Hojas de cálculo: Excel 365. Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas. Configuración. Introducción y edición de datos. Fórmulas y funciones. Gráficos. Gestión de datos. Personalización del entorno de trabajo

Tema desarrollado para el ejercicio único del Cuerpo General Administrativo de la Administración del Estado (subgrupo C1, ingreso libre). Es el tema 5 del bloque VI, «Informática básica y ofimática», en la redacción del programa de la convocatoria de 18 de diciembre de 2025 (BOE-A-2025-26262), que fija Excel de Microsoft 365 como versión de referencia. Los nombres de las fichas, las funciones y los mensajes de error son los de Excel para Windows en español, con la configuración regional española (coma decimal y punto y coma como separador de argumentos). Los datos que cambian con el tiempo están comprobados a octubre de 2026 en la documentación de Microsoft.

Índice

• 1. Qué pide este tema y cómo lo pregunta el tribunal
• 2. Las hojas de cálculo y Excel de Microsoft 365
• 3. El entorno de trabajo de Excel
• 4. Libros y hojas
• 5. Celdas, rangos, filas y columnas
• 6. Introducción y edición de datos
• 7. Formato de celdas
• 8. Fórmulas, operadores y referencias
• 9. Errores y auditoría de fórmulas
• 10. Funciones
• 11. Gráficos
• 12. Gestión de datos: tablas, ordenar, filtrar y validar
• 13. Tablas dinámicas, segmentación, Power Query y análisis
• 14. Configuración de página e impresión
• 15. Gestión de ficheros y protección
• 16. Personalización del entorno de trabajo
• 17. Copilot y las novedades de Excel
• 18. Métodos abreviados de teclado
• 19. Supuestos prácticos resueltos
• 20. Trampas habituales
• 21. Esquema de repaso
• 22. Ideas fuerza y enlace con el resto del temario

1. Qué pide este tema y cómo lo pregunta el tribunal

La hoja de cálculo es la herramienta de los números en la oficina: el control de un presupuesto, el seguimiento de expedientes, los listados de personal, las estadísticas de una unidad. El programa pide conocer Excel de Microsoft 365 en siete frentes: libros, hojas y celdas; configuración; introducción y edición de datos; fórmulas y funciones; gráficos; gestión de datos; y personalización.

Excel es, con Word, la aplicación que más pregunta el tribunal, y sus preguntas tienen un estilo propio: se da una celda, una fórmula o un formato y se pide el resultado exacto. Algunos ejemplos con su respuesta oficial:

• En una celda sin formato se escribe 20-2: Excel muestra 20-feb (2024).
• Formato dd/mmm/aa aplicado a una fecha: 11/ago/24 (2025).
• La celda A1 contiene «Referencia 01» y A2, =EXTRAE(A1;12;2): el resultado es 01 (2019).
• =ESLOGICO(FALSO) devuelve VERDADERO (2022).
• La diferencia entre CONTAR y CONTARA: la primera cuenta las celdas con números; la segunda, todas las no vacías (2025, extraordinaria).
• Un rango discontinuo se escribe B2:C2;B4:C4 (2025).
• La segmentación de datos permite filtrar de manera interactiva tablas y tablas dinámicas (2024).

Para acertar estas preguntas hay que tener presente que el examen se refiere a Excel en español con la configuración regional española: las funciones tienen nombres en español (SUMA, SI, BUSCARV), la coma es el separador decimal y el punto y coma separa los argumentos. Por eso =MAX(77,12,81,23), escrita con comas, da error (2022): Excel lee «77,12,81,23» como un número mal escrito.

2. Las hojas de cálculo y Excel de Microsoft 365

2.1. Qué es una hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es una aplicación que organiza los datos en una cuadrícula de filas y columnas y permite hacer cálculos con ellos mediante fórmulas que se recalculan automáticamente cuando cambian los datos. Sirve para cálculos, listas de datos, análisis, gráficos e informes. Además de Microsoft Excel, las más conocidas son LibreOffice Calc (libre, con el formato abierto .ods), Google Sheets (en la nube) y Numbers de Apple.

2.2. Excel de Microsoft 365

Excel forma parte de Microsoft 365 y, como Word, se actualiza continuamente. Existe en versión de escritorio (Windows y Mac), para la web y para móviles. La versión de escritorio para Windows es la referencia del examen y la única con todas las funciones, como Power Pivot o la grabación de macros.

2.3. Formatos de archivo

Extensión	Qué es
.xlsx	Libro de Excel, el formato predeterminado desde Excel 2007 (Office Open XML)
.xlsm	Libro habilitado para macros
.xlsb	Libro binario: se abre y guarda más rápido con datos muy voluminosos
.xltx / .xltm	Plantilla de Excel / plantilla con macros
.xls	Libro de Excel 97-2003
.csv	Valores separados por comas (en la configuración española, por punto y coma): texto plano con los datos de una sola hoja, sin formatos ni fórmulas. Es el formato habitual para intercambiar datos entre aplicaciones
.ods	Hoja de cálculo OpenDocument
.pdf	Para distribuir sin que se modifique

2.4. Capacidad de una hoja

Cada hoja de Excel tiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas. Las columnas se identifican con letras, de la A a la XFD (A…Z, AA…AZ, BA…), y las filas, con números. Una celda puede contener hasta 32.767 caracteres, y los números se guardan con 15 dígitos de precisión.

3. El entorno de trabajo de Excel

La ventana comparte con Word la barra de título (con el Autoguardado y la búsqueda), la barra de herramientas de acceso rápido, la cinta de opciones y la barra de estado. Tiene además elementos propios:

Elemento	Qué es
Cuadro de nombres	A la izquierda, encima de la cuadrícula: muestra la referencia de la celda activa (por ejemplo, B5) o el nombre del rango seleccionado; escribiendo en él una referencia o un nombre se salta a esa celda o rango
Barra de fórmulas	Muestra el contenido real de la celda activa: si la celda tiene una fórmula, en la celda se ve el resultado y en la barra, la fórmula. El botón fx abre Insertar función
Encabezados de columna y de fila	Las letras y los números; un clic selecciona la columna o la fila entera
Celda activa	La celda seleccionada, con un borde grueso; en su esquina inferior derecha está el controlador de relleno
Pestañas de hoja	En la parte inferior, con el botón + para añadir hojas
Barra de estado	El modo (Listo, Introducir, Modificar), y con varias celdas numéricas seleccionadas, su promedio, recuento y suma, sin escribir ninguna fórmula; los botones de vista y el zoom

Las fichas de la cinta son Archivo, Inicio (portapapeles, fuente, alineación, número, estilos, celdas y edición), Insertar (tablas, tablas dinámicas, ilustraciones, gráficos, minigráficos, filtros, vínculos, texto, símbolos), Dibujar, Disposición de página (temas, configurar página, ajustar área de impresión, opciones de la hoja), Fórmulas (biblioteca de funciones, nombres definidos, auditoría de fórmulas, cálculo), Datos (obtener y transformar, consultas, ordenar y filtrar, herramientas de datos, previsión, esquema), Revisar (ortografía, accesibilidad, comentarios, notas, proteger), Vista (vistas del libro, mostrar, zoom, ventana, macros) y Ayuda.

Las vistas de una hoja son tres: Normal; Diseño de página, que muestra las páginas como se imprimirán, con encabezados y pies; y Vista previa de salto de página, que muestra con líneas azules dónde se corta cada página y permite moverlas arrastrando.

4. Libros y hojas

4.1. Conceptos

Un archivo de Excel es un libro, formado por una o varias hojas de cálculo. Un libro nuevo tiene una hoja, «Hoja1», y pueden añadirse tantas como permita la memoria del equipo. Además de hojas de cálculo, un libro puede tener hojas de gráfico, que contienen solo un gráfico.

4.2. Operaciones con hojas

Con el clic secundario sobre la pestaña de una hoja se puede:

• Insertar una hoja (o con el botón +, o Mayús + F11) y eliminarla (lo que no se puede deshacer con Ctrl + Z);
• cambiar el nombre (también con doble clic sobre la pestaña);
• mover o copiar, dentro del libro o a otro libro (arrastrando la pestaña se mueve; con Ctrl, se copia);
• cambiar el color de la pestaña;
• ocultar y mostrar hojas;
• proteger la hoja.

Para pasar a la hoja siguiente o anterior se usan Ctrl + Av Pág y Ctrl + Re Pág.

Seleccionando varias hojas a la vez (con Ctrl o Mayús sobre las pestañas) se agrupan: lo que se escribe o se formatea en una se aplica a la vez en todas, y la barra de título lo indica con la palabra «Grupo». Es útil para preparar varias hojas iguales (una por mes, por ejemplo), pero peligroso si se olvida desagrupar.

4.3. Ver hojas grandes

• Inmovilizar paneles (Vista > Inmovilizar): mantiene a la vista la fila superior, la primera columna o las filas y columnas que quedan por encima y a la izquierda de la celda seleccionada, mientras se desplaza el resto. Es imprescindible en listados largos, para no perder de vista los encabezados.
• Dividir: divide la ventana en dos o cuatro paneles desplazables por separado.
• Nueva ventana y Ver en paralelo: dos vistas del mismo libro o de dos libros a la vez.

5. Celdas, rangos, filas y columnas

5.1. Celdas y referencias

La celda es la intersección de una columna y una fila, y se identifica por su referencia: la letra de la columna y el número de la fila (B5 es la celda de la columna B y la fila 5). Existe también el estilo de referencia F1C1 (fila y columna con números, «F5C2»), que se activa en las opciones de fórmulas pero no se usa habitualmente.

5.2. Rangos

Un rango es un conjunto de celdas. Se escribe así:

• un rango continuo, con la primera y la última celda separadas por dos puntos: A1:C5 (las 15 celdas de A1 a C5);
• un rango discontinuo (varios rangos juntos), separándolos con el punto y coma en la configuración española: B2:C2;B4:C4, la respuesta de la pregunta de 2025. Se selecciona con el ratón manteniendo pulsada Ctrl;
• una columna o una fila enteras: A:A, 3:3, A:C.

5.3. Nombres

Un rango puede tener un nombre («IVA», «Presupuesto2026») que se usa en las fórmulas en lugar de la referencia: =B5*IVA es más claro que =B5*$H$1. Se crea escribiéndolo en el cuadro de nombres con el rango seleccionado, o desde Fórmulas > Nombres definidos, donde el Administrador de nombres los gestiona.

5.4. Moverse y seleccionar

Acción	Cómo
Ir a la celda A1	Ctrl + Inicio
Ir a la última celda con datos	Ctrl + Fin
Ir al extremo de la zona de datos en una dirección	Ctrl + flecha
Ir a una celda concreta	Escribirla en el cuadro de nombres, o F5 (Ir a)
Seleccionar una columna o una fila entera	Clic en su encabezado; Ctrl + barra espaciadora (columna) y Mayús + barra espaciadora (fila)
Ampliar la selección hasta el extremo de los datos	Ctrl + Mayús + flecha
Seleccionar la región de datos o la hoja entera	El botón de la esquina superior izquierda de la cuadrícula selecciona toda la hoja

5.5. Filas y columnas

Desde Inicio > Celdas, o con el clic secundario sobre los encabezados, se insertan y eliminan filas, columnas o celdas (desplazando las demás), se cambia el alto de las filas y el ancho de las columnas (con doble clic en el borde del encabezado, se autoajusta al contenido más largo) y se ocultan y muestran. Ocultar no borra: los datos siguen ahí y las fórmulas los siguen usando.

6. Introducción y edición de datos

6.1. Tipos de datos

En una celda se puede introducir:

• números, que por defecto se alinean a la derecha;
• texto, que se alinea a la izquierda;
• fechas y horas, que Excel guarda como números: cada fecha es un número de serie que cuenta los días desde el 1 de enero de 1900 (que es el 1), y las horas son fracciones de día (las 12:00 son 0,5). Por eso se puede restar una fecha de otra para saber los días transcurridos;
• valores lógicos: VERDADERO y FALSO;
• fórmulas, que empiezan por el signo igual (=).

Excel interpreta lo que se escribe. Si un dato parece una fecha, lo convierte en fecha: en una celda sin formato, 20-2 se convierte en el 20 de febrero del año en curso y se muestra como 20-feb (pregunta de 2024); 1/1 se convierte en 01-ene. Para que algo que parece número o fecha se guarde como texto (un código postal con cero inicial, como 08001, o un número de expediente como 20-2), se escribe precedido de un apóstrofo (') o se da antes a la celda el formato Texto.

6.2. Escribir y modificar

• Se escribe en la celda y se confirma con Intro (pasa a la celda de abajo), Tab (a la de la derecha) o el botón de confirmar de la barra de fórmulas; Esc cancela.
• Para modificar el contenido sin borrarlo: F2, doble clic en la celda o clic en la barra de fórmulas.
• Alt + Intro inserta un salto de línea dentro de la celda.
• Ctrl + Intro escribe el mismo dato en todas las celdas seleccionadas.
• Supr borra el contenido, pero no el formato; Inicio > Borrar permite elegir: todo, formatos, contenido, comentarios y notas o hipervínculos.

6.3. Autorrelleno y series

Arrastrando el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha de la selección) se copia el contenido en las celdas contiguas o se continúa una serie: los meses (enero, febrero…), los días de la semana, números (1, 2… si se seleccionan los dos primeros), fechas o textos con número («Expediente 1», «Expediente 2»…). Al soltar aparece el botón de opciones de autorrelleno: copiar celdas, rellenar serie, rellenar formatos solo o rellenar sin formato. Con doble clic en el controlador, una fórmula se copia hasta el final de los datos de la columna contigua. Las listas personalizadas (Opciones > Avanzadas) permiten crear series propias, como los nombres de las unidades.

El Relleno rápido (Datos > Relleno rápido) detecta un patrón a partir de un ejemplo y rellena la columna: si en una columna hay «García López, Ana» y en la contigua se escribe «Ana», completa los nombres de todas las filas.

6.4. Validación de datos

La validación de datos (Datos > Validación de datos) limita lo que se puede escribir en una celda: números enteros o decimales entre dos valores, fechas en un intervalo, una longitud de texto, o una lista de valores. Con la opción Lista se crea una lista desplegable en la celda, que solo admite los valores de un conjunto predeterminado: fue la respuesta de una pregunta de 2022. Pueden añadirse un mensaje de entrada, que aparece al seleccionar la celda, y un mensaje de error (de detención, advertencia o información) si se escribe un valor no válido.

6.5. Notas y comentarios

Las notas (las antiguas «comentarios» de Excel, con un triángulo rojo en la esquina de la celda) son anotaciones fijas. Los comentarios actuales (con un indicador morado) son conversaciones con respuestas y menciones, para trabajar en equipo. Ambos están en la ficha Revisar.

7. Formato de celdas

El formato cambia cómo se ve un dato, no su valor: si una celda contiene 0,215 con formato de porcentaje sin decimales, se ve «22 %», pero los cálculos usan 0,215. El cuadro Formato de celdas (Ctrl + 1, o el iniciador de los grupos Fuente, Alineación y Número) tiene seis pestañas: Número, Alineación, Fuente, Bordes, Relleno y Proteger.

7.1. Formatos de número

Formato	Qué hace
General	El predeterminado: muestra el dato tal como se escribe
Número	Decimales, separador de miles y números negativos en rojo o entre paréntesis
Moneda y Contabilidad	Con el símbolo € y decimales; Contabilidad alinea los símbolos y las comas decimales en la columna y muestra los ceros como guiones
Fecha y Hora	Distintas presentaciones de fechas y horas
Porcentaje	Multiplica la presentación por 100 y añade %: 0,25 se ve como 25 %
Fracción y Científica	1/4; 1,23E+05
Texto	Trata el contenido como texto, aunque sea un número
Especial	Códigos postales, números de teléfono…
Personalizada	Formatos que se escriben con códigos

7.2. Formatos personalizados de fecha

Los códigos de fecha son los más preguntados:

Código	Muestra	Ejemplo con el 11 de agosto de 2024
d / dd	Día sin o con cero inicial	11
ddd / dddd	Nombre del día abreviado o completo	dom / domingo
m / mm	Mes en número, sin o con cero inicial	8 / 08
mmm / mmmm	Nombre del mes abreviado o completo	ago / agosto
aa / aaaa	Año con dos o cuatro cifras	24 / 2024

Así, dd/mmm/aa muestra 11/ago/24 (pregunta de 2025) y mmm-aa aplicado a 01/01/2021 muestra ene-21 (pregunta de 2019). En los formatos numéricos, el 0 obliga a mostrar el dígito aunque sea cero y la # solo lo muestra si es significativo: con el formato 000, el 7 se ve como 007.

7.3. Alineación

La pestaña Alineación controla la alineación horizontal y vertical, la orientación del texto (girado), la sangría, Ajustar texto (el texto largo se reparte en varias líneas dentro de la celda), Reducir hasta ajustar y Combinar celdas.

Combinar y centrar une varias celdas en una y centra su contenido, pero conserva solo el valor de la celda superior izquierda y descarta los demás, tras un aviso. Si A1 contiene «Azul» y A2 «Verde», al combinarlas queda «Azul» centrado (pregunta de 2019). Para centrar un título sobre varias columnas sin combinar celdas, que dificulta ordenar y filtrar, es preferible la alineación Centrar en la selección.

7.4. Estilos, formato condicional y Dar formato como tabla

• Los estilos de celda (Inicio > Estilos) aplican de una vez combinaciones de formato: Correcto, Incorrecto, Neutral, Entrada, Cálculo, Título, Total…
• El formato condicional (Inicio > Formato condicional) cambia el aspecto de la celda según su valor: resaltar reglas de celdas (mayor que, entre, texto que contiene, fecha, duplicados), reglas superiores e inferiores (los diez mayores, por encima del promedio), barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos, o una regla con una fórmula propia. Si el valor cambia, el formato cambia solo. Por ejemplo, para que los plazos vencidos aparezcan en rojo.
• Dar formato como tabla convierte un rango en una tabla de Excel con estilo (epígrafe 12).
• Copiar formato (la brocha) funciona como en Word.

8. Fórmulas, operadores y referencias

8.1. Qué es una fórmula

Una fórmula es una expresión que calcula un resultado. Empieza siempre por el signo igual (=) y puede contener valores (=5+3), referencias a celdas (=A1+B1), operadores y funciones (=SUMA(A1:A10)). En la celda se ve el resultado y en la barra de fórmulas, la fórmula. Cuando cambia un dato del que depende, el resultado se recalcula solo.

8.2. Operadores

Tipo	Operadores
Aritméticos	+ suma, − resta, * multiplicación, / división, ^ potencia, % porcentaje
De comparación (devuelven VERDADERO o FALSO)	= igual, > mayor, < menor, >= mayor o igual, <= menor o igual, <> distinto
De texto	& concatena: =A1&" "&B1 une nombre y apellido con un espacio
De referencia	: rango (A1:A10); ; unión de rangos en la configuración española (A1:A3;C1:C3); espacio, intersección

El orden de cálculo es: primero lo que está entre paréntesis; después el cambio de signo, el porcentaje, la potencia, la multiplicación y división, la suma y resta, la concatenación y, por último, las comparaciones. Así, =2+3*4 da 14 y =(2+3)*4 da 20.

8.3. Referencias relativas, absolutas y mixtas

Al copiar una fórmula, sus referencias se comportan de tres maneras:

• Relativas (A1): se ajustan a la nueva posición. Si en C1 está =A1+B1 y se copia a C2, pasa a ser =A2+B2. Es lo que respondió el tribunal en 2025: copiada hacia abajo, la referencia relativa A1 cambia automáticamente.
• Absolutas ($A$1): no cambian al copiar. Se usan para un dato fijo, como el tipo de IVA en una celda: =B2*$H$1.
• Mixtas ($A1 o A$1): fijan solo la columna o solo la fila.

Al escribir una referencia, la tecla F4 va alternando entre A1, $A$1, A$1 y $A1. Mover una fórmula (cortar y pegar) no cambia sus referencias; solo copiarla.

8.4. Referencias a otras hojas y a otros libros

• A otra hoja del mismo libro: el nombre de la hoja y un signo de exclamación. =Dato!B1+Resultados!B1 suma la celda B1 de la hoja «Dato» y la B1 de la hoja «Resultados» del mismo libro (pregunta de 2019). Si el nombre de la hoja tiene espacios, va entre comillas simples: ='Datos 2026'!B1.
• A otro libro: el nombre del libro entre corchetes: =[Presupuesto.xlsx]Hoja1!$B$4. Es un vínculo externo, que se actualiza al abrir el libro de destino.
• A la misma celda de varias hojas seguidas (referencia 3D): =SUMA(Enero:Marzo!B5) suma B5 de las hojas de enero a marzo.

8.5. Copiar y pegar fórmulas

Al pegar, las opciones de pegado y el Pegado especial (clic secundario o Ctrl + Alt + V) permiten pegar solo los valores (el resultado, sin la fórmula), solo las fórmulas, solo los formatos, transponer (convertir filas en columnas) o hacer operaciones al pegar. Pegar valores es imprescindible cuando se quiere enviar un cuadro sin las fórmulas o congelar un resultado.

9. Errores y auditoría de fórmulas

9.1. Los valores de error

Cuando una fórmula no puede calcularse, la celda muestra un valor de error. Hay que saber reconocerlos:

Error	Causa
#¡DIV/0!	División entre cero o entre una celda vacía
#N/A	Valor no disponible: típicamente, una función de búsqueda (BUSCARV, BUSCARX, COINCIDIR) no encuentra el valor buscado (pregunta de 2025, extraordinaria)
#¿NOMBRE?	Excel no reconoce un texto de la fórmula: una función mal escrita, un nombre de rango inexistente o un texto sin comillas
#¡VALOR!	Tipo de dato incorrecto, por ejemplo sumar un número y un texto con el operador +
#¡REF!	Referencia no válida: se ha eliminado una celda, fila o columna a la que apuntaba la fórmula
#¡NUM!	Número no válido, como la raíz cuadrada de un negativo, o un resultado demasiado grande
#¡NULO!	Intersección vacía de dos rangos
#¡DESBORDAMIENTO!	Una fórmula de matriz dinámica necesita varias celdas para mostrar sus resultados y alguna está ocupada
#¡CALC!	Error de cálculo de una matriz, como un FILTRAR que no devuelve ningún resultado
#####	No es un error: la columna es demasiado estrecha para mostrar el número o la fecha (o la fecha es negativa)

La función SIERROR sustituye cualquier error por un valor alternativo: =SIERROR(A2/B2;"Error en el cálculo") muestra ese texto si B2 es cero. En la pregunta de 2022 sobre esa fórmula, la respuesta oficial fue, sin embargo, #¿NOMBRE?. La explicación más probable es que el cuadernillo imprimió el texto con comillas tipográficas, que Excel no reconoce como delimitador de texto, de modo que no entiende la fórmula. La lección práctica: el texto dentro de una fórmula va siempre entre comillas rectas ("), y si no, Excel devuelve #¿NOMBRE?.

9.2. Auditoría de fórmulas

En la ficha Fórmulas > Auditoría de fórmulas:

• Rastrear precedentes: flechas hacia las celdas de las que depende la fórmula.
• Rastrear dependientes: flechas hacia las fórmulas que usan la celda.
• Mostrar fórmulas: ve en todas las celdas las fórmulas en lugar de los resultados.
• Comprobación de errores y Evaluar fórmula, que calcula una fórmula paso a paso.
• Ventana Inspección: vigila el valor de celdas de otras hojas mientras se trabaja.

Una referencia circular se produce cuando una fórmula depende, directa o indirectamente, de su propia celda (por ejemplo, en A10, =SUMA(A1:A10)). Excel avisa y no puede calcularla.

En Fórmulas > Opciones para el cálculo se elige entre cálculo automático (el predeterminado) y manual, en el que hay que pulsar F9 para recalcular; útil en libros muy pesados, pero peligroso si se olvida.

10. Funciones

10.1. Qué es una función

Una función es una fórmula predefinida que hace un cálculo a partir de unos argumentos. Su sintaxis es el nombre, un paréntesis y los argumentos separados por punto y coma en la configuración española: =SUMA(A1:A10;C1). Algunas no tienen argumentos, pero llevan igualmente los paréntesis: =HOY(). Pueden anidarse unas dentro de otras: =REDONDEAR(PROMEDIO(B2:B20);2).

Se insertan escribiéndolas (Excel muestra la lista de funciones que empiezan por lo escrito y la ayuda de sus argumentos), con el botón fx de la barra de fórmulas o Mayús + F3 (Insertar función), o desde la Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas, que las agrupa por categorías. El botón Autosuma (Σ, en Inicio y en Fórmulas, o Alt + Mayús + 0) inserta una SUMA del rango contiguo y su flecha ofrece Promedio, Contar números, Máx. y Mín.

Los nombres de las funciones están traducidos en Excel en español: SUM es SUMA, IF es SI, VLOOKUP es BUSCARV. Un nombre que no existe produce el error #¿NOMBRE?; en 2022 el tribunal preguntó cuál no era una función de Excel, y la respuesta fue «PRUEBA».

10.2. Matemáticas y estadísticas

Función	Qué hace
SUMA(rango)	Suma los números
SUMAR.SI(rango;criterio;[rango_suma])	Suma los valores que cumplen una condición: =SUMAR.SI(A2:A50;"Madrid";C2:C50)
SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;rango1;criterio1;…)	Suma con varias condiciones
PROMEDIO(rango)	Media aritmética de los números
MAX / MIN	Mayor y menor valor
CONTAR(rango)	Cuenta las celdas que contienen números (y fechas)
CONTARA(rango)	Cuenta las celdas no vacías, de cualquier tipo
CONTAR.BLANCO(rango)	Cuenta las celdas vacías
CONTAR.SI / CONTAR.SI.CONJUNTO	Cuentan las celdas que cumplen una o varias condiciones: =CONTAR.SI(D2:D100;"Pendiente")
REDONDEAR(número;decimales)	Redondea al número de decimales indicado. A diferencia del formato, cambia el valor
ENTERO, TRUNCAR, ABS, RESIDUO, PRODUCTO, POTENCIA, RAIZ	Parte entera, truncar decimales, valor absoluto, resto de una división, producto, potencia y raíz cuadrada
MEDIANA, MODA.UNO	Valor central y valor más repetido

La diferencia entre CONTAR y CONTARA es muy preguntada (2025, extraordinaria): en un rango con 3 números, 2 textos y 1 celda vacía, CONTAR da 3 y CONTARA da 5.

10.3. Lógicas

Función	Qué hace
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)	Devuelve un valor u otro según se cumpla la condición: =SI(C2>=5;"Apto";"No apto")
SI.CONJUNTO(prueba1;valor1;prueba2;valor2;…)	Varias condiciones en orden, sin anidar SI
Y(cond1;cond2;…)	VERDADERO si se cumplen todas las condiciones
O(cond1;cond2;…)	VERDADERO si se cumple al menos una
NO(valor_lógico)	Invierte el valor lógico: NO(VERDADERO) es FALSO (pregunta de 2025)
SIERROR(valor;valor_si_error)	Devuelve el valor alternativo si la fórmula da error

Dos preguntas del tribunal se resuelven con estas funciones. =O(A1>B1;A1=B1;A1<B1) es VERDADERO en todos los casos (2019), porque dos números siempre cumplen una de las tres relaciones. Y la función de información =ESLOGICO(FALSO) devuelve VERDADERO (2022), porque FALSO es un valor lógico: ESLOGICO no pregunta si el valor es verdadero, sino si es de tipo lógico.

10.4. De texto

Función	Qué hace
IZQUIERDA(texto;n) / DERECHA(texto;n)	Los n primeros o últimos caracteres
EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_caracteres)	Los caracteres que se indiquen a partir de una posición
LARGO(texto)	Número de caracteres, espacios incluidos
CONCAT, CONCATENAR y el operador &	Unen textos
UNIRCADENAS(delimitador;ignorar_vacías;texto1;…)	Une textos con un separador
MAYUSC, MINUSC, NOMPROPIO	Pasan a mayúsculas, minúsculas o mayúscula inicial en cada palabra
ESPACIOS(texto)	Quita los espacios sobrantes
HALLAR / ENCONTRAR	Posición de un texto dentro de otro (ENCONTRAR distingue mayúsculas)
SUSTITUIR / REEMPLAZAR	Cambian un texto por otro
TEXTO(valor;formato)	Convierte un número en texto con formato: =TEXTO(HOY();"dd/mm/aaaa")
DIVIDIRTEXTO(texto;delimitador_col;[delimitador_fila])	Divide un texto en varias celdas por un delimitador
TEXTOANTES / TEXTODESPUES	El texto anterior o posterior a un delimitador

Ejemplos del tribunal: si A1 contiene «Referencia 01», =EXTRAE(A1;12;2) devuelve 01 (2019): «Referencia» tiene diez letras, la posición 11 es el espacio y las posiciones 12 y 13 son «01». Y si H44 contiene «Mochila-azul», =DIVIDIRTEXTO(H44;"-") escrita en J44 muestra «Mochila» en J44 y «azul» en K44 (2024, extraordinaria): el resultado se desborda a la celda contigua.

10.5. De fecha y hora

Función	Qué hace
HOY() / AHORA()	La fecha actual / la fecha y la hora actuales; se actualizan al recalcular
DIA, MES, AÑO	El día (de 1 a 31), el mes o el año de una fecha. =DIA(A1) da el día del mes (pregunta de 2019)
FECHA(año;mes;día)	Construye una fecha
DIASEM(fecha)	El día de la semana en número
DIAS(fecha_final;fecha_inicial)	Días entre dos fechas (también se pueden restar directamente)
DIAS.LAB(inicio;fin;[festivos])	Días laborables entre dos fechas, descontando sábados, domingos y los festivos que se indiquen
DIA.LAB(inicio;días;[festivos])	La fecha que resulta de sumar un número de días laborables; útil para calcular plazos en días hábiles
FIN.MES(fecha;meses)	El último día del mes, tantos meses antes o después

Para los plazos administrativos en días hábiles hay que tener en cuenta que la Ley 39/2015 excluye sábados, domingos y festivos, de modo que DIA.LAB, con la lista de festivos, es la herramienta adecuada, siempre comprobando el calendario oficial.

10.6. De búsqueda y referencia

Función	Qué hace
BUSCARV(valor;matriz;columna;[ordenado])	Busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve el de la columna indicada en la misma fila. Con el último argumento FALSO (o 0) busca la coincidencia exacta; si no la encuentra, devuelve #N/A
BUSCARH	Igual, pero en horizontal, buscando en la primera fila
BUSCARX(valor;matriz_buscada;matriz_devuelta;[si_no_se_encuentra];…)	La función de búsqueda moderna: busca en cualquier columna, devuelve de cualquier otra (también a la izquierda), busca la coincidencia exacta por defecto y permite indicar qué mostrar si no encuentra el valor
COINCIDIR / INDICE	La posición de un valor en un rango / el valor de una posición; combinadas hacen búsquedas flexibles
FORMULATEXTO(referencia)	Muestra como texto la fórmula de otra celda (pregunta de 2019)

10.7. De información

ESBLANCO (celda vacía), ESNUMERO, ESTEXTO, ESLOGICO, ESERROR y ESNOD devuelven VERDADERO o FALSO según el tipo de contenido. Se usan dentro de SI para evitar errores: =SI(ESBLANCO(B2);"";B2*1,21).

10.8. Matrices dinámicas

Excel de Microsoft 365 tiene funciones que devuelven varios resultados que se desbordan automáticamente a las celdas vecinas (el rango desbordado aparece con un borde azul). Si alguna de esas celdas está ocupada, aparece el error #¡DESBORDAMIENTO!. Las principales:

• FILTRAR(matriz;incluir): devuelve las filas que cumplen una condición, por ejemplo los expedientes de una unidad.
• ORDENAR y ORDENARPOR: devuelven los datos ordenados.
• UNICOS: la lista de valores distintos, sin repeticiones.
• SECUENCIA: una serie de números.

Para referirse a todo el rango desbordado se usa la referencia de su primera celda seguida de #: =CONTARA(E2#). Microsoft 365 ha añadido después otras funciones avanzadas, como LET y LAMBDA (variables y funciones propias), APILARV y APILARH (apilar rangos) o las de agrupación y resumen de datos, que no son materia habitual de examen.

10.9. Fórmulas habituales en una unidad administrativa

Con pocas funciones se resuelve la mayor parte del trabajo diario. Algunos ejemplos, suponiendo los datos en la fila 2:

Necesidad	Fórmula
Días transcurridos desde la entrada de un expediente (fecha en B2)	=HOY()-B2, con formato de número
Marcar si un plazo (fecha límite en C2) está vencido	=SI(C2<HOY();"Vencido";"En plazo")
Fecha de fin de un plazo de 10 días hábiles desde B2, con festivos en F2:F20	=DIA.LAB(B2;10;$F$2:$F$20)
Porcentaje de ejecución de un crédito (obligado en D2, crédito en C2)	=SI(C2=0;0;D2/C2), con formato de porcentaje
Importe con IVA (base en B2, tipo en la celda llamada IVA)	=REDONDEAR(B2*(1+IVA);2)
Número de expedientes resueltos de una unidad	=CONTAR.SI.CONJUNTO(A:A;"Unidad 3";E:E;"Resuelto")
Importe total de una unidad en un año	=SUMAR.SI.CONJUNTO(G:G;A:A;"Unidad 3";H:H;2026)
Nombre completo con formato correcto (nombre en B2, apellidos en C2)	=NOMPROPIO(ESPACIOS(B2&" "&C2))
Traer el nombre de la unidad a partir de su código	=BUSCARX(A2;Unidades!A:A;Unidades!B:B;"No encontrado")

Hay que recordar que un plazo administrativo real depende también del calendario oficial de días inhábiles y de las reglas de cómputo de la Ley 39/2015: la hoja ayuda a calcularlo, pero no sustituye a la comprobación.

11. Gráficos

11.1. Crear un gráfico

Un gráfico representa visualmente los datos de un rango y se actualiza cuando cambian. Se crea seleccionando los datos (con sus títulos de fila y de columna) y eligiendo en Insertar > Gráficos un tipo, o Gráficos recomendados, que propone los más adecuados. Con Alt + F1 se crea un gráfico del tipo predeterminado en la misma hoja, y con F11, en una hoja de gráfico nueva.

11.2. Tipos de gráfico

Tipo	Para qué es adecuado
Columnas y barras	Comparar cantidades entre categorías (las barras son horizontales, útiles con etiquetas largas)
Líneas	Mostrar la evolución en el tiempo
Circular (y anillos)	Mostrar el reparto de un total en partes, con pocas categorías y una sola serie
Área	Evolución destacando el volumen acumulado
Dispersión (XY)	Relación entre dos variables numéricas
Combinado	Dos tipos en uno, por ejemplo columnas y línea, con eje secundario
Cascada, embudo, histograma, cajas y bigotes, mapa	Variaciones de un saldo, fases de un proceso, distribución de frecuencias, dispersión estadística y datos por territorios

11.3. Elementos y modificación

Un gráfico tiene área del gráfico, área de trazado, título, ejes (de categorías y de valores) con sus títulos, series de datos, leyenda, etiquetas de datos y líneas de cuadrícula. Al seleccionarlo aparecen las fichas contextuales Diseño de gráfico (agregar elementos, diseño rápido, estilos, cambiar filas y columnas, seleccionar datos, cambiar tipo de gráfico, mover gráfico a otra hoja) y Formato, y junto a él tres botones: elementos (+), estilos (pincel) y filtros (embudo). El clic secundario sobre cualquier elemento abre su panel de formato.

11.4. Minigráficos

Los minigráficos (Insertar > Minigráficos) son pequeños gráficos de línea, columna o ganancia o pérdida dibujados dentro de una celda, que muestran de un vistazo la tendencia de una fila de datos.

12. Gestión de datos: tablas, ordenar, filtrar y validar

12.1. Listas de datos y tablas de Excel

Para que Excel gestione bien unos datos deben estar organizados como una lista: una fila de encabezados con el nombre de cada campo, una fila por registro y una columna por campo, sin filas ni columnas vacías en medio ni celdas combinadas.

Convertir ese rango en una tabla de Excel (Insertar > Tabla, o Inicio > Dar formato como tabla) aporta muchas ventajas:

• la tabla crece sola al añadir filas o columnas, y las fórmulas, formatos, gráficos y tablas dinámicas que la usan se amplían con ella;
• tiene filtros en los encabezados y filas con bandas;
• una fórmula escrita en una columna se copia sola a toda la columna (columna calculada);
• la fila de totales añade al pie sumas, promedios o recuentos que solo tienen en cuenta las filas visibles;
• admite referencias estructuradas, que usan los nombres de la tabla y de las columnas: =SUMA(Gastos[Importe]).

Al hacer clic dentro aparece la ficha contextual Diseño de tabla, con el nombre de la tabla, los estilos, la fila de totales, Quitar duplicados, Insertar segmentación de datos y Convertir en rango.

12.2. Ordenar

Los botones A→Z y Z→A (Datos > Ordenar y filtrar, o Inicio > Ordenar y filtrar) ordenan por la columna de la celda activa, de forma ascendente o descendente, moviendo las filas completas. El cuadro Ordenar permite ordenar por varios niveles (por unidad y, dentro de cada unidad, por fecha), por color de celda o de fuente, por icono, de izquierda a derecha y con listas personalizadas (por ejemplo, por los meses en su orden y no alfabéticamente). Hay que indicar si los datos tienen encabezados, para que no se ordenen con el resto.

Ordenar solo una columna seleccionada, sin ampliar la selección, desordena los registros: Excel avisa para que se amplíe a toda la lista.

12.3. Filtrar

• El Autofiltro (Datos > Filtro, o Ctrl + Mayús + L) pone una flecha en cada encabezado para mostrar solo las filas que cumplen una condición: valores concretos de una lista, o filtros de texto (contiene, empieza por), de número (mayor que, entre, diez mejores, por encima del promedio) o de fecha (este mes, el trimestre pasado). Las filas que no cumplen el filtro se ocultan, no se borran, y los números de fila de las visibles aparecen en azul. Pueden combinarse filtros en varias columnas.
• El Filtro avanzado usa un rango de criterios escrito en la hoja y puede copiar el resultado en otro lugar o mostrar solo los registros únicos.
• La función FILTRAR (epígrafe 10.8) hace lo mismo con una fórmula, dejando intactos los datos originales.

12.4. Otras herramientas de datos

• Quitar duplicados elimina las filas repetidas según las columnas que se elijan.
• Texto en columnas divide el contenido de una columna en varias por un separador (coma, punto y coma, espacio) o por un ancho fijo; útil para datos importados.
• Subtotales (Datos > Esquema), con los datos ordenados por un campo, inserta filas de subtotal en cada cambio de ese campo y crea un esquema para contraer y expandir los grupos. Agrupar y Desagrupar crean esquemas a mano.
• Consolidar resume en una hoja datos de varias hojas o libros con la misma estructura.
• Validación de datos (epígrafe 6.4).
• Las casillas (Insertar > Casilla) permiten marcar tareas dentro de una celda, que vale VERDADERO o FALSO.

12.5. Buenas prácticas con las listas de datos

Muchos problemas de las hojas de una oficina no vienen de las fórmulas, sino de cómo se escriben los datos. Algunas reglas que evitan casi todos:

• Un dato por celda: el nombre y los apellidos, o la calle y el código postal, en columnas distintas.
• Las fechas como fechas y los importes como números, no como texto («3.000 euros» no se puede sumar).
• Sin celdas combinadas, filas vacías ni totales intermedios dentro de la lista: los totales se calculan aparte, con la fila de totales o con una tabla dinámica.
• Los mismos valores escritos siempre igual («Resuelto» y no unas veces «resuelto» y otras «RESUELTO»), con listas desplegables.
• Los parámetros en celdas propias (el tipo de IVA, el año), con nombre, en lugar de escritos dentro de las fórmulas.
• Datos personales: una hoja con datos de personas está sujeta al Reglamento General de Protección de Datos; debe guardarse en ubicaciones corporativas con acceso restringido, sin enviar copias innecesarias por correo y eliminando los datos que no hagan falta antes de compartirla.

13. Tablas dinámicas, segmentación, Power Query y análisis

13.1. Tablas dinámicas

Una tabla dinámica (Insertar > Tabla dinámica) resume una lista de datos de miles de filas en un cuadro de doble entrada que se reorganiza arrastrando campos, sin escribir fórmulas: por ejemplo, el importe de las subvenciones por provincia (filas) y por año (columnas). En el panel Campos de tabla dinámica se colocan los campos en cuatro áreas:

• Filtros: limitan los datos de toda la tabla;
• Columnas y Filas: las categorías del cuadro;
• Valores: los datos que se resumen, con la operación elegida en Configuración de campo de valor (suma, cuenta, promedio, máximo, mínimo) y la forma de mostrarlos (por ejemplo, como porcentaje del total).

La tabla dinámica no se actualiza sola cuando cambian los datos de origen: hay que pulsar Actualizar (Análisis de tabla dinámica > Actualizar, o Alt + F5). Si el origen es una tabla de Excel, incorporará también las filas nuevas. Permite agrupar fechas por meses o trimestres, ver el detalle de un valor con doble clic y crear un gráfico dinámico asociado.

13.2. Segmentación de datos y escala de tiempo

La segmentación de datos es un panel con botones, uno por cada valor de un campo, que permite filtrar de manera interactiva tablas y tablas dinámicas con un clic, y que muestra a la vista qué filtro está aplicado: fue la respuesta de la pregunta de 2024. Una misma segmentación puede controlar varias tablas dinámicas a la vez. La escala de tiempo es su equivalente para los campos de fecha, con una barra para elegir días, meses, trimestres o años.

13.3. Power Query: obtener y transformar datos

Power Query (Datos > Obtener y transformar datos) importa datos de otros libros, archivos CSV o de texto, bases de datos, páginas web o carpetas, y los transforma antes de cargarlos: quitar columnas, cambiar tipos, combinar consultas, filtrar, dividir columnas. Los pasos quedan grabados y se repiten solos al Actualizar, lo que permite automatizar la preparación de un informe que se rehace cada mes.

Una de sus transformaciones es Anulación de dinamización de columnas, que convierte varias columnas en filas (por ejemplo, las columnas «Enero», «Febrero», «Marzo» en una columna «Mes» y otra «Importe»), para poder usar los datos en una tabla dinámica: fue la respuesta de la pregunta de 2024.

13.4. Análisis de hipótesis

En Datos > Previsión > Análisis de hipótesis:

• Buscar objetivo: averigua qué valor debe tener una celda para que una fórmula dé el resultado deseado (por ejemplo, qué importe base da un total de 1.000 € con IVA).
• Administrador de escenarios: guarda y compara distintos conjuntos de valores.
• Tabla de datos: calcula el resultado de una fórmula para una serie de valores de una o dos variables.

El complemento Solver resuelve problemas de optimización con varias variables y restricciones, y la Hoja de previsión proyecta una serie temporal hacia el futuro.

14. Configuración de página e impresión

Imprimir una hoja de cálculo requiere preparar antes la página, porque los datos no están pensados en páginas. En la ficha Disposición de página y en el cuadro Configurar página se definen:

• Márgenes, orientación (horizontal suele ser mejor para tablas anchas) y tamaño del papel.
• El área de impresión: el rango que se imprime, cuando no es toda la hoja.
• Saltos de página, que se ven y se mueven en la Vista previa de salto de página.
• Imprimir títulos: las filas que se repiten en el extremo superior de cada página (los encabezados de la tabla) y las columnas que se repiten a la izquierda.
• Ajustar área de impresión: reducir la escala, o ajustar el ancho y el alto a un número de páginas.
• Imprimir las líneas de cuadrícula y los encabezados de filas y columnas, que por defecto no se imprimen.
• Encabezado y pie de página, con número de página, nombre del archivo o de la hoja, fecha…

En Archivo > Imprimir se elige qué imprimir: Imprimir hojas activas, Imprimir todo el libro o Imprimir selección. Para imprimir solo una tabla de una hoja con varias, se selecciona y se elige Imprimir selección (pregunta de 2024). En el apartado de escala se puede elegir:

• Sin escalado;
• Ajustar hoja en una página: todo en una sola página, reduciendo lo necesario;
• Ajustar todas las columnas en una página: la hoja tendrá una página de ancho, aunque pueda tener varias de largo. Es la respuesta de la pregunta de 2024 (extraordinaria);
• Ajustar todas las filas en una página: una página de alto.

15. Gestión de ficheros y protección

La gestión de los libros es igual que la de los documentos de Word (tema 41): Guardar, Guardar como (F12) con el tipo de archivo, Autoguardado en OneDrive y SharePoint, Autorrecuperación, historial de versiones, Compartir y coautoría, y exportar a PDF. Dos particularidades de Excel:

• Al guardar como CSV, Excel avisa de que solo se guardará la hoja activa y de que se perderán los formatos, las fórmulas (se guardan sus resultados) y las demás hojas.
• Un libro con macros debe guardarse como .xlsm; si se guarda como .xlsx, las macros se pierden.

Excel para la web permite trabajar varias personas a la vez en el mismo libro guardado en OneDrive o SharePoint, viendo en tiempo real las celdas en que trabaja cada una. Para no estorbarse al filtrar u ordenar, cada usuario puede crear una vista de hoja temporal (Vista > Vista de hoja), que aplica sus filtros y su orden sin cambiar lo que ven los demás. Desde el nombre del libro se consulta el historial de versiones, y con Mostrar cambios (Revisar) se ve quién cambió qué celda y cuándo.

Excel tiene tres niveles de protección, en la ficha Revisar y en Archivo > Información:

• Proteger hoja: impide modificar las celdas bloqueadas. Todas las celdas están bloqueadas por defecto, pero el bloqueo solo actúa cuando se protege la hoja. Para dejar editables algunas celdas (las de entrada de datos), se les quita el bloqueo en Formato de celdas > Proteger antes de proteger la hoja. Puede ocultarse también la fórmula de las celdas.
• Proteger libro: protege la estructura, impidiendo añadir, eliminar, mover, ocultar o cambiar el nombre de las hojas.
• Cifrar con contraseña (Archivo > Información > Proteger libro): sin la contraseña, el libro no se abre.

16. Personalización del entorno de trabajo

En Archivo > Opciones, además de las secciones comunes con Word (General, Guardar, Idioma, Personalizar cinta, Barra de herramientas de acceso rápido, Centro de confianza), Excel tiene:

• Fórmulas: cálculo automático o manual, cálculo iterativo, el estilo de referencia F1C1 y las reglas de comprobación de errores.
• Datos: opciones de las tablas dinámicas y de la importación.
• Avanzadas: hacia dónde se mueve la selección después de pulsar Intro, los separadores decimal y de miles (los del sistema u otros), las listas personalizadas, mostrar u ocultar la barra de fórmulas, los encabezados o las líneas de cuadrícula.
• General: la fuente y el número de hojas de los libros nuevos.

También se personaliza la barra de estado (clic secundario: qué cálculos muestra), las vistas personalizadas y el zoom, y en Vista > Mostrar se ocultan la barra de fórmulas, los encabezados o las líneas de cuadrícula.

17. Copilot y las novedades de Excel

Con la licencia de Microsoft 365 Copilot, o con Copilot Chat en las cuentas profesionales, Excel incorpora el asistente de inteligencia artificial en un panel lateral. Funciona mejor con los datos organizados en una tabla o un rango con encabezados, y permite pedir en lenguaje natural:

• crear fórmulas y columnas calculadas («añade una columna con los días que faltan para el vencimiento»), con la explicación de la fórmula;
• resaltar, ordenar y filtrar datos;
• analizar los datos y crear gráficos y tablas dinámicas;
• resumir información y, en 2026, un modo agente que realiza tareas de varios pasos en el libro.

Otras funciones recientes son Analizar datos (ficha Inicio), que propone gráficos y tablas dinámicas sobre los datos; Python en Excel, que permite escribir código Python en una celda con la función PY en las versiones empresariales; y las ya vistas matrices dinámicas, casillas y funciones de texto. El resultado de Copilot debe comprobarse siempre: una fórmula generada puede usar un rango equivocado.

18. Métodos abreviados de teclado

Combinación	Qué hace
F2	Modificar la celda activa
F4	Alternar entre referencias relativas, absolutas y mixtas al escribir una fórmula; fuera de ella, repetir la última acción
F9	Calcular (con el cálculo manual)
F11 / Alt + F1	Crear un gráfico en una hoja nueva / en la hoja actual
Mayús + F3	Insertar función
Mayús + F11	Insertar una hoja nueva
Ctrl + 1	Formato de celdas
Ctrl + Inicio / Ctrl + Fin	Ir a A1 / a la última celda con datos
Ctrl + flechas	Ir al extremo de la zona de datos
Ctrl + Av Pág / Ctrl + Re Pág	Hoja siguiente / anterior
Ctrl + barra espaciadora / Mayús + barra espaciadora	Seleccionar la columna / la fila
Ctrl + Intro	Escribir el dato en todas las celdas seleccionadas
Alt + Intro	Salto de línea dentro de una celda
Ctrl + Mayús + L	Activar o desactivar los filtros
Ctrl + Alt + V	Pegado especial
Ctrl + Z / Ctrl + Y	Deshacer / rehacer
Alt + F5	Actualizar la tabla dinámica

19. Supuestos prácticos resueltos

Caso 1. El IVA de una lista de facturas

En B2:B200 hay importes sin IVA y en H1 el tipo de IVA (21 %). Se escribe en C2 =B2*H1 y se copia hacia abajo, pero a partir de C3 sale cero. ¿Por qué y cómo se arregla?

Porque H1 es una referencia relativa: al copiar a C3 pasa a ser H2, que está vacía. Hay que fijarla como absoluta: =B2*$H$1 (pulsando F4 sobre H1 al escribirla). Mejor aún, dar a H1 el nombre «IVA» y escribir =B2*IVA.

Caso 2. Expedientes por unidad

Una hoja con 3.000 expedientes (número, unidad, fecha de entrada, estado, importe) debe resumirse en un cuadro con el número de expedientes y el importe total por unidad y por estado, que el jefe de servicio pueda filtrar por año.

Se convierte el rango en tabla y se crea una tabla dinámica: Unidad en Filas, Estado en Columnas, Número de expediente en Valores con la operación Cuenta e Importe en Valores con Suma. Para el filtro por año, una escala de tiempo sobre la fecha o una segmentación de datos. Cuando se añadan expedientes, basta pulsar Actualizar.

Caso 3. Buscar el nombre de una unidad

En una hoja hay códigos de unidad y en otra hoja, «Unidades», una tabla con los códigos en la columna A y los nombres en la B. ¿Cómo se trae el nombre de cada unidad?

Con =BUSCARV(A2;Unidades!$A:$B;2;FALSO) o, en Microsoft 365, con =BUSCARX(A2;Unidades!A:A;Unidades!B:B;"No encontrado"). Si un código no existe, BUSCARV devolverá #N/A; con BUSCARX, o con SIERROR, se muestra un texto en su lugar. El FALSO final de BUSCARV es imprescindible para exigir la coincidencia exacta.

Caso 4. Un desplegable de estados

Para que todos los compañeros escriban el estado de un expediente igual («Pendiente», «En trámite», «Resuelto»), ¿qué se hace?

Validación de datos con la opción Lista y esos tres valores: la celda tendrá una lista desplegable y no admitirá otros. Con un mensaje de error de tipo «Detener» se impide escribir valores distintos. Así funcionarán después los filtros, CONTAR.SI y las tablas dinámicas.

Caso 5. Imprimir un listado largo y ancho

Un listado de 12 columnas y 800 filas sale impreso con las columnas partidas en varias páginas y sin encabezados a partir de la segunda. ¿Qué se configura?

Orientación horizontal; en la escala, Ajustar todas las columnas en una página, para que tenga una página de ancho; y en Disposición de página > Imprimir títulos, la fila de encabezados como «filas que se repiten en el extremo superior». Con la Vista previa de salto de página se comprueba el resultado.

Caso 6. El cuadro que se envía fuera

Hay que enviar a otro ministerio un cuadro con resultados calculados, sin las fórmulas ni los datos de las otras hojas, que son internos. ¿Cómo se hace?

Se copia el cuadro y se usa Pegado especial > Valores (y después formatos) en un libro nuevo, que solo contendrá los resultados; o se exporta a PDF si no necesitan trabajar con los datos. Conviene comprobar con Inspeccionar documento que no quedan hojas ocultas, comentarios ni datos personales.

Caso 7. Los plazos que vencen

Una hoja recoge en la columna D la fecha límite de respuesta de cada solicitud. Se quiere que las solicitudes vencidas aparezcan en rojo y las que vencen en los próximos cinco días, en amarillo, sin revisarlas a mano cada mañana.

Con formato condicional basado en fórmulas sobre el rango D2:D500: una regla con =D2<HOY() y relleno rojo, y otra con =Y(D2>=HOY();D2<=HOY()+5) y relleno amarillo. Como HOY() cambia cada día, los colores se actualizan solos al abrir el libro. Además, un filtro por color permite ver solo las vencidas.

Caso 8. El seguimiento de un crédito

Para cada aplicación presupuestaria hay en C el crédito definitivo y en D las obligaciones reconocidas. Se pide el porcentaje de ejecución y un gráfico que lo muestre por aplicaciones.

En E2, =SI(C2=0;0;D2/C2) con formato de porcentaje, copiada hacia abajo (el SI evita el error #¡DIV/0! si algún crédito es cero). Para el gráfico, se seleccionan las aplicaciones y la columna de porcentajes (con Ctrl, al no estar juntas) y se inserta un gráfico de barras, adecuado para comparar categorías con nombres largos. Un formato condicional con barras de datos en la propia columna daría una visión rápida sin gráfico.

20. Trampas habituales

• «El separador de argumentos es la coma». En la configuración española es el punto y coma; con comas, =MAX(77,12,81,23) da error.
• «Un rango discontinuo se escribe A1:B2,D4». En la configuración española se separa con punto y coma: B2:C2;B4:C4.
• «CONTAR cuenta todas las celdas no vacías». Falso: cuenta las numéricas; las no vacías las cuenta CONTARA.
• «ESLOGICO(FALSO) devuelve FALSO». Falso: devuelve VERDADERO, porque FALSO es un valor lógico.
• «NO devuelve un error si la condición no se cumple». Falso: NO invierte el valor lógico.
• «#N/A indica división entre cero». Falso: es un valor no disponible, típico de una búsqueda; la división entre cero es #¡DIV/0!.
• «##### es un error de la fórmula». Falso: la columna es demasiado estrecha.
• «Combinar y centrar conserva el texto de todas las celdas». Falso: solo el de la celda superior izquierda.
• «El formato de número cambia el valor de la celda». Falso: solo cómo se ve; para cambiar el valor se usa REDONDEAR.
• «Al copiar una fórmula, las referencias no cambian». Las relativas sí cambian; las absolutas ($A$1), no.
• «Escribir 20-2 en una celda guarda el texto 20-2». Falso: Excel lo convierte en la fecha 20-feb.
• «La tabla dinámica se actualiza sola al cambiar los datos». Falso: hay que pulsar Actualizar.
• «Filtrar elimina las filas que no cumplen el criterio». Falso: solo las oculta.
• «Proteger la hoja impide modificar todas las celdas». Solo las bloqueadas; se pueden desbloquear antes las de entrada de datos.
• «Al guardar como CSV se guardan todas las hojas». Falso: solo la activa, sin formatos ni fórmulas.
• «=COPILOT() es una función de Excel». Fue una función de prueba retirada el 14 de septiembre de 2026.

21. Esquema de repaso

Bloque	Lo esencial
Formatos y límites	.xlsx · .xlsm (macros) · .xltx/.xltm (plantillas) · .xls · .xlsb · .csv (una hoja, sin formato) · .ods · 1.048.576 filas × 16.384 columnas (A a XFD)
Entorno	Cuadro de nombres · barra de fórmulas (contenido real) · encabezados · controlador de relleno · pestañas de hoja · barra de estado (promedio, recuento, suma) · vistas Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página
Libros y hojas	Insertar (Mayús + F11), eliminar, mover, copiar, cambiar nombre, color, ocultar, agrupar · inmovilizar paneles · dividir
Celdas y rangos	B5 · A1:C5 (continuo) · B2:C2;B4:C4 (discontinuo) · nombres · Ctrl + Inicio, Ctrl + Fin, Ctrl + flechas
Datos	Números a la derecha, texto a la izquierda · fechas como números de serie · 20-2 → 20-feb · apóstrofo para texto · F2 · Alt + Intro · autorrelleno y series · Relleno rápido · validación con lista desplegable
Formato	Ctrl + 1 · número, moneda, contabilidad, fecha, porcentaje, texto, personalizado (dd/mmm/aa → 11/ago/24; mmm-aa → ene-21) · combinar y centrar (solo la celda superior izquierda) · formato condicional
Fórmulas	= · operadores (+ − * / ^ % & = <>) · paréntesis, potencia, producto, suma · relativas, absolutas ($A$1) y mixtas, F4 · Hoja!A1 · [Libro]Hoja!A1 · pegado especial de valores
Errores	#¡DIV/0! · #N/A (búsqueda) · #¿NOMBRE? · #¡VALOR! · #¡REF! · #¡NUM! · #¡DESBORDAMIENTO! · ##### (columna estrecha) · rastrear precedentes y dependientes · referencia circular
Funciones	SUMA, SUMAR.SI, PROMEDIO, MAX, MIN, CONTAR (números), CONTARA (no vacías), CONTAR.SI, REDONDEAR · SI, Y, O, NO, SIERROR · IZQUIERDA, DERECHA, EXTRAE, LARGO, CONCAT, DIVIDIRTEXTO · HOY, DIA, MES, AÑO, DIAS.LAB, DIA.LAB · BUSCARV, BUSCARX, INDICE, COINCIDIR · ESBLANCO, ESLOGICO · FILTRAR, ORDENAR, UNICOS
Gráficos	Columnas y barras (comparar), líneas (evolución), circular (partes de un total), dispersión · F11 y Alt + F1 · elementos · minigráficos
Gestión de datos	Tablas (crecen solas, fila de totales, referencias estructuradas) · ordenar por niveles · autofiltro (oculta, no borra) · quitar duplicados · texto en columnas · subtotales · tablas dinámicas (filtros, columnas, filas, valores; actualizar) · segmentación de datos · Power Query (anular dinamización) · buscar objetivo
Imprimir y proteger	Área de impresión · imprimir títulos · ajustar columnas en una página · imprimir selección · proteger hoja (celdas bloqueadas), libro (estructura) y cifrar
Copilot	Panel lateral: fórmulas, análisis, gráficos, tablas dinámicas · la función =COPILOT() se retiró el 14-9-2026

22. Ideas fuerza y enlace con el resto del temario

1. Excel trabaja con valores y los muestra con un formato: lo que se ve no es siempre lo que hay.
2. Las fórmulas se escriben con =, con el punto y coma como separador y con referencias que, al copiarlas, cambian si son relativas y se quedan fijas si son absolutas.
3. Los errores tienen un significado concreto que permite saber qué falla.
4. Unos datos bien organizados en tabla permiten ordenar, filtrar, resumir con tablas dinámicas y representar en gráficos sin rehacer nada.
5. Antes de imprimir o enviar, hay que preparar la página y decidir si se envían fórmulas o solo valores.

Este tema enlaza con el tema 41 (Word), que usa las hojas de Excel como origen de datos de la combinación de correspondencia; con el tema 43 (Access), la base de datos a la que se pasa cuando una lista crece demasiado o necesita varias tablas relacionadas; y con los temas de gestión presupuestaria del bloque V, cuyos cálculos se hacen habitualmente con hojas de cálculo.