concretos.

6.5. Deshacer y rehacer

Ctrl + Z deshace la última acción y Ctrl + Y la rehace o repite. La flecha junto al botón Deshacer permite deshacer varias acciones de una vez.

7. Formato de fuente

El formato de fuente (o de carácter) se aplica a los caracteres seleccionados. Está en Inicio > Fuente y, completo, en el cuadro Fuente (iniciador del grupo), con dos pestañas:

• Fuente: tipo de letra, estilo (normal, negrita, cursiva), tamaño en puntos, color, subrayado y su estilo, y efectos: tachado, doble tachado, superíndice, subíndice, versales, mayúsculas, oculto.
• Avanzado: el espaciado entre caracteres, que puede ser normal, expandido o comprimido en los puntos que se indiquen; la escala, la posición y el kerning.

En la pregunta de 2025 sobre la línea «E l r í o E b r o», con letras separadas y en cursiva, la respuesta fue fuente en cursiva y con espaciado expandido: la separación no se hace con espacios, sino con el espaciado entre caracteres.

Otras funciones del grupo Fuente:

• Aumentar y disminuir tamaño de fuente.
• Cambiar mayúsculas y minúsculas: tipo oración, minúsculas, MAYÚSCULAS, Poner En Mayúsculas Cada Palabra y alternar. Con Mayús + F3 se alterna entre minúsculas, mayúsculas y la primera letra de cada palabra en mayúscula (pregunta de 2022).
• Borrar todo el formato, que devuelve el texto al estilo Normal. Ctrl + barra espaciadora quita el formato de carácter.
• Efectos de texto, resaltado (el «rotulador») y color de fuente.

Las fuentes predeterminadas de los documentos nuevos de Word de Microsoft 365 son Aptos para el texto y Aptos Display para los títulos, que en 2024 sustituyeron a Calibri, la fuente predeterminada desde 2007.

8. Formato de párrafo

El formato de párrafo afecta al párrafo entero, desde el principio hasta la marca ¶. Para aplicarlo basta con tener el cursor dentro. Está en Inicio > Párrafo, en Disposición > Párrafo y, completo, en el cuadro Párrafo.

8.1. Alineación

Izquierda, centrada, derecha y justificada (el texto llega a los dos márgenes, ajustando los espacios entre palabras, lo habitual en los documentos administrativos).

8.2. Sangrías

La sangría es la distancia entre el texto y el margen. Hay sangría izquierda y derecha y dos especiales para la primera línea:

• primera línea: la primera línea empieza más adentro que las demás;
• francesa: todas las líneas salvo la primera van sangradas, como en las bibliografías y en las listas.

En la regla se ajustan arrastrando sus marcadores. No hay que confundir sangría con margen: el margen es de la página (se define en Disposición) y la sangría, del párrafo.

8.3. Espaciado e interlineado

El espaciado anterior y posterior es el espacio en puntos antes y después del párrafo. El interlineado es la distancia entre las líneas de un mismo párrafo: sencillo, 1,5 líneas, doble, mínimo, exacto o múltiple. Con Ctrl + 1, Ctrl + 5 y Ctrl + 2 se aplica interlineado sencillo, de 1,5 y doble.

8.4. Tabulaciones

Las tabulaciones son posiciones fijas en la línea a las que salta el cursor con la tecla Tab. Pueden ser izquierda, centrada, derecha, decimal (alinea los números por la coma) o de barra, y llevar relleno de puntos o guiones, como en los índices («Capítulo 1 ........ 5»). Se colocan haciendo clic en la regla o en el cuadro Tabulaciones.

8.5. Listas, bordes y sombreado

• Viñetas (listas con símbolos), numeración (1, 2, 3 o a, b, c) y listas multinivel (1., 1.1., 1.1.1.), que se suben o bajan de nivel con Tab y Mayús + Tab.
• Bordes y sombreado del párrafo.
• Ordenar alfabética o numéricamente párrafos o filas de una tabla.

8.6. Líneas y saltos de página

En la pestaña Líneas y saltos de página del cuadro Párrafo están el control de líneas viudas y huérfanas (evita dejar una sola línea de un párrafo al principio o al final de una página), conservar con el siguiente (que un título no quede separado de su texto) y conservar líneas juntas.

9. Estilos, temas y plantillas

9.1. Los estilos

Un estilo es un conjunto de formatos con nombre (fuente, tamaño, color, alineación, espaciado…) que se aplica de una vez. La galería está en Inicio > Estilos: Normal (el del texto), Título, Título 1, Título 2… Usar estilos tiene tres ventajas:

• coherencia: todos los títulos del mismo nivel salen iguales;
• rapidez: cambiar el estilo cambia de golpe todos los textos que lo usan;
• estructura: los estilos de título definen la jerarquía del documento, que usan el panel de navegación, la vista Esquema, la tabla de contenido automática y la accesibilidad.

Es la respuesta de la pregunta de 2024: para aplicar formatos preestablecidos que sirvan después para crear una tabla de contenido, se usan los Estilos.

Hay estilos de párrafo, de carácter, vinculados (los dos a la vez), de tabla y de lista. Un estilo se modifica con el clic secundario sobre él > Modificar, o con Actualizar para que coincida con la selección; y se crea uno nuevo desde el panel Estilos (iniciador del grupo).

9.2. Temas y conjuntos de estilos

En la ficha Diseño, un tema cambia a la vez los colores, las fuentes y los efectos de todo el documento, y los conjuntos de estilos cambian el aspecto de todos los estilos. Es la forma rápida de dar una imagen homogénea a un documento, coherente con el manual de identidad visual de la organización.

9.3. Las plantillas

Una plantilla (.dotx, o .dotm si lleva macros) es un modelo a partir del cual se crean documentos nuevos con un diseño, unos estilos y un texto ya preparados: un oficio con el membrete del ministerio, una resolución, un certificado. Al abrir una plantilla se crea un documento nuevo basado en ella, y la plantilla queda intacta. Todo documento en blanco se basa en la plantilla Normal.dotm, que guarda la configuración predeterminada.

Las plantillas se eligen en Archivo > Nuevo (las de Microsoft y las personales) y se crean guardando un documento con el tipo «Plantilla de Word». En la Administración General del Estado se usan plantillas con la imagen institucional que fija el Manual de Imagen Institucional, con el escudo, el logotipo del ministerio y los tipos de letra oficiales.

10. Estructura del documento: páginas, secciones, encabezados y columnas

10.1. Configurar la página

En Disposición > Configurar página se definen:

• los márgenes (superior, inferior, izquierdo y derecho, y el de encuadernación), con valores predefinidos (Normal: 2,5 cm arriba y abajo y 3 cm a los lados en la configuración española, Estrecho, Moderado, Ancho, Reflejado) o personalizados;
• la orientación: vertical u horizontal;
• el tamaño del papel: A4 (21 × 29,7 cm, el habitual en España y en la Administración), carta, A3, A5, sobres…;
• las columnas;
• los saltos;
• los números de línea y la división de palabras con guiones.

10.2. Saltos de página y de sección

Un salto de página (Ctrl + Intro) hace que lo que sigue empiece en una página nueva. Un salto de sección divide el documento en secciones, cada una con su propia configuración de página: orientación, márgenes, columnas, encabezados y pies, y numeración. Por ejemplo, para poner una tabla ancha en una página horizontal dentro de un informe vertical, se rodea esa página con dos saltos de sección. Los tipos de salto de sección son:

• Página siguiente: la nueva sección empieza en otra página;
• Continuo: empieza en la misma página, útil para cambiar el número de columnas a mitad de página;
• Página par y página impar: empieza en la siguiente página par o impar.

10.3. Encabezados, pies y números de página

El encabezado y el pie de página son las zonas de los márgenes superior e inferior cuyo contenido se repite en todas las páginas: el membrete, el título del documento, la fecha, el número de página. Se insertan desde Insertar > Encabezado y pie de página, o con doble clic en el margen superior o inferior, lo que abre la ficha contextual Encabezado y pie de página. En ella se puede elegir:

• Primera página diferente, para que la portada no lleve encabezado ni número;
• Páginas pares e impares diferentes, como en los libros;
• Vincular al anterior: activado, la sección repite el encabezado de la anterior; desactivado, puede tener uno distinto.

El número de página se inserta como un campo que se actualiza solo, al principio o al final de la página o en el margen, y en Formato del número de página se elige el estilo (1, 2, 3; i, ii, iii; a, b, c) y el número inicial, por ejemplo para que el primer capítulo empiece en la página 1 aunque haya páginas previas.

10.4. Columnas, portada, marca de agua y letra capital

• Columnas (Disposición > Columnas): divide el texto en dos o más columnas, como en un periódico, con línea entre ellas si se desea. El texto pasa de una columna a la siguiente; con un salto de columna se fuerza el paso.
• Portada (Insertar > Portada): añade una primera página prediseñada.
• Marca de agua (Diseño > Marca de agua): un texto o una imagen tenue detrás del texto en todas las páginas, como «BORRADOR» o «CONFIDENCIAL».
• Letra capital (Insertar > Letra capital): la primera letra del párrafo, grande y ocupando varias líneas.
• Bordes de página y color de página, en la ficha Diseño.

11. Tablas, imágenes y otros objetos

11.1. Tablas

Una tabla organiza la información en filas y columnas, cuya intersección es la celda. Se inserta desde Insertar > Tabla: arrastrando sobre la cuadrícula, con «Insertar tabla» (indicando filas y columnas), dibujándola, convirtiendo en tabla un texto separado por tabulaciones o comas, o insertando una hoja de Excel. Al hacer clic dentro aparecen dos fichas contextuales:

• Diseño de tabla: estilos de tabla, sombreado, bordes, y las opciones de fila de encabezado, fila de totales y filas con bandas.
• Disposición de tabla: seleccionar, eliminar e insertar filas y columnas, combinar y dividir celdas, dividir la tabla, ajustar el tamaño, alinear el texto en las celdas, dirección del texto, repetir filas de título en cada página, ordenar, convertir la tabla en texto y la fórmula (por ejemplo, =SUM(ABOVE) para sumar la columna).

Con Tab se pasa a la celda siguiente; en la última celda, Tab añade una fila nueva.

11.2. Imágenes y su ajuste con el texto

Las imágenes se insertan desde Insertar > Imágenes: desde el dispositivo, imágenes de archivo de Microsoft, imágenes en línea o desde el móvil. Lo más importante es su ajuste con el texto (botón Opciones de diseño o Formato de imagen > Ajustar texto):

• En línea con el texto: la imagen se comporta como un carácter más de la línea. Es la predeterminada.
• Cuadrado, Estrecho y Transparente: el texto la rodea.
• Arriba y abajo: el texto queda encima y debajo, sin rodearla por los lados.
• Detrás del texto y Delante del texto: la imagen flota por debajo o por encima del texto.

Cuando una imagen no está en línea con el texto, al seleccionarla aparece un ancla junto al párrafo al que está anclada. Ese símbolo indica que la imagen está vinculada a ese párrafo: si el párrafo se mueve a otra posición o a otra página, la imagen se desplaza con él (pregunta de 2025, extraordinaria). Con la opción Fijar posición en la página la imagen queda quieta aunque el texto se mueva.

El clic secundario > Formato de imagen abre un panel con cuatro pestañas: Relleno y línea, Efectos, Diseño y propiedades e Imagen (pregunta de 2019). La ficha contextual Formato de imagen permite además recortar, quitar el fondo, ajustar brillo y color, aplicar estilos, añadir texto alternativo (la descripción que leen los lectores de pantalla, necesaria para la accesibilidad) y comprimir imágenes para reducir el tamaño del archivo.

11.3. Otros objetos

• Formas, iconos y modelos 3D.
• SmartArt: diagramas prediseñados de listas, procesos, ciclos, jerarquías (organigramas) o relaciones.
• Gráficos: se crean con una hoja de Excel incrustada para los datos.
• Cuadros de texto y WordArt.
• Ecuaciones y símbolos (Insertar > Símbolos).
• Captura: inserta la imagen de una ventana abierta o, con Recorte de pantalla, de la parte de la pantalla que se seleccione (pregunta de 2024).
• Vínculos (hipervínculos a una web, a un archivo, a una dirección de correo o a un lugar del documento) y marcadores.
• Línea de firma y Fecha y hora, que puede actualizarse automáticamente.

11.4. Campos, elementos rápidos y controles de contenido

Un campo es un código que Word sustituye por un resultado que puede cambiar: el número de página, el número total de páginas, la fecha, el nombre del archivo, el autor, una tabla de contenido o un campo combinado. Se insertan desde Insertar > Elementos rápidos > Campo, y muchas funciones los usan sin que se note. Tres teclas sirven para manejarlos:

• F9 actualiza los campos seleccionados (con todo el documento seleccionado, todos);
• Alt + F9 alterna entre ver los códigos de campo, entre llaves, y sus resultados;
• al imprimir, Word puede actualizar los campos antes si se activa en las opciones de impresión.

Los elementos rápidos (Insertar > Elementos rápidos) guardan fragmentos reutilizables: el Autotexto (por ejemplo, el pie de firma del jefe de servicio o la fórmula de recursos de una resolución), las propiedades del documento y los bloques de creación (portadas, encabezados, cuadros de texto). Para crear uno se selecciona el texto y se elige Guardar selección en una galería de elementos rápidos.

Los controles de contenido (ficha Programador) convierten un documento en un formulario que otros rellenan: cuadros de texto enriquecido o sin formato, listas desplegables, cuadros combinados, selectores de fecha y casillas. Combinados con Restringir edición > Rellenando formularios, el usuario solo puede escribir en los controles, sin alterar el resto del texto. Así se preparan, por ejemplo, modelos de solicitud o de certificado.

12. Referencias: tablas de contenido, notas, títulos e índices

12.1. Tabla de contenido

La tabla de contenido (el sumario, con los títulos y su número de página) se genera automáticamente desde Referencias > Tabla de contenido a partir de los textos a los que se ha aplicado un estilo de título (Título 1, Título 2…). Por eso es imprescindible usar estilos. Cuando el documento cambia, se pulsa Actualizar tabla, eligiendo entre actualizar solo los números de página o toda la tabla. En la versión digital, cada entrada es un vínculo que lleva a su apartado con Ctrl + clic.

12.2. Notas al pie y notas al final

Las notas añaden aclaraciones o citas sin interrumpir el texto: una marca de referencia en el texto y el texto de la nota en otro lugar.

• La nota al pie aparece al final de la misma página y se numera por defecto con 1, 2, 3.
• La nota al final aparece al final del documento (o de la sección) y se numera por defecto con números romanos en minúscula: i, ii, iii.

Al situar el ratón sobre la marca de referencia de una nota, aparece un cuadro emergente con el texto de la nota, sin tener que ir al pie o al final: fue la respuesta de la pregunta de 2025. La numeración es automática y se renumera sola al añadir o quitar notas. Desde el iniciador del grupo se cambia el formato, el número inicial o se convierten unas notas en otras.

12.3. Citas, títulos y referencias cruzadas

• Citas y bibliografía: se registran las fuentes con un estilo (APA, ISO 690…) y se genera la bibliografía.
• Insertar título: añade un rótulo numerado a una tabla, ilustración o ecuación («Tabla 1. Plazos…»), y con Insertar tabla de ilustraciones se crea la lista de todas ellas.
• Referencia cruzada: un texto que remite a otro lugar del documento («véase la tabla 3, en la página 12») y que se actualiza si cambia.

12.4. El índice

El índice (alfabético) muestra las palabras clave del documento y las páginas en que aparecen, al final del documento: fue la respuesta de una pregunta de 2024 («Insertar índice»). Se hace en dos pasos: primero Marcar entrada en cada término que debe figurar, y después Insertar índice. No hay que confundirlo con la tabla de contenido, que recoge los títulos en el orden del documento.

13. Combinar correspondencia

Combinar correspondencia conecta un documento con una base de datos (lista de destinatarios) para generar múltiples documentos personalizados: cartas, notificaciones, sobres, etiquetas o correos electrónicos, cada uno con los datos de un destinatario. Es la respuesta de la pregunta de la convocatoria extraordinaria de 2025. Intervienen dos elementos:

• el documento principal, con el texto común y los campos combinados («Nombre», «Dirección», «Expediente») en los lugares donde irá cada dato;
• el origen de datos: una hoja de Excel, una tabla de Access, los contactos de Outlook o una lista que se escribe en Word. Cada fila es un registro (un destinatario) y cada columna, un campo.

Los pasos, en la ficha Correspondencia, son:

1. Iniciar combinación de correspondencia: elegir el tipo (cartas, mensajes de correo, sobres, etiquetas, directorio) o usar el Asistente paso a paso.
2. Seleccionar destinatarios: usar una lista existente, escribir una nueva o elegir de los contactos de Outlook; con Editar lista de destinatarios se filtran, ordenan o excluyen.
3. Insertar campo combinado en el documento, o los bloques prediseñados Bloque de direcciones y Línea de saludo. Las reglas permiten texto condicional (Si… entonces… si no).
4. Vista previa de resultados, para comprobar cómo queda con los datos de cada destinatario.
5. Finalizar y combinar: editar documentos individuales (crea un documento nuevo con todos), imprimir documentos o enviar mensajes de correo electrónico.

Algunos consejos prácticos para que la combinación salga bien:

• El origen de datos debe tener en su primera fila los nombres de los campos y una fila por destinatario, sin filas vacías ni celdas combinadas.
• Las fechas e importes de Excel pueden aparecer con un formato distinto del de la hoja; se corrige con los modificadores del campo o dando formato de texto a la columna.
• Con Buscar destinatario y los botones de registro de la vista previa se revisan los casos difíciles (nombres largos, direcciones incompletas) antes de imprimir.
• Si se envían mensajes de correo electrónico, la combinación usa Outlook, y la columna de correo del origen de datos indica la dirección de cada destinatario.

13.1. Sobres y etiquetas

En el grupo Crear de la ficha Correspondencia, Sobres prepara un sobre con la dirección del destinatario y la del remitente, en el tamaño de sobre que se elija, y Etiquetas imprime una o muchas etiquetas iguales en una hoja de etiquetas adhesivas de un fabricante y modelo concretos. Para imprimir un sobre o una etiqueta distintos para cada destinatario se usa la combinación de correspondencia eligiendo el tipo Sobres o Etiquetas.

14. Revisión: ortografía, idioma, comentarios y control de cambios

14.1. Ortografía, gramática y Editor

Word revisa el texto mientras se escribe:

• un subrayado ondulado rojo señala un posible error ortográfico o una palabra que no está en el diccionario (pregunta de 2025, extraordinaria, con la palabra inglesa «report» en un texto en español);
• un doble subrayado azul señala un posible error gramatical o de estilo.

Con el clic secundario se ven las sugerencias, y se puede Omitir todo o Agregar al diccionario. Con F7 (Revisar > Ortografía y gramática, el panel Editor) se revisa todo el documento, con una puntuación y sugerencias de claridad, concisión y lenguaje formal e inclusivo. La revisión depende del idioma asignado al texto, que se ve en la barra de estado y se cambia en Revisar > Idioma: una palabra extranjera en un texto marcado como español aparecerá subrayada.

14.2. Sinónimos, contar palabras, traducir y leer en voz alta

• Sinónimos (Revisar > Sinónimos, o Mayús + F7, pregunta de 2022) abre el panel del diccionario de sinónimos de la palabra seleccionada.
• Contar palabras muestra páginas, palabras, caracteres con y sin espacios, párrafos y líneas.
• Traducir (Revisar > Traducir) traduce la selección o el documento entero a otro idioma, creando una copia.
• Leer en voz alta (Revisar > Voz) lee el texto con una voz sintetizada, resaltando cada palabra; existe desde Word 2019, como respondió el tribunal en 2022.
• Comprobar accesibilidad (Revisar > Accesibilidad) detecta problemas para las personas con discapacidad: imágenes sin texto alternativo, tablas sin fila de encabezado, títulos sin estilo, contraste insuficiente. Es importante en la Administración, obligada a que sus documentos electrónicos sean accesibles.

14.3. Comentarios

Los comentarios (Revisar > Nuevo comentario, o Insertar > Comentario) son notas en el margen sobre un texto, que no forman parte del documento. Permiten responder (creando un hilo de conversación), mencionar a una persona con @ para que reciba un aviso por correo, resolver el comentario cuando está atendido y eliminarlo.

14.4. Control de cambios

El control de cambios (Revisar > Seguimiento, o Ctrl + Mayús + E) registra todas las modificaciones que se hacen en el documento: las inserciones, subrayadas y en color; las eliminaciones, tachadas o en el margen; y los cambios de formato. Cada cambio queda asociado a su autor y su fecha. Es la herramienta habitual cuando varias unidades revisan un borrador de resolución o de norma.

• Las vistas de revisión son Revisiones simples (una línea roja en el margen), Todas las revisiones, Sin revisiones (muestra cómo quedaría aceptándolo todo, sin aceptarlo) y Original.
• Cada cambio se acepta o se rechaza uno a uno o todos a la vez (grupo Cambios). Mientras no se aceptan o rechazan, los cambios siguen en el documento aunque no se vean.
• Bloquear seguimiento exige una contraseña para desactivar el control de cambios.

Antes de enviar un documento fuera, conviene aceptar o rechazar todos los cambios y eliminar los comentarios, porque quien lo reciba podría verlos. La herramienta Inspeccionar documento (Archivo > Información > Comprobar si hay problemas) localiza comentarios, revisiones, propiedades personales y texto oculto que conviene eliminar.

14.5. Comparar y proteger

• Comparar (Revisar > Comparar) genera, a partir de dos versiones de un documento, un tercero con las diferencias marcadas como revisiones; Combinar reúne en uno las revisiones de varias personas.
• Restringir edición (Revisar > Proteger) limita lo que otros pueden hacer: solo leer, solo comentar, solo hacer cambios con seguimiento o solo rellenar formularios.
• En Archivo > Información > Proteger documento se puede cifrar con contraseña (sin ella no se abre), marcar como final (solo lectura, pero cualquiera puede desactivarlo) o agregar una firma digital.

15. Gestión de ficheros: crear, guardar, recuperar y compartir

15.1. Crear y abrir

Un documento nuevo se crea desde Archivo > Nuevo: en blanco o a partir de una plantilla. Un documento existente se abre desde Archivo > Abrir, que muestra los recientes, OneDrive, SharePoint, «Este PC» y el botón Examinar; o con doble clic sobre el archivo en el Explorador. Los documentos que se usan a menudo pueden anclarse en la lista de recientes.

Al abrir un documento en el formato antiguo .doc, Word lo muestra en Modo de compatibilidad, con algunas funciones nuevas desactivadas; con Archivo > Información > Convertir se pasa al formato actual. Los documentos descargados de internet o recibidos por correo se abren en Vista protegida, de solo lectura, hasta que se pulsa «Habilitar edición»: es una medida de seguridad frente a archivos dañinos.

15.2. Guardar

• Guardar (el disquete, o Ctrl + G en Word en español) graba los cambios en el mismo archivo. La primera vez pide el nombre y la ubicación.
• Guardar como (F12) guarda una copia con otro nombre, en otro lugar o en otro formato; el archivo original queda como estaba.
• Exportar permite crear un PDF o XPS o cambiar el tipo de archivo. También se puede elegir PDF en Guardar como.

El Autoguardado, en la barra de título, guarda automáticamente cada pocos segundos los documentos almacenados en OneDrive o SharePoint: no existe para los archivos guardados solo en el disco local. Desde agosto de 2025 Microsoft ha empezado a hacer que los documentos nuevos de Word para Windows se creen directamente en OneDrive con el Autoguardado activado; quien prefiera guardar en local puede cambiarlo en las opciones.

15.3. Recuperar

Word protege el trabajo de tres formas:

• La Autorrecuperación guarda periódicamente, por defecto cada 10 minutos, una copia de recuperación de los documentos abiertos. Si Word se cierra de forma inesperada, al volver a abrirlo muestra el panel Recuperación de documentos. La frecuencia se cambia en Archivo > Opciones > Guardar.
• Recuperar documentos no guardados (Archivo > Información > Administrar documento) permite recuperar un documento que se cerró sin guardar, si la opción «Conservar la última versión autorrecuperada si cierro sin guardar» está activada.
• El Historial de versiones (Archivo > Información, o el nombre del documento en la barra de título) muestra y permite restaurar versiones anteriores de los documentos guardados en OneDrive o SharePoint.

15.4. Compartir y coautoría

Un documento guardado en OneDrive o SharePoint se comparte con el botón Compartir: se envía un vínculo a personas concretas, eligiendo si pueden editar o solo ver. Varias personas pueden entonces trabajar a la vez en el mismo documento (coautoría): se ve quién está dentro y dónde escribe cada uno. Según la pregunta de 2025, Word para la web gestiona la edición simultánea fusionando los cambios a nivel de párrafo en tiempo real, mediante el almacenamiento en la nube (SharePoint y OneDrive), y manteniendo un historial de versiones. Es una alternativa mucho mejor que enviar copias por correo, que acaban en versiones contradictorias.

15.5. Propiedades del documento

En Archivo > Información se ven y editan las propiedades (título, autor, etiquetas, fechas, tamaño, número de páginas y palabras) y están las herramientas de Proteger documento, Inspeccionar documento, Comprobar accesibilidad y Comprobar compatibilidad.

15.6. El documento de Word en la Administración electrónica

En la Administración, el documento que se redacta en Word no es casi nunca el documento definitivo. El documento administrativo electrónico que se firma, se notifica y se archiva es, normalmente, un PDF generado a partir de él: un formato de diseño fijo que conserva el aspecto en cualquier equipo y que admite firma electrónica. Para la conservación a largo plazo se usa el perfil PDF/A, que incluye dentro del archivo todo lo necesario para verlo en el futuro (por ejemplo, las fuentes). Al guardar como PDF, el botón Opciones permite marcar «Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A)», incluir los títulos como marcadores y conservar las etiquetas de estructura para la accesibilidad.

El Esquema Nacional de Interoperabilidad y su norma técnica del catálogo de estándares recogen los formatos admitidos para el intercambio de documentos, entre ellos los ofimáticos abiertos (OpenDocument y Office Open XML) y PDF y PDF/A, que se estudian en los temas de administración electrónica. Lo práctico para el examen es esto: Word sirve para redactar, y el documento que se firma y se incorpora al expediente se exporta a PDF.

16. Imprimir

Archivo > Imprimir (o Ctrl + P) reúne en una sola pantalla la vista previa, a la derecha, y la configuración, a la izquierda:

• el número de copias y la impresora, con sus propiedades;
• qué se imprime: todas las páginas, la selección, la página actual o una impresión personalizada, indicando las páginas: los intervalos con guion (1-3) y las sueltas separadas por comas (o por punto y coma, según la configuración regional);
• en ese mismo menú, la opción Imprimir marcas: si se desmarca, el documento se imprime sin las revisiones ni los comentarios, sin necesidad de aceptar los cambios. Es la respuesta de la pregunta de 2025;
• impresión a una cara o a doble cara (automática o manual);
• intercaladas (1, 2, 3 – 1, 2, 3) o sin intercalar (1, 1 – 2, 2 – 3, 3);
• orientación, tamaño del papel y márgenes;
• páginas por hoja, para imprimir varias reducidas en cada hoja.

Para «imprimir» en PDF basta elegir la impresora Microsoft Print to PDF, aunque es preferible Guardar como PDF, que conserva los vínculos y la estructura accesible.

17. Personalización del entorno de trabajo

Casi todo se personaliza en Archivo > Opciones, que tiene estas secciones:

Sección	Qué se configura
General	Minibarra, vista previa activa, nombre de usuario e iniciales (las que aparecen en comentarios y revisiones), tema de Office (colorido, gris oscuro, negro, blanco o el del sistema)
Mostrar	Qué marcas de formato se ven siempre y opciones de impresión (dibujos, colores de fondo, campos)
Revisión	Opciones de Autocorrección y de la revisión ortográfica y gramatical
Guardar	Formato predeterminado, intervalo de Autorrecuperación, ubicación predeterminada, guardar en el equipo o en la nube
Idioma	Idioma de la interfaz y de edición
Accesibilidad	Comprobación de accesibilidad mientras se trabaja
Avanzadas	Opciones de edición, cortar y pegar, imágenes, mostrar, imprimir, guardar y compatibilidad
Personalizar cinta de opciones	Mostrar u ocultar fichas (por ejemplo, Programador), crear fichas y grupos propios y añadirles comandos; restablecer; importar y exportar la personalización
Barra de herramientas de acceso rápido	Añadir o quitar comandos, mostrarla encima o debajo de la cinta
Complementos y Centro de confianza	Complementos instalados; configuración de seguridad de macros, Vista protegida, ubicaciones de confianza y privacidad

Otras personalizaciones rápidas: añadir un botón a la barra de acceso rápido con el clic secundario sobre él > Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido; personalizar la barra de estado con su clic secundario; ajustar el zoom; mostrar la regla o el panel de navegación; y fijar como predeterminada una fuente o un estilo con el botón Establecer como predeterminado de los cuadros Fuente y Párrafo, que lo guarda en la plantilla Normal.

Las macros automatizan secuencias de pasos que se repiten. Se graban con Vista > Macros > Grabar macro (o desde Programador), pueden asignarse a un botón o a una combinación de teclas y se guardan en la plantilla Normal o en un archivo .docm o .dotm. Como pueden contener código dañino, el Centro de confianza bloquea por defecto las macros de archivos descargados de internet.

18. Copilot y las funciones de voz e inteligencia artificial

18.1. Dictar, Transcribir y Leer en voz alta

• Dictar (Inicio > Voz > Dictar) convierte en texto lo que se habla por el micrófono; admite órdenes como «punto», «coma» o «nuevo párrafo».
• Transcribir convierte en texto una conversación o una entrevista, grabando directamente en Word o cargando un archivo de audio, como respondió el tribunal en 2025. Separa las intervenciones de los distintos hablantes, con marcas de tiempo, y permite añadir la transcripción al documento.
• Leer en voz alta (Revisar > Voz) lee el documento.

18.2. Copilot en Word

Con una licencia de Microsoft 365 Copilot, o con Copilot Chat en las cuentas profesionales, Word incorpora el asistente de inteligencia artificial estudiado en el tema 39. Se abre con el botón Copilot de la ficha Inicio o con el icono que aparece junto al texto, y permite:

• redactar un borrador a partir de una indicación y, con la licencia completa, a partir de otros documentos de la organización;
• reescribir un texto seleccionado con otro tono (más formal, más conciso) o convertirlo en una tabla;
• resumir un documento largo y responder preguntas sobre él en el panel de Copilot.

En 2026 Microsoft ha añadido un modo agente, que revisa el documento entero hacia un objetivo indicado. El resultado debe revisarse siempre: el contenido generado puede contener errores, y la responsabilidad del documento es de quien lo firma.

19. Métodos abreviados de teclado

Los métodos abreviados de teclas de función y los de edición son iguales en todos los idiomas. Los de letras, en cambio, cambian: Word en español usa la inicial de la orden en español. La ayuda de Microsoft en español los traduce de forma irregular, así que en el examen conviene pensar en el Word en español que se usa en la Administración y desconfiar de los que no coinciden con él.

Combinación	Qué hace
Ctrl + C / Ctrl + X / Ctrl + V	Copiar / cortar / pegar
Ctrl + Z / Ctrl + Y	Deshacer / rehacer
Ctrl + P	Imprimir
F12	Guardar como
F7	Ortografía y gramática (panel Editor)
Mayús + F7	Sinónimos
Mayús + F3	Cambiar entre minúsculas, mayúsculas y mayúscula inicial
F5	Ir a
Ctrl + F1	Mostrar u ocultar la cinta
Alt o F10	Mostrar las sugerencias de teclas de la cinta
Ctrl + Intro	Salto de página
Mayús + Intro	Salto de línea
Ctrl + Mayús + Intro	Salto de columna
Ctrl + Mayús + 8	Mostrar u ocultar las marcas de formato
Ctrl + 1 / Ctrl + 5 / Ctrl + 2	Interlineado sencillo / 1,5 / doble
Ctrl + Mayús + E	Activar o desactivar el control de cambios
Ctrl + barra espaciadora	Quitar el formato de carácter
Inicio / Fin	Principio / final de la línea (con Ctrl, del documento)

Los de letras más conocidos de Word en español son Ctrl + N (negrita), Ctrl + K (cursiva), Ctrl + S (subrayado), Ctrl + G (guardar), Ctrl + A (abrir), Ctrl + U (documento nuevo), Ctrl + B (buscar), Ctrl + L (reemplazar), Ctrl + E (seleccionar todo), Ctrl + T (centrar), Ctrl + J (justificar), Ctrl + Q (alinear a la izquierda) y Ctrl + D (alinear a la derecha). En el Word en inglés son Ctrl + B (bold), Ctrl + I (italic), Ctrl + U (underline) y Ctrl + S (save).

20. Supuestos prácticos resueltos

Caso 1. El informe de cuarenta páginas

Hay que preparar un informe largo con apartados y subapartados, un sumario al principio con los números de página y la portada sin número. ¿Cómo se hace bien?

Aplicando los estilos Título 1 a los apartados y Título 2 a los subapartados; insertando después la tabla de contenido desde Referencias > Tabla de contenido, y actualizándola al final. Para la portada, se inserta desde Insertar > Portada o se marca Primera página diferente en el encabezado y pie. Si el número debe empezar en 1 después del sumario, se separa con un salto de sección y se ajusta el formato del número de página. El panel de navegación permitirá además moverse por los apartados.

Caso 2. Doscientas notificaciones iguales

Hay que enviar el mismo requerimiento a doscientos interesados cuyos datos están en una hoja de Excel (nombre, dirección, número de expediente). ¿Qué función de Word se usa?

Combinar correspondencia: se redacta el requerimiento como documento principal, se selecciona la hoja de Excel como lista de destinatarios, se insertan los campos combinados en su sitio, se revisa con la vista previa de resultados y se finaliza generando los documentos individuales para revisarlos e imprimirlos o enviarlos.

Caso 3. Un borrador revisado por tres unidades

Un borrador de resolución pasa por tres unidades y cada una debe proponer cambios sin perder el texto original. Al final hay que imprimir una copia limpia para el jefe de servicio, aunque todavía no se ha decidido qué cambios se aceptan.

Se activa el control de cambios (Revisar > Control de cambios, o Ctrl + Mayús + E) y se usan los comentarios para las observaciones; mejor aún si el documento está en OneDrive o SharePoint y se comparte, para trabajar sobre una sola versión. Para la copia limpia se elige la vista Sin revisiones y, al imprimir, se desmarca Imprimir marcas: no hace falta aceptar los cambios. Antes de enviarlo fuera, habría que aceptar o rechazar todos y usar Inspeccionar documento.

Caso 4. Una tabla apaisada

Un informe vertical tiene en la página 7 una tabla muy ancha que no cabe. ¿Cómo se pone solo esa página en horizontal?

Insertando un salto de sección (página siguiente) antes y otro después de la tabla, y cambiando la orientación a horizontal solo en esa sección (Disposición > Orientación, con el cursor en ella). Cambiar la orientación sin saltos de sección giraría todo el documento.

Caso 5. Word se cerró de golpe

Se cortó la luz cuando un funcionario llevaba una hora con un documento guardado en el disco del equipo, que no había guardado desde el principio. ¿Puede recuperarlo?

Probablemente, gran parte de él. Al abrir de nuevo Word, el panel Recuperación de documentos mostrará la última copia de Autorrecuperación, que por defecto se guarda cada 10 minutos. Si no aparece, puede buscarse en Archivo > Información > Administrar documento > Recuperar documentos no guardados. Con el documento en OneDrive y el Autoguardado activado, no se habría perdido nada.

Caso 6. El texto pegado de una página web

Al pegar en un oficio un párrafo copiado del BOE en la web, aparece con otra fuente, otro tamaño y otro color. ¿Cómo se evita?

Usando las opciones de pegado y eligiendo Mantener solo texto (o «Combinar formato»), para que el texto adopte el formato del oficio. Si ya está pegado, se selecciona y se usa Borrar todo el formato o se le aplica el estilo Normal.

Caso 7. Un modelo de solicitud para rellenar

Una unidad quiere un modelo de solicitud en Word que los ciudadanos o los compañeros rellenen sin poder alterar el texto fijo, con una lista desplegable para elegir el tipo de trámite y un selector de fecha. ¿Cómo se hace?

Activando la ficha Programador (Archivo > Opciones > Personalizar cinta) e insertando controles de contenido: cuadros de texto para los datos, una lista desplegable para el tipo de trámite y un selector de fecha. Después, en Revisar > Restringir edición, se elige «Rellenando formularios» y se aplica la protección. Guardado como plantilla (.dotx), cada persona creará un documento nuevo a partir de ella.

Caso 8. El informe que va al expediente

Un informe redactado en Word debe firmarse electrónicamente e incorporarse a un expediente, y conservarse durante años. ¿En qué formato debe guardarse?

Se mantiene el .docx como documento de trabajo, por si hubiera que modificarlo, y se genera un PDF con Archivo > Exportar o Guardar como, que es el documento que se firma y se incorpora. Para su conservación a largo plazo conviene el perfil PDF/A (en Opciones, «Compatible con ISO 19005-1»), conservando las etiquetas de estructura para la accesibilidad. Antes, conviene aceptar o rechazar las revisiones, eliminar los comentarios y pasar Inspeccionar documento.

21. Trampas habituales

• «Leer en voz alta y Traducir están en la ficha Vista». Falso: están en Revisar.
• «Las macros solo están en la ficha Programador». Falso: también en Vista > Macros.
• «Seleccionar tabla está en Inicio > Seleccionar». Falso: ese menú tiene Seleccionar todo, objetos, texto con formato similar y Panel de selección.
• «Las letras separadas se consiguen con espacios». Falso: se usa el espaciado entre caracteres expandido (Fuente > Avanzado).
• «La sangría y el margen son lo mismo». Falso: el margen es de la página; la sangría, del párrafo.
• «Para poner una página en horizontal basta con un salto de página». Falso: hace falta un salto de sección.
• «La tabla de contenido se escribe a mano». Falso: se genera a partir de los estilos de título y se actualiza.
• «El índice y la tabla de contenido son lo mismo». Falso: el índice recoge palabras clave por orden alfabético con sus páginas; la tabla de contenido, los títulos.
• «Las notas al final se numeran 1, 2, 3». Por defecto, i, ii, iii; las notas al pie, 1, 2, 3.
• «El subrayado rojo ondulado indica un error gramatical». Falso: indica error ortográfico o palabra que no está en el diccionario; el gramatical es azul doble.
• «Para imprimir sin revisiones hay que aceptar todos los cambios». Falso: basta desmarcar Imprimir marcas.
• «Las revisiones que no se ven ya no están en el documento». Falso: siguen ahí hasta que se aceptan o rechazan.
• «El Autoguardado funciona con cualquier documento». Falso: solo con los guardados en OneDrive o SharePoint; los locales dependen de la Autorrecuperación.
• «Un .docx puede contener macros». Falso: las macros requieren .docm o .dotm.
• «La imagen con un ancla está fija en la página». Falso: el ancla indica que está vinculada a un párrafo y se mueve con él.

22. Esquema de repaso

Bloque	Lo esencial
Formatos	.docx (documento) · .docm (con macros) · .dotx (plantilla) · .dotm (plantilla con macros y personalizaciones) · .doc · .pdf · .odt · .rtf · .txt
Entorno	Barra de título con Autoguardado y búsqueda · barra de acceso rápido · cinta (fichas, grupos, iniciadores; Ctrl + F1; Alt para las sugerencias de teclas) · fichas contextuales · reglas · barra de estado (página, palabras, idioma, vistas, zoom)
Fichas	Inicio (portapapeles, fuente, párrafo, estilos, edición, dictar) · Insertar (páginas, tablas, ilustraciones, captura, encabezado, texto, símbolos) · Diseño (temas, marca de agua) · Disposición (márgenes, orientación, columnas, saltos) · Referencias (tabla de contenido, notas, títulos, índice) · Correspondencia · Revisar (ortografía, sinónimos, leer en voz alta, traducir, comentarios, control de cambios, comparar, proteger) · Vista (vistas, panel de navegación, ventana, macros)
Formato	Fuente (efectos; espaciado expandido o comprimido; Mayús + F3) · Párrafo (alineación, sangrías primera línea y francesa, espaciado, interlineado, tabulaciones, listas) · Estilos (Título 1, 2… base de la tabla de contenido) · temas · plantillas
Estructura	Saltos de página (Ctrl + Intro) y de sección (página siguiente, continuo, par, impar) · encabezado y pie (primera página diferente, pares e impares, vincular al anterior) · números de página · columnas · portada · marca de agua
Objetos	Tablas (Diseño de tabla y Disposición; combinar celdas; repetir filas de título) · imágenes (en línea, cuadrado, estrecho, detrás, delante; ancla; Formato de imagen: Relleno y línea, Efectos, Diseño y propiedades, Imagen) · SmartArt · recorte de pantalla
Referencias	Notas al pie (1, 2, 3) y al final (i, ii, iii); cuadro emergente al señalar · índice (marcar entrada e insertar) · títulos y tabla de ilustraciones · referencias cruzadas
Combinar correspondencia	Documento principal + origen de datos (registros y campos) · iniciar, seleccionar destinatarios, insertar campos, vista previa, finalizar
Revisar	Rojo ondulado: ortografía · azul doble: gramática · F7 · Mayús + F7 · comentarios y menciones · control de cambios (Ctrl + Mayús + E; aceptar o rechazar) · comparar · restringir edición · inspeccionar
Ficheros e impresión	Guardar y Guardar como (F12) · Exportar a PDF · Autoguardado (OneDrive o SharePoint) · Autorrecuperación cada 10 minutos · historial de versiones · compartir y coautoría · Imprimir: páginas, Imprimir marcas, doble cara, intercaladas, páginas por hoja
Personalizar	Archivo > Opciones · personalizar la cinta (Programador) y la barra de acceso rápido · tema de Office · Centro de confianza · macros
Voz e IA	Dictar · Transcribir (grabando o cargando audio) · Leer en voz alta · Copilot: redactar, reescribir, resumir, preguntar

23. Ideas fuerza y enlace con el resto del temario

1. Un documento bien hecho se construye con estilos: de ellos dependen la coherencia, la tabla de contenido, la navegación y la accesibilidad.
2. Las secciones permiten que partes del mismo documento tengan distinta orientación, columnas, encabezados o numeración.
3. El control de cambios y los comentarios son la forma ordenada de revisar un texto entre varias personas, y hay que limpiarlos antes de enviarlo fuera.
4. La combinación de correspondencia convierte una lista de datos en cientos de documentos personalizados.
5. Los documentos en OneDrive o SharePoint se guardan solos, conservan su historial de versiones y permiten trabajar a la vez sin copias contradictorias.
6. Copilot ayuda a redactar y a resumir, pero el documento es responsabilidad de quien lo firma.

Este tema se enlaza con el tema 42 (Excel), del que pueden salir los datos para combinar correspondencia y los gráficos; con el tema 43 (Access), otro posible origen de datos; y con el tema 44 (Outlook), al que se envían los documentos combinados por correo. La redacción de los documentos administrativos, la firma electrónica y el archivo enlazan con los temas de procedimiento y de administración electrónica.