Correo electrónico: Outlook 365. Conceptos elementales y funcionamiento. El entorno de trabajo. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Creación de mensajes. Reglas de mensaje. Libreta de direcciones

Tema desarrollado para el ejercicio único del Cuerpo General Administrativo de la Administración del Estado (subgrupo C1, ingreso libre). Es el tema 7 del bloque VI, «Informática básica y ofimática», en la redacción del programa de la convocatoria de 18 de diciembre de 2025 (BOE-A-2025-26262), que fija Outlook de Microsoft 365 como versión de referencia. Los nombres de las opciones son los de Outlook para Windows en español, y los datos que cambian con el tiempo (el paso al nuevo Outlook, la recuperación de mensajes) están comprobados a octubre de 2026 en la documentación y los avisos de Microsoft.

Índice

• 1. Qué pide este tema y cómo lo pregunta el tribunal
• 2. El correo electrónico: conceptos elementales
• 3. Outlook de Microsoft 365: clásico, nuevo y web
• 4. El entorno de trabajo
• 5. Creación de mensajes
• 6. Enviar, recibir, responder y reenviar
• 7. Organizar y buscar el correo
• 8. Reglas de mensaje y respuestas automáticas
• 9. Libreta de direcciones, contactos y grupos
• 10. Calendario, reuniones y tareas
• 11. Delegación, permisos y buzones compartidos
• 12. Seguridad y buen uso del correo en la Administración
• 13. Personalización y Copilot en Outlook
• 14. Supuestos prácticos resueltos
• 15. Trampas habituales
• 16. Esquema de repaso
• 17. Ideas fuerza y enlace con el resto del temario

1. Qué pide este tema y cómo lo pregunta el tribunal

El correo electrónico es la herramienta de comunicación diaria de cualquier unidad administrativa, y Outlook es, además, la agenda: calendario, reuniones, contactos y tareas. El programa pide sus conceptos elementales y funcionamiento, el entorno de trabajo, enviar, recibir, responder y reenviar mensajes, su creación, las reglas de mensaje y la libreta de direcciones.

El tribunal pregunta Outlook con casos concretos. Algunos ejemplos con su respuesta oficial:

• Para que un mensaje con «Aviso» en el asunto reciba importancia alta automáticamente se usa una regla (2024).
• Para que otra persona envíe en nuestro nombre y gestione nuestras reuniones se usa Delegar acceso (2024).
• El permiso de carpeta que permite crear elementos pero no leer los existentes es Colaborador (2024 y 2025).
• La búsqueda cc:"Ana Muñoz" devuelve los mensajes en los que Ana Muñoz está en la línea CC (2025).
• Para administrar el tamaño del buzón se usa la Limpieza de buzón (2024).
• No se pueden enviar mensajes entre dos ordenadores sin un servidor de correo (2025).
• El protocolo que cifra y firma los mensajes es S/MIME (2025, extraordinaria).

Hay que tener presente que conviven dos aplicaciones de escritorio, el Outlook clásico y el nuevo Outlook, y que algunas preguntas especifican de cuál se trata (el tribunal ha preguntado ya por «Outlook 365 clásico» y por «el nuevo Outlook»). El epígrafe 3 explica sus diferencias.

2. El correo electrónico: conceptos elementales

2.1. La dirección de correo

Una dirección de correo electrónico tiene la forma usuario@dominio: el nombre del buzón, la arroba y el dominio del servidor que lo aloja (ana.garcia@ministerio.gob.es). No puede contener espacios y no distingue mayúsculas en la práctica.

2.2. Cómo viaja un mensaje

El correo funciona con servidores: el mensaje no va directamente de un ordenador a otro. El programa del remitente (el cliente de correo, como Outlook) lo entrega a su servidor de correo, este lo transmite al servidor del destinatario, que lo guarda en su buzón, y el destinatario lo descarga o lo lee desde su cliente. Por eso, como respondió el tribunal en 2025, no se pueden enviar mensajes entre dos PC sin la intervención de un servidor de correo, y el destinatario no necesita estar conectado cuando se le envía un mensaje.

2.3. Protocolos

Protocolo	Función
SMTP	Envío de mensajes del cliente al servidor y entre servidores. Es el protocolo de intercambio de correo entre equipos (pregunta de 2019)
POP3	Descarga los mensajes del servidor al equipo, donde quedan; normalmente se borran del servidor, por lo que no se ven desde otros dispositivos
IMAP	Sincroniza: los mensajes y carpetas se mantienen en el servidor y se ven igual desde todos los dispositivos
Exchange (MAPI, ActiveSync)	El sistema de Microsoft para el correo corporativo: sincroniza correo, calendario, contactos y tareas, y permite funciones como la delegación, los buzones compartidos o la recuperación de mensajes. En la nube, Exchange Online, parte de Microsoft 365
S/MIME	Permite firmar digitalmente y cifrar los mensajes con certificados, garantizando su autenticidad e integridad y su confidencialidad (pregunta de 2025, extraordinaria)

Las conexiones con el servidor se protegen con cifrado TLS. El correo web (webmail), como Outlook en la web, permite leer el correo desde el navegador sin cliente instalado.

2.4. Partes de un mensaje

Un mensaje tiene un encabezado (remitente, destinatarios, asunto, fecha y datos técnicos de su recorrido) y un cuerpo, en HTML (con formato e imágenes), texto enriquecido (propio de Outlook) o texto sin formato, y puede llevar archivos adjuntos.

2.5. Correo no deseado

El spam (o spamming, práctica a la que se refirió la pregunta de 2025) es el envío masivo de comunicaciones no solicitadas por correo, mensajería, SMS, redes sociales o mensajes de voz, ilegal en la mayoría de los ordenamientos. En España, la Ley 34/2002, de servicios de la sociedad de la información, prohíbe las comunicaciones comerciales por correo electrónico no solicitadas ni autorizadas. Más peligroso es el phishing, el engaño para robar credenciales o datos, estudiado en el tema 38.

3. Outlook de Microsoft 365: clásico, nuevo y web

3.1. Qué es Outlook

Outlook es, como lo definió el tribunal en 2022, un programa gestor de correo electrónico, citas, reuniones y contactos, entre otras funciones: integra el correo, el calendario, los contactos (Personas) y las tareas. La primera acción al usarlo es configurar la cuenta (pregunta de 2022): con una cuenta de Microsoft 365, basta escribir la dirección y la contraseña y Outlook detecta el servidor (configuración automática); con otras cuentas, se indican los servidores IMAP o POP y SMTP.

3.2. Tres versiones

Versión	Características
Outlook clásico para Windows	La aplicación de escritorio de siempre, con cinta completa, archivos de datos locales (.pst y .ost), complementos COM, permisos de carpeta y todas las funciones avanzadas
Nuevo Outlook para Windows	La aplicación que lo sustituirá, basada en Outlook en la web: interfaz simplificada, mismas funciones en todos los dispositivos, Copilot integrado. Sustituyó en 2024 a las aplicaciones Correo y Calendario de Windows
Outlook en la web	El acceso desde el navegador (antes Outlook Web App), con cuentas de trabajo de Microsoft 365 y cuentas personales de Outlook.com

Algunas funciones dependen de la versión o del tipo de cuenta: por ejemplo, en el nuevo Outlook la opción de retrasar o programar el envío de un mensaje no está disponible para cuentas IMAP o POP (pregunta de 2025, extraordinaria), porque la realiza el servidor de Exchange o de Outlook.com, y la delegación y los permisos de carpeta son propios de las cuentas de Exchange.

3.3. Archivos de datos

El Outlook clásico guarda la información en archivos de datos:

• .ost (archivo de datos sin conexión): copia local sincronizada de un buzón de Exchange o Microsoft 365, que permite trabajar sin conexión; el original está en el servidor.
• .pst (archivo de datos personales): guarda elementos en el propio equipo, por ejemplo las cuentas POP o el correo archivado. Si el equipo se estropea y no hay copia, se pierde, y por eso muchas organizaciones lo desaconsejan.

4. El entorno de trabajo

4.1. Elementos de la ventana

Elemento	Qué contiene
Barra de navegación	A la izquierda (o abajo en versiones antiguas): Correo, Calendario, Personas (contactos), Tareas o To Do y otras aplicaciones
Panel de carpetas	Las cuentas y sus carpetas, y los Favoritos
Lista de mensajes	Los mensajes de la carpeta seleccionada, con remitente, asunto, fecha y una vista previa
Panel de lectura	El contenido del mensaje seleccionado, a la derecha o debajo, sin abrirlo en otra ventana
Cinta de opciones	En el clásico, las fichas Archivo, Inicio, Enviar y recibir, Carpeta, Ver y Ayuda; en el nuevo, una cinta simplificada con Inicio, Ver y Ayuda
Cuadro de búsqueda	En la parte superior
Barra de tareas pendientes	Opcional, con el calendario, las próximas citas y las tareas

4.2. Carpetas predeterminadas

• Bandeja de entrada: los mensajes recibidos.
• Borradores: los mensajes empezados y no enviados.
• Elementos enviados: copia de los enviados.
• Bandeja de salida: los mensajes enviados que aún no han salido, por ejemplo por falta de conexión o porque su envío está programado.
• Elementos eliminados: lo borrado, que puede recuperarse hasta que se vacía la carpeta.
• Correo no deseado: lo que el filtro considera spam.
• Archivo: los mensajes archivados (epígrafe 7).
• Historial de conversaciones (Teams), Fuente RSS, Notas y otras según la cuenta.

4.3. Bandeja de entrada prioritaria y conversaciones

La Bandeja de entrada prioritaria separa los mensajes en dos pestañas: Prioritarios, los importantes según los hábitos del usuario, y Otros. Puede desactivarse. La vista Mostrar como conversaciones agrupa en un hilo todos los mensajes con el mismo asunto y sus respuestas.

4.4. Las vistas

Las vistas son las formas de mostrar la información de las carpetas (pregunta de 2022): compacta, sencilla o vista previa, con o sin conversaciones, ordenada y agrupada por fecha, remitente, tamaño o categoría, con unas columnas u otras. Se cambian en la ficha Ver (Cambiar vista, Configuración de vista, Restablecer vista), donde también se colocan el panel de lectura y la barra de tareas pendientes.

4.5. Iconos de la lista de mensajes

Icono	Significado
Mensaje en negrita, con una barra azul	No leído
Exclamación roja	Importancia alta: requiere atención urgente (pregunta de 2022)
Flecha azul hacia abajo	Importancia baja
Clip	Tiene archivos adjuntos
Bandera	Marcado para seguimiento
Flecha curva morada a la izquierda / azul a la derecha	Respondido / reenviado
Cuadrados de color	Categorías
Chincheta	Anclado al principio de la lista

5. Creación de mensajes

5.1. Los campos del mensaje

Un mensaje nuevo se crea con el botón Correo electrónico nuevo (Inicio). Sus campos son:

Campo	Uso
De	La cuenta o el buzón desde el que se envía, si hay varios (por ejemplo, un buzón compartido de la unidad)
Para	Los destinatarios principales, a los que se dirige el mensaje
CC (con copia)	Destinatarios que reciben copia para su conocimiento; todos ven quiénes están en Para y CC
CCO (con copia oculta)	Destinatarios que reciben el mensaje sin que los demás vean sus direcciones. Hay que mostrarlo con la opción CCO, porque no aparece por defecto
Asunto	Una línea que resume el contenido; Outlook avisa si se envía sin asunto
Cuerpo	El texto del mensaje

El campo CCO es fundamental en la Administración: en un envío a muchas personas ajenas entre sí (los interesados de una convocatoria, los asistentes a un curso), poner todas las direcciones en Para o CC revela a cada destinatario las direcciones de los demás, lo que supone una vulneración de la protección de datos que la Agencia Española de Protección de Datos ha sancionado en numerosas ocasiones.

Al escribir un nombre, Outlook propone direcciones con la función Autocompletar y lo comprueba contra la libreta de direcciones; el botón Comprobar nombres valida los nombres escritos. Con @ seguido de un nombre en el cuerpo (mención), la persona se añade al campo Para y su nombre se resalta.

5.2. Formato y contenido

• Formato del mensaje: HTML (el predeterminado, con formato, tablas e imágenes), texto enriquecido o texto sin formato.
• La ficha Formato de texto del mensaje tiene los grupos de fuente, párrafo, estilos y Edición, cuyo botón Buscar busca texto dentro del mensaje que se está escribiendo (pregunta de 2019), no en el buzón.
• La ficha Insertar permite añadir tablas, imágenes, vínculos, la firma y elementos de Outlook (otro mensaje, una cita, un contacto).
• La ortografía se revisa como en Word (F7).

5.3. Archivos adjuntos

Con Adjuntar archivo (o arrastrando el archivo al mensaje) se añaden documentos. Para un archivo guardado en OneDrive o SharePoint, Outlook ofrece compartirlo como vínculo en lugar de adjuntar una copia, con permiso de ver o de editar: así se evita el límite de tamaño de los adjuntos (unos 20 a 25 MB por mensaje, según la cuenta) y todos trabajan sobre la misma versión. Outlook bloquea los adjuntos de tipos peligrosos, como los ejecutables .exe, y avisa si el texto menciona un adjunto que no se ha añadido.

5.4. Opciones del mensaje

• Importancia alta o baja, que el destinatario ve con una exclamación roja o una flecha azul.
• Solicitar una confirmación de entrega y Solicitar una confirmación de lectura; el destinatario puede negarse a enviar la de lectura.
• Retrasar entrega (clásico) o Programar envío (nuevo Outlook): el mensaje espera en la Bandeja de salida o en el servidor hasta la fecha y hora indicadas. En el nuevo Outlook no está disponible para cuentas IMAP o POP.
• Dirigir respuestas a: otra dirección que recibirá las respuestas.
• Sensibilidad o etiquetas de confidencialidad (Normal, Personal, Privado, Confidencial; o las que defina la organización), que pueden cifrar el mensaje y restringir que se reenvíe o imprima.
• Firmar digitalmente y cifrar con S/MIME, si se tiene un certificado instalado.
• Usar botones de voto (Aprobar, Rechazar, Sí, No…), en cuentas de Exchange.

5.5. La firma

La firma es el bloque de texto que se añade al final de los mensajes (nombre, cargo, unidad, teléfono, dirección). Se crea en Archivo > Opciones > Correo > Firmas (clásico) o en Configuración > Cuentas > Firmas (nuevo), y puede ser distinta para los mensajes nuevos y para las respuestas. No hay que confundirla con la firma digital (S/MIME), que garantiza la autenticidad del mensaje mediante un certificado.

5.6. Borradores

Un mensaje que se cierra sin enviar se guarda en Borradores, y Outlook guarda automáticamente cada pocos minutos los mensajes en preparación.

5.7. Plantillas, elementos rápidos y varias firmas

Para los mensajes que se repiten (una respuesta tipo a una consulta frecuente, un requerimiento de documentación), Outlook ofrece varias herramientas:

• Mis plantillas (en la ficha Mensaje, o el botón Plantillas en el nuevo Outlook): fragmentos de texto guardados que se insertan con un clic.
• Elementos rápidos (Insertar > Elementos rápidos, en el clásico): bloques de texto con formato que se guardan y reutilizan, como en Word.
• Plantillas de Outlook (.oft): mensajes completos, con destinatarios, asunto y texto, que se guardan con Guardar como > Plantilla de Outlook y se abren para crear mensajes nuevos.
• Varias firmas: por ejemplo, una completa para los mensajes nuevos y otra breve para las respuestas, o una distinta para el buzón compartido de la unidad.

5.8. Redactar un buen correo profesional

El correo de trabajo de un empleado público es una comunicación institucional y debe cuidarse como tal:

• Asunto claro y concreto, que permita identificar el mensaje sin abrirlo («Requerimiento de documentación – Expediente 2026/0345»), y un asunto por mensaje.
• Saludo y despedida, tratamiento adecuado y un texto breve y ordenado; lo importante, al principio.
• Sin escribir en mayúsculas (equivale a gritar), sin abreviaturas ni emoticonos en comunicaciones formales.
• Revisar los destinatarios y los adjuntos antes de enviar; usar Responder a todos solo cuando todos necesitan la respuesta.
• Al reenviar, añadir una línea que explique por qué se reenvía y qué se espera del destinatario.
• La firma institucional con el formato que fije el departamento.
• Responder en un plazo razonable y, si no es posible, acusar recibo.

6. Enviar, recibir, responder y reenviar

6.1. Enviar y recibir

El botón Enviar (o Ctrl + Intro, si está activado) manda el mensaje a la Bandeja de salida, de donde sale hacia el servidor; una vez enviado, queda una copia en Elementos enviados. Con las cuentas de Microsoft 365 la sincronización es continua; en el Outlook clásico, la ficha Enviar y recibir permite forzarla con Enviar y recibir todas las carpetas (F9), trabajar sin conexión y configurar grupos de envío y recepción.

6.2. Responder y reenviar

Acción	A quién va	Adjuntos
Responder	Solo al remitente	No incluye los adjuntos originales
Responder a todos	Al remitente y a todos los destinatarios de Para y CC (nunca a los de CCO, que no se conocen)	No incluye los adjuntos
Reenviar	A quien se elija, que no estaba en el mensaje	Incluye los adjuntos
Reenviar como datos adjuntos	Envía el mensaje original completo como archivo adjunto	El mensaje entero

En Outlook en español, el asunto de una respuesta lleva el prefijo RE: y el de un reenvío, RV:. Desde el panel de lectura puede responderse sin abrir el mensaje, y también Responder con reunión o con un mensaje de Teams.

6.3. Recuperar un mensaje enviado

Un mensaje enviado por error puede intentar recuperarse (en el clásico, abriendo el mensaje desde Elementos enviados y eligiendo Acciones > Recuperar este mensaje; en el nuevo Outlook, con la opción Recuperar mensaje) para eliminar las copias no leídas o sustituirlas por otra versión corregida. Requisitos y limitaciones:

• Solo funciona cuando el remitente y el destinatario tienen cuentas de Exchange o de Microsoft 365 de la misma organización. Con destinatarios externos (Gmail, otra Administración con otro sistema) no es posible.
• En el modelo clásico, el mensaje solo se recuperaba si el destinatario aún no lo había abierto, que es la respuesta que dio el tribunal en 2024. Desde 2023, Exchange Online usa una recuperación en la nube que no depende de que el destinatario tenga Outlook abierto y que puede retirar también mensajes ya leídos, salvo que el administrador lo haya desactivado. El remitente recibe un informe con el resultado de cada destinatario.

En cualquier caso, lo prudente es revisar el mensaje antes de enviarlo, y Outlook permite configurar un breve retraso de unos segundos para poder deshacer el envío.

7. Organizar y buscar el correo

7.1. Carpetas, categorías y marcas

• Carpetas: se crean con el clic secundario > Nueva carpeta, y los mensajes se mueven arrastrándolos o con Mover.
• Categorías de color: etiquetan mensajes, citas, contactos y tareas para agruparlos o filtrarlos. Hay varias predeterminadas (con nombre de color) que pueden modificarse o eliminarse, pueden crearse nuevas y a cada una puede asignarse un método abreviado de teclado (respuesta de 2024). Un elemento puede tener varias.
• Marcas de seguimiento (la bandera): para hoy, mañana, esta semana, con fecha personalizada o con aviso; el mensaje aparece también en Tareas o To Do.
• Marcar como leído o no leído y anclar mensajes al principio de la lista.

7.2. Archivar, limpiar e ignorar

• Archivar mueve el mensaje a la carpeta Archivo para guardarlo sin borrarlo y consultarlo más adelante, dejando limpia la bandeja de entrada (pregunta de 2022). El archivo sigue en el buzón y aparece en las búsquedas.
• Limpiar (Inicio > Limpiar) elimina los mensajes redundantes de las conversaciones: los que están íntegramente citados en una respuesta posterior. Puede aplicarse a una conversación, a una carpeta o a una carpeta y sus subcarpetas; la opción Limpiar carpeta quita los mensajes redundantes de todas las conversaciones de la carpeta seleccionada (pregunta de 2019).
• Ignorar una conversación mueve sus mensajes, actuales y futuros, a Elementos eliminados.
• Los Pasos rápidos (clásico) aplican varias acciones con un clic: mover a una carpeta y marcar como leído, reenviar al jefe…

7.3. El tamaño del buzón

Los buzones tienen una cuota de espacio; al acercarse al límite, Outlook avisa y, si se supera, puede impedir enviar. La herramienta Limpieza de buzón (Archivo > Información > Herramientas, en el clásico) permite administrar el tamaño del buzón (pregunta de 2024): ver el tamaño de cada carpeta, buscar elementos antiguos o grandes, vaciar Elementos eliminados y archivar. También ayudan vaciar Elementos eliminados y Correo no deseado y guardar los adjuntos grandes en OneDrive.

7.4. Correo no deseado

El filtro de correo no deseado mueve a su carpeta los mensajes sospechosos. Con el clic secundario > Correo no deseado se puede bloquear un remitente, marcarlo como remitente seguro o marcar un mensaje como «no es correo no deseado». Las opciones permiten gestionar las listas de remitentes y destinatarios seguros y bloqueados. Los mensajes de phishing deben notificarse con el botón Notificar o por el cauce que indique el servicio de informática.

7.5. Buscar

El cuadro de búsqueda encuentra mensajes por palabras en el remitente, el asunto, el cuerpo y los adjuntos. Hay que conocer su comportamiento, que el tribunal ha preguntado varias veces:

• Busca las palabras completas y los términos que empiezan por lo escrito, pero no deriva palabras: según la respuesta de 2024, al buscar «proyecto» devuelve los mensajes con esa palabra en el remitente, el asunto, el cuerpo o los adjuntos, pero no los que solo contienen «proyectos» o «proyector».
• Una cadena de números, como «9876», devuelve los correos que contienen esa cadena (2025, extraordinaria).
• Para una frase exacta se escribe entre comillas dobles (2022).
• Se pueden usar palabras clave de campo: de:, para:, cc:, asunto:… Por ejemplo, cc:"Ana Muñoz" devuelve los mensajes en los que Ana Muñoz está en la línea CC (2025). En la versión inglesa son from:, to: y subject:.
• El ámbito de la búsqueda se elige: carpeta actual, subcarpetas, buzón actual (todas las carpetas del buzón de la cuenta en la que se está, no las de otras cuentas añadidas a Outlook; pregunta de 2024) o todos los buzones.
• La búsqueda avanzada y los filtros (no leídos, con adjuntos, marcados, de un remitente) acotan los resultados.

Una carpeta de búsqueda es una carpeta virtual que muestra siempre los mensajes que cumplen unos criterios (por ejemplo, los no leídos o los de un remitente), sin moverlos de su sitio. En el Outlook clásico se crea con Carpeta > Nueva carpeta de búsqueda o con Ctrl + Mayús + P (pregunta de 2019).

8. Reglas de mensaje y respuestas automáticas

8.1. Qué es una regla

Una regla es una instrucción que Outlook aplica automáticamente a los mensajes que cumplen unas condiciones. Se compone de:

• condiciones: de quién viene, a quién va, palabras en el asunto o en el cuerpo, si tiene adjuntos, si se ha enviado solo a mí, su importancia…;
• acciones: moverlo a una carpeta, copiarlo, eliminarlo, reenviarlo, marcarlo con una importancia, asignarle una categoría, marcarlo como leído, mostrar una alerta, reproducir un sonido…;
• excepciones: casos en que no se aplica.

Por ejemplo, para que los mensajes con «Aviso» en el asunto reciban importancia alta se crea una regla (pregunta de 2024). Se crean desde Inicio > Reglas > Crear regla o Administrar reglas y alertas (clásico), o en Configuración > Correo > Reglas (nuevo), y también con el clic secundario sobre un mensaje, que propone las condiciones a partir de él.

8.2. Cuándo se aplican

Las reglas se aplican a los mensajes que llegan después de crearlas. No afectan a los que ya estaban en la bandeja de entrada, salvo que se ejecuten expresamente con Ejecutar reglas ahora o se marque esa opción al crearlas. Por eso, si una regla mueve los mensajes nuevos con adjuntos a una carpeta, un mensaje con adjuntos que ya estaba en la bandeja de entrada permanece en ella aunque después se marque como leído (pregunta de 2025, extraordinaria): marcarlo como leído no es una «llegada».

Las reglas pueden ser de servidor, que se ejecutan en Exchange aunque Outlook esté cerrado (mover, eliminar, reenviar), o solo de cliente, que necesitan que Outlook esté abierto en el equipo (por ejemplo, las que reproducen un sonido o mueven a un archivo .pst). Se aplican en orden y una puede detener las siguientes («detener el procesamiento de más reglas»).

8.3. Respuestas automáticas

Las respuestas automáticas («fuera de la oficina»), en Archivo > Información > Respuestas automáticas (clásico) o Configuración > Cuentas > Respuestas automáticas (nuevo), envían un mensaje predefinido a quien escribe durante un periodo: vacaciones, permisos, bajas. Pueden tener textos distintos para los remitentes de dentro y de fuera de la organización y programarse con fecha de inicio y fin. Conviene indicar a quién dirigirse en la ausencia, sin dar más datos personales de los necesarios.

9. Libreta de direcciones, contactos y grupos

9.1. La libreta de direcciones

La libreta de direcciones reúne las listas de direcciones disponibles: en el Outlook clásico se abre con Inicio > Libreta de direcciones o con el botón Para de un mensaje. En una organización con Microsoft 365 incluye:

• la Lista global de direcciones (GAL), que mantiene el servicio de informática con todos los usuarios, salas, buzones compartidos y grupos de la organización, con sus datos de cargo, unidad y teléfono; el usuario no puede modificarla;
• los Contactos personales del usuario;
• otras listas de direcciones que haya creado la organización.

Se busca por nombre y se elige si cada dirección va en Para, CC o CCO. Además, Outlook recuerda las direcciones usadas en la lista de autocompletar, de la que se puede borrar una sugerencia equivocada con la X que aparece junto a ella.

9.2. Contactos

Un contacto guarda los datos de una persona u organización: nombre, direcciones de correo, teléfonos, cargo, empresa, dirección postal, notas, foto. Se crea desde Personas > Nuevo contacto o, más rápido, con el clic secundario sobre el remitente de un mensaje > Agregar a contactos de Outlook. Los contactos se pueden importar y exportar en archivos CSV (por ejemplo, desde una hoja de Excel) y compartir con otros usuarios.

9.3. Grupos de contactos y grupos de Microsoft 365

• Un grupo de contactos (antes «lista de distribución» personal) reúne varias direcciones bajo un nombre, para escribir a todos de una vez. Es personal: lo crea y usa cada usuario, y los destinatarios no saben que forman parte de él.
• Una lista de distribución de la organización la crea el administrador y aparece en la Lista global de direcciones (por ejemplo, «Todos-SG-Personal»).
• Un grupo de Microsoft 365 es un espacio de trabajo compartido de un equipo, con buzón, calendario y archivos comunes. Al crearlo se genera una dirección de correo del grupo habilitada para recibir mensajes, que se distribuyen a todos sus miembros; si el grupo es público, cualquiera de la organización puede unirse y enviarle mensajes (pregunta de 2025). Los grupos privados exigen la aprobación del propietario para unirse.

10. Calendario, reuniones y tareas

Aunque el programa centra el tema en el correo, Outlook es también la agenda de la oficina:

• Una cita es un elemento del calendario propio, sin invitados; un evento dura el día entero; una reunión es una cita a la que se invita a otras personas con una convocatoria, que pueden aceptar, aceptar provisionalmente, rechazar o proponer otra hora. Las reuniones pueden incluir una sala y una videollamada de Teams.
• El Asistente para programación (o Buscador de horarios) muestra la disponibilidad de los invitados y de las salas para elegir una hora libre.
• Las citas pueden ser periódicas y llevar avisos, y mostrarse como Libre, Provisional, Ocupado o Fuera de la oficina.
• El calendario se puede compartir con otras personas, con distintos niveles de detalle (solo disponibilidad, títulos y lugares, o todos los detalles).
• Las tareas, integradas hoy con Microsoft To Do, recogen pendientes con fecha de vencimiento; los mensajes marcados con bandera aparecen entre ellas.

11. Delegación, permisos y buzones compartidos

11.1. Delegar acceso

Cuando otra persona debe gestionar el correo y la agenda de alguien (un jefe y su secretaría, o una ausencia prolongada), en el Outlook clásico se usa Archivo > Información > Configuración de la cuenta > Acceso de delegado. El delegado puede, según los permisos que se le den, enviar elementos en nombre del propietario y crear y responder convocatorias de reunión: es la función adecuada en la pregunta de 2024. El destinatario ve el mensaje como enviado por el delegado «en nombre de» el propietario.

11.2. Niveles de permiso

Los permisos sobre una carpeta (o sobre el calendario y la bandeja de entrada de un delegado) se asignan por niveles. Los más preguntados:

Nivel	Qué puede hacer
Revisor	Leer los elementos, sin crear ni modificar
Colaborador	Crear elementos nuevos, pero no leer ni editar los existentes (preguntas de 2024 y 2025). Por ejemplo, para que alguien deposite documentos en una carpeta sin ver lo que hay
Autor	Leer y crear elementos, y modificar o eliminar los que él mismo ha creado
Autor de publicación	Como Autor, y además crear subcarpetas
Editor	Leer, crear, modificar y eliminar todos los elementos
Editor de publicación	Como Editor, y además crear subcarpetas
Propietario	Control total, incluido cambiar los permisos de la carpeta

En la delegación, un delegado con nivel Editor en el Calendario y la Bandeja de entrada puede enviar elementos en nombre del propietario y crear y responder convocatorias de reunión (pregunta de 2019). Los permisos de carpeta se asignan en el clásico con el clic secundario sobre la carpeta > Propiedades > Permisos.

11.3. Buzones compartidos

Un buzón compartido es un buzón de la organización que usan varias personas, con una dirección común (registro@ministerio.gob.es, informacion@…). Lo crea el administrador y da acceso a los miembros, que lo ven en Outlook junto a su propio buzón y pueden enviar como el buzón o en nombre de él, según los permisos. Es la forma correcta de gestionar los correos de una unidad: no depende de una persona concreta, conserva el historial y permite repartir el trabajo con categorías o marcas. Se distingue de un grupo de Microsoft 365 en que el buzón compartido no tiene miembros que reciban cada mensaje en su propia bandeja: todos trabajan sobre el mismo buzón.

12. Seguridad y buen uso del correo en la Administración

12.1. Amenazas

• Phishing: mensajes que suplantan a una entidad conocida para obtener credenciales o que se abra un adjunto. Señales: urgencia, amenazas, errores, remitente con un dominio extraño, enlaces que no llevan donde dicen (se comprueban pasando el ratón por encima sin hacer clic).
• Adjuntos maliciosos: documentos con macros, archivos comprimidos con ejecutables. Outlook bloquea los tipos más peligrosos y abre los documentos en Vista protegida.
• Suplantación del remitente: el nombre visible puede falsificarse; lo que cuenta es la dirección real.

Ante un mensaje sospechoso no se responde, no se abre el adjunto ni se pulsa el enlace, y se notifica al servicio de informática por el cauce establecido (botón Notificar, reenvío como adjunto a la dirección de seguridad).

12.2. Confidencialidad y protección de datos

• En los envíos a varias personas ajenas entre sí, usar CCO.
• Comprobar los destinatarios antes de enviar, sobre todo con la función de autocompletar, causa frecuente de envíos a la persona equivocada.
• No enviar datos personales o información reservada sin protección: usar las etiquetas de confidencialidad o el cifrado de la organización, o S/MIME, que cifra el mensaje para que solo pueda leerlo el destinatario y lo firma para garantizar su autoría e integridad.
• No reenviar el correo corporativo a cuentas personales.

12.3. Correo y procedimiento administrativo

El correo electrónico es un medio de comunicación interna y de información, pero no sustituye a los cauces formales del procedimiento: las solicitudes de los interesados se presentan por registro y las notificaciones se practican por los medios que regula la Ley 39/2015 (sede electrónica y Dirección Electrónica Habilitada Única), no por correo ordinario. Los mensajes que formen parte de un expediente deben incorporarse a él.

12.4. El correo en la normativa administrativa

Aunque el correo no es un canal de notificación, la normativa le da algunos papeles:

• En las notificaciones electrónicas, la Administración envía un aviso al dispositivo electrónico o a la dirección de correo electrónico que haya comunicado el interesado, informándole de que tiene una notificación a su disposición en la sede electrónica o en la Dirección Electrónica Habilitada Única. La falta de ese aviso no impide que la notificación se considere plenamente válida (artículo 41.6 de la Ley 39/2015). El aviso no es la notificación: la notificación se practica con el acceso a su contenido en la sede.
• Las Administraciones se relacionan entre sí y con sus órganos por medios electrónicos que garanticen la interoperabilidad y la seguridad (artículo 3.2 de la Ley 40/2015), y el correo electrónico corporativo es uno de los más usados para las comunicaciones internas que no forman parte de un procedimiento.
• Los mensajes y sus adjuntos que contengan datos personales están sujetos al Reglamento General de Protección de Datos y a la Ley Orgánica 3/2018; los sistemas de correo de la Administración, al Esquema Nacional de Seguridad, que exige, entre otras medidas, protección frente al código dañino y al correo no deseado.
• Los correos que contienen información relevante de un expediente son documentos que deben incorporarse a él y conservarse conforme a la política de gestión documental del departamento.

13. Personalización y Copilot en Outlook

13.1. Opciones

En Archivo > Opciones (clásico) o Configuración (nuevo): formato predeterminado de los mensajes, firmas, papelería y fuentes, panel de lectura (marcar como leído al cambiar de mensaje o tras unos segundos), avisos de escritorio, guardar copias en Elementos enviados, vaciar Elementos eliminados al salir, respuestas y reenvíos (incluir o no el original), confirmaciones de entrega y lectura, idioma, tema y la Bandeja de entrada prioritaria. Se personalizan también la cinta, la barra de acceso rápido, las vistas, el orden de la barra de navegación y los Favoritos del panel de carpetas.

13.2. Copilot en Outlook

Con la licencia de Microsoft 365 Copilot, o con Copilot Chat en las cuentas de trabajo, Outlook permite:

• resumir una conversación larga (el botón Resumir en la parte superior del mensaje);
• redactar un borrador a partir de unas indicaciones, o una respuesta a un mensaje;
• recibir consejos de redacción sobre el tono, la claridad y el efecto del texto antes de enviarlo;
• preparar una reunión a partir de los correos relacionados.

Como en las demás aplicaciones, el texto generado debe revisarse antes de enviarlo y no deben introducirse datos que no deban tratarse con estas herramientas.

14. Supuestos prácticos resueltos

Caso 1. La convocatoria de un curso

Hay que enviar a 60 personas de distintos organismos la convocatoria de un curso, con el programa adjunto, sin que cada una vea las direcciones de las demás. El jefe de servicio debe recibir copia visible.

Los 60 destinatarios van en CCO; en Para puede ponerse la dirección del propio remitente o del buzón de la unidad, y al jefe de servicio en CC. Si el programa está en OneDrive o SharePoint, mejor compartirlo como vínculo de solo lectura que adjuntarlo. Así no se revelan las direcciones (protección de datos) y se evita el límite de tamaño de los adjuntos.

Caso 2. El mensaje equivocado

Un funcionario envía a un compañero de su ministerio un informe que no era el definitivo. ¿Puede retirarlo? ¿Y si lo hubiera enviado a una dirección de Gmail?

Al compañero, con cuenta de Microsoft 365 de la misma organización, puede intentar recuperar el mensaje desde Elementos enviados, eliminándolo o sustituyéndolo por otro. Con la recuperación en la nube de Exchange Online es posible incluso si ya lo ha leído, salvo que el administrador lo haya desactivado; con el modelo antiguo, solo si no lo había abierto. Al destinatario de Gmail no se le puede retirar: habría que escribirle pidiendo que lo descarte.

Caso 3. Los avisos de la Intervención

Se quiere que todos los mensajes que lleguen de la Intervención Delegada con la palabra «Reparo» en el asunto se marquen con importancia alta, se muevan a la carpeta «Intervención» y muestren una alerta.

Una regla: condiciones «de» (la dirección de la Intervención) y «con palabras en el asunto» (Reparo); acciones «marcar con importancia alta», «mover a la carpeta Intervención» y «mostrar una alerta» (esta última es de cliente: necesita Outlook abierto). Para que se aplique también a los mensajes que ya están en la bandeja de entrada, se marca Ejecutar esta regla ahora al crearla.

Caso 4. La baja del jefe de servicio

El jefe de servicio estará dos semanas de baja y su secretaria debe poder responder correos y convocatorias de reunión en su nombre, sin acceso a sus carpetas personales.

Con Acceso de delegado, dando a la secretaria permiso de Editor en el Calendario y en la Bandeja de entrada y ninguno en las demás carpetas: podrá enviar en nombre del jefe y crear y responder convocatorias. El jefe puede configurar además las respuestas automáticas indicando a quién dirigirse. Si el buzón es de la unidad y no de una persona, lo adecuado es un buzón compartido.

Caso 5. El buzón lleno

Outlook avisa de que el buzón está casi lleno y ya no deja enviar mensajes. ¿Qué se puede hacer?

Usar la Limpieza de buzón para ver qué carpetas ocupan más y localizar los elementos más grandes y antiguos; vaciar Elementos eliminados y Correo no deseado; usar Limpiar para quitar los mensajes redundantes de las conversaciones; guardar los adjuntos grandes en OneDrive o en la unidad de red y borrar los mensajes; y archivar según la política de la organización. Si el problema persiste, el servicio de informática puede ampliar la cuota o activar el archivo en línea.

Caso 6. Encontrar un mensaje antiguo

Hay que encontrar un correo del año pasado de una funcionaria, Ana Muñoz, que venía con copia a la unidad y llevaba un PDF adjunto con la palabra «subvención».

En el cuadro de búsqueda, con el ámbito Buzón actual (o todos los buzones si se usa también el compartido): de:"Ana Muñoz" subvención, y acotar con los filtros «Con datos adjuntos» y de fecha. La búsqueda mira también dentro de los adjuntos. Si se repite a menudo, conviene una carpeta de búsqueda.

Caso 7. Unas vacaciones bien avisadas

Un técnico estará de vacaciones del 1 al 15 de agosto. Quiere que quien le escriba sepa que no está y a quién dirigirse, que los ciudadanos no reciban datos internos y que los mensajes de su jefa le esperen en una carpeta aparte.

Con las respuestas automáticas programadas del 1 al 15 de agosto, con un texto para los remitentes de dentro de la organización (con el nombre y la extensión del compañero que le sustituye) y otro más breve para los de fuera (con la dirección del buzón general de la unidad). Para los mensajes de la jefa, una regla con la condición «de» su dirección y la acción «mover a la carpeta» que se elija.

Caso 8. Un listado con datos personales

Hay que enviar a otra unidad del ministerio un listado de beneficiarios con nombre, DNI y cuantía de la ayuda.

Lo mejor es no adjuntarlo: guardarlo en la carpeta compartida o en el SharePoint de la unidad con acceso restringido a las personas autorizadas y enviar solo el vínculo. Si hay que enviarlo por correo, con la etiqueta de confidencialidad o el cifrado de la organización (o S/MIME), comprobando los destinatarios uno a uno antes de enviar. Nunca a cuentas personales ni con más datos de los necesarios para la finalidad.

15. Trampas habituales

• «Responder a todos incluye a los destinatarios en CCO». Falso: solo a los de Para y CC.
• «Responder incluye los adjuntos del mensaje original». Falso: los incluye Reenviar.
• «Los destinatarios en CC no ven a los de Para». Falso: todos ven Para y CC; solo CCO es oculto.
• «Un mensaje puede enviarse directamente de un PC a otro, sin servidor». Falso: siempre interviene un servidor de correo.
• «POP3 sincroniza el correo en todos los dispositivos». Falso: eso es IMAP; POP3 descarga al equipo.
• «SMTP sirve para descargar el correo». Falso: sirve para enviarlo.
• «Se puede recuperar un mensaje enviado a cualquier dirección». Falso: solo dentro de la misma organización de Exchange o Microsoft 365.
• «Una regla nueva se aplica a los mensajes que ya estaban en la bandeja». Falso: solo a los que llegan después, salvo que se ejecute ahora.
• «Archivar borra el mensaje». Falso: lo mueve a la carpeta Archivo, donde sigue disponible.
• «Limpiar carpeta borra los mensajes leídos». Falso: quita los mensajes redundantes de las conversaciones.
• «El permiso Colaborador permite leer los elementos de la carpeta». Falso: solo crear elementos nuevos.
• «La exclamación roja indica un mensaje peligroso». Falso: indica importancia alta.
• «La firma de Outlook garantiza la autenticidad del mensaje». Falso: es un bloque de texto; la que la garantiza es la firma digital S/MIME.
• «El Outlook clásico deja de funcionar en 2026». Falso: Microsoft mantiene su soporte al menos hasta 2029, y el paso por defecto al nuevo en las empresas se retrasó a marzo de 2027.
• «Programar el envío funciona con cualquier cuenta en el nuevo Outlook». Falso: no con cuentas IMAP o POP.

16. Esquema de repaso

Bloque	Lo esencial
Conceptos	usuario@dominio · cliente y servidor (siempre interviene un servidor) · SMTP envía, POP3 descarga, IMAP sincroniza, Exchange (correo, calendario, contactos) · S/MIME firma y cifra · spam y phishing
Outlook	Correo, calendario, contactos y tareas · primero, configurar la cuenta · clásico (.pst, .ost), nuevo Outlook y web · nuevo por defecto en empresas desde marzo de 2027, clásico con soporte hasta 2029
Entorno	Barra de navegación · panel de carpetas · lista de mensajes · panel de lectura · cinta (Inicio, Enviar y recibir, Carpeta, Ver) · Bandeja de entrada, Borradores, Enviados, Bandeja de salida, Eliminados, No deseado, Archivo · Prioritarios y Otros · vistas (formas de mostrar las carpetas) · exclamación roja = importancia alta
Crear	De, Para, CC, CCO (oculta; protección de datos), Asunto · HTML, texto enriquecido, texto sin formato · adjuntos o vínculos de OneDrive · importancia, confirmaciones, retrasar o programar (no IMAP/POP en el nuevo), sensibilidad, firma, S/MIME
Enviar y responder	Bandeja de salida → Enviados · F9 · Responder (remitente, sin adjuntos) · Responder a todos (Para y CC) · Reenviar (con adjuntos) · RE: y RV: · recuperar: solo en la misma organización de Exchange
Organizar y buscar	Carpetas · categorías (predeterminadas, editables, nuevas, con atajo) · marcas · archivar · limpiar (redundantes) · Limpieza de buzón · correo no deseado · búsqueda en remitente, asunto, cuerpo y adjuntos; comillas para frase exacta; cc:, de:, asunto:; ámbito buzón actual · carpeta de búsqueda (Ctrl + Mayús + P)
Reglas	Condiciones, acciones y excepciones · se aplican a lo que llega después (Ejecutar ahora para lo anterior) · de servidor y de cliente · respuestas automáticas
Libreta y contactos	Lista global de direcciones · contactos · autocompletar · grupos de contactos · listas de distribución · grupos de Microsoft 365 (dirección propia; públicos)
Delegación y permisos	Acceso de delegado (enviar en nombre, convocatorias) · Revisor (leer), Colaborador (crear sin leer), Autor, Editor (todo), Propietario · buzones compartidos

17. Ideas fuerza y enlace con el resto del temario

1. El correo siempre pasa por servidores; los protocolos reparten el trabajo: SMTP envía, IMAP y POP3 reciben.
2. Para, CC y CCO no son intercambiables: CCO protege las direcciones de terceros.
3. Responder no lleva los adjuntos; reenviar, sí.
4. Las reglas automatizan la gestión del correo que llega, y la delegación y los buzones compartidos permiten trabajar en equipo sin compartir contraseñas.
5. Un mensaje enviado es, casi siempre, irreversible: hay que revisarlo antes.
6. El correo no sustituye al registro ni a las notificaciones del procedimiento administrativo.

Este tema enlaza con el tema 38 (seguridad informática, phishing), con el tema 41 (combinación de correspondencia por correo electrónico), con el tema 45 (internet, sus protocolos y el correo web) y con los temas de procedimiento administrativo y administración electrónica, que regulan el registro y las notificaciones.